Über die Workflow-Vorlage
Die digitale Welt erfordert Zusammenarbeit, und bessere Zusammenarbeit führt zu besseren Ergebnissen. Beim Einrichten eines kollaborativen Workflows ist es wichtig, eine einfache Möglichkeit zu schaffen, den Prozess zu verwalten und ohne Einschränkungen schneller zu iterieren.
Die Workflow-Vorlage von Miro macht das einfach — deshalb nutzen Projektmanager, Designer und Vermarkter diese Vorlage, um Prozesse abzustimmen und die Effizienz bei der Umsetzung von Projekten zu verbessern.
Was ist eine Workflow-Vorlage?
Eine Workflow-Vorlage ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem du die Schritte, Ressourcen, Zeitachse und Rollen skizzieren kannst, die notwendig sind, um ein Projekt abzuschließen.
Sie lässt sich bei jedem mehrstufigen Projekt einsetzen, egal ob Geschäftsprozess oder Designprojekt. Sie eignet sich ideal, um Maßnahmen zu planen, mit denen du ein Ziel erreichst, und eine Zeitachse zu organisieren, um diese Maßnahmen abzuschließen.
So verwendest du die Workflow-Vorlage
Die Workflow-Prozess-Vorlage von Miro ist in vier Abschnitte unterteilt:
Zurückgestellt
In Bearbeitung
Zur Überprüfung
Genehmigt
Du erstellst einzelne Workflow-Schritte und platzierst sie im passenden Abschnitt, wo du sie dem richtigen Teammitglied zuweist. Danach musst du nur noch die Aufgaben durch die Abschnitte verschieben, sobald sie erledigt sind.
5 zentrale Komponenten eines Workflow-Prozesses
Die Workflow-Vorlage lässt sich an den individuellen Ablauf und die Anforderungen jedes Projekts anpassen, umfasst aber in der Regel die folgenden grundlegenden Komponenten. Wir haben Fragen aufgelistet, die du dir beim Einrichten der Workflow-Diagramm-Vorlage stellen solltest:
1. Stakeholder
Wer sind die Stakeholder? Es ist wichtig, dass das gesamte Team ihre Rollen versteht, bevor du mit der Produktion beginnst. Definiere deine Stakeholder und lege den Geltungsbereich ihrer Rolle fest. Wer sind die Gatekeeper? Wer ist für den Review-Zyklus verantwortlich? Wer greift ein, wenn es einen Engpass gibt?
2. Brainstorming
Wie brainstormst du Ideen? Woher stammen die Inhalte? Wenn du in einem Marketing- oder Design-Team arbeitest oder an einer TV-Sendung, einem Podcast oder einem anderen kreativen Projekt arbeitest, ist es wichtig, von Anfang an das Format der Brainstorming-Sessions festzulegen. Es ist auch hilfreich zu klären, wo ihr eure Ideen speichert, wer sie sammelt und wer redaktionelle Entscheidungen trifft.
3. Zeitachse
Wie sieht deine Zeitachse aus? Skizziere deine wichtigsten Meilensteine und erstelle eine Zeitachse als grobe Übersicht für ein bestimmtes Projekt. Halte alle Reviews fest, die stattfinden müssen, und die Fristen für jede einzelne. Erstelle Checklisten für jeden Meilenstein, damit du weißt, wann du bereit bist, zum nächsten überzugehen.
4. Kommunikation
Wie wirst du mit dem Team kommunizieren? Wirst du wöchentliche Check-in-Meetings abhalten? Wer muss an diesen Meetings teilnehmen? Wäre es besser, wöchentlich ein E-Mail-Update zu verschicken? Lege eine Vorgehensweise fest, die du später jederzeit anpassen kannst.
5. Ressourcen
Welche Ressourcen brauchst du, um erfolgreich zu sein? Dazu gehören Tools, bereichsübergreifende Partner, Budget und andere Bedarfe.
Ist der Workflow überschaubar und skalierbar? Überprüfe deinen Workflow regelmäßig. Achte darauf, dass alles aktuell ist und dass der Workflow mit deinem Unternehmen mitwachsen kann. Beziehe Rückmeldungen von neuen Mitarbeitern ein, die eventuell auf dem Workflow geschult wurden.
Vorteile einer Workflow-Vorlage
Die Workflow-Vorlage von Miro ist eine gute Möglichkeit, alle auf dem gleichen Stand zu halten und sichtbar zu machen, was genehmigt werden muss und was produktionsbereit ist. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, wenn du sie für dein Team einrichtest:
Effektiv zusammenarbeiten
Projektmanagement ist ein chaotischer, komplizierter Prozess. Es kann für Stakeholder schwierig sein, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten zu kennen — und zu wissen, wo sie sich überschneiden oder kollidieren. Ein guter Produktions-Workflow reduziert Unsicherheit. Im Zweifel können dein Team und bereichsübergreifende Partner die Workflow-Vorlage zu Rate ziehen, um den nächsten Schritt zu verstehen.
Neue Mitarbeiter schulen
Ein dokumentierter Workflow macht es einfacher, neue Mitarbeiter einzuarbeiten. Statt sich jeden Schritt in einem komplexen Produktionsprozess merken zu müssen, kannst du neue Mitarbeiter anhand der Vorlage schrittweise durch den Prozess führen. So bleibt die Einarbeitung konsistent und neue Mitarbeiter können schneller produktiv werden.
Schwachstellen in deinen Prozessen finden
Prozessabbildung ist eine gute Möglichkeit, Schwachstellen in deinen Abläufen zu erkennen. Gibt es Lücken? Brauchst du mehr Ressourcen? Gibt es einen Engpass? Deinen Produktionsablauf von Anfang bis Ende abzubilden ist der beste Weg, um den Bedarf deines Teams zu erkennen.
Prozesse skalieren
Produktions-Workflows helfen dir beim Skalieren. Wenn Prozesse nur im Kopf deines Teams existieren, ist es schwierig, Ressourcen zu sichern, Zustimmung zu bekommen oder neue Mitarbeiter einzustellen. Das Festhalten eines Workflows erleichtert das Wachstum deines Unternehmens.
Entdecke weitere Beispiele für Workflow‑Diagramme und bring deine Projekte voran.
Häufig gestellte Fragen zur Workflow‑Vorlage
Kannst du eine Workflow‑Vorlage an deine Anforderungen anpassen?
Ja, du kannst die Workflow‑Vorlage an die spezifischen Bedürfnisse deines Projekts oder Prozesses anpassen. Du kannst Aufgaben, Rollen und andere Elemente entsprechend deinen Anforderungen ändern.
Kannst du mit anderen an der Workflow‑Vorlage zusammenarbeiten?
Ja, du kannst mit anderen zusammenarbeiten, indem du die Workflow‑Vorlage per Link teilst. Sie können zum Projekt beitragen, Feedback geben und den Fortschritt verfolgen.
Wie kannst du sicherstellen, dass eine Workflow‑Vorlage aktuell bleibt?
Um deine Workflow-Vorlage aktuell zu halten, ist es wichtig, sie regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen, damit Änderungen in Prozessen, Technologien oder bewährten Verfahren berücksichtigt werden. So stellst du sicher, dass dein Workflow effektiv bleibt und mit deinen Zielen übereinstimmt. Informiere außerdem alle Stakeholder über Änderungen an der Vorlage, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
Wie kannst du den Erfolg eines Workflows messen, der eine Vorlage verwendet?
Den Erfolg eines Workflows, der eine Vorlage nutzt, kannst du mit relevanten Leistungskennzahlen (KPIs) messen. KPIs helfen dir, den Fortschritt zu verfolgen und Verbesserungsbereiche zu erkennen. Beispiele für KPIs sind Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, Kosteneinsparungen oder Kundenzufriedenheit. Indem du KPIs misst, kannst du feststellen, ob dein Workflow seine Ziele erreicht, und nötige Änderungen vornehmen, um ihn zu verbessern.
