Einstellungsprozess-Vorlage

Über die Einstellungsprozess-Vorlage

Diese Vorlage ist ein interaktives und anpassbares Tool, das Ihnen hilft, den gesamten Einstellungsprozess zu verfolgen. Von der Einreichung der Bewerbungen bis hin zu Jobangeboten können Sie den Fortschritt jedes Kandidaten verfolgen, während sie den Einstellungsprozess durchlaufen. Die Vorlage visualisiert die verschiedenen Phasen der Rekrutierung und hält den Einstellungszyklus strukturiert und transparent.

Was ist ein Einstellungsprozess?

Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist keine einfache Aufgabe. Es ist ein funktionsübergreifender, ressourcenintensiver Prozess. Für die meisten Organisationen ist die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ein mehrstufiges Verfahren, um die Bedürfnisse des Unternehmens und des Teams zu identifizieren sowie potenzielle Kandidaten zu bewerten.

Warum die Vorlage für den Einstellungsprozess verwenden?

Die Einstellung der richtigen neuen Mitarbeiter ist ein komplexer Prozess für die meisten Organisationen — ein mehrstufiger, funktionsübergreifender, ressourcenintensiver Prozess, der Zeit und Geduld erfordert. Es gibt viele Bewerber-Tracking-Systeme, die einen detaillierten Überblick darüber bieten, wo sich jeder Kandidat im Einstellungsprozess befindet. Manchmal ist es jedoch hilfreich, einen einfachen, Überblick zu haben, wo sich ein Mitarbeiter befindet, während er vom Bewerber zum neuen Mitarbeiter wird. Du kannst die Vorlage für den Einstellungsprozess von Miro verwenden, wenn du kein anderes Verfolgungssystem hast oder den Status einfach mit Stakeholdern teilen möchtest.

Welche Phasen hat der Einstellungsprozess?

1. Bedarf ermitteln. Muss eine gerade frei gewordene Stelle besetzt werden? Die Arbeitsbelastung eines Teams verringern? Etwas aus organisatorischer Sicht ändern?

2. Einen Rekrutierungsplan entwickeln. Das Rekrutierungsteam muss herausfinden, wie die Rolle mit den Zielen und dem Geschäftsplan des Unternehmens übereinstimmt. Außerdem müssen sie Kriterien für das Kandidatenscreening entwickeln und entscheiden, wer die Interviews durchführt.

3. Eine Stellenbeschreibung verfassen, die die erforderlichen Schlüsselqualifikationen und Erfahrungen enthält, und dann die Position ausschreiben.

4. Bewerbungen prüfen.

5. Sobald Bewerbungen eingehen, führen viele Organisationen ein erstes Telefonscreening durch. Telefoninterviews bewerten die grundlegenden Qualifikationen und die kulturelle Passung des Kandidaten.

6. Ein Vorstellungsgespräch vereinbaren. Frühere Interviews sind oft Einzelgespräche, aber im weiteren Verlauf können die Kandidaten auch an Gruppengesprächen teilnehmen.

7. Hintergrundüberprüfungen durchführen. Den strafrechtlichen Hintergrund des Kandidaten überprüfen, seine Beschäftigungsverlauf bestätigen und mit seinen Referenzen sprechen.

8. Mache ein Jobangebot.

9. Sobald du ein Angebot gemacht hast, ist der Prozess noch nicht abgeschlossen. Der Mitarbeiter muss dann seine Einstellungsunterlagen ausfüllen, das könnte seine W-4, I-9 und staatliche Abzugs- und Registrierungsformulare umfassen. Du solltest dann das Mitarbeiterhandbuch teilen und den Onboarding-Prozess starten.

Wie du deinen eigenen Einstellungsprozess erstellst

So erstellst du einen maßgeschneiderten Einstellungsprozess mit der Vorlage von Miro:

1. Öffne die Einstellungsprozessvorlage. Die Verwendung einer vorgefertigten Vorlage spart dir Zeit und Mühe bei der Gestaltung deines Einstellungsprozesses. Die Vorlage von Miro ist vollständig an die Bedürfnisse deines Teams anpassbar.

2. Entscheide über die Phasen des Einstellungsprozesses. Die Vorlage verfügt über sechs Spalten – Bewerber, Engere Auswahl, Screening-Interviews, Fähigkeitenbewertung, Hintergrundüberprüfung und Jobangebote. Füge die Namen jeder Spalte hinzu, entferne sie oder bearbeite sie, bis das Board so aussieht, wie du es möchtest.

3. Teile den Einstellungsprozess. Um Transparenz zu gewährleisten, teile dein Einstellungsprozess-Board innerhalb deines Unternehmens. Du kannst einen freigegebenen Einladungslink für dein Board erstellen oder andere per Slack oder E-Mail einladen. Diese Phase ist eine Gelegenheit für die Personalabteilung, den Einstellungsmanager und das Interview-Gremium, zusammenzuarbeiten und den besten Einstellungsprozess zu bestimmen.

4. Bewerber und deren Angaben hinzufügen. Wenn sich Kandidaten für die Stelle bewerben, füge sie deinem Einstellungsprozess-Board hinzu. Klicke auf jedes Textfeld, um wichtige Informationen zu jedem Kandidaten hinzuzufügen, wie ihren Namen, das Bewerbungsdatum und die Position, für die sie sich beworben haben. Du kannst auch ihren Lebenslauf, Links zu ihrem Portfolio und andere relevante Dokumente anhängen.

5. Bewerber entlang des Boards bewegen. Wenn Kandidaten den Auswahlprozess durchlaufen, verschiebe jede Karte in die nächste Spalte. Du kannst auch einen Abschnitt erstellen, um den Überblick über Kandidaten zu behalten, die abgelehnt wurden oder das Jobangebot abgelehnt haben.

Best Practices für den Einstellungsprozess

1. Standardisierter Einstellungsprozess

Die Standardisierung des Einstellungsprozesses ist entscheidend, um die beste Besetzung für eine Rolle zu finden. Es ist wichtig, alle Kandidaten konsistent zu bewerten, um die Eignung jeder Person festzustellen. Ein standardisierter Einstellungsprozess stellt sicher, dass der Einstellungsmanager und die wichtigsten Stakeholder dieselben Bezugspunkte bei Einstellungsentscheidungen verwenden.

2. Unternehmenskultur kennen

Der Einstellungsprozess ist genauso sehr eine Gelegenheit für die Kandidaten, Sie kennenzulernen, wie Sie sie kennenlernen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmenskultur gut verstanden wird und dass Sie diese Kultur potenziellen Mitarbeitern vermitteln. Die Vorstellung Ihrer Unternehmenskultur von Anfang an ist ein großartiger Weg, um Kandidaten zu gewinnen, die in Ihre bestehende Arbeitsplatzkultur passen.

3. Gründlichkeit

Jede Phase des Rekrutierungsprozesses sollte klar definiert sein und detaillierte Schritte enthalten. Zum Beispiel sollten die Kandidaten ein Screening-Interview durchlaufen, bevor sie zur zweiten Runde der Interviews kommen. Gründlichkeit im gesamten Rekrutierungsprozess stellt sicher, dass die am besten geeigneten Kandidaten die nächste Phase erreichen.

4. Suche nach Kandidaten innerhalb deines Unternehmens

Bevor die Position an externe Kandidaten ausgeschrieben wird, sollte die Stelle innerhalb deines Unternehmens bekannt gemacht werden. Möglicherweise hast du aktuelle Mitarbeiter in deinem Talentpool, die für die Rolle geeignet sind. Interne Rekrutierung hat mehrere Vorteile, darunter reduzierte Einstellungskosten und eine kürzere Einarbeitungszeit. Eine interne Beförderung sendet auch ein starkes Signal an dein Team, dass du es schätzt und an seinem beruflichen Wachstum interessiert bist.

Anwendungsfall einer erfolgreichen Vorlage für den Einstellungsprozess

Schauen wir uns ein Beispiel an, wie eine Full-Service-Digitalmarketing-Agentur Miro's Vorlage für den Einstellungsprozess nutzen könnte, um ihre Rekrutierung zu unterstützen.

Die Personalverantwortliche ist dafür zuständig, ein unternehmensweites Board für den Einstellungsprozess zu erstellen. Da das Unternehmen in mehr als einer Abteilung einstellt, fügt sie Swimlanes hinzu, um die Kandidaten für jede Abteilung zu trennen. Die Abteilungen, die derzeit einstellen, sind:

• Marketing

• Softwareentwicklung

• Design

Sie passt die Vorlage so an, dass das Board die folgenden Spalten enthält:

• Kandidaten. Sobald der Einstellungsmanager Bewerbungen erhält, werden diese dem Board hinzugefügt.

• Screening. Die Lebensläufe und Anschreiben jedes Kandidaten werden überprüft.

• Telefoninterview. Ein kurzes, vorläufiges Interview wird telefonisch durchgeführt, um den Kandidaten etwas besser kennenzulernen.

• Interviews. Vorausgewählte Kandidaten werden zu einem ausführlichen Vorstellungsgespräch eingeladen. Hier können die Kandidaten Fragen zu den Details der Position und der Unternehmenskultur stellen.

• Praxistest. Den Kandidaten wird ein praktischer Test zugesandt, um ihre Fähigkeiten zu beurteilen. Bewerber für die Position des Softwareentwicklers erhalten beispielsweise einen Full-Stack-Entwicklungstest, den sie online absolvieren.

• Abteilungsleitergespräch. Eine ausgewählte Gruppe von Top-Kandidaten trifft sich mit dem Abteilungsleiter ihrer jeweiligen Abteilung.

• Jobangebot. Das Entscheidungsteam trifft eine Entscheidung, und dem geeignetsten Kandidaten wird ein Jobangebot unterbreitet.

Wann sollte eine Vorlage für die Einstellungsverlaufszeitachse verwendet werden?

Die Vorlage für die Einstellungsverlaufszeitachse bietet eine detaillierte Anleitung für die Einstellung eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass die Aktivitäten und der Rekrutierungsplan auf Kurs bleiben.