Plantilla de matriz de prioridades de acción
Prioriza las tareas en las que debes concentrarte, según el impacto y el esfuerzo.
Acerca de la plantilla de matriz de prioridades de acción
Una matriz de prioridades de acción te permite priorizar tareas para hacer un mejor uso de tu tiempo, habilidades, esfuerzos y talento.
Los miembros en equipos multifuncionales pocas veces tienen tiempo de terminar cada solicitud hecha o proyecto iniciado. Al elegir de forma consciente en qué invertir tiempo y esfuerzo, puedes avanzar en tareas de gran valor y dejar atrás aquellas que no tienen un impacto o una contribución notable.
Sigue leyendo para aprender más sobre matrices de prioridades de acción.
¿Qué es una matriz de prioridades de acción?
Una matriz de prioridades de acción prioriza las tareas según su impacto y el esfuerzo necesario para terminarlas.
Esta matriz generalmente tiene cuatro cuadrantes:
Ganancias rápidas (alto impacto, poco esfuerzo): concéntrate en estos proyectos que te dan un amplio retorno de la inversión con poco tiempo o esfuerzo.
Proyectos principales (gran impacto, gran esfuerzo): tareas más grandes que ofrecen potencialmente altos rendimientos sobre la inversión, pero consumen más tiempo (y pueden eclipsar cualquier ganancia rápida).
Complementos (poco impacto, poco esfuerzo): delega estas tareas o concéntrate en ellas solo si tienes tiempo de sobra.
Tareas ingratas (poco impacto, gran esfuerzo): es mejor evitar las tareas que consumen tiempo y energía e ignorarlas para enfocarse en las ganancias rápidas.
Puedes calificar cada tarea en la cuadrícula desde 0 (poco impacto, mucho esfuerzo) hasta 10 (máximo impacto, máximo esfuerzo). Este sistema puede ayudarte a trazar de manera más exacta la cuadrícula y facilitar la definición de tus prioridades.
¿Cuándo usar una matriz de prioridades de acción?
Los equipos de producto (y cualquier persona que colabore con los administradores de producto) pueden usar la matriz de prioridades de acción para:
Comparar el impacto (como las ventas, la rentabilidad, la moral, la percepción de los clientes) con el esfuerzo (como el tiempo, los costos, obstáculos legales, complejidad organizativa).
Ayuda a los equipos o a los colaboradores individuales a avanzar mediante la priorización de un gran grupo de tareas o ideas.
Anima a los equipos o a los colaboradores individuales a tomar decisiones basadas en su experiencia más que en factores externos.
Calcula una relación de impacto-esfuerzo razonable para posibles ideas y soluciones.
Como una herramienta de gestión de tiempo, las matrices de prioridades de acción te permiten visualizar cómo concentrar tu energía en lo que beneficiará a tu equipo y a las contribuciones individuales.
Crea tu propia matriz de prioridades de acción.
Es fácil hacer tu propia matriz de prioridades de acción. La herramienta de pizarra de Miro es el canvas perfecto para crearla y compartirla. Comienza seleccionando la plantilla de matriz de prioridades de acción, luego haz los siguientes pasos para elaborar una propia.
Pide a tu equipo que genere nuevas ideas o tareas en notas adhesivas. Los miembros del equipo pueden usar notas adhesivas y emojis de color para registrar sus ideas para tareas de alta y baja prioridad.
Elige a un facilitador de grupo para ordenar las ideas. El facilitador (por ejemplo, un administrador o un líder) puede revisar cada tarea y reasignarla a un cuadrante pertinente. Si varias ideas parecen similares, combínalas en una nota adhesiva breve y clara.
Pregunta a tus compañeros qué les ayudaría a cumplir cada tarea. ¿Necesitan tiempo adicional, apoyo u otros recursos para dar vida a la idea? Obtén aportaciones adicionales de los miembros del equipo para ver si un proyecto importante o una tarea complementaria podría necesitar un impulso para facilitar su conclusión.
Traza las ideas en el diagrama como grupo. Como grupo, vuelve a organizar las ideas de tus notas adhesivas según la viabilidad e importancia. No pierdas de vista cuáles tareas o ideas terminan siendo de alta o baja prioridad. También puedes calificar cada tarea en una escala del 1 al 10, que va desde el poco esfuerzo hasta el máximo esfuerzo e importancia.
Asigna tareas a los miembros del grupo según corresponda y haz un seguimiento para mantener el impulso. Puedes usar las tarjetas para asignar tareas pertinentes etiquetando a los miembros. También puedes usar @menciones para etiquetar a los miembros del proyecto u otros con quienes hayas compartido una pizarra o un proyecto específico. Revisa la pizarra en cualquier momento en que cambien las prioridades para realinear a tu equipo.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla para el análisis de las cinco fuerzas de Porter
Ideal para:
Liderazgo, Planificación estratégica, Estudio de mercado
El análisis de las cinco fuerzas de Porter, desarrollado por Michael Porter, profesor de la Harvard Business School, es ahora una de las herramientas más populares y altamente recomendadas para equipos en lo relativo a las estrategias de negocios. Usa el análisis de las cinco fuerzas de Porter para medir la fortaleza de tu competencia actual y decidir en cuáles mercados puedes entrar. Las cinco fuerzas de Porter incluyen: el poder de los proveedores, el poder de los compradores, la rivalidad entre competidores existentes, la amenaza de productos o servicios sustitutos y la amenaza de nuevos competidores entrantes.
Plantilla de matriz MoSCoW
Ideal para:
Ideation, Operations, Prioritization
Hacer un seguimiento de prioridades es un enorme desafío en proyectos grandes, especialmente si tienes muchos proyectos. El método MoSCoW está diseñado para ayudarte con esa tarea. Esta técnica potente está construida sobre un modelo de matriz dividido en cuatro segmentos: "debe tener" (must have), "debería tener" (should have), "podría tener" (could have) y "no tendrá" (won't have). Además de ayudarte a evaluar y a hacer un seguimiento de tus prioridades, este enfoque también es útil para presentar las necesidades de negocio a una audiencia y colaborar en las entregas con un grupo de interesados.
Plantilla de auditoría de características
Ideal para:
Desk Research, Product Management, User Experience
Añadir características nuevas o mejorar las existentes: esos son los dos caminos para mejorar un producto. Pero, ¿cuál deberías tomar? Una auditoría de características te ayudará a decidirlo. Esta herramienta de gestión de producto simple y potente te permitirá analizar todas tus características, reunir información y dar debates en detalle sobre cuáles son las que simplemente no están funcionando. Luego podrás decidir si debes aumentar la visibilidad de esas características o la frecuencia con la que se usan o si debes eliminarlas por completo.
Plantilla de lienzo de oportunidades
Ideal para:
Liderazgo, Proceso de decisión, Planificación estratégica
Características y capacidades: pueden ser una bendición o una calamidad para un producto; y por eso, las empresas dedican tanto tiempo y esfuerzo a ellas. ¿Te suena familiar? Pruébalo con un lienzo de oportunidades. Esta página agilizada te da a ti y a tu equipo el poder de mejorar tu producto mediante la exploración de los casos de uso, los reveses potenciales, las estrategias, los desafíos y las métricas. Un canvas de oportunidades es ideal si ya desarrollaste un producto, porque no tienes que tomar en cuenta el modelo operacional o de ingresos.
Plantilla para el canvas de desarrollo de aplicaciones
Ideal para:
Market Research, Product Management, User Experience
¿Has notado que la creación de una aplicación exitosa requiere de muchos participantes y componentes? Si eres administrador de proyectos, definitivamente lo sabes. Por fortuna para ti, un canvas de desarrollo de aplicaciones te permitirá controlar y optimizar todo el proceso. Tiene 18 recuadros y cada uno se centra en un aspecto clave del desarrollo de aplicaciones para que te des cuenta de la imagen entera. De esa forma puedes perfeccionar los procesos y anticipar los problemas potenciales sobre la marcha; la consecuencia es un camino más suave y un mejor producto.
Plantilla de análisis de interesados
Ideal para:
Gestión de proyectos, Planificación estratégica, Planificación de proyecto
La gestión de los interesados es esencial para completar un proyecto a tiempo y cumplir con las expectativas, así que aquí te explicamos cómo puede ayudarte este tipo de análisis. Un análisis de interesados te prepara para cumplir expectativas y completar proyectos a tiempo identificando individuos, grupos y organizaciones con un interés activo en un programa o proceso. En un análisis convencional de interesados, los priorizarás a partir de su influencia en un proyecto y procurarás entender cómo interactuar con ellos a lo largo del proyecto.