Prepara tu Proyecto para el Éxito

Acerca de la plantilla ‘Prepara tu Proyecto para el Éxito’

Convertir una solicitud vaga en un proyecto financiado y bien respaldado es uno de los desafíos más difíciles que enfrentan los líderes de productos y proyectos. Esta plantilla proporciona un marco probado para transformar peticiones imprecisas como "necesitamos mejorar la experiencia del cliente" o "exploremos oportunidades de IA" en propuestas claras y financiables que logren la aceptación de los stakeholders y la alineación del equipo.

Utilizada en la Masterclass de Definición de Proyectos, esta plantilla te guía a través de los pasos esenciales del establecimiento del proyecto, ayudándote a definir el verdadero problema, validar el valor para el cliente y articular un caso convincente para la inversión antes de gastar un solo dólar o comprometer recursos.

Quiénes pueden usar esta plantilla ‘Set Your Project Up For Success’

Esta plantilla está diseñada para:

• Product managers que lanzan nuevas iniciativas o responden a solicitudes ejecutivas

• Líderes de proyecto que necesitan construir un caso de negocio y asegurar financiamiento

• Líderes de innovación que traducen la visión estratégica en proyectos accionables

• Gerentes de programa que alinean equipos interdisciplinarios en torno a metas compartidas

• Emprendedores e intraemprendedores que buscan apoyo interno para nuevos emprendimientos

Ya sea que trabajes en una startup o en una gran empresa, este marco te ayuda a pasar de la ambigüedad a la claridad antes de comprometer recursos para la ejecución.

Lo que esta plantilla te ayuda a lograr

Esta plantilla te permite:

✅ Transformar solicitudes vagas en definiciones claras de proyecto que todos entienden y apoyan

✅ Validar el verdadero valor para el cliente antes de invertir tiempo y presupuesto en construir soluciones

✅ Lograr alineación de stakeholders al definir suposiciones, restricciones y criterios de éxito desde el principio

✅ Crear propuestas financiables con resultados claros, alcance y requerimientos de recursos

✅ Reducir el riesgo del proyecto al responder preguntas críticas durante la configuración en lugar de hacerlo a mitad de la ejecución

✅ Acelerar la toma de decisiones al lograr que las personas adecuadas se alinen en lo que más importa

Cómo usar esta plantilla ‘Set Your Project Up For Success’

Esta plantilla está diseñada para talleres colaborativos con tu equipo y stakeholders clave, aunque también se puede completar de manera individual. La plantilla incluye instrucciones para trabajar junto con la IA para acelerar tu pensamiento y desafiar tus suposiciones.

Paso 1: Revisa el propósito

Es importante establecer la razón por la que están aquí. Comparte la solicitud inicial o idea que dio origen a este proyecto. ¿Qué se pidió? ¿Quién lo solicitó? ¿Cuál es el contexto? Esto crea una comprensión compartida antes de sumergirse en la definición.

Paso 2: Evalúa el desafío

Este es el momento de pasar de “lo que se solicitó” a “por qué esto importa”. Trabaja con tu equipo para descubrir:

• Beneficios y resultados – ¿Qué beneficios clave proporcionaría esta iniciativa? ¿Cómo se vería el éxito para los clientes y la organización?

• Metas – ¿Qué metas específicas apoya esta iniciativa? ¿Cómo se conecta con las prioridades más amplias de la organización?

• Cómo podríamos entregar – ¿Cuáles son las posibles estrategias para entregar estos beneficios? Genera múltiples opciones antes de comprometerse con un camino.

La plantilla incluye instrucciones estructuradas para guiar esta conversación. Usa I.A. para generar ideas y descubrir posibilidades que quizás no habías considerado.

Paso 3: Prioriza lo que es importante

Determina los elementos críticos que darán forma a tu proyecto:

• ¿A quién serviremos? – Identifica a las personas específicas que experimentan el problema y se beneficiarían de la solución. Incluye a las personas clave que formarán parte de la solución.

• ¿Qué desafíos enfrentan? – Articula los problemas específicos, puntos de dolor o necesidades no satisfechas que experimentan estas personas. ¿Qué está roto o falta hoy en día?

• ¿Cómo se vería el futuro? – Imagina el estado futuro deseado una vez que se resuelvan estos desafíos. ¿Qué sería diferente? ¿Cómo mejorarían las vidas o el trabajo de las personas?

• ¿Cómo mediríamos el impacto? – Define indicadores tangibles que mostrarían que estás progresando y, en última instancia, teniendo éxito.

Esta sección te ayuda a centrarte en los problemas correctos para las personas correctas, con criterios claros para el éxito.

Paso 4: Imagina el futuro

Crea una "historia de portada" atractiva: una visión del futuro que describe el éxito de la iniciativa como si ya hubiera ocurrido. No es un caso de negocio seco; es una narrativa que da vida a la visión y la hace tangible para los stakeholders.

Esta historia se convierte en una herramienta poderosa para reunir comentarios y generar aceptación. Permite que las personas reaccionen ante una visión concreta en lugar de conceptos abstractos.

Paso 5: Reunir comentarios constructivos

Usa tu historia de portada y el trabajo que has realizado para recopilar comentarios estructurados de los stakeholders. La plantilla incluye instrucciones para guiar conversaciones de comentarios productivos que fortalezcan tu propuesta en lugar de desviarla.

Paso 6: Discutir los próximos pasos

Sintetiza lo que has aprendido y pónganse de acuerdo sobre los pasos concretos a seguir. ¿Qué debe ocurrir antes de poder financiar esto? ¿Quiénes deben participar? ¿Qué validación o trabajo adicional se requiere? Transforma tu sesión en compromisos accionables.

Consejos y mejores prácticas

💡 Involucra a los stakeholders desde el principio – Usa esta plantilla en un taller colaborativo en lugar de completarla solo. La cocreación genera compromiso.

💡 Reta tus suposiciones – Las preguntas están diseñadas para descubrir lo que no sabes. Resiste la tentación de saltarte secciones que te resulten incómodas.

💡 Itera en base a los comentarios – Trátalo como un documento vivo. A medida que aprendas más a través de las conversaciones con stakeholders y la validación del cliente, actualiza la plantilla.

💡 Enfócate primero en el valor para el cliente – Los proyectos más financiables son los que entregan valor medible al cliente. Empieza por ahí, no con funciones o tecnología.

💡 Sé honesto sobre las limitaciones – Reconocer las limitaciones y dependencias desde el principio construye confianza y previene expectativas poco realistas.

💡 Usa la IA como socio de pensamiento – La plantilla incluye instrucciones para trabajar con IA. Úsala para generar opciones y acelerar tu progreso.

Por qué es importante la definición del proyecto

La mayoría de los fracasos de los proyectos ocurren durante el inicio. Cuando los equipos omiten una definición rigurosa del proyecto, construyen soluciones para problemas incorrectos, desalinean a los stakeholders y desperdician recursos en iniciativas que nunca debieron haber sido financiadas. Esta plantilla te ayuda a evitar esos costosos errores al invertir tiempo al inicio para que la base sea correcta.