Plantilla de matriz de prioridades de acción
Prioriza las tareas en las que debes concentrarte, según el impacto y el esfuerzo.
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Acerca de la plantilla de matriz de prioridades de acción
Una matriz de prioridades de acción te permite priorizar tareas para hacer un mejor uso de tu tiempo, habilidades, esfuerzos y talento.
Los miembros en equipos multifuncionales pocas veces tienen tiempo de terminar cada solicitud hecha o proyecto iniciado. Al elegir de forma consciente en qué invertir tiempo y esfuerzo, puedes avanzar en tareas de gran valor y dejar atrás aquellas que no tienen un impacto o una contribución notable.
Sigue leyendo para aprender más sobre matrices de prioridades de acción.
¿Qué es una matriz de prioridades de acción?
Una matriz de prioridades de acción prioriza las tareas según su impacto y el esfuerzo necesario para terminarlas.
Esta matriz generalmente tiene cuatro cuadrantes:
Ganancias rápidas (alto impacto, poco esfuerzo): concéntrate en estos proyectos que te dan un amplio retorno de la inversión con poco tiempo o esfuerzo.
Proyectos principales (gran impacto, gran esfuerzo): tareas más grandes que ofrecen potencialmente altos rendimientos sobre la inversión, pero consumen más tiempo (y pueden eclipsar cualquier ganancia rápida).
Complementos (poco impacto, poco esfuerzo): delega estas tareas o concéntrate en ellas solo si tienes tiempo de sobra.
Tareas ingratas (poco impacto, gran esfuerzo): es mejor evitar las tareas que consumen tiempo y energía e ignorarlas para enfocarse en las ganancias rápidas.
Puedes calificar cada tarea en la cuadrícula desde 0 (poco impacto, mucho esfuerzo) hasta 10 (máximo impacto, máximo esfuerzo). Este sistema puede ayudarte a trazar de manera más exacta la cuadrícula y facilitar la definición de tus prioridades.
¿Cuándo usar una matriz de prioridades de acción?
Los equipos de producto (y cualquier persona que colabore con los administradores de producto) pueden usar la matriz de prioridades de acción para:
Comparar el impacto (como las ventas, la rentabilidad, la moral, la percepción de los clientes) con el esfuerzo (como el tiempo, los costos, obstáculos legales, complejidad organizativa).
Ayuda a los equipos o a los colaboradores individuales a avanzar mediante la priorización de un gran grupo de tareas o ideas.
Anima a los equipos o a los colaboradores individuales a tomar decisiones basadas en su experiencia más que en factores externos.
Calcula una relación de impacto-esfuerzo razonable para posibles ideas y soluciones.
Como una herramienta de gestión de tiempo, las matrices de prioridades de acción te permiten visualizar cómo concentrar tu energía en lo que beneficiará a tu equipo y a las contribuciones individuales.
Crea tu propia matriz de prioridades de acción.
Es fácil hacer tu propia matriz de prioridades de acción. La herramienta de pizarra de Miro es el canvas perfecto para crearla y compartirla. Comienza seleccionando la plantilla de matriz de prioridades de acción, luego haz los siguientes pasos para elaborar una propia.
Pide a tu equipo que genere nuevas ideas o tareas en notas adhesivas. Los miembros del equipo pueden usar notas adhesivas y emojis de color para registrar sus ideas para tareas de alta y baja prioridad.
Elige a un facilitador de grupo para ordenar las ideas. El facilitador (por ejemplo, un administrador o un líder) puede revisar cada tarea y reasignarla a un cuadrante pertinente. Si varias ideas parecen similares, combínalas en una nota adhesiva breve y clara.
Pregunta a tus compañeros qué les ayudaría a cumplir cada tarea. ¿Necesitan tiempo adicional, apoyo u otros recursos para dar vida a la idea? Obtén aportaciones adicionales de los miembros del equipo para ver si un proyecto importante o una tarea complementaria podría necesitar un impulso para facilitar su conclusión.
Traza las ideas en el diagrama como grupo. Como grupo, vuelve a organizar las ideas de tus notas adhesivas según la viabilidad e importancia. No pierdas de vista cuáles tareas o ideas terminan siendo de alta o baja prioridad. También puedes calificar cada tarea en una escala del 1 al 10, que va desde el poco esfuerzo hasta el máximo esfuerzo e importancia.
Asigna tareas a los miembros del grupo según corresponda y haz un seguimiento para mantener el impulso. Puedes usar las tarjetas para asignar tareas pertinentes etiquetando a los miembros. También puedes usar @menciones para etiquetar a los miembros del proyecto u otros con quienes hayas compartido una pizarra o un proyecto específico. Revisa la pizarra en cualquier momento en que cambien las prioridades para realinear a tu equipo.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de propuesta de proyecto
Ideal para:
Gestión de proyectos, Documentación, Planificación de proyecto
Para cualquier tipo de proyecto, la plantilla de propuesta de proyecto puede ser un paso crucial para aclarar el contexto, los objetivos y el alcance de un proyecto para lograr la aceptación de las partes interesadas. Una propuesta de proyecto describe lo que se desea lograr, sus metas y cómo planea lograrlas. Generalmente, una propuesta de proyecto le da al lector algún contexto sobre el proyecto, explica por qué es importante y enumera las acciones que tomará para completarlo. Las propuestas de proyectos tienen innumerables usos. A menudo, las empresas utilizan las propuestas de proyectos para obtener la aceptación externa de un donante o un interesado externo. Pero muchas empresas también elaboran propuestas de proyectos para la aceptación interna.
Plantilla de lista de pros y contras
Ideal para:
Decision Making, Documentation, Strategic Planning
Una lista de pros y contras es una herramienta de toma de decisiones simple pero poderosa que se utiliza para ayudar a entender las dos caras de un argumento. Los pros se enumeran como argumentos a favor de tomar una decisión o realizar una acción en particular. Los contras son argumentos que se oponen a las anteriores. Al crear una lista que detalla ambos lados del argumento, se hace más fácil visualizar el impacto potencial de tu decisión. Para que tu lista de pros y contras sea más objetiva, puede ayudarte ponderar cada pro y contra entre sí. Luego, podrás presentar tu decisión con confianza y con un argumento sólido que demuestre por qué es la correcta.
Plantilla para la retrospectiva de las 4 L
Ideal para:
Restrospectivas, Proceso de decisión
Digamos que acabas de terminar un sprint. Los equipos se esforzaron y se emocionaron al máximo. Ahora echa un vistazo atrás y califica el sprint honestamente: qué funcionó, qué no funcionó y qué puede mejorarse. Este enfoque (se usa "4L" para referirse a lo que les encantó, lo que aprendieron, lo que les faltó y lo que anhelaron) es una forma sumamente valiosa para eliminar la carga emocional y analizar el proceso con ojos críticos. De esta forma puedes generar confianza, mejorar el ánimo y aumentar el compromiso, así como hacer ajustes para ser más productivos y exitosos en el futuro.
Plantilla para hacer bocetos online
Ideal para:
Diseño UX, Desk Research , Design Thinking
Antes de que pongas en marcha una idea prometedora y le dediques toda tu energía, obsérvala desde un nivel superior: conocer cómo funciona y cuán bien cumple tus objetivos. Eso es lo que hacen los bocetos. Esta plantilla te brinda una herramienta poderosa de colaboración a distancia para las etapas iniciales del prototipo, independientemente de que estés haciendo el boceto de páginas web y aplicaciones móviles, diseñando logotipos o planificando eventos. De este modo podrás compartir fácilmente tu boceto con el equipo y guardar cada etapa de tu boceto antes de cambiarlo y desarrollarlo.
Plantilla de retrospectiva iniciar / detener / continuar
Ideal para:
Talleres, Reuniones, Restrospectivas
Dar y recibir feedback puede ser desafiante e intimidatorio. Es difícil mirar atrás a un trimestre pasado o incluso a una semana pasada y clasificar un conjunto de decisiones como "positivas" y "negativas". El marco Iniciar Detener Continuar se creó para que sea más fácil reflexionar sobre las experiencias recientes de tu equipo. La plantilla de Iniciar Detener Continuar anima a los equipos a ver las acciones específicas que deben comenzar a hacer, dejar de hacer y continuar haciendo. Juntos, los colaboradores pueden ponerse de acuerdo en los pasos más importantes para ser más productivos y exitosos.
Plantilla de roadmap de DevOps
Ideal para:
Documentation, Product Management, Software Development
Los equipos de DevOps están continuamente creando código, iterando y publicándolo. Sobre este telón de fondo de desarrollo continuo, puede ser difícil estar al corriente con los proyectos. Usa esta plantilla de hoja de ruta de DevOps para tener una vista granular del proceso de desarrollo de producto y de cómo encaja en la estrategia de producto de tu organización. La hoja de ruta de DevOps establece las iniciativas de desarrollo y operaciones que planificaste en el corto plazo, incluso hitos y dependencias. Este formato fácil de usar es fácilmente asimilable para públicos como producto, desarrollo y operaciones de IT.