Análisis de partes interesadas

Acerca de la plantilla de análisis de partes interesadas

Al planear y ejecutar un proyecto, es importante gestionar a tus partes interesadas. Se trata de cualquier persona u organización que pueda afectar al proyecto en cuestión. En algún momento de tu carrera, es probable que tu organización tenga partes interesadas externas e internas.

Las partes interesadas externas incluyen clientes, personas influyentes del sector, expertos en la materia y líderes comunitarios, mientras que las partes interesadas internas incluyen equipos y miembros del equipo, directivos y departamentos. Gestionar a las partes interesadas es fundamental para completar un proyecto a tiempo y cumplir con las expectativas, por eso a continuación te mostramos cómo usar un análisis de partes interesadas.

¿Qué es el análisis de partes interesadas?

Un análisis de partes interesadas te permite cumplir esas expectativas y finalizar los proyectos a tiempo al identificar a las personas, grupos y organizaciones que tienen interés en un programa o proceso. En un análisis típico de partes interesadas, priorizarás a las partes interesadas según su influencia en el proyecto y buscarás entender la mejor manera de relacionarte con ellas a lo largo del proyecto.

Cuándo usar una plantilla de análisis de partes interesadas

Realiza un análisis de partes interesadas lo antes posible en el proyecto. En la mayoría de los casos, tus partes interesadas aportarán información y recursos clave durante todo el proyecto. Por eso es importante obtener su apoyo desde el principio, para asegurarte de que están comprometidas con el proyecto y no tienen conflictos que puedan afectar negativamente el cronograma.

Aunque no logres realizar un análisis de partes interesadas al principio, nunca es tarde para empezar. Alinear a tus partes interesadas y comunicarte en toda la organización es crucial para garantizar el éxito de tu proyecto.

Crea tu propio análisis de partes interesadas

Hacer tu propio análisis de partes interesadas es fácil. La plataforma de colaboración virtual de Miro es el lienzo perfecto para crearlo y compartirlo. Comienza seleccionando la plantilla de análisis de partes interesadas y sigue los siguientes pasos para crear el tuyo.

1. Empieza a identificar a las partes interesadas

Piensa en las partes interesadas que deberían participar en este proyecto. La mayoría de los análisis de partes interesadas, incluida esta plantilla, se representan mediante un mapa visual con una matriz 2x2. La matriz del análisis de partes interesadas divide a las partes interesadas en alta influencia y alto interés, alta influencia y bajo interés, baja influencia y alto interés y baja influencia y bajo interés. Este formato facilita empezar a pensar en qué partes interesadas priorizar. Haz una lista, pero no te preocupes por completar la matriz de partes interesadas todavía. Recuerda que las partes interesadas pueden incluir organizaciones y equipos, además de individuos.

2. Agrupa a tus partes interesadas por categoría

Para reducir aún más la lista, empieza por las organizaciones y los equipos, e identifica a las partes interesadas individuales dentro de esos grupos. Esto te ayudará a comunicarte con estos grupos de forma más efectiva. Luego, agrupa a las partes interesadas según su interés: por ejemplo, las interesadas en el impacto financiero del proyecto o las que son necesarias para la revisión final.

3. Prioriza a las partes interesadas

Ahora puedes empezar a trazar el interés y la influencia de las partes interesadas en la propia matriz de partes interesadas. Piensa en las partes interesadas que probablemente apoyen con entusiasmo tu proyecto y en aquellas que podrían actuar, intencional o involuntariamente, como bloqueadores. Luego, ubica a cada parte interesada en la matriz. Determina si deben mantenerse satisfechas con informes periódicos sobre el proyecto, si estarán activamente involucradas en el trabajo diario, si su rol es solo monitorear el progreso o si simplemente necesitan ser informadas sobre el proyecto. A muchos equipos les resulta útil trazar líneas que conecten a las partes interesadas con interdependencias. En general, ten en cuenta que tus prioridades pueden cambiar a medida que el proyecto evoluciona, y siempre puedes volver al análisis más adelante.

4. Analiza tu lista de partes interesadas

Una vez que la matriz de análisis de partes interesadas esté completa, úsala de inmediato y discútela con tu equipo. Revisa cada parte interesada de la lista y haz las siguientes preguntas: ¿Qué recursos necesitas de esta parte interesada? ¿Con qué frecuencia debemos comunicarnos con esa parte interesada y por qué medio? ¿Qué motiva a esta parte interesada a participar en este proyecto?

Preguntas frecuentes sobre la plantilla Análisis de partes interesadas

¿Para qué sirve un análisis de partes interesadas?

El propósito de realizar un análisis de partes interesadas es ayudarte a alinearte y a comunicarte mejor con tus partes interesadas. Esto es importante para garantizar que se cumplan los cronogramas del proyecto y que las expectativas de las partes interesadas se gestionen según su nivel de participación, influencia e interés. Usa la plantilla de análisis de partes interesadas en Miro para asegurarte de que no se pase por alto a ninguna persona o grupo relevante para tu proyecto.

¿Cuáles son los 4 pasos del proceso de análisis de partes interesadas?

Los cuatro pasos a seguir al realizar un análisis de partes interesadas son: 1) Identificar a tus partes interesadas, 2) Agrupar a tus partes interesadas por categoría, 3) Priorizar y ubicar a tus partes interesadas en la matriz de análisis de partes interesadas según su influencia e interés, y por último, 4) Analizar la lista de partes interesadas con tu equipo para determinar un plan de acción. Una vez que hayas completado estos cuatro pasos del análisis de partes interesadas, tú y tu equipo deberían tener una buena comprensión de todas las partes interesadas. También debería quedar claro cómo comunicarte mejor con cada parte interesada, cómo gestionar las expectativas y cómo mitigar cualquier retraso cuando existan dependencias.