ワークフローテンプレート
プロジェクトを完了して、コラボレーション ワークフローを整合させるために必要な基本的なステップの概要を説明します。
ワークフローテンプレートについて
デジタル世界では共同作業が必要であり、より良い共同作業がより良い成果をもたらします。コラボレーションワークフローを設定するには、プロセスを簡単に管理し、制約なしに高速でイテレーションする方法を作成することが必要です。
Miro のワークフローテンプレートはこれを簡単にします。このため、プロジェクトマネージャー、デザイナー、マーケターはこのテンプレートを使用して、プロセスを調整し、プロジェクトの実行時に効率を改善します。
ワークフローテンプレートとは何ですか？
ワークフローテンプレートは、プロジェクトを完了するために必要なステップ、リソース、タイムライン、役割を概略化できるプロジェクト管理ツールです。
ビジネスプロセスやデザインプロジェクトなど、あらゆる多段階のプロジェクトに使用できます。目標を達成するためのアクションを計画し、それらのアクションを完了するためのタイムラインを整理するのに理想的です。
ワークフローテンプレートの使い方
Miro のワークフロープロセステンプレートは、4 つのセクションに分かれています:
保留中
進行中
確認が必要
承認済み
各ワークフローのステップは作成され、適切なセクションに配置され、適切なチームメンバーに割り当てられます。そこから先はタスクを完了するごとに、ワークフロープロセスを通じて移動させるだけです。
ワークフロー プロセスの5つの重要な構成要素
ワークフローテンプレートは、プロジェクトの特定のプロセスやニーズに合わせてカスタマイズできますが、一般的には以下の基本的な構成要素が含まれます。ワークフローチャートテンプレートを設定する際に自問すべき質問を以下にリストしました。
1.関係者
ステークホルダーは誰ですか？生産を開始する前に、チーム全体が自分たちの役割を理解しておくことが重要です。ステークホルダーを定義し、彼らの役割の範囲を明確にしましょう。ゲートキーパーは誰ですか？レビューサイクルの所有者は誰ですか？ボトルネックが発生した場合、誰が介入しますか？
2.ブレインストーミング
どのようにアイデアをブレインストーミングしますか？コンテンツはどこから来ますか？マーケティングやデザインのチームで働いている場合や、テレビ番組、ポッドキャスト、その他のクリエイティブな取り組みを制作している場合は、ブレストセッションの形式を最初に決定することが重要です。また、アイデアをどこに保存するか、誰がそれをまとめるか、誰が編集上の決定を下すのかを把握することも役立ちます。
3.タイムライン
タイムラインはどうなっていますか？主要なマイルストーンを描き、タイムラインを作成して、プロジェクトの概要を把握してください。各レビューの締め切りを把握しておいてください。次のマイルストーンに進む準備ができたかどうか確認できるように、各マイルストーンのチェックリストを作成してください。
4. コミュニケーション
チームとのコミュニケーションをどう図りますか？毎週の進捗確認会議を行いますか？その会議には誰が参加する必要がありますか？毎週のメール更新を送信する方が良いでしょうか？ゲームプランを決めますが、後からいつでも更新できます。
5. リソース
成功するために必要なリソースは何ですか？リソースには、ツールや部門横断的なパートナー、予算、その他のニーズが含まれる場合があります。
そのワークフローは理解しやすく、スケーラブルですか？ワークフローを定期的に見直してください。すべてが最新の状態であることと、ワークフローがビジネスの成長に合わせてスケールできることを確認してください。ワークフローについてトレーニングを受けた新入社員からのフィードバックを取り入れてください。
ワークフロープロセステンプレートを使用する利点
Miro のワークフロー テンプレートは、全員の認識を一致させ、承認が必要な項目や生産準備が整っている項目を把握するのに最適です。ここでは、チームのためにセットアップする主な利点をいくつか紹介します。
効果的にコラボレーション
プロジェクト管理は混沌とした複雑なプロセスです。ステークホルダーにとって、自分たちの役割や責任、そしてそれがどこで重なり合い、衝突するかを把握することは難しい場合があります。優れたプロダクション ワークフローは不確実性を軽減します。迷った時は、チームと複数部門のパートナーがワークフロー テンプレートを参照して、次のステップを理解できます。
新入社員を育成する
文書化されたワークフローがあれば、新入社員の育成が容易になります。複雑なプロダクション プロセスの各ステップを覚える代わりに、テンプレートに沿って、新入社員にプロセスを案内することができます。これにより、トレーニングの一貫性が保たれ、新入社員がすぐに即戦力として活躍できるようになります。
プロセスの欠陥を見つける
プロセスマッピングは、プロセスの欠陥を理解する機会です。欠陥はありますか？さらにリソースが必要ですか？ボトルネックがありますか？プロダクションフローを最初から最後まで計画することは、チームのニーズを把握する最良の方法です。
プロセスを拡張する
プロダクションワークフローは規模拡大をサポートします。プロセスがチーム内でしか共有されていない場合、リソースを確保したり、賛同を得たり、新しい従業員を雇ったりするのは難しくなります。ワークフローを整えることで、会社を成長させやすくなります。
さらにワークフロー図の例を発見して、プロジェクトをさらに進めましょう。
ワークフローテンプレートを自分の要件に合わせて変更することはできますか？
はい、ワークフローテンプレートをプロジェクトやプロセスの特定の要件に合わせてカスタマイズできます。要件に応じて、タスク、役割、その他の要素を変更できます。
ワークフローテンプレートを利用するメリットは何ですか？
ワークフローテンプレートはチーム間での効果的なコラボレーションをサポートするだけでなく、プロジェクトプロセスの欠陥を見つけることもできます。不足していることはないか、追加のリソースが必要か、何か問題はないか、チームのニーズのイメージを掴むために、ワークフローをマッピングすることは最適な方法です。
Miroのワークフローテンプレートは無料ですか？
Miroではテンプレートを使用してワークフローを無料で作成することができます。無料アカウント作成の際にクレジットカードの登録も必要ありません。このページ内の「テンプレートを使う」から、または、Miroボード内のテンプレートライブラリからボードに追加できます。初めてワークフローを作成する場合でも、テンプレートを活用することで簡単に始めることが可能です。
ワークフロー図を追跡・管理する方法はありますか？
ワークフロー図テンプレートは、特定のKPIを設定することで簡単に追跡できます。KPIは進捗状況の把握や改善点の可視化に役立ち、例としては、完了時間、エラー率、コスト削減、顧客満足度などがあります。KPIを測定することで、ワークフローが目標を達成しているかどうかを判断し、改善のために必要な変更を加えることができます。
このテンプレートで作業を開始する
カンバン フレームワーク テンプレート
活躍するシチュエーション:
カンバンボード, アジャイル手法, アジャイル ワークフロー
カンバン メソッドを使用すれば、プロセスを最適化し、フローを改善し、顧客に対する価値を高めることができます。リーンの原則と慣行に基づいており（1950年代にトヨタ自動車の従業員によって作成された）、カンバンはチームが無駄を減らし、数多くの他の問題に対処し、それらを一緒に修正するために協力するのに役立ちます。シンプルなカンバンテンプレートを使って、すべての作業の進捗を詳細に監視したり、作業内容を自分自身や部門横断のパートナーに表示したりできるため、ソフトウェアの裏側の性質を明らかにすることができます。
アジャイルボード テンプレート
活躍するシチュエーション:
アジャイル手法, 会議, アジャイル ワークフロー
人気のあるアジャイルフレームワークの一部として、アジャイルボードは視覚的な表示で、生産サイクル全体でタスクを同期させることができます。アジャイルボードは通常、カンバンやスクラムのようなアジャイル開発手法の文脈で使用されますが、誰でもこのツールを採用することができます。アジャイルボードは、ソフトウェア開発者やプロジェクトマネージャーが使用するもので、柔軟で透明性が高く反復的な方法でワークロードを管理するのに役立ちます。アジャイルテンプレートは、タスクやチームに合わせてカスタマイズできる付箋の既成レイアウトを提供し、簡単に始めることができます。