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Plantilla de matriz de prioridades

Identifica los problemas urgentes y monitorea los asuntos que requieran seguimiento.

Sobre la plantilla de matriz de prioridad

¿Qué es una matriz de prioridad?

Una matriz de prioridad es una herramienta utilizada para priorizar el trabajo categóricamente e informar sobre la toma de decisiones y la gestión del tiempo. Es una herramienta útil porque funciona con un marco simple que puede aplicarse a todo tipo de trabajo, ya sean procesos empresariales, basados en proyectos u operativos. Las matrices de prioridad comienzan con un formato simple pero pueden personalizarse a partir de tus necesidades. La mayoría de las organizaciones priorizan por impacto (bajo, medio o alto), nivel de esfuerzo y urgencia.

Cuándo usar una matriz de prioridades

Una matriz de prioridades es una herramienta de gestión para las personas que necesitan algo más que una lista de cosas por hacer básica, y puede ser valiosa para la gestión y la priorización de proyectos. La matriz de 2x2 está diseñada para ayudarte a determinar cuáles son las tareas críticas y para que puedas concentrarte en las necesidades más urgentes.

Una variedad de factores puede influir en la urgencia o la importancia de una tarea en tu lista. Por ejemplo, si tienes que completar una tarea que afecta directamente a la satisfacción del cliente, esa tarea probablemente tenga alta urgencia y alta prioridad. Sin embargo, si tienes que completar una tarea que puede hacer que tus clientes sean más felices en el futuro, esa tarea probablemente tenga baja urgencia y baja prioridad.

Cómo crear una matriz de prioridades

Repasa tu lista de tareas y clasifícalas en un cuadrante. Puedes pensar en los cuadrantes de la siguiente manera:

  • El cuadrante I es para los plazos más importantes y urgentes.

  • El cuadrante II es para las estrategias y desarrollos a largo plazo; tareas que no son urgentes pero que son importantes.

  • El cuadrante III es para tareas urgentes que no son importantes; son distracciones para las que tienes poco tiempo pero que tienes que hacer inmediatamente.

  • El cuadrante IV es para el tipo de tareas que producen poco valor, si es que lo producen.

Analiza tus actividades diarias o semanales y asigna las tareas en el cuadrante correspondiente en la matriz de criterios antes de evaluar dónde tienes que hacer cambios.

Crea tu propia matriz de prioridades

La pizarra de Miro es el canvas perfecto para crear y compartir tu matriz de prioridades. Para empezar, selecciona esta plantilla de matriz de prioridades.

1. Usa la plantilla de Miro

Abre esta plantilla de Miro para empezar. En el panel, enumera las tareas que quieres que tu equipo logre.

2. Piensa en cada tarea

Hazte la siguiente pregunta para cada tarea: ¿cuáles son las consecuencias de no completar esta tarea?

3. Prioriza las tareas

A partir de esa información clasifica cada elemento de la lista como "alta prioridad" o "baja prioridad".

4. Asigna una urgencia a las tareas

Continúa dividiendo las tareas de cada categoría en dos subcategorías: "alta urgencia" y "baja urgencia". Ahora deberías tener cuatro listas.

5. Asigna valores

Asigna valores entre 1 y 4 para cada opción. Los números más bajos significan que la tarea tiene mayor prioridad.

6. Ubícalos en la matriz

Ordena las opciones en la matriz. Cuando hayas terminado, comparte las prioridades con los participantes.

Preguntas frecuentes sobre la plantilla de matriz de prioridades

¿Cómo crear una matriz de prioridades?

Para crear una matriz de prioridades, primero tienes que crear una lista de tareas por hacer. Cuando tengas esa lista, tienes que comenzar a priorizar las tareas a partir de la urgencia y la importancia de esas tareas. Cuando todas las tareas tengan un valor asignado, las colocas en la matriz.

¿Cómo usar una matriz de prioridades?

Una matriz de prioridades es una herramienta de toma de decisiones que se utiliza para dividir tareas en diferentes categorías por urgencia e importancia. Clasificar las tareas de esta forma es útil para poner a punto las prioridades y asegurarte de que estás asignando el tiempo de la forma más eficaz posible.

Plantilla de matriz de prioridades

Comienza ahora mismo con esta plantilla.

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