Acerca de la plantilla de flujo de trabajo
El mundo digital requiere colaboración, y una mejor colaboración conduce a mejores resultados. Para establecer un flujo de trabajo colaborativo, es necesario crear una forma simple de gestionar el proceso y iterar más rápido sin restricciones.
La plantilla de flujo de trabajo de Miro facilita esto — por eso los gerentes de proyecto, diseñadores y especialistas en marketing usan esta plantilla para alinearse en los procesos y mejorar la eficiencia al ejecutar proyectos.
¿Qué es una plantilla de flujo de trabajo?
Una plantilla de flujo de trabajo es una herramienta de gestión de proyectos que te permite esbozar los pasos, los recursos, el cronograma y los roles necesarios para completar un proyecto.
Se puede usar en cualquier proyecto de varios pasos, ya sea un proceso empresarial o un proyecto de diseño. Es ideal para trazar las acciones necesarias para alcanzar un objetivo y organizar un cronograma para completarlas.
Cómo usar la plantilla de flujo de trabajo
La plantilla de flujo de trabajo de Miro está dividida en 4 secciones:
En espera
En progreso
En revisión
Aprobado
Los pasos individuales del flujo de trabajo se crean y se colocan en la sección correspondiente, donde se asignarán al miembro del equipo adecuado. A partir de ahí, solo queda mover las tareas a través del flujo de trabajo a medida que se completan.
5 componentes clave de un flujo de trabajo
La plantilla de flujo de trabajo se puede personalizar para adaptarla al proceso o a las necesidades particulares de cualquier proyecto, pero por lo general incluye los siguientes componentes básicos. Hemos enumerado preguntas que deberías hacerte a lo largo del proceso mientras configuras la plantilla del diagrama de flujo de trabajo:
1. Partes interesadas
¿Quiénes son las partes interesadas? Es importante que todo el equipo entienda sus roles antes de empezar la producción. Define a las partes interesadas y delimita el alcance de sus roles. ¿Quiénes son los encargados de aprobación? ¿Quién es responsable del ciclo de revisión? ¿Quién interviene si hay un cuello de botella?
2. Lluvia de ideas
¿Cómo haces una lluvia de ideas? ¿De dónde proviene el contenido? Si trabajas en un equipo de marketing o de diseño, o si estás produciendo un programa de TV, un podcast u otro proyecto creativo, es crucial decidir desde el principio el formato de las sesiones de lluvia de ideas. También es útil definir dónde guardas las ideas, quién las recopila y quién toma las decisiones editoriales.
3. Cronograma
¿Cuál es tu cronograma? Esboza tus hitos clave y crea un cronograma como vista general aproximada para un proyecto determinado. Anota las revisiones que deben realizarse y las fechas límite de cada una. Crea listas de verificación para cada hito para saber cuándo puedes pasar al siguiente.
4. Comunicación
¿Cómo te comunicarás con el equipo? ¿Tendrán reuniones semanales de seguimiento? ¿Quiénes deben participar en esas reuniones? ¿Sería mejor enviar un resumen semanal por correo electrónico? Decide un plan de acción, pero siempre puedes iterarlo más adelante.
5. Recursos
¿Qué recursos necesitas para tener éxito? Los recursos pueden incluir herramientas, colaboradores interfuncionales, presupuesto y otras necesidades.
¿Tu flujo de trabajo es claro y escalable? Revisa tu flujo de trabajo periódicamente. Asegúrate de que todo esté actualizado y de que el flujo de trabajo pueda crecer junto con tu negocio. Incorpora los comentarios de las personas recién contratadas que hayan sido capacitadas en el flujo de trabajo.
Beneficios de usar una plantilla de flujo de trabajo
La plantilla de flujo de trabajo de Miro es una excelente manera de mantener a todos alineados y al tanto de lo que necesita aprobación y de lo que está listo para producción. Aquí tienes algunos de los principales beneficios de configurarla para tu equipo:
Colaborar eficazmente
La gestión de proyectos es un proceso desordenado y complicado. A las partes interesadas les puede resultar difícil conocer sus roles y responsabilidades —y dónde se superponen o chocan. Un buen flujo de trabajo de producción reduce la incertidumbre. En caso de duda, tu equipo y los colaboradores interfuncionales pueden consultar la plantilla de flujo de trabajo para entender cuál es el siguiente paso.
Formar a nuevos empleados
Contar con un flujo de trabajo documentado facilita entrenar a los nuevos integrantes. En lugar de tener que memorizar cada paso de un proceso de producción complejo, puedes guiar a la persona nueva por el proceso tal como aparece en la plantilla. Esto garantiza consistencia en la capacitación y permite que los nuevos integrantes se pongan en marcha de inmediato.
Detectar fallas en tus procesos
Mapear un proceso es una oportunidad para entender las fallas en tus procesos. ¿Hay brechas? ¿Necesitas más recursos? ¿Hay un cuello de botella? Mapear todo tu flujo de producción de principio a fin es la mejor manera de conocer las necesidades de tu equipo.
Escalar tus procesos
Los flujos de trabajo de producción te ayudan a escalar. Cuando los procesos están solo en la cabeza de tu equipo, puede ser difícil conseguir recursos, obtener respaldo o contratar nuevos empleados. Plasmar un flujo de trabajo facilita que tu empresa crezca conforme la vas construyendo.
Descubre más ejemplos de diagramas de flujo de trabajo y lleva tus proyectos más lejos.
Preguntas frecuentes sobre la plantilla de flujo de trabajo
¿Puedo modificar una plantilla de flujo de trabajo para que se ajuste a mis necesidades?
Sí, puedes personalizar la plantilla de flujo de trabajo para que se ajuste a las necesidades específicas de tu proyecto o proceso. Puedes cambiar las tareas, los roles y otros elementos según tus requisitos.
¿Es posible colaborar con otras personas usando la plantilla de flujo de trabajo?
Sí, puedes colaborar con otras personas compartiendo la plantilla de flujo de trabajo mediante un enlace. Pueden contribuir al proyecto, dejar comentarios y seguir el progreso.
¿Cómo puedo asegurarme de que una plantilla de flujo de trabajo se mantenga actualizada?
Para mantener tu plantilla de flujo de trabajo actualizada, es esencial revisar periódicamente y realizar los cambios necesarios para reflejar cualquier actualización en los procesos, la tecnología o las mejores prácticas. Esto ayuda a garantizar que tu flujo de trabajo siga siendo efectivo y esté alineado con tus objetivos. También debes informar a todas las partes interesadas sobre cualquier revisión de la plantilla de flujo de trabajo para garantizar que todos estén alineados.
¿Cómo puedo medir el éxito de un flujo de trabajo usando una plantilla?
El éxito de un flujo de trabajo que utiliza una plantilla se puede medir mediante indicadores clave de rendimiento (KPIs) relevantes para tu flujo de trabajo. Los KPIs pueden ayudarte a seguir el progreso e identificar áreas de mejora. Algunos ejemplos de KPIs incluyen tiempos de finalización, tasas de error, reducción de costos o la satisfacción del cliente. Al medir los KPIs, puedes determinar si tu flujo de trabajo cumple tus objetivos y hacer los cambios necesarios para mejorarlo.
