Análisis de partes interesadas

Acerca de la plantilla de análisis de partes interesadas

Al planear y ejecutar un proyecto, es importante gestionar a tus partes interesadas. Pueden ser cualquier persona, grupo u organización que pueda afectar el proyecto en cuestión. En algún momento de tu carrera, es probable que tu organización tenga partes interesadas externas e internas.

Las partes interesadas externas incluyen clientes, personas influyentes del sector, expertos en la materia y líderes comunitarios, mientras que las partes interesadas internas incluyen equipos y sus miembros, directivos y departamentos. Gestionar a las partes interesadas es fundamental para completar un proyecto a tiempo y cumplir con las expectativas. A continuación, te mostramos cómo puede ayudarte un análisis de partes interesadas.

¿Qué es el análisis de partes interesadas?

Un análisis de partes interesadas te permite cumplir esas expectativas y completar los proyectos a tiempo al identificar a las personas, grupos y organizaciones que tienen interés en un programa o proceso. En un análisis típico de partes interesadas, priorizarás a las partes interesadas según su influencia en el proyecto y buscarás entender la mejor manera de relacionarte con ellas a lo largo del proyecto.

Cuándo usar una plantilla de análisis de partes interesadas

Realiza un análisis de partes interesadas lo antes posible en el proyecto. En la mayoría de los casos, tus partes interesadas proporcionarán información y recursos críticos a lo largo del proyecto. Por eso es importante conseguir su apoyo desde el principio, para asegurarte de que estén comprometidas con el proyecto y no tengan conflictos que puedan afectar negativamente al cronograma.

Aunque no logres realizar un análisis de partes interesadas al principio, nunca es tarde para empezar.

Crea tu propio análisis de partes interesadas

Crear tu propio análisis de partes interesadas es fácil. La plataforma de colaboración virtual de Miro es el lienzo perfecto para crearlo y compartirlo. Empieza por seleccionar la plantilla de análisis de partes interesadas y sigue los pasos siguientes para crear el tuyo.

1. Empieza a identificar a las partes interesadas

Piensa en las partes interesadas que deberían participar en este proyecto. La mayoría de los análisis de partes interesadas, incluida esta plantilla, se representan mediante un mapa visual con una matriz de 2 por 2. La matriz de análisis de partes interesadas divide a las partes interesadas en alto poder y alto interés, alto poder y bajo interés, bajo poder y alto interés y bajo poder y bajo interés. Este formato facilita empezar a pensar en qué partes interesadas priorizar. Anota una lista, pero no te preocupes por completar la matriz de partes interesadas todavía. Recuerda que las partes interesadas pueden incluir organizaciones y equipos, además de personas.

2. Agrupa tus partes interesadas por categoría

Para reducir aún más la lista, comienza con las organizaciones y los equipos e identifica a las partes interesadas individuales dentro de esos grupos. Esto te ayudará a comunicarte con esos grupos de manera más efectiva. Luego, agrupa a las partes interesadas según su interés, por ejemplo, quienes están preocupados por el impacto financiero del proyecto o quienes son necesarios para la revisión final.

3. Prioriza a tus partes interesadas

Ahora puedes empezar a mapear el interés y la influencia de las partes interesadas directamente en la matriz de partes interesadas. Piensa en las partes interesadas que probablemente apoyen con entusiasmo tu proyecto y en aquellas que podrían, intencional o involuntariamente, actuar como bloqueadores. Luego, coloca a cada parte interesada en la matriz. Determina si deben mantenerse satisfechas con informes periódicos sobre el proyecto (si estarán involucradas activamente en el trabajo diario), si su rol es solo supervisar el progreso, o si simplemente necesitan ser informadas sobre el proyecto. A muchos equipos les resulta útil trazar líneas que conecten a las partes interesadas con interdependencias. En general, ten en cuenta que tus prioridades pueden cambiar a medida que el proyecto avance, y siempre puedes volver al análisis más adelante.

4. Analiza tu lista de partes interesadas

Una vez que la matriz de análisis de partes interesadas esté completa, úsala de inmediato y discútela con tu equipo. Revisa cada parte interesada de la lista y plantea las siguientes preguntas: ¿Qué recursos necesitas de esta parte interesada? ¿Con qué frecuencia debemos comunicarnos con esa parte interesada y por qué medio? ¿Qué motiva a esta parte interesada a participar en este proyecto?

Preguntas frecuentes sobre la plantilla de Análisis de partes interesadas

¿Cuál es el propósito de un análisis de partes interesadas?

El propósito de realizar un análisis de partes interesadas es ayudarte a alinearte y a comunicarte mejor con tus partes interesadas. Esto es importante para asegurar que se cumplan los cronogramas del proyecto y que las expectativas de las partes interesadas se gestionen según su nivel de participación, influencia e interés. Usa la plantilla de análisis de partes interesadas en Miro para asegurarte de que no se pase por alto nada en lo que respecta a las personas y grupos relevantes para tu proyecto.

¿Cuáles son los 4 pasos en el proceso de análisis de partes interesadas?

Los cuatro pasos a seguir al realizar un análisis de partes interesadas son: 1) Identificar a tus partes interesadas, 2) Agruparlas por categoría, 3) Priorizar y ubicar a las partes interesadas en la matriz de análisis de partes interesadas según su influencia e interés, y por último, 4) Analizar la lista de partes interesadas con tu equipo para determinar un plan de acción. Una vez que hayas completado estos cuatro pasos del análisis de partes interesadas, tú y tu equipo deberían tener una buena comprensión de todas ellas. También debería quedar clara la mejor manera de comunicarte con cada parte interesada, cómo gestionar las expectativas y mitigar los retrasos en los casos en que existan dependencias.