Gantt-diagrammer
Hvad er et Gantt-diagram?
Et Gantt-diagram er et værktøj til at organisere og styre projekter. Det er et vandret søjlediagram, der skitserer alle projektets opgaver op imod en tidslinje. Oprettelsen af et Gantt-diagram hjælper projektledere med at visualisere de nødvendige opgaver og holde styr på projektets fremskridt.
Diagrammet er opkaldt efter dets skaber, Henry Gantt, som udviklede det i begyndelsen af det 20. århundrede til at vise en projektplan. Han brugte disse grafer til systematiske og rutinemæssige aktiviteter, såsom styring af medarbejdernes produktivitet.
I dag er det nyttigt at bruge et Gantt-diagram i projektstyring af mange årsager. De giver projektteams mulighed for bedre at styre deres opgaver, forbedre ressourceallokeringen og identificere afhængigheder.
Et Gantt-diagrams struktur indeholder typisk to sektioner. Den vandrette akse skitserer de enkelte opgaver, mens den lodrette akse viser tidslinjen for arbejdet. Derefter føjes søjler til diagrammet for at repræsentere den enkelte opgaves varighed.
Gantt-diagrammer kan også inkludere milepæle, allokerede projektmedarbejdere og afhængigheder mellem opgaver (mere om dette senere).
Hvad er de vigtigste fordele ved at bruge et Gantt-diagram?
Gantt-diagrammet er et vigtigt værktøj til at holde jeres projekter på sporet og levere resultater. Herunder beskrives nogle af de vigtigste fordele ved at bruge et Gantt-diagram mere udførligt:
Organiser projektopgaver effektivt
Et Gantt-diagrams enkle struktur gør det nemt at organisere jeres projektopgaver. Du tilføjer blot opgaverne til diagrammet, planlægger deres start- og slutdatoer og placerer dem i projektet i den rigtige rækkefølge.
Et Gantt-diagrams format giver også projektteams mulighed for at se alle opgaverne på ét sted, hvilket hjælper dem med at spore fremskridt og organisere projektets struktur.
Identificer afhængigheder
Afhængigheder er en række opgaver, der bestemmer arbejdets rækkefølge. For at et projekt kan komme videre, skal afhængige opgaver udføres i en bestemt rækkefølge. Hvis dette ikke gøres, kan hele projektet gå i stå.
Lad os f.eks. sige, at dit projekt har tre afhængige opgaver: A, B og C. Opgave B kan ikke påbegyndes, før opgave A er afsluttet, hvilket betyder, at opgave B er afhængig af opgave A. Oven i dette kan opgave C ikke påbegyndes, før opgave B er afsluttet.
Projektledere kan bruge Gantt-diagrammer til at identificere disse afhængigheder. Søjlediagramstrukturen gør det lettere at få øje på disse opgaver og spore dem, efterhånden som projektet skrider frem. Du kan også tilføje pile mellem afhængige opgaver for at gøre rækkefølgen tydelig for resten af projektteamet.
Styrk teamsamarbejdet
Et Gantt-diagram hjælper projektteams med at samarbejde. Dets struktur er let at forstå, hvilket betyder, at alle kan se, hvilke opgaver de er ansvarlige for, hvem der er ansvarlig for andre opgaver, og hvordan den enkelte persons arbejde passer ind i det større billede.
For at forbedre samarbejdet endnu mere kan du bruge en online platform til at oprette og dele dit Gantt-diagram med projektteamet og andre interessenter.
Oprettelsen af et Gantt-diagram online gør det muligt for eksterne og hybride teams at samarbejde virtuelt om at levere det endelige projekt. Det betyder også, at projektteams altid har adgang til den mest opdaterede version af et projekt. De kan få adgang til Gantt-diagrammet i realtid for at se, hvordan tingene skrider frem, og hvad de skal gøre for at fastholde udviklingen.
Hvad gør et godt Gantt-diagram?
Her er nogle vigtige komponenter, der hjælper med at få de bedst mulige resultater fra dit Gantt-diagram:
Afklar dine projektmål
Du skal være helt klar over projektmålene, før du opretter et Gantt-diagram. Hvis du ikke er det, kan du opleve, at du mangler den retning, du skal bruge for at fuldføre projektet.
Den gode nyhed er, at der findes metoder, du kan bruge til at skabe klare og tydelige projektmål. Tag et kig på SMART-målramme som eksempel. SMART er et akronym for Specific (specifik), Measurable (målbar), Attainable (opnåelig), Relevant og Timely (rettidig). Det opfordrer dig til at tænke strategisk over dine mål for at sikre, at de er så klare og relevante som muligt.
Forstå hvilke opgaver, der er kritiske
Kritiske opgaver er aktiviteter, der forsinker et projekts slutdato, hvis de ikke er fuldførte til tiden. Ved at identificere disse opgaver i dit Gantt-diagram kan det hjælpe dig med at forbedre opgaveprioriteringen, skabe en realistisk projekttidslinje og sikre, at projektet holder sig inden for budgettet.
Du kan bruge programevaluerings- og gennemgangsteknikken (PERT) til at identificere kritiske opgaver i et projekt. Tag et kig på vores PERT-diagramskabelon for at få mere at vide.
Definer opgaverne klart
Selv om Gantt-diagrammer kan give et overordnet overblik over dit projekt, skal du stadig definere de nødvendige opgaver klart og tydeligt. Hvis et teammedlem når til en opgave, der ikke har nok informationer, bliver vedkommende nødt til at tale med et andet teammedlem for at få en bedre forståelse.
Det kan bremse et projekts fremskridt, så det er vigtigt, at alle opgaver er klare og utvetydige.
Hvis du bruger Miro til at oprette dit Gantt-diagram, kan du tilføje detaljerede oplysninger inden for hver proceslinje Du skal blot klikke på søjlen, så åbnes et pop op-vindue. I dette vindue kan du skrive en opgavebeskrivelse, tilføje #tags, ændre søjlefarverne og opdatere opgavens status.
Sådan oprettes et Gantt-diagram til er projekt
Vi har skitseret nogle enkle trin, du kan følge for at oprette dit eget Gantt-diagram, som begynder med en gennemgang af projektets omfang.
Gennemgå projektets omfang
Før du opretter dit Gantt-diagram, skal du have et klart billede af projektets omfang.
Projektets omfang skitserer centrale aspekter af dit projekt. Dette omfatter dit projekts mål, leverancer, krav, opgaver, omkostninger og deadlines. Det er normalt et document, men det kan også være i et andet format.
Tag et kig på vores skabelon til projektomfang for at se projektets omfang i en Kanban- struktur
Hvis du forstår dit projekts omfang, er du i en god position til at oprette et vellykket Gantt-diagram.
Du får et klart billede af, hvad projektet involverer, hvad målene er, og hvorfor projektet finder sted. På denne baggrund kan du tilføje alle de relevante opgaver, deadlines og milepæle til diagrammet.
Tilføj projektopgaver
Når du har gennemgået projektets omfang, kan du begynde at tilføje projektopgaver til Gantt-diagrammet. Det er her, søjlerne kommer i spil.
Hver søjle i et Gantt-diagram repræsenterer en anden opgave og dens varighed. Afhængigt af dit Gantt-diagrams struktur kan disse søjler også vise, hvad opgaven involverer, og hvem det har fået den tildelt.
Du kan også kategorisere opgaver baseret på typen af arbejde. Du kan f.eks. adskille opgaver i følgende afdelinger:
Salg
Marketing
Økonomi
Drift
Produktudvikling
IT
Ved at opdele opgaverne i forskellige kategorier får du et bedre overblik over et projekt. Det gør det også nemmere for forskellige teams at se, hvilke opgaver de er ansvarlige for - hvilket især er nyttigt, hvis dit projekt er komplekst. Ved at kategorisere opgaver kan teams nemt se de opgaver, der er relevante for dem, i stedet for at se hver enkelt opgave i projektet.
Fastsæt en tidsramme
Når alle opgaverne nu er i diagrammet, kan du tilføje varigheden for hver opgave. Hvis du bruger en online platform som Miro, kan du vælge en start- og slutdato i skabelonen. Derefter hopper søjlen automatisk til det rigtige sted i diagrammet.
Hvis du ikke ved, hvor lang tid du skal estimere til hver opgave, så fortvivl ikke. Der er forskellige måder til at estimere opgavens varighed på, bl.a. følgende:
Forstå hvad opgaven indebærer
Du skal først vide, hvilke aktiviteter der kræves for at fuldføre opgaven. Hvad er det ønskede resultat? Er opgaven kompleks? Er der behov for flere personer? Alle disse oplysninger vil hjælpe dig med at vurdere, hvor lang tid opgaven skal tage.
Gennemgå historiske data
Tag et kig på tidligere projekter for at se, hvor lang tid opgaverne tidligere har taget. Du kan bruge disse oplysninger til at vurdere, hvor lang tid dine nuværende projektopgaver bør tage.
Tal med projektmedarbejderne
Hvis du har begrænset eller ingen erfaring inden for nogle områder af projektet, er det en god idé at tale med folk fra det arbejdsområde. De vil have den indsigt, du behøver, til at hjælpe dig med at bestemme, hvor lang tid hver opgave bør tage.
Anmod om godkendelse fra vigtige interessenter
Når alle opgaverne er føjet til diagrammet, får du et mere klart billede af, hvor lang tid hele projektet vil tage at fuldføre. Du kan dele disse oplysninger med vigtige nteressenter for at holde dem opdateret og bede om deres godkendelse, før du fortsætter.
Når projekttidslinjen er fastlagt, kan du tilføje oplysningerne til projektorganisationsdiagrammet. documentation af disse oplysninger hjælper med at forhindre »scope creep« (dvs. snigende omfangsforøgelse), som kan forårsage forsinkelser og forhindre projektets fuldførelse.
Identificer afhængigheder
Nu hvor dit Gantt-diagram har fået grønt lys, kan du lokalisere afhængigheder. Det indebærer at få øje på opgaver, der ikke kan komme videre, før andre opgaver enten er påbegyndt eller afsluttet.
Det meste af tiden bliver afhængigheder tydelige, når du kortlægger alle projektopgaverne. Hvis de ikke er det, skal du lede efter opgaver, du ikke kan udføre, før bestemte begivenheder inden for en tidligere opgave finder sted. Når dette er kortlagt, kan du tilføje pile mellem afhængige opgaver for at vise de opgaver, der er kritiske for projektets afslutning.
Del det med dit projektteam
Når Gantt-diagrammet er færdigt, kan du dele det med dit projektteam, så de kan gennemgå det. Dette giver dit team mulighed for at stille spørgsmål og give feedback på projektet.
Hvis du bruger Miro til at administrere dit Gantt-diagram, kan du ganske enkelt dele diagrammet med dit projektteam, og de kan tilføje kommentarer direkte til diagrammet. På den måde bliver det nemmere for dig at gennemgå deres feedback.
Start projektet
Med alle ombord kan du omsider lancere projektet. Arbejdet er dog endnu ikke færdigt.
Efterhånden som arbejdet skrider frem, er du nødt til at konsultere Gantt-diagrammet for at spore projektets fremskridt. Det hjælper dig med at løse eventuelle problemer, der kan være opstået og sikre dig, at du er på rette spor mod projektleveringen.
Når det kommer til at kontrollere projektets fremskridt, kan det være nyttigt at bruge et online diagramværktøj. Med det kan du kontrollere opgavernes fremskridt i realtid og hurtigt rette dem til, hvis de ikke går som planlagt.
Det betyder også, at dit projektteam altid kan få adgang til den mest opdaterede version af diagrammet. De kan med det samme se, hvordan projektet forløber, hvilke opgaver de stadig mangler at udføre samt de opgaver, andre teammedlemmer arbejder på.