Prioritäts-Matrix-Template (Eisenhower-Matrix)
Identifiziere dringende Themen und behalte den Überblick über alle Aufgaben, die nachverfolgt werden müssen.
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Über das Priority-Matrix-Template
Was ist eine Priority-Matrix?
Eine Priority-Matrix, auch Eisenhower Matrix genannt, wird verwendet, um Arbeit nach Kategorien zu priorisieren und auf Basis fundierter Informationen Entscheidungen zu treffen und Zeitpläne zu erstellen. Es handelt sich um ein nützliches Werkzeug, da sich dieses einfache Framework auf alle Arten von Aufgaben anwenden lässt, von Geschäftsprozessen über projektbezogene Arbeiten wie Projektstrukturplänen bis hin zu betrieblichen Entscheidungen. Eine Priority-Matrix beginnt mit einem einfachen Format, kann aber je nach Bedarf angepasst werden. Die meisten Organisationen legen die Prioritäten nach den Auswirkungen (niedrig, mittel, hoch), dem Aufwand und der Dringlichkeit fest.
Wann solltest du eine Priority-Matrix verwenden?
Eine Priority-Matrix ist ein Management-Tool für all jene, die etwas mehr als eine einfache To-do-Liste benötigen. Sie kann sowohl für das Projektmanagement als auch für die Projektriorisierung nützlich sein. Die 2x2-Matrix ist dafür ausgelegt, dir bei der Ermittlung kritischer Aufgaben zu helfen, damit du dich zuerst auf die dringlichsten Punkte konzentrieren kannst. Diese kann dir auch beim Erstellen eines Projektstrukturplans helfen.
Eine Vielzahl von Faktoren können die Dringlichkeit oder die Bedeutung einer Aufgabe auf deiner Liste beeinflussen. Wenn du zum Beispiel eine Problemstellung lösen musst, die direkte Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit hat, ist sie wahrscheinlich von hoher Dringlichkeit und von hoher Priorität. Wenn du jedoch eine Aufgabe hast, die die Kundenzufriedenheit in Zukunft verbessern könnte, hat sie wahrscheinlich eine geringe Dringlichkeit, aber eine hohe Priorität.
So erstellst du eine Priority-Matrix
Gehe die Liste deiner Aufgaben durch und platziere jede Aufgabe in einem Quadranten. Dabei solltest du die einzelnen Quadranten folgendermaßen betrachten:
Quadrant I ist für die dringlichsten und wichtigsten Termine vorgesehen.
In Quadrant II befinden sich langfristige Strategien und Entwicklungen sowie weniger dringliche Aufgaben, die dennoch wichtig sind.
Dringende, aber unwichtige Aufgaben sollten in Quadrant III platziert werden. Für diese Aufgaben spielt der Zeitdruck eine wichtige Rolle: Sie müssen unverzüglich umgesetzt werden.
In Quadrant IV befinden sich Aufgaben, die von geringem oder keinem Wert sind.
Analysiere deine täglichen oder wöchentlichen Aktivitäten und ordne Problemstellungen dem entsprechenden Quadranten in der Kriterienmatrix zu, bevor du beurteilst, wo du Änderungen vornehmen musst.
Eine eigene Priority-Matrix ausarbeiten
Das Whiteboard von Miro ist die perfekte Leinwand, um eine Priority-Matrix zu erstellen und mit anderen zu teilen. Beginne mit der Auswahl dieses Priority-Matrix-Templates.
1. Verwende das Miro-Template.
Öffne als Erstes dieses Miro-Template. Liste im Whiteboard die Aufgaben auf, die dein Team umsetzen soll.
2. Mache dir zu jeder Aufgabe Gedanken.
Stelle dir zu jeder Aufgabe die folgende Frage: Welche Konsequenzen hat es, wenn diese Aufgabe nicht umgesetzt wird?
3. Priorisiere die Aufgaben.
Kategorisiere auf der Grundlage dieser Informationen die Elemente als „hohe Priorität“ oder als „geringe Priorität“´.
4. Weise den Aufgaben eine Dringlichkeit zu.
Unterteile die Aufgaben in jeder Kategorie in zwei Unterkategorien: „hohe Dringlichkeit“ und „geringe Dringlichkeit“. Du solltest jetzt vier Listen haben.
5. Weise jedem Element einen Wert zu.
Weise jedem Listenelement einen Wert zwischen 1 und 4 zu. Eine niedrigere Zahl ist gleichbedeutend mit einer höheren Priorität.
6. Platziere die Elemente in der Matrix.
Sortiere die Elemente in deine Matrix ein. Nachdem du diesen Schritt abgeschlossen hast, solltest du deine Prioritäten mit den nötigen Stakeholdern teilen.
Die Priority Matrix ähnelt damit der Eisenhower Matrix, priorisiert die Aufgaben allerdings nach anderen Kriterien. Wenn eine zusätzliche Perspektive benötigst, um Aufgaben zu delegieren oder unnötige Tasks zu identifizieren, kannst du auch eine Eisenhower Matrix erstellen. Die Vorlagenbibliothek und Kollaborationstools von Miro helfen dir bei weiterer Prioritisierung. Um einen direkten Aktionsplan festzulegen, kannst du beispielsweise einen PDCA Zyklus planen.
Wie kann ich eine Priority-Matrix kreieren?
Um eine Priority-Matrix zu kreieren, musst du zuerst eine Liste der erforderlichen Aufgaben erstellen. Nachdem du diese Liste erstellt hast, musst du die Aufgaben auf der Grundlage ihrer Bedeutung und ihrer Dringlichkeit priorisieren. Sobald du jeder Aufgabe einen Wert zugewiesen hast, kannst du sie in der Matrix platzieren.
Wie kann ich eine Priority-Matrix verwenden?
Eine Priority-Matrix ist ein Werkzeug für die Entscheidungsfindung. Sie wird verwendet, um Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Bedeutung in verschiedene Kategorien zu unterteilen. Diese Art der Kategorisierung von Aufgaben ist hilfreich, um deine Prioritäten präziser anzupassen und sicherzustellen, dass du deine Zeit den einzelnen Aufgaben so effizient wie möglich zuweist.
Can I customize a priority matrix template to suit my needs?
You can personalize the priority matrix template to suit your specific criteria, goals, and projects. Double-click on the quadrants to change the color, expand the matrix, or edit its content.
Are there different types of prioritization matrix templates?
Yes, the priority matrix templates vary in structure and criteria. Some templates may use a simple four-quadrant matrix, while others may include additional factors such as risk or effort.
Beginne jetzt mit diesem Template
Das Impact/Effort-Matrix-Template
Ideal für:
Projektmanagement, Priorisierung, Strategische Planung
Im Wachstum steckende Organisationen haben unzählige Aufgaben und nur eine bestimmte Anzahl von Stunden am Tag (oder Wochen vor einer großen Markteinführung), um diese zu erledigen. Hier kommt die Impact-Effort-Matrix ins Spiel. Sie gibt dir einen schnellen visuellen Leitfaden in die Hand, mit dem du deine Aufgaben priorisieren kannst und genau weißt, welche Aufgaben sich lohnen. Mithilfe unseres Templates kannst du eine Matrix erstellen, die deine Aktivitäten in vier Hauptkategorien einteilt: Quick Wins mit geringem Aufwand, aufwändige Projekte mit langfristigem Nutzen, Lückenfüller mit geringem Aufwand, aber geringem Wert und Zeitfresser.
Das RAID-Log-Template
Ideal für:
Agile Methodologie, Projektmanagement, Agile Abläufe
Ein RAID Log ist ein Tool für die Projektplanung, das sich auf vier Hauptbereiche konzentriert: Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten. Risiken sind Ereignisse, die negative Auswirkungen haben könnten, wenn sie eintreten. Annahmen sind Dinge, von denen du ausgehst, dass sie passieren und zum Erfolg des Projekts beitragen werden (und es negative Folgen haben wird, wenn sie nicht passieren). Probleme sind Risiken, die bereits eingetreten sind und einen negativen Einfluss auf das Projekt hatten. Abhängigkeiten sind Dinge, die begonnen oder abgeschlossen werden müssen, damit dein Projekt fortschreiten kann. RAID Logs werden oft am Anfang eines neuen Projekts eingesetzt, aber sie sind auch nützlich für die Abstimmung und das Teilen des Status quo bei Projekten, die bereits im Gange sind.
Creative Brief Template
Ideal für:
Design, Marketing, Desk Research
Auch kreative Denker (oder vielleicht gerade kreative Denker) brauchen klare Richtlinien, damit sie ihre Ideen in produktive, brauchbare Richtungen lenken können. Und ein guter Kreativer legt diese Richtlinien fest, mit Angaben zu Zielgruppe, Zielen, Zeitplan und Budget sowie dem Umfang und den Spezifikationen des Projekts selbst. Als Grundlage jeder Marketing- oder Werbekampagne ist ein kreativer Kurztext der erste Schritt bei der Erstellung von Websites, Videos, Anzeigen, Bannern und vielem mehr. In der Regel wird die Kurzbeschreibung vor dem Start eines Projekts erstellt, und dieses Template hilft dir dabei.
Manual of Me Vorlage
Ideal für:
Organizational Design
Die Manual of Me Vorlage hilft dabei, persönliche und berufliche Eigenschaften auszudrücken. Sie fördert eine bessere Kommunikation und reduziert Missverständnisse. Dies steigert die Produktivität und fördert ein harmonischeres Umfeld. Die Vorlage dient als Brücke für das Verständnis einzigartiger Ansätze und erleichtert eine respektvolle Zusammenarbeit.
PESTLE-Analyse-Template
Ideal für:
Ideenfindung, Strategische Planung, Business Management
Du möchtest, dass dein Unternehmen sicher ist und eine gute Performance aufweist? Als Erstes musst du ermitteln, welche externen Elemente und Faktoren dein Unternehmen beeinflussen, insbesondere im politischen, ökonomischen, soziokulturellen, technologischen, rechtlichen und ökologischen Bereich. Eine PESTLE-Analyse hilft dir dabei, diese Aspekte zu identifizieren und nötige Vorbereitungen zu treffen. Mit diesem benutzerfreundlichen Template kannst du eine PESTLE-Analyse durchführen und anschließend die Ergebnisse verwenden, um deine strategische Planung, Budgetzuordnung, Marketinginitiativen, Produktaktualisierungen und organisatorischen Änderungsinitiativen zu gestalten.
Zeitstrahl Vorlage
Ideal für:
Projektmanagement, Flussdiagramme, Projektplanung
Ein Zeitstrahl hilft Produktmanagern, Projektmanagern und Teammitgliedern, Fortschritte und Hindernisse visuell darzustellen. Anhand von Zeitleisten können Teams auf einen Blick erkennen, was früher passiert ist, welche Fortschritte jetzt gemacht werden und was in Zukunft in Angriff genommen werden muss. Projekte oder Produkte, die einen bestimmten Zweck verfolgen oder bestimmte Leistungen erbringen, sollten auf einem Zeitplan basieren, um erfolgreich zu sein. Verwende die Zeitleiste als gemeinsame Referenz für Start- und Endtermine sowie Meilensteine.