Acerca de la Plantilla de Análisis de Partes Interesadas
Al planificar y ejecutar un proyecto, es importante gestionar a tus partes interesadas. Esto puede incluir a cualquier persona que pueda influir en el proyecto en cuestión. En algún momento de tu carrera, es probable que tu organización tenga partes interesadas externas e internas.
Las partes interesadas externas incluyen clientes, líderes de opinión del sector, expertos en la materia y líderes comunitarios, mientras que las partes interesadas internas incluyen equipos y miembros del equipo, directivos y departamentos. Gestionar a las partes interesadas es clave para completar un proyecto a tiempo y cumplir con las expectativas; a continuación te mostramos cómo usar un análisis de partes interesadas para lograrlo.
¿Qué es el análisis de partes interesadas?
Un análisis de partes interesadas te permite cumplir esas expectativas y finalizar proyectos a tiempo al identificar a las personas, grupos y organizaciones que tienen un interés en un programa o proceso. En un análisis típico, priorizarás a las partes interesadas según su influencia en el proyecto y buscarás entender cuál es la mejor manera de relacionarte con ellas a lo largo del proyecto.
¿Cuándo usar una plantilla de análisis de partes interesadas?
Realiza un análisis de partes interesadas lo antes posible en el proyecto. En la mayoría de los casos, tus partes interesadas te proporcionarán información y recursos críticos a lo largo del proyecto. Por eso es importante conseguir su apoyo desde el principio, para asegurarte de que están comprometidos con el proyecto y no tienen conflictos que puedan afectar negativamente el cronograma.
Aunque no logres realizar un análisis de partes interesadas al inicio, nunca es tarde para empezar. Alinearte con tus partes interesadas y mantener la comunicación en toda la organización es crucial para garantizar el éxito de tu proyecto.
Crea tu propio análisis de partes interesadas
Crear tu propio análisis de partes interesadas es fácil. La plataforma de colaboración virtual de Miro es el lienzo perfecto para crearlo y compartirlo. Comienza seleccionando la plantilla de análisis de partes interesadas; luego sigue estos pasos para crear el tuyo.
1. Empieza a identificar a tus partes interesadas
Piensa en las partes interesadas que deberían participar en este proyecto. La mayoría de los análisis de partes interesadas, incluida esta plantilla, se representan mediante un mapa visual en una matriz 2x2. La matriz de análisis de partes interesadas divide a las partes interesadas en: alto poder y alto interés; alto poder y bajo interés; bajo poder y alto interés; y bajo poder y bajo interés. Este formato facilita empezar a pensar en cuáles partes interesadas priorizar. Haz una lista, pero no te preocupes por completar la matriz de partes interesadas todavía. Recuerda que las partes interesadas pueden incluir organizaciones y equipos, así como individuos.
2. Agrupa a tus partes interesadas por categoría
Para reducir aún más la lista, comienza por las organizaciones y los equipos e identifica a las partes interesadas individuales dentro de esos grupos. Esto te ayudará a comunicarte con estos grupos de manera más efectiva. Luego, agrupa a las partes interesadas según su interés, por ejemplo, las que se preocupan por el impacto financiero del proyecto o las que son necesarias para la revisión final.
3. Prioriza a las partes interesadas
Ahora puedes empezar a situar el interés y la influencia de las partes interesadas en la propia matriz de partes interesadas. Piensa en las partes interesadas que probablemente apoyen con entusiasmo tu proyecto y en quienes podrían, intencionalmente o no, obstaculizarlo. Luego, ubica a cada parte interesada en la matriz. Determina si deben mantenerse satisfechas con informes activos del proyecto (si van a participar activamente en las tareas diarias), si su función es solo monitorear el progreso, o si simplemente necesitan ser informadas sobre el proyecto. A muchos equipos les resulta útil trazar líneas que conecten a las partes interesadas con interdependencias. En general, ten en cuenta que tus prioridades pueden cambiar a medida que el proyecto evoluciona, y siempre puedes volver al análisis más adelante.
4. Analiza tu lista de partes interesadas
Una vez que la matriz de análisis de partes interesadas esté completa, ponla en uso de inmediato discutiéndola con tu equipo. Revisa cada parte interesada en la lista y hazte las siguientes preguntas: ¿Qué recursos necesitas de esta parte interesada? ¿Con qué frecuencia debemos comunicarnos con ella y por qué método? ¿Qué motiva a esta parte interesada a participar en este proyecto?
Preguntas frecuentes sobre la plantilla de Análisis de partes interesadas
¿Cuál es el objetivo de un análisis de partes interesadas?
El objetivo de realizar un análisis de partes interesadas es ayudarte a alinearte y comunicarte mejor con tus partes interesadas. Esto es importante para garantizar que se cumplan los cronogramas del proyecto y que las expectativas de las partes interesadas se gestionen según su nivel de participación, influencia e interés. Usa la plantilla de análisis de partes interesadas en Miro para asegurarte de que no se pase por alto nada en lo relativo a las personas y grupos relevantes para tu proyecto.
¿Cuáles son los 4 pasos del proceso de análisis de partes interesadas?
Los cuatro pasos a seguir al realizar un análisis de partes interesadas son: 1) Identificar a tus partes interesadas, 2) Agruparlas por categoría, 3) Priorizar y ubicar a las partes interesadas en la matriz de análisis de partes interesadas según su influencia e interés, y por último, 4) Analizar tu lista de partes interesadas con tu equipo para determinar un plan de acción.
Una vez que hayas completado estos cuatro pasos del análisis de partes interesadas, tú y tu equipo deberían tener un buen entendimiento de todas las partes interesadas. También debería quedar claro cuál es la mejor manera de comunicarte con cada parte interesada, cómo gestionar las expectativas y cómo mitigar los retrasos cuando existan dependencias.
