Projektvorschlag-Vorlage
Kläre den Kontext, die Ziele und den Umfang eines Projekts, um die Beteiligung der Stakeholder zu erhalten.
Über die Projektvorschlag-Vorlage
Was ist ein Projektvorschlag?
Ein Projektvorschlag umreißt, was du erreichen möchtest, deine Ziele und wie du planst, diese zu verwirklichen. In der Regel gibt ein Projektvorschlag dem Leser Kontext zum Projekt, erklärt, warum es wichtig ist, und listet die Maßnahmen auf, die du ergreifen wirst, um es abzuschließen.
Projektvorschläge haben zahlreiche Verwendungszwecke. Oft verwenden Unternehmen Projektvorschläge, um die Unterstützung durch einen Geldgeber oder externen Stakeholder zu erhalten. Aber viele Unternehmen erstellen auch Projektvorschläge, um intern Akzeptanz zu gewinnen.
Was sollte ich in einen Projektvorschlag aufnehmen?
Ein Projektvorschlag muss ganzheitlich sein, um effektiv zu sein. Es ist nicht nur wichtig, festzuhalten, was du tun, gestalten oder umsetzen wirst, sondern auch aufzuzeigen, warum ein Projekt wichtig ist. Das bedeutet, Hintergrundinformationen zu einem Projekt, die Auswirkungen des Projekts und was bereits getan wurde, einzubeziehen. Ein Vorschlag sollte beantworten, was das Projekt ist, warum es wichtig ist, wie das Projekt umgesetzt wird und wer daran beteiligt wäre.
Was ist der Zweck eines Projektvorschlags?
Projektvorschläge sind unverzichtbar. Sie sind das Gerüst jeder professionellen Unternehmung. Bevor Ressourcen in ein Projekt investiert werden, kann ein Projektvorschlag effektiv sein, um den Wert eines potenziellen Projekts zu bewerten. Diese Art von Dokument ist besonders hilfreich, um Ideen an Kunden und externe Stakeholder zu kommunizieren, die das Konzept und den Umfang eines Projekts besser verstehen müssen.
Wie man einen Projektvorschlag erstellt:
Schritt 1: Eine Management-Zusammenfassung schreiben.
Eine Management-Zusammenfassung ist wie ein Abstract vor einem Artikel. Nutze die Management-Zusammenfassung, um das Projekt zu erklären – aber auch, um Zustimmung zu gewinnen. Betrachte es als Elevator Pitch. Teile deinem Leser mit, warum du dieses Projekt angehst, was du tust, um erfolgreich zu sein, und wie der Erfolg aussehen wird.
Schritt 2: Setze das Projekt in den Kontext.
Gib deinem Leser einen kurzen Verlauf. Erzähle ihnen von ähnlichen Projekten, die du durchgeführt hast. Wenn du noch nie zuvor ein solches Projekt durchgeführt hast, erkläre ihnen, warum jetzt der richtige Zeitpunkt dafür ist. Zeige dem Leser, wie du aus vorherigen Projekten gelernt hast, um dieses für den Erfolg zu optimieren.
Schritt 3: Lege deine Bedürfnisse dar.
Denke daran, das Ziel eines Projektvorschlags ist es, Zustimmung zu erhalten. Sag deinem Leser, was du brauchst, um erfolgreich zu sein. Dazu könnten Ressourcen, Geld, Materialien und Personal gehören.
Schritt 4: Präsentiere das Problem, das du löst.
Beginne damit, dem Leser genau zu sagen, welches Problem du lösen möchtest. Erkläre, warum du denkst, dass es wichtig ist, genau dieses Problem zu lösen. Stell das Problem als Chance dar. Es ist nicht nur ein Hindernis – es ist ein potenzieller Markt. Dann argumentiere für dein Unternehmen. Um deinen Leser zu überzeugen, überzeuge sie davon, dass dein Projekt einzigartig geeignet ist, dieses Problem zu lösen. Hebe alle Projektmanagement-Techniken, Fähigkeiten und Ressourcen hervor, die dein Unternehmen einbringt. Sei nicht bescheiden!
Schritt 5: Erstelle ein Budget und eine Zeitachse.
Skizziere eine Schätzung, wie lange dieses Projekt dauern sollte. Füge einige Meilensteine hinzu, die dir, sobald sie erreicht sind, zeigen, dass das Projekt auf Kurs ist. Und lass deinen Leser wissen, wie viel es kosten wird, dieses Projekt durchzuführen. Stelle sicher, dass du erklärst, wie und warum du das Geld auszugeben planst.
Schritt 6: Die Entscheidungsträger definieren.
Kläre die internen Stakeholder, die das Projekt verwalten werden. So weiß der Leser, wen er kontaktieren kann, wenn er mit deinem Unternehmen zusammenarbeiten oder mehr erfahren möchte. Du kannst auch externe Stakeholder klären, die das Projekt abzeichnen müssen.
Schritt 7: Erstelle einen Kommunikationsplan.
Wie planst du, die Welt zu informieren, wenn du das Projekt abgeschlossen hast? Erkläre deinem Leser, wie dein Publikum von deinem Projekt beeinflusst wird und wie du planst, diesen Einfluss zu kommunizieren. Wenn du ein Marketingteam hast, arbeite mit ihnen an diesem Abschnitt zusammen. Sie sollten jegliche Dokumentation, Pressemitteilungen, E-Mails, Anzeigen und Social-Media-Kampagnen einbeziehen, die sie durchführen möchten, wenn das Projekt abgeschlossen ist.
Schritt 8: Weitere Informationen hinzufügen.
Viele Personen fügen einen Anhang hinzu, der detaillierte Einblicke in die Informationen aus dem Vorschlag bietet. Du kannst den Anhang für technische Dokumentationen oder Statistiken verwenden, die den Vorschlag selbst überladen würden, aber für deine Leser von Interesse sein könnten.
Entdecken Sie weitere Beispiele für Projektaufträge, um Ihre Planung zu vereinfachen.
Beginne jetzt mit diesem Template
Vorlage für den Projektumfang
Ideal für:
Projektmanagement, Entscheidungsfindung, Projektplanung
Ein Projektumfang hilft dir, die Ziele, Ergebnisse, Features, Funktionen, Aufgaben, Kosten und Fristen deines Projekts zu planen und zu bestätigen. Ein Projektmanager und das Team sollten den Projektumfang so früh wie möglich entwickeln, da er den Zeitplan und die Kosten eines Projekts im Verlauf direkt beeinflussen wird. Obwohl sich die Projektumfänge je nach Team und Zielen unterscheiden, umfassen sie im Allgemeinen Ziele, Anforderungen, Hauptlieferobjekte, Annahmen und Einschränkungen. Beziehe das ganze Team ein, wenn du einen Projektumfang erstellst, um sicherzustellen, dass alle über Verantwortlichkeiten und Fristen abgestimmt sind.
Vorlage für Projektstatusberichte
Ideal für:
Projektmanagement, Dokumentation, Projektplanung
Wenn ein Projekt in Bewegung ist, muss der Projektmanager die Kunden und Anteilseigner über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden halten. Anstatt Zeit mit ständigen Meetings zu verschwenden, können Führungskräfte wöchentliche oder tägliche Projektstatusberichte versenden, um alle zu informieren. Du kannst die Projektstatusbericht-Vorlage verwenden, um den Prozess der Erstellung und Verteilung von Berichten zu optimieren.
Funktionsübergreifendes Flussdiagramm
Ideal für:
Organigramme, Geschäftsführung
Verschaffe dir einen schnellen Überblick über alle Personen in einem Projekt und sieh genau, welchen Beitrag sie leisten werden. Das ist die Klarheit und Transparenz, die dir ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm bieten wird. Sie werden auch „Swimlane“-Flussdiagramme genannt, weil jeder Person (ob Kunde, Klient oder Vertreter einer bestimmten Funktion) eine Spur—eine klare Linie—zugewiesen wird, die dir hilft, ihre Rollen in jeder Phase des Projekts zu visualisieren. Diese Vorlage wird dich in die Lage versetzen, Prozesse zu optimieren, Ineffizienzen zu reduzieren und bedeutungsvolle funktionsübergreifende Beziehungen zu schaffen.
Arbeitsplan-Vorlage
Ideal für:
Abbildung, Projektplanung
Ein Arbeitsplan ist im Wesentlichen eine Roadmap für ein Projekt. Es legt die Schritte fest, die du unternehmen musst, um das gewünschte Ziel zu erreichen, setzt nachweisbare Ziele und etabliert messbare Ergebnisse. Ein effektiver Arbeitsplan leitet dich durch den gesamten Projektlebenszyklus und ermöglicht dir, ein Ergebnis zu erzielen, indem du mit deinem Team zusammenarbeitest. Obwohl Arbeitspläne variieren, enthalten sie im Allgemeinen vier Kernkomponenten: Ziele, Strategie, Taktik und Ergebnisse.