Plantilla de matriz de prioridades de acción
Prioriza las tareas en las que debes concentrarte, según el impacto y el esfuerzo.
Trusted by 65M+ users and leading companies
Acerca de la plantilla de matriz de prioridades de acción
Una matriz de prioridades de acción te permite priorizar tareas para hacer un mejor uso de tu tiempo, habilidades, esfuerzos y talento.
Los miembros en equipos multifuncionales pocas veces tienen tiempo de terminar cada solicitud hecha o proyecto iniciado. Al elegir de forma consciente en qué invertir tiempo y esfuerzo, puedes avanzar en tareas de gran valor y dejar atrás aquellas que no tienen un impacto o una contribución notable.
Sigue leyendo para aprender más sobre matrices de prioridades de acción.
¿Qué es una matriz de prioridades de acción?
Una matriz de prioridades de acción prioriza las tareas según su impacto y el esfuerzo necesario para terminarlas.
Esta matriz generalmente tiene cuatro cuadrantes:
Ganancias rápidas (alto impacto, poco esfuerzo): concéntrate en estos proyectos que te dan un amplio retorno de la inversión con poco tiempo o esfuerzo.
Proyectos principales (gran impacto, gran esfuerzo): tareas más grandes que ofrecen potencialmente altos rendimientos sobre la inversión, pero consumen más tiempo (y pueden eclipsar cualquier ganancia rápida).
Complementos (poco impacto, poco esfuerzo): delega estas tareas o concéntrate en ellas solo si tienes tiempo de sobra.
Tareas ingratas (poco impacto, gran esfuerzo): es mejor evitar las tareas que consumen tiempo y energía e ignorarlas para enfocarse en las ganancias rápidas.
Puedes calificar cada tarea en la cuadrícula desde 0 (poco impacto, mucho esfuerzo) hasta 10 (máximo impacto, máximo esfuerzo). Este sistema puede ayudarte a trazar de manera más exacta la cuadrícula y facilitar la definición de tus prioridades.
¿Cuándo usar una matriz de prioridades de acción?
Los equipos de producto (y cualquier persona que colabore con los administradores de producto) pueden usar la matriz de prioridades de acción para:
Comparar el impacto (como las ventas, la rentabilidad, la moral, la percepción de los clientes) con el esfuerzo (como el tiempo, los costos, obstáculos legales, complejidad organizativa).
Ayuda a los equipos o a los colaboradores individuales a avanzar mediante la priorización de un gran grupo de tareas o ideas.
Anima a los equipos o a los colaboradores individuales a tomar decisiones basadas en su experiencia más que en factores externos.
Calcula una relación de impacto-esfuerzo razonable para posibles ideas y soluciones.
Como una herramienta de gestión de tiempo, las matrices de prioridades de acción te permiten visualizar cómo concentrar tu energía en lo que beneficiará a tu equipo y a las contribuciones individuales.
Crea tu propia matriz de prioridades de acción.
Es fácil hacer tu propia matriz de prioridades de acción. La herramienta de pizarra de Miro es el canvas perfecto para crearla y compartirla. Comienza seleccionando la plantilla de matriz de prioridades de acción, luego haz los siguientes pasos para elaborar una propia.
Pide a tu equipo que genere nuevas ideas o tareas en notas adhesivas. Los miembros del equipo pueden usar notas adhesivas y emojis de color para registrar sus ideas para tareas de alta y baja prioridad.
Elige a un facilitador de grupo para ordenar las ideas. El facilitador (por ejemplo, un administrador o un líder) puede revisar cada tarea y reasignarla a un cuadrante pertinente. Si varias ideas parecen similares, combínalas en una nota adhesiva breve y clara.
Pregunta a tus compañeros qué les ayudaría a cumplir cada tarea. ¿Necesitan tiempo adicional, apoyo u otros recursos para dar vida a la idea? Obtén aportaciones adicionales de los miembros del equipo para ver si un proyecto importante o una tarea complementaria podría necesitar un impulso para facilitar su conclusión.
Traza las ideas en el diagrama como grupo. Como grupo, vuelve a organizar las ideas de tus notas adhesivas según la viabilidad e importancia. No pierdas de vista cuáles tareas o ideas terminan siendo de alta o baja prioridad. También puedes calificar cada tarea en una escala del 1 al 10, que va desde el poco esfuerzo hasta el máximo esfuerzo e importancia.
Asigna tareas a los miembros del grupo según corresponda y haz un seguimiento para mantener el impulso. Puedes usar las tarjetas para asignar tareas pertinentes etiquetando a los miembros. También puedes usar @menciones para etiquetar a los miembros del proyecto u otros con quienes hayas compartido una pizarra o un proyecto específico. Revisa la pizarra en cualquier momento en que cambien las prioridades para realinear a tu equipo.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de informe de estado de proyecto
Ideal para:
Planificación de proyecto, Documentación, Gestión de proyectos
Un informe de estado de proyecto es un documento breve y oportuno que mantiene a los interesados del proyecto informados y alineados con lo que está pasando y por qué. Puedes comenzar a escribir este documento por tu cuenta, luego incluir a tus compañeros de equipo también para producir un informe oportuno y relevante. Un informe de estado de proyecto debería comparar idealmente el estado actual de tu proyecto con el plan proyectado. El informe hace un seguimiento de alto nivel de cómo logras tus objetivos, incluso si experimentas retrocesos. También es probable que lo lea un público de nivel ejecutivo que controle los presupuestos y la gobernanza; esto puede ayudarte a mantener el informe enfocado en problemas críticos.
Plantilla de propuesta de proyecto
Ideal para:
Gestión de proyectos, Documentación, Planificación de proyecto
Para cualquier tipo de proyecto, la plantilla de propuesta de proyecto puede ser un paso crucial para aclarar el contexto, los objetivos y el alcance de un proyecto para lograr la aceptación de las partes interesadas. Una propuesta de proyecto describe lo que se desea lograr, sus metas y cómo planea lograrlas. Generalmente, una propuesta de proyecto le da al lector algún contexto sobre el proyecto, explica por qué es importante y enumera las acciones que tomará para completarlo. Las propuestas de proyectos tienen innumerables usos. A menudo, las empresas utilizan las propuestas de proyectos para obtener la aceptación externa de un donante o un interesado externo. Pero muchas empresas también elaboran propuestas de proyectos para la aceptación interna.
Plantilla de diagrama de flujo
Ideal para:
Diagramas de flujo, Mapas, Diagramas
¿Estás tratando de explicar un proceso o un flujo de trabajo a tu equipo, o simplemente tratando de entenderlo? A veces, la mejor estrategia es verlo, y ahí es donde entra en juego el diagrama de flujo. Con formas comunes (por lo general, solo óvalos, rectángulos, diamantes y flechas), un diagrama de flujo te muestra la dirección en la que se mueve un proceso o un flujo de trabajo y el orden de los pasos. Además de permitirte comprender con claridad, el diagrama te ayudará a ver fallas y cuellos de botella potenciales para que puedas refinar y mejorar el proceso y crear un mejor producto, más eficientemente.
Plantilla PDCA
Ideal para:
Planning
La plantilla PDCA proporciona una representación visualmente atractiva del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar, una metodología de gestión fundamental. Estructurada en torno a cuatro segmentos principales, esta plantilla ayuda a los equipos a abordar desafíos de manera sistemática, probar soluciones, evaluar resultados y hacer refinamientos necesarios. El uso de la plantilla PDCA fomenta la mejora continua. Al recorrer cada fase repetidamente, las organizaciones pueden refinar perpetuamente sus estrategias, asegurando que siempre se dirijan hacia soluciones y procesos óptimos.
Plantilla de posicionamiento de producto
Ideal para:
Márketing, Gestión de producto, Desk Research
Para bien o para mal, las posibilidades de éxito de tu empresa dependen parcialmente de tu mercado. Como tal, antes de comenzar a crear productos y estrategias de planificación, es buena idea hacer un ejercicio de posicionamiento de producto. Un ejercicio de posicionamiento de producto está diseñado para situar a tu empresa y a tu oferta en un mercado. La plantilla de posicionamiento de producto te guía para tomar en cuenta temas clave como la definición de tu producto y categoría de mercado, la identificación de tu segmento objetivo y de tus competidores y la comprensión de tus beneficios y diferenciaciones clave.
Plantilla de matriz de riesgo
Ideal para:
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
Una matriz de riesgo (también conocida como matriz de probabilidad de impacto) es una herramienta que te permite evaluar el riesgo global visualizando los riesgos potenciales en un diagrama. La herramienta te permite sopesar la severidad de un riesgo potencial en relación con la probabilidad de que pueda ocurrir. Las matrices de riesgo son útiles para la gestión porque representan visualmente los riesgos que implica una decisión. Esto te capacita para evitar escenarios peores preparando contingencias o planes de mitigación.