Plantilla de análisis de interesados
Identifica a los interesados y crea el plan de comunicación adecuado.
Sobre la plantilla de análisis de interesados
Cuando planifiques y ejecutes un proyecto, es importante que gestiones a los interesados. Pueden ser personas que tengan impacto próximo en el proyecto. En algún punto de tu carrera, puedes esperar que la organización tenga interesados externos e internos. Los interesados externos incluyen clientes, personas influyentes de la industria, expertos en el sector y líderes de la comunidad, mientras que los interesados internos incluyen a los equipos, miembros de equipos, ejecutivos y departamentos. La gestión de los interesados es esencial para completar un proyecto a tiempo y cumplir con las expectativas, así que aquí te explicamos cómo puede ayudarte este tipo de análisis.
Sigue leyendo para aprender más sobre los análisis de interesados.
Qué es un análisis de interesados
Un análisis de interesados te prepara para cumplir expectativas y completar proyectos a tiempo identificando individuos, grupos y organizaciones con un interés activo en un programa o proceso. En un análisis convencional de interesados, los priorizarás a partir de su influencia en un proyecto y procurarás entender cómo interactuar con ellos a lo largo del proyecto.
Cuándo usar un análisis de interesados
Realiza un análisis de interesados lo antes posible en el transcurso del proyecto. En la mayoría de los casos, los interesados proporcionarán inteligencia y recursos críticos para todo el proyecto. Por eso, es importante generar aceptación temprana, para asegurarte de que se incorporen al proyecto y no tengan conflictos que puedan impactar el cronograma negativamente.
Incluso si no logras realizar un análisis de interesados al principio, nunca es demasiado tarde para empezar. Alinear a los interesados y comunicarte en toda la organización es crucial para asegurar el éxito del proyecto.
Crea tu propio análisis de interesados
Crear tu propio análisis de interesados es fácil. La pizarra infinita de Miro es el canvas perfecto para crearla y compartirla. Comienza seleccionando la plantilla de análisis de interesados, luego realiza los siguientes pasos para elaborar una propia.
Comienza a identificar interesados. Piensa en los interesados que deberían participar en este proyecto. La mayoría de los análisis de interesados, incluida esta plantilla, están representados en un mapa visual de matriz de dos por dos. La matriz divide a los interesados en Mucho poder y mucho interés, mucho poder y poco interés, poco poder y mucho interés y poco poder y poco interés. Este formato facilita la reflexión sobre cuáles son los interesados que deberías priorizar. Escribe una lista, pero no te preocupes todavía por completar la matriz. Recuerda que los interesados pueden incluir organizaciones y equipos así como personas.
Agrupa a los interesados por categoría. Para seguir acotando la lista, comienza con las organizaciones y los equipos e identifica a los interesados individuales dentro de estos grupos. Esto te ayudará a comunicarte más efectivamente con ellos. Luego, agrupa a los interesados por interés, como los que se relacionan con el impacto financiero del proyecto o los que son necesarios para la revisión final.
Prioriza a los interesados. Ahora puedes empezar a definir el interés y la influencia de los interesados en la matriz. Piensa en los interesados que pueden tener deseos de apoyar tu proyecto y en los que podrían actuar como obstáculos, intencionalmente o sin intención. Luego, ubica a cada interesado en la matriz. Determina si deben recibir informes activos sobre el proyecto, si estarán involucrados en el trabajo cotidiano, si su función es únicamente supervisar el progreso o si simplemente tienen que recibir información general. A muchos equipos les resulta útil dibujar líneas que conecten a los interesados con interdependencias. En general, recuerda que las prioridades pueden cambiar a medida que el proyecto evoluciona y siempre puedes revisar el análisis.
Analiza la lista de interesados. Cuando la matriz esté completa, ponla en práctica inmediatamente para debatirla con tu equipo. Repasa cada uno de los interesados de la lista y hazte la siguiente pregunta: ¿qué recursos necesitas de esos interesados? ¿Con cuánta frecuencia debemos comunicarnos con ellos y con qué método? ¿Qué motiva a estos interesados a participar del proyecto?
¿Cuál es el objetivo de un análisis de los interesados?
El propósito de realizar un análisis de las partes interesadas es ayudarle a alinearse y comunicarse mejor con ellas. Esto es importante para garantizar que se cumplan los plazos del proyecto y que las expectativas de las partes interesadas se gestionen de acuerdo con su nivel de participación, influencia e interés. Utiliza la plantilla de análisis de las partes interesadas en Miro para asegurarte de que no se pasa nada por alto en lo que respecta a las personas y grupos relevantes para tu proyecto.
¿Cuáles son los 4 pasos a seguir?
Los cuatro pasos que hay que seguir para realizar un análisis de las partes interesadas son: 1) Identificar las partes interesadas, 2) Agrupar las partes interesadas por categorías, 3) Priorizar y trazar las partes interesadas en la matriz de análisis de partes interesadas según su influencia e interés y, por último, 4) Analizar la lista de partes interesadas con su equipo para determinar un plan de acción.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de registro RAID
Ideal para:
Metodología Agile, Gestión de proyectos, Workflows Agile
Un registro RAID es una herramienta de planificación de proyecto que se concentra en cuatro áreas principales: riesgos, suposiciones, problemas y dependencias. Los riesgos son eventos que pueden tener un efecto adverso si ocurren, las suposiciones son cosas que asumes que pasarán para contribuir al éxito del proyecto (y que pueden tener consecuencias negativas sin no suceden), los problemas son riesgos que ya sucedieron y tienen un impacto negativo sobre el proyecto y las dependencias son las cosas que deben comenzar o terminar para que tu proyecto avance. Los registros RAID suelen usarse al inicio de un proyecto, pero también son útiles para promover la alineación y compartir el estado de proyectos que ya están en marcha.
Plantilla de plan de proyecto
Ideal para:
Gestión de proyectos, Documentación, Planificación estratégica
Los gestores de proyecto se basan en los planes de proyecto como una fuente de verdad para obtener los detalles de un proyecto. Los planes de proyecto explican los objetivos básicos, el alcance, los miembros de equipo y más elementos involucrados en el proyecto. Para la gestión de proyectos organizada, los planes pueden resultar útiles porque alinean a todos en torno al entendimiento compartido de los objetivos, estrategias y entregas de un proyecto de cualquier alcance. Esta plantilla garantiza que documentes todos los aspectos de un proyecto para que todos los interesados se informen y estén en la misma página. Conoce siempre hacia dónde va tu proyecto, su propósito y su alcance.
Plantilla de diagrama de PERT
Ideal para:
Mapas, Diagramas, Planificación de proyecto
El diagrama de la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT), por sus siglas en inglés, se utiliza para planificar proyectos de forma eficaz. Ayudan a establecer un calendario claro, a planificar las tareas y las dependencias y a determinar una ruta crítica.
Plantilla de la matriz BCG
Ideal para:
Planificación estratégica
Algunos productos son "vacas" que producen réditos importantes. Otros son "perros", que apenas evitan pérdidas. Otros son "estrellas" o "interrogantes" La matriz BCG te mostrará qué tipo de productos son; analizará los productos que están en tu cartera y te hará plantearte preguntas difíciles sobre cada uno: ¿Estimulará el crecimiento del negocio? ¿Capturará la cuota de mercado? ¿Vale la pena? Una matriz BCG producirá datos útiles para ver oportunidades en el mercado y saber cuál de tus productos merece tu inversión.
Plantilla de canvas de características y funciones
Ideal para:
Design, Desk Research, Product Management
Cuando trabajas en una nueva característica que resuelve un problema para los usuarios, es fácil entrar en tema y comenzar a buscar soluciones. Sin embargo, es importante entender el problema inicial del usuario en primer lugar. Usa la plantilla de canvas de características para explorar en profundidad los problemas del usuario, el contexto en el que usan la característica y la proposición de valor que les ofrecerás. La plantilla te permite pasar más tiempo explorando el problema para anticipar puntos ciegos potenciales antes de entrar en el modo de soluciones.
Plantilla para el mapeo de alcances
Ideal para:
Gestión de proyectos, Mapas, Diagramas
Los proyectos grandes y complejos tienen bastante incertidumbre inherente y pueden generar muchos resultados. ¿Cómo puedes estar listo para todos? Puedes anticiparte a ellos. El mapeo de alcances es una técnica que te permite reunir información anticipadamente y prepararte para los muchos cambios y obstáculos imprevistos que aparecen durante un proyecto. Esta plantilla te permite hacer un mapeo de alcances fácilmente en cuatro pasos: hacer tu trabajo previo, ofrecer un marco de monitoreo, desarrollar un plan de evaluación y hacerlo circular entre tu equipo y los interesados.