Vorlage für den Einstellungsprozess

Über die Vorlage für den Einstellungsprozess

Diese Vorlage ist ein interaktives und anpassbares Werkzeug, das Ihnen hilft, den gesamten Einstellungsprozess zu verfolgen. Von der Bewerbung bis zum Jobangebot können Sie den Fortschritt jedes Kandidaten überwachen, während sie sich durch den Einstellungsprozess bewegen. Die Vorlage stellt die verschiedenen Phasen der Rekrutierung visuell dar und sorgt dafür, dass der Einstellungszyklus strukturiert und transparent bleibt.

Was ist ein Einstellungsprozess?

Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist keine leichte Aufgabe. Es handelt sich um einen bereichsübergreifenden und ressourcenintensiven Prozess. Für die meisten Unternehmen ist es ein mehrstufiges Verfahren, um die Bedürfnisse des Unternehmens und des Teams zu identifizieren und potenzielle Kandidaten zu bewerten.

Warum die Einstellungsvorlage verwenden?

Die Einstellung der richtigen neuen Mitarbeiter ist ein komplexer Prozess für die meisten Organisationen — ein mehrstufiger, bereichsübergreifender, ressourcenintensiver Prozess, der Zeit und Geduld erfordert. Es gibt viele Bewerber-Tracking-Systeme, die einen detaillierten Überblick darüber bieten, wo sich jeder Kandidat im Einstellungsprozess befindet. Manchmal ist es jedoch hilfreich, eine einfache, übersichtliche Darstellung davon zu geben, wo sich die Mitarbeiter befinden, während sie vom Bewerber zum neuen Mitarbeiter wechseln. Du kannst Miro's Einstellungsvorlage verwenden, wenn du kein anderes Tracking-System hast oder den Status einfach mit Stakeholdern teilen möchtest.

Was sind die Phasen des Einstellungsprozesses?

1. Bedarf identifizieren. Brauchst du eine Stelle, die gerade freigeworden ist? Möchtest du die Arbeitslast eines Teams verringern? Soll etwas aus organisatorischer Sicht verändert werden?

2. Einen Rekrutierungsplan entwerfen. Das Rekrutierungsteam muss herausfinden, wie die Rolle mit den Zielen und dem Preisplan des Unternehmens übereinstimmt. Zudem müssen Kriterien für die Bewerberauswahl entwickelt und entschieden werden, wer die Interviews führen wird.

3. Eine Stellenbeschreibung verfassen, die die erforderlichen Hauptfähigkeiten und Erfahrungen enthält, und die Position dann ausschreiben.

4. Bewerbungen sichten.

5. Wenn Bewerbungen eingehen, führen viele Organisationen ein erstes telefonisches Auswahlgespräch durch. Telefoninterviews bewerten die grundlegenden Qualifikationen der Bewerber und die kulturelle Passung.

6. Ein Vorstellungsgespräch vereinbaren. Frühere Interviews sind oft Einzelgespräche, später können jedoch auch Gruppeninterviews durchgeführt werden.

7. Hintergrundüberprüfungen durchführen. Überprüfe das Vorstrafenregister des Bewerbers, verifiziere seinen beruflichen Werdegang und sprich mit seinen Referenzen.

8. Mach ein Jobangebot.

9. Sobald du ein Angebot gemacht hast, endet der Prozess nicht dort. Der Mitarbeiter muss dann seine Unterlagen zur Einstellung ausfüllen. Dazu könnten W-4, I-9, sowie staatliche Lohnsteuerabzüge und Registrierungen gehören. Du solltest anschließend das Mitarbeiterhandbuch bereitstellen und den Onboarding-Prozess beginnen.

Wie man seinen eigenen Einstellungsprozess erstellt

So erstellst du einen individuell angepassten Einstellungsprozess mithilfe der Miro-Vorlage:

1. Öffne die Vorlage für den Einstellungsprozess. Eine vorgefertigte Vorlage spart dir Zeit und Mühe beim Design deines Einstellungsprozesses. Die Miro-Vorlage lässt sich vollständig auf die Bedürfnisse deines Teams anpassen.

2. Entscheide über die Phasen des Einstellungsprozesses. Die Vorlage kommt mit sechs Spalten — Bewerber, Shortlist, Screening-Interviews, Fähigkeitenbewertung, Hintergrundprüfung und Jobangebote. Füge Spalten hinzu, entferne oder bearbeite die Namen jeder Spalte, bis das Board so erscheint, wie du es möchtest.

3. Teile den Einstellungsprozess. Um Transparenz zu gewährleisten, teile dein Einstellungsprozess-Board innerhalb deines Unternehmens. Du kannst einen freigegebenen Einladungslink für dein Board erstellen oder andere über Slack oder per E-Mail einladen. Dieser Schritt bietet der Personalabteilung, dem Einstellungsmanager und dem Interview-Panel die Möglichkeit, zusammenzuarbeiten und den besten Einstellungsprozess zu entscheiden.

4. Füge Bewerber und deren Details hinzu. Sobald sich Kandidaten auf die Stelle bewerben, füge sie deinem Einstellungsprozess-Board hinzu. Klicke auf jedes Textfeld, um wichtige Informationen zu jedem Kandidaten hinzuzufügen, wie dessen Name, Bewerbungsdatum und die Position, auf die er sich beworben hat. Du kannst auch deren Lebenslauf, Links zu deren Portfolio und andere relevante Dokumente anhängen.

5. Verschiebe Bewerber innerhalb des Boards. Während sich die Kandidaten durch den Auswahlprozess bewegen, verschiebe jede Karte in die nächste Spalte. Du kannst auch einen Abschnitt erstellen, um den Überblick über Kandidaten zu behalten, die abgelehnt oder das Jobangebot nicht angenommen haben.

Best Practices für den Einstellungsprozess

1. Einen standardisierten Einstellungsprozess erstellen

Die Standardisierung des Einstellungsprozesses ist entscheidend, um die beste Kandidatin oder den besten Kandidaten für eine Rolle zu finden. Es ist notwendig, über eine einheitliche Methode zu verfügen, um alle Kandidaten zu bewerten und so die Eignung jeder Person zu bestimmen. Ein standardisierter Einstellungsprozess stellt sicher, dass dein Einstellungsmanager und die wichtigsten Beteiligten dieselben Referenzpunkte verwenden, wenn sie Einstellungsentscheidungen treffen.

2. Deine Unternehmenskultur kennen

Der Einstellungsprozess dreht sich genauso darum, dass die Kandidaten dich kennenlernen, wie darum, dass du sie kennenlernst. Stelle sicher, dass deine Unternehmenskultur gut verstanden wird und dass du diese Kultur potenziellen Mitarbeitern vermittelst. Die Einführung deiner Unternehmenskultur von Beginn des Bewerbungsprozesses an ist eine hervorragende Möglichkeit, Kandidaten zu rekrutieren, die zu deiner bestehenden Unternehmenskultur passen.

3. Gründlich sein

Jede Phase des Rekrutierungsprozesses sollte klar definiert sein, mit detaillierten Schritten entlang des Weges. Beispielsweise sollten Kandidaten ein Screening-Interview durchlaufen, bevor sie zur zweiten Runde der Interviews kommen. Gründlichkeit während des gesamten Rekrutierungsprozesses stellt sicher, dass die am besten geeigneten Kandidaten in die nächste Stufe gelangen.

4. Suche nach Kandidaten innerhalb deines Unternehmens

Bevor du die Stelle an externe Kandidaten ausschreibst, veröffentliche die Ausschreibung innerhalb deines Unternehmens. Möglicherweise hast du bereits Mitarbeiter in deinem Talentpool, die für die Position geeignet sind. Die interne Rekrutierung bietet mehrere Vorteile, darunter reduzierte Einstellungskosten und eine kürzere Einarbeitungszeit. Die Beförderung einer Person innerhalb des Unternehmens sendet auch eine starke Botschaft an dein Team, dass du sie wertschätzt und an ihrem beruflichen Wachstum interessiert bist.

Use Case eines erfolgreichen Vorlagenrekrutierungsprozesses

Schauen wir uns ein Beispiel an, wie eine Full-Service-Digital-Marketing-Agentur Miro's Vorlage für den Einstellungsprozess nutzen könnte, um ihre Rekrutierung zu unterstützen.

Der Recruiting-Manager ist dafür verantwortlich, ein unternehmensweites Einstellungsprozess-Board zu erstellen. Da das Unternehmen in mehr als einer Abteilung neue Mitarbeiter sucht, fügt sie Swimlanes hinzu, um die Kandidaten für jede Abteilung zu trennen. Die Abteilungen, die derzeit einstellen, sind:

• Marketing

• Softwareentwicklung

• Design

Sie passt die Vorlage an, sodass das Board die folgenden Spalten hat:

• Kandidaten. Sobald der Hiring Manager Bewerbungen erhält, werden sie dem Board hinzugefügt.

• Screening. Die Lebensläufe und Anschreiben jeder Kandidatin und jedes Kandidaten werden überprüft.

• Telefoninterview. Ein kurzes, vorläufiges Interview wird per Telefon geführt, um die Bewerberin oder den Bewerber besser kennenzulernen.

• Interviews. Vorgemerkte Kandidaten werden zu einem ausführlichen Vorstellungsgespräch eingeladen. Dies ist die Gelegenheit, Fragen zur Position und zur Unternehmenskultur zu stellen.

• Praktische Übung. Den Bewerbern wird eine praktische Aufgabe gesendet, um ihre Fähigkeiten zu beurteilen. Zum Beispiel erhalten Bewerber für den Bereich Softwareentwicklung einen Test für Full-Stack-Entwicklung, den sie online absolvieren sollen.

• Abteilungsleitergespräch. Ein paar ausgewählte Top-Kandidaten treffen sich mit der Abteilungsleitung ihrer jeweiligen Abteilung.

• Stellenangebot. Das Entscheidungsteam trifft eine Auswahl und unterbreitet dem am besten geeigneten Kandidaten ein Stellenangebot.

Wann sollte eine Vorlage für eine Einstellungsprozess-Zeitachse verwendet werden?

Die Vorlage für die Einstellungsprozess-Zeitachse bietet eine detaillierte Richtlinie für die Reise einer Firma bei der Einstellung von Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass die Aktivitäten und der Rekrutierungsplan auf Kurs bleiben.