Projektstrukturplan Vorlage
Visualisiere den Umfang der Arbeiten, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind.
Über die Projektstrukturplan Vorlage
Was ist ein Projektstrukturplan?
Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein Projektmanagement Tool, das alle Elemente aufzeigt, die für das Durchführen eines Projekts erforderlich sind, die Aufgaben in mehreren Ebenen anordnet und diese Elemente grafisch darstellt. Beim PSP handelt es sich um einen Ansatz, der auf den zu erbringenden Leistungen basiert. Das bedeutet, dass du am Ende einen detaillierten Projektplan der Zielvorgaben hast, die du erfüllen musst, um das Projekt abzuschließen.
Warum solltest du einen Projektstrukturplan erstellen?
Erstelle einen Projektstrukturplan, wenn du die Arbeit deines Teams in kleinere, gut definierte Elemente unterteilen musst, damit diese überschaubarer sind. Der PSP ist ein nützliches Projektmanagement Tools: Mit diesem Ansatz bleiben Teammitglieder auf dem Laufenden. Zudem lassen sich damit bestimmte Zielvorgaben ermitteln und der Plan unterstützt dich beim Erstellen eines Projektzeitplans. Diese hierarchische Struktur erleichtert es einem Projektmanager, den Überblick über ein komplexes Projekt zu behalten und sicherzustellen, dass jede Aufgabe erledigt wird.
Welche vier Elemente umfasst ein Projektstrukturplan?
1. Hierarchie
Jeder Projektstrukturplan hat eine hierarchische Struktur. Das bedeutet, dass jedes „Kind“ des Diagramms eine hierarchische Beziehung zu seiner übergeordneten Aufgabe hat. Wenn du alle „Kind“-Elemente zusammenfügst, bekommst du eine klare Vorstellung der übergeordneten Aufgabe.
2. 100-Prozent-Regel
Während jeder Projektstrukturplan etwas anders ist, befolgen alle die 100-Prozent-Regel. Jede Ebene des Diagramms muss 100 % der übergeordneten Ebene ergeben und mindestens zwei „Kind“-Elemente haben.
3. Elemente müssen sich gegenseitig ausschließen
Jedes Element in jeder Ebene des Projektstrukturplans muss gegenseitig ausschließend sein. Das bedeutet, dass es keine Überschneidung zwischen den zu erbringenden Leistungen oder Aufgaben geben kann. Das Durchsetzen gegenseitig ausschließender Aufgaben hilft dabei, Missverständnisse und doppelte Arbeit zu vermeiden.
4. Ergebnisorientiert
Der Projektstrukturplan ist im Wesentlichen ein System, das auf den zu erbringenden Leistungen basiert. Das bedeutet, dass die grafische Darstellung den Schwerpunkt auf die Ergebnisse legen muss – und nicht auf die Aktivitäten, die für das Erreichen der Ergebnisse erforderlich sind. Eine gute Faustregel besteht darin, Elemente eher mit Substantiven als mit Verben zu beschreiben.
So verwendest du die Projektstrukturplan Vorlage
1. Lege Ziele und Absichten fest
Verwende die Projektstrukturplan Vorlage und definiere als Erstes den Rahmen des gesamten Projekts und stelle sicher, dass du die Ziele und Absichten verstehst. Das bedeutet, dass du festlegen musst, was dein Projektteam mit dem Projekt erreichen will und wie es in die breiter definierten Ziele deines Unternehmens passt.
2. Liste alle zu erbringenden Leistungen auf
Katalogisiere als Nächstes alle wichtigen hochrangigen Zielvorgaben des Projekts. Sie ergeben die zweite Ebene der Struktur und bestehen aus Unterprojekten, die für die im ersten Schritt festgelegten Gesamtziele erforderlich sind.
3. Teile die Leistungen in einzelne Aufgaben auf
Zerlege diese hochrangigen Leistungen abschließend in kleinere Teile für eine dritte Ebene von Aktivitäten, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind. Hierbei handelt es sich um die spezifischen täglichen Unteraufgaben, die erforderlich sind, um das Projekt auf den Weg zu bringen und letztlich abzuschließen. An dieser Stelle kann ein Aufgabenmanagement Tool helfen.
Was ist in einem Projektstrukturplan enthalten?
Ein Projektstrukturplan hat in der Regel drei Ebenen – Erstens: Gesamtziele. Zweitens: zu erbringende Leistungen bzw. Zielvorgaben. Drittens: einzelne Aufgaben.
Warum sollte ich einen Projektstrukturplan verwenden?
Ein Projektstrukturplan bietet eine großartige Möglichkeit, um ein Gesamtprojekt in einzelne Aufgaben zu unterteilen und jede dieser Aufgaben mit Prioritäten und Zielen abzustimmen.
Wie erstellt man einen Projektstrukturplan?
3 einfache Schritte genügen, um eine WBS-Vorlage zu erstellen: 1. Ziele und Projektumfang festlegen 2. Festlegen der zu erbringenden Leistungen auf der zweiten Ebene der Struktur 3. Aufteilung der zu erbringenden Leistungen in einzelne Aufgaben und deren Zuweisung
Was sind die Vorteile eines Projektstrukturplans?
Die PSP-Vorlage kann dir helfen, deine Projektanforderungen und -ergebnisse einfach zu visualisieren und die Kapazitäten und Ressourcen deines Teams besser zu verwalten.
Beginne jetzt mit diesem Template
Das Eisenhower-Matrix-Template
Ideal für:
Leadership, Strategic Planning, Prioritization
Ist deine Liste von Aufgaben überwältigend? Priorisiere sie nach zwei Schlüsselfaktoren: Dringlichkeit und Wichtigkeit. Für den amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower hat es funktioniert, also kann es auch für dich funktionieren – dieser Rahmen für die Entscheidungsfindung unterstützt dich dabei, zu wissen, wo du anfangen und wie du deinen Tag planen sollst. Mit unserem Template kannst du ganz einfach eine Eisenhower-Matrix mit einem Quadranten aus wichtigen Feldern (Erledigen, Planen, Delegieren und Ablehnen) erstellen und sie im Laufe des Tages erneut aufrufen, wenn sich deine Prioritäten ändern.
Ishikawa Diagramm Vorlage
Ideal für:
Betrieb, Diagramme, Arbeitsprozesse
Wie lässt sich ein Problem deines Teams am besten lösen? Gehe der Sache auf den Grund: Das bedeutet, die Ursachen des Problems zu ermitteln – und Fischgrätendiagramme stehen dir dafür hilfreich zur Seite. Auch bekannt als Ishikawa-Diagramm (benannt nach dem japanischen Experten für Qualitätskontrolle Kaoru Ishikawa), ermöglichen Fischgrätendiagramme den Teams, alle möglichen Ursachen eines Problems zu visualisieren, um die Zusammenhänge ganzheitlich zu untersuchen und zu verstehen. Teams können Fischgrätendiagramme auch als Ausgangspunkt für ein Brainstorming über die mögliche Ursache verwenden.
Template für 3x3-Prioritätenmatrix
Ideal für:
Betrieb, Strategische Planung, Priorisierung
Teams müssen eine Aufgabe oder Idee bewerten und schnell entscheiden, welcher Aufwand und welche möglichen Auswirkungen damit verbunden sind – mit einer Klassifizierung in geringe, mittlere und hohe Priorität. Genau das macht die 3x3-Priorisierungsmethode: Sie unterstützt Teams beim Setzen von Prioritäten und Erkennen von Quick-Win-Lösungen, großen Projekten sowie Aufgaben, mit denen sich Zeit füllen lässt oder auch jenen, die reine Zeitverschwendung sind. Mit ihren neun Feldern bietet diese Methode etwas mehr Details als die 2x2-Priorisierungsmatrix (auch „Lean“ bzw. schlanke Priorisierung genannt). Das Erstellen einer eigenen 3x3-Priorisierungsmatrix ist einfach. Auf Grundlage der Matrix lässt sich anschließend entscheiden, für welche Aktivitäten oder Ideen du deine wertvollen Ressourcen primär einsetzen solltest.
Template für Porters Branchenstrukturanalyse (Five-Forces-Modell)
Ideal für:
Geschäftsführung, Strategische Planung, Marktforschung
Das von Michael Porter, einem Professor der Harvard Business School, entwickelte Five-Forces-Modell (auch Branchenstrukturanalyse oder Fünf-Kräfte-Modell genannt) ist heute eines der beliebtesten und am meisten beachteten Werkzeuge für unternehmerische Planung, das Teams zur Verfügung steht. Verwende die Branchenstrukturanalyse von Porter, um die Stärken deiner aktuellen Mitbewerber zu messen und zu entscheiden, in welchen Märkten du Fuß fassen könntest. Die von Porter definierten fünf Kräfte sind: Verhandlungsstärke der Lieferanten, Verhandlungsstärke der Käufer, Rivalität unter bestehenden Mitbewerbern, Bedrohung durch Ersatzprodukte oder Ersatzservices und Bedrohung durch Markteinsteiger.
BPM Vorlage
Ideal für:
Diagramming
Die BPM Vorlage (Business Process Management) ist ein visuelles Werkzeug zur Modellierung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen. Sie bietet einen strukturierten Rahmen für die Dokumentation von Prozessabläufen, die Identifizierung von Engpässen und die Verbesserung der Effizienz. Mit dieser Vorlage können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren, die Produktivität steigern und die Unternehmensleistung verbessern. Durch die Förderung von Prozesstransparenz und -flexibilität versetzt die BPM Vorlage Teams in die Lage, operative Spitzenleistungen zu erzielen und den Stakeholdern einen Mehrwert zu bieten.
Projektstatusbericht-Template
Ideal für:
Projektplanung, Dokumentation, Projektmanagement
Ein Projektstatusbericht ist ein kurzes, zeitnahes Dokument, das deine Projektbeteiligten darüber informiert, was gerade passiert und warum. Du kannst mit dem Verfassen dieses Dokuments alleine beginnen und später auch deine Teamkollegen einbeziehen, um einen zeitnahen und relevanten Bericht zu erstellen. Ein Projektstatusbericht sollte idealerweise den aktuellen Zustand deines Projekts mit dem projektierten Plan vergleichen. Der Bericht verfolgt auf hohem Niveau, wie du deine Ziele erreichst, auch wenn du Rückschläge erlebst. Zudem wird der Bericht wahrscheinlich von einer Zielgruppe auf Führungsebene gelesen, die Budgets und Governance kontrolliert. Das hilft dir, den Bericht auf kritische Themen zu konzentrieren.