Modèle de base de connaissances

Modèle de base de connaissances pour les responsables RH, les responsables des opérations, les équipes informatiques, les chefs d'équipe et les professionnels de la gestion des connaissances

Transformez les informations dispersées de l'entreprise en un centre de connaissances centralisé et facile à naviguer. Ce modèle de base de connaissances complet aide les équipes à capturer, organiser et partager les informations essentielles de l'entreprise et des projets, résolvant ainsi le problème « Où puis-je trouver… ? », tout en accélérant l'intégration, réduisant les questions répétitives et évitant la perte de connaissance lors des transitions d'employés.

Qu'est-ce qu'un modèle de base de connaissances pour les responsables RH, les responsables des opérations, les équipes informatiques, les chefs d'équipe et les professionnels de la gestion des connaissances ?

Un modèle de base de connaissances est un cadre structuré conçu pour centraliser toutes les informations organisationnelles critiques en un lieu accessible. Pour les responsables des ressources humaines, il simplifie l'intégration et la distribution des politiques. Les responsables des opérations l'utilisent pour documenter les workflows et les processus. Les équipes informatiques créent de la documentation technique et des guides de dépannage. Les chefs d'équipe partagent des ressources spécifiques à leur département, tandis que les professionnels de la gestion des connaissances maintiennent une source de vérité unique à travers toute l'organisation.

Ce modèle fournit des sections prédéfinies couvrant tout, de la mission et des valeurs de l'entreprise à des guides détaillés, garantissant qu'aucune information ne passe entre les mailles du filet.

Quel problème le modèle de base de connaissances résout-il ?

Pour les responsables RH :

• Problème : Les nouvelles recrues posent constamment les mêmes questions sur les avantages, les politiques et les procédures

• Solution : Section d'intégration complète avec un planning de 30 jours, des guides de configuration IT et la documentation des politiques

Pour les responsables des opérations :

• Problème : Les processus ne sont pas documentés ou sont dispersés sur plusieurs plateformes

• Solution : Guides pratiques centralisés et documentation des processus avec des instructions étape par étape

Pour les équipes IT :

• Problème : Tickets de support répétitifs pour l'accès aux outils, la réinitialisation des mots de passe et la configuration des systèmes

• Solution : Documentation IT en libre-service avec inventaires d'outils et FAQ de dépannage

Pour les chefs d'équipe :

• Problème : Les membres de l'équipe ne savent pas où trouver les informations ou ressources spécifiques au département

• Solution : Hubs de département reliant aux wikis d'équipe, tableaux de projet, et répertoires de contacts

Pour toutes les organisations :

• Problème : Perte de connaissances lorsque des employés quittent ou changent de rôle

• Solution : Répertoire persistant et consultable qui capture les connaissances institutionnelles

Comment utiliser le modèle de base de connaissances

Étape 1 : Rassemblez votre équipe & informations

Commencez par réunir les parties prenantes des ressources humaines, de l'informatique, des opérations, et de chaque département. Collectez la documentation existante, y compris :

• Organigramme de l'entreprise

• Manuel de l'employé

• Inventaire des outils et logiciels

• Directives de marque

• FAQs courantes des canaux de service d’assistance

Étape 2 : Personnalisez chaque section

Parcourez les 8 sections prédéfinies et remplissez-les avec les informations spécifiques à votre entreprise :

1. Bienvenue & Commencez ici - Ajoutez votre mission, vision, valeurs fondamentales et guide de navigation

2. Annuaire de l'entreprise - Insérez la structure organisationnelle, les aperçus des départements et les contacts clés

3. Intégration des nouveaux employés - Personnalisez le planning de 30 jours et le checklist d’installation IT

4. Centres de départements - Créez des cartes pour chaque département avec les responsables, projets et liens

5. Politiques & Manuel - Résumez les politiques RH, les instructions de télétravail et les procédures de congé

6. Processus & Guides pratiques - Documentez les workflows courants (dépenses, voyages, accès aux outils)

7. FAQs - Ajoutez des réponses aux questions fréquemment posées, organisées par catégorie

8. Glossaire - Définissez les acronymes d'entreprise, noms de projets et terminologie interne

Étape 3 : Lien vers des ressources approfondies

Utilisez la fonctionnalité de création de liens hypertextes de Miro pour connecter :

• Les cartes des pôles départementaux aux tableaux détaillés des équipes

• Les résumés des politiques aux documents complets du guide de l’employé

• Les guides pratiques aux systèmes et formulaires externes

• Les cartes de contact aux profils e-mail ou Slack

Étape 4 : Définir les autorisations & Lancer

Configurez les autorisations du tableau (Consultation uniquement pour la plupart des employés, accès de modification pour les gestionnaires de la base de connaissances). Annoncez le lancement par les canaux de l'entreprise et fournissez une brève visite lors des réunions générales.

Étape 5 : Maintenir & Mettre à jour

Attribuez 1 ou 2 gestionnaires de la base de connaissances pour examiner et mettre à jour le contenu chaque mois. Créez un mécanisme de feedback (canal Slack ou formulaire) pour que les employés puissent suggérer des ajouts ou des corrections.

Principales caractéristiques de ce modèle de base de connaissances

Couverture complète :

✓ 8 sections prêtes à l'emploi couvrant tous les aspects des connaissances de l'entreprise

✓ Cartes, tableaux et cadres pré-formatés pour une organisation cohérente

✓ Hiérarchie visuelle avec icônes, code couleur et navigation claire

Flexible et extensible :

✓ Personnalisable pour des entreprises de toute taille (10 à 10 000+ employés)

✓ Adaptable à tous les secteurs (technologie, santé, finance, industrie, etc.)

✓ Facile à étendre avec des départements ou sections supplémentaires

Optimisé pour Miro :

✓ Utilise les cadres pour une organisation structurée

✓ Utilise la fonctionnalité de texte pour le contenu longue durée

✓ Inclut des cartes animées pour un Q&A interactif

✓ Comprend des tableaux pour afficher les données de manière organisée

✓ Intègre des pense-bêtes pour un contenu flexible

✓ Utilise des champs de texte pour les en-têtes et les badges

Foire aux questions (FAQs)

Combien de temps faut-il pour compléter le modèle de base de connaissances ?

La plupart des organisations peuvent créer une base de connaissances complète en 4 à 8 heures lorsqu'elles travaillent de manière collaborative. Attribuez différentes sections aux responsables de département (les RH s'occupent des politiques, l'IT de la documentation technique, etc.) et compilez ensuite. Vous pouvez lancer avec un taux de finalisation de 70 à 80 % et itérer en fonction des feedbacks.

Que faire si nous avons déjà une documentation dans Google Docs ou Confluence ?

Parfait ! Ce modèle est conçu pour être un hub central qui renvoie à votre documentation existante. Au lieu de dupliquer le contenu, utilisez la fonctionnalité de lien hypertexte de Miro pour connecter chaque section à vos Google Docs, pages Confluence, bases de données Notion ou autres plateformes. La base de connaissances sert de "table des matières" organisée qui dirige les utilisateurs vers les bonnes ressources.

Comment maintenir la base de connaissances à jour lorsque les choses évoluent ?

Attribuez 1 à 2 responsables de la base de connaissances qui sont chargés de réviser le contenu chaque mois. Créez un processus de mise à jour simple :

• Hebdomadaire : Mettez à jour les informations critiques (contacts, changements urgents de politique)

• Mensuel : Passez en revue et actualisez le contenu général

• Trimestriel : Audit complet de toutes les sections

Créez un canal Slack ou un formulaire où les employés peuvent signaler les informations obsolètes ou suggérer des ajouts.

Cela peut-il fonctionner pour les équipes à distance ou hybrides ?

Absolument ! Ce modèle est idéal pour les équipes distribuées car il crée une source de vérité unique et toujours accessible. Les employés à distance peuvent trouver des réponses 24/7 sans attendre quelqu'un dans un autre fuseau horaire. La nature asynchrone d'une base de connaissances réduit les interruptions et favorise l'apprentissage en autonomie.

Devrions-nous inclure des informations sensibles comme les salaires ou des politiques confidentielles ?

Consultez toujours les RH et le service juridique avant d'ajouter du contenu sensible. Pour les informations confidentielles, vous pouvez :

• Résumer les politiques et créer des liens vers des documents sécurisés dans votre système RH

• Utilisez les paramètres de Miro pour créer des cadres privés visibles uniquement par des équipes spécifiques

• Inclure des informations générales dans la base de connaissances publique et orienter les personnes vers les RH pour les questions confidentielles

En quoi cela est-il différent de notre manuel de l'employé ?

Le manuel de l'employé est généralement un document juridique complet. Ce modèle de base de connaissances est un outil pratique, visuel et navigable qui rend ces informations accessibles et exploitables. Pensez-y comme "l'interface conviviale" de votre manuel, enrichie d'informations opérationnelles supplémentaires (contacts, guides pratiques, FAQ) qui n'auraient pas leur place dans un manuel traditionnel.

Fonctionnalités de Miro utilisées dans ce modèle

Ce modèle de base de connaissances exploite les puissantes fonctionnalités de collaboration de Miro pour créer un référentiel de connaissances intuitif et interactif :

Cadres

Utilisés pour organiser chaque section principale (Bienvenue, Répertoire, Intégration, etc.), créant des limites visuelles claires et permettant une navigation facile. Les cadres vous permettent également d’utiliser le mode présentation pour des visites guidées.

Fonctionnalité Doc

Parfaite pour du contenu long comme les politiques détaillées, les guides d'intégration et les instructions. Les documents gardent le texte lisible et bien formaté sans encombrer l’espace visuel du tableau.

Tableaux

Organisez les informations structurées telles que les annuaires de contacts, les politiques de congé et les inventaires d’outils dans des formats clairs et facilement consultables.

Pense-Bêtes

Fournissent des blocs de contenu flexibles et déplaçables idéaux pour les FAQ, les conseils rapides et les informations catégorisées qui peuvent nécessiter un réaménagement.

Cartes Flip

Créez des expériences interactives de questions-réponses où les utilisateurs cliquent pour révéler les réponses, rendant les FAQ et les termes de glossaire engageants et économes en espace.

Étiquettes de texte

Utilisées pour les en-têtes, les titres de section et les labels afin de créer une hiérarchie visuelle claire et guider les utilisateurs à travers la base de connaissances.

Liens hypertextes

Connectez les cadres au sein du tableau et liez-les à des ressources externes (Google Docs, canaux Slack, outils de gestion de projet) pour créer un véritable hub centralisé.

Pour commencer : Guide vidéo

Regardez le guide vidéo inclus avec ce modèle pour débuter en quelques minutes !

À bientôt !

Khawaja Rizwan