Plantilla de flujo de trabajo
Colabora fácilmente en diseños y haz un seguimiento de tu estado.
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Sobre la plantilla de flujo de trabajo
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es una herramienta de gestión de proyectos que te permite delinear los diferentes pasos, recursos, cronología y roles necesarios para completar un proyecto. Puede utilizarse en cualquier proyecto de múltiples pasos, ya sea un proceso de negocios u otro tipo de proceso, y es ideal para trazar las acciones tangibles que debes realizar para lograr un objetivo y el orden en el que tienes que completar esas acciones.
5 componentes clave de un flujo de trabajo
Hay muchas formas de crear un flujo de trabajo pero generalmente involucran los siguientes componentes básicos. Hemos enumerado las preguntas que deberías hacerte si estás tratando de completar un nuevo flujo de trabajo.
1. Interesados
¿Quiénes son los interesados? Es importante que todo el equipo entienda sus roles antes de comenzar la producción. Define a tus interesados y establece el alcance sus funciones. ¿Quiénes son los guardianes? ¿Quién se hace cargo del ciclo de revisión? ¿Quién interviene si ocurre un cuello de botella?
2. Lluvia de ideas
¿Cómo desarrollas una lluvia de ideas? ¿De dónde viene el contenido? Si estás trabajando en un equipo de marketing o diseño, o si estás produciendo un programa de TV, un podcast o cualquier otro esfuerzo creativo, es crucial decidir el formato de las lluvias de ideas desde el principio. También es útil averiguar dónde guardas tus ideas, quién las compila y quién toma las decisiones editoriales.
3. Cronología
¿Cuál es tu cronología? Esboza los logros clave y una cronología aproximada para un proyecto determinado. Toma nota de cualquier revisión que tenga que hacerse y los plazos para cada revisión. Crea listas de verificación para cada logro de manera que puedas saber cuándo pasar al siguiente.
4. Comunicación
¿Cómo te comunicarás con el equipo? ¿Tendrás reuniones de revisión semanales? ¿Quién debe participar en esas reuniones? ¿Sería mejor enviar una actualización semanal de correo electrónico? Decide un plan de juego, pero siempre puedes iterar más tarde.
5. Recursos
¿Qué recursos necesitas para tener éxito? Los recursos pueden incluir herramientas, socios multifuncionales, presupuesto y otras necesidades.
¿Es el flujo de trabajo fácil de asimilar y escalable? Revisa tu flujo de trabajo periódicamente. Asegúrate de que todo esté actualizado y de que el flujo de trabajo pueda escalar con tu negocio. Incorpora cualquier retroalimentación de los empleados recién contratados que hayan recibido capacitación sobre el flujo de trabajo.
Cuatro beneficios de un flujo de trabajo
El diagrama de flujo de trabajo permite:
1. Colabora de manera eficaz
La gestión de proyectos es un proceso caótico y complicado. Puede ser difícil para los interesados conocer sus roles y responsabilidades y dónde se superponen y estorban. Un buen flujo de trabajo de producción reduce la incertidumbre. En caso de duda, tu equipo y los socios multifuncionales pueden consultar el flujo de trabajo para entender cuál es el paso siguiente.
2. Capacita a los nuevos empleados
Tener un flujo de trabajo facilita la capacitación de nuevos empleados. En lugar de tener que recordar cada paso de un proceso de producción complejo, puedes explicar el flujo de trabajo al empleado nuevo. Esto garantiza la coherencia en tu capacitación y permite a los nuevos empleados comenzar con el pie derecho.
3. Encuentra fallos en tus procesos
Documentar un flujo de trabajo de producción es una oportunidad para entender los fallos en tus procesos. ¿Hay lagunas? ¿Necesitas más recursos? ¿Hay un cuello de botella? Trazar tu flujo de producción es la mejor manera de tener un sentido de las necesidades de tu equipo.
4. Escala tus procesos
Los flujos de trabajo de producción te ayudan a escalar. Cuando los procesos viven en la cabeza de tu equipo, puede ser difícil conseguir recursos, obtener la aceptación o contratar a nuevos empleados. La creación de un flujo de trabajo facilita el crecimiento de tu empresa a medida que construyes.
Cómo usar la plantilla de flujo de trabajo
La plantilla de flujo de trabajo proporciona un diagrama de flujo de proceso que se divide en cuatro secciones: En espera, En progreso, Necesita revisión y Aprobado. Se crean pasos de flujo de trabajo individuales y se colocan en la sección adecuada, en la que se les asignará al miembro del equipo adecuado. Desde allí, solo es una cuestión de mover las tareas a través del diagrama de flujo de trabajo a medida que se completen.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
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