Hast du schon einmal gedacht, du hättest grünes Licht für ein Projekt, und dann wurde es von einem für dich unsichtbaren Entscheidungsträger blockiert? Eine der besten Methoden, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Akteure mitmachen, ist die Abbildung und Analyse aller Stakeholder.
Ob Trainee oder alter Hase: Du kannst völlig unabhängig von deiner Position im Unternehmen innovativ sein und Veränderungen vorantreiben. Aber dafür musst du das Netz der Stakeholder verstehen, die du für dich gewinnen musst. Das ist keine leichte Aufgabe, deshalb haben wir hier einen schrittweisen Leitfaden erstellt, der dir hilft, diesen Prozess zu bewältigen und Unterstützung für deine Projekte zu finden.
Was ist Stakeholder Mapping?
Das Stakeholder Mapping ist ein wichtiger Teil des Stakeholder-Managements und dient der visuellen Darstellung deiner Stakeholder. Dazu trägst du abteilungsübergreifend alle Stakeholder, die an einem Produkt, einem Projekt oder einer Idee beteiligt sind, in eine Karte ein. Du kannst auch ihre Rollen und deine Beziehung zu ihnen dokumentieren.
Eine Stakeholder Map ist vor allem nützlich, weil du dir damit einen Überblick über alle Personen verschaffst, die deine Arbeit beeinflussen können, und die Beziehungen zwischen ihnen siehst. Durch das Mapping deiner relevanten Stakeholder kannst du die Interessengruppen besser einbeziehen und dich auf den Aufbau von Beziehungen zu wichtigen Partnern innerhalb deines Unternehmens konzentrieren.
Ein einfaches Beispiel für eine Stakeholder Map
Diese einfache Vorlage für das Stakeholder Mapping zeigt anhand eines Flussdiagramms die Beziehungen zwischen Personen und Projekten. In der Mitte platzierst du dein Produkt oder Projekt. Eingehende Pfeile zum Produkt zeigen, welche Projektbeteiligten Einfluss auf die Erstellung des Produkts haben, und ausgehende Pfeile, auf welche Beteiligten sich das Projekt auswirken kann.
Dies ist nur eine Variante einer Stakeholder Map. Weitere Beispiele findest du in unserer Vorlagenliste unten. Bevor du mit dem Mapping beginnst, tritt einen Schritt zurück und überlege dir, was du mit einer Stakeholder Map erreichen willst.
Welche Vorteile bietet das Stakeholder Mapping?
Das Stakeholder Mapping ist Teil des übergeordneten Stakeholder-Managements, eines strategischen Konzepts, nach dem du Beziehungen nutzt, um ein Ziel zu erreichen. Mit dem Stakeholder Mapping kannst du die wichtigsten Akteure identifizieren, die Einfluss auf den Erfolg deines Projekts haben, damit du planen kannst, wie du dich am besten an sie wendest und deine Pläne kommunizierst.
1. Finde heraus, wer den größten Einfluss hat
Wenn du eine Stakeholder Map erstellst, kannst du leicht erkennen, wer den größten Einfluss auf ein Projekt hat, ob es nun eine Führungskraft oder jemand aus dem Projektmanagement ist.
2. Wer hat den größten Nutzen?
Stakeholder Maps lassen leicht erkennen, wer am meisten von dem Endprodukt profitieren wird. So kannst du dich darauf konzentrieren, diese Personen für Ressourcen zu gewinnen.
3. Finde heraus, wo die meisten Ressourcen verfügbar sind
Stakeholder Maps verdeutlichen oft, wer Einschränkungen und begrenzten Einfluss hat und wer hingegen über mehr Ressourcen verfügt, damit du die richtigen Personen für dein Projektteam gewinnen kannst.
4. Plane dein Vorgehen
Insgesamt gibt dir eine Stakeholder Map einen guten Überblick darüber, wen du mit der Entwicklung deines Produkts oder Projekts zufriedenstellen möchtest.
Wann brauche ich eine Stakeholder Map?
Es ist praktisch, eine detaillierte Stakeholder Map zu haben und zu wissen, wie du die richtigen Personen einbeziehst, wenn du die Umsetzung eines größeren Projekts oder die Einführung eines Produkts planst.
1. Produktentwicklung
Wenn du ein Produkt von Grund auf neu entwickelst, musst du deine wichtigsten Stakeholder berücksichtigen. Hier ist eine Liste potenzieller Stakeholder für die Produktentwicklung:
- Kunden / Nutzer Um ein brauchbares Produkt zu entwickeln, ist es wichtig, deine Zielgruppe zu kennen. Ergründe mit einer Nutzerrecherche die Bedürfnisse, Wünsche und Herausforderungen deiner Zielgruppe. Für ein besseres Verständnis und die Segmentierung deiner Zielgruppe empfehlen wir dir unsere User Persona-Vorlage.
- Branchen / Märkte Neben der Produktentwicklung selbst solltest du dir auch die Wettbewerbssituation sowie die Produkt- und Markteignung ansehen. Es kann sehr nützlich sein, Wettbewerber zu recherchieren, eventuelle Marktregulierungen zu prüfen und Trends zu verfolgen.
- Lieferanten Für bestimmte Produkte (vor allem für digitale Plattformen wie Airbnb, Uber, BlaBlaCar und andere) ist es genauso wichtig, ein Angebot bestimmter Dienstleistungen zu schaffen wie eine Nachfrage. Wenn du eine Plattform aufbaust, überlege dir daher, wer die wichtigsten Anbieter sind und wie du möglicherweise eine Seite deiner Gleichung von Angebot und Nachfrage „subventionieren“ könntest.
- Investoren Wenn dein Unternehmen finanziert wird, solltest du Risikokapitalfirmen als wichtige Stakeholder einbeziehen, denn sie haben den Einfluss, die Zukunft deines Produkts zu beeinflussen. Auf ähnliche Weise sind öffentliche Unternehmen ihren Aktionären gegenüber rechenschaftspflichtig.
2. Einen Markt durchdringen
Wenn du versuchst, mit deinem Produkt einen neuen Markt zu erschließen, ist Stakeholder Mapping der Schlüssel. Berücksichtige bei deiner Recherche diese wichtigen Stakeholder:
- Neukunden Frage dich, welche Bedürfnisse Menschen haben, die noch nichts von deinem Produkt gehört haben. Gibt es Untergruppen innerhalb dieser Gruppe? Nutze die User Persona-Vorlage, um deine neuen Kunden besser kennenzulernen.
- Bestandskunden Welche Personas sind entscheidend für dein nachhaltiges Wachstum? Sie in deine Map aufzunehmen und ihre Herausforderungen zu verstehen, ist der Schlüssel zum Erfolg deines Produkts.
- Einzelhändler Wer sind die wichtigsten externen Stakeholder für dein Projekt? Unabhängig davon, ob du ein materielles oder ein digitales Produkt herstellst, du brauchst starke Partnerschaften, um neue Zielgruppen zu erreichen.
- Menschen vor Ort Wenn du ein lokales Ladengeschäft betreibst, ist es wichtig, die Menschen vor Ort zu erreichen und ihnen zuzuhören, um Vertrauen aufzubauen. Nimm dir die Zeit, mit wichtigen Unternehmen, Schulen oder gemeinnützigen Organisationen in diesem Umfeld ins Gespräch zu kommen, um die Bedürfnisse vor Ort zu ergründen.
3. Ein Projekt von Grund auf neu aufbauen
Wenn du ein brandneues Projekt startest, beginne mit deinen internen Stakeholdern, um sicherzustellen, dass du genügend Ressourcen und internen Support hast, um das Ziel zu erreichen. Bevor du der Geschäftsführung einen Vorschlag unterbreitest, finde heraus, wer die wichtigsten Entscheidungsträger sind und überlege dir, wie du den Nutzen deines Vorhabens in ihrer Sprache formulieren kannst. Hier sind Beispiele für interne Stakeholder:
- Personen aus dem Projektmanagement
- Personen aus dem Produktmanagement
- Rechtsabteilung
- Geschäftsführung/Vorstand
Welche verschiedenen Arten von Stakeholdern gibt es?
Jedes Produkt oder Projekt hat interne und externe Stakeholder. Wenn du diese beiden Arten von Stakeholdern verstehst, kannst du die richtigen Prioritäten und Vorgehensweisen für jede einzelne Gruppe festlegen.
Interne Stakeholder
Interne Stakeholder sind Personen in deinem Team, die an der Entwicklung deines Produkts oder der Durchführung eines Projekts beteiligt sind. Der Grad ihres Engagements kann unterschiedlich sein, aber sie haben alle einen Einfluss, weil sie ein Teil deiner Organisation sind. So könnte eine Liste der internen Stakeholder aussehen:
- Geschäftsführung/Vorstand
- Produktverantwortliche
- Personen aus dem Projektmanagement
- Agenturen/Berater
- Designer
- Entwickler
Externe Stakeholder
Externe Stakeholder sind diejenigen, auf die sich dein Projekt oder Produkt auswirkt, auch wenn sie nicht direkt daran mitarbeiten. Hier sind Beispiele für externe Stakeholder:
- Kunden
- Geschäftspartner
- Aktionäre/Investoren
- Lieferanten
- Behörden
- Menschen vor Ort
Stakeholder oder Aktionär?
Es ist leicht, Stakeholder mit Aktionären zu verwechseln. Aktionäre besitzen zwar einen Teil eines börsennotierten Unternehmens in Form von Aktien und sind an der Performance des Unternehmens beteiligt, aber sie haben keinen Einfluss auf Projektebene. Stakeholder hingegen können aus verschiedenen Gründen Einfluss auf und Interesse an einem Projekt haben.
Deine Stakeholder Map in 4 Schritten
Schauen wir uns jetzt an, wie du eine Stakeholder Map erstellst und einsetzt. Organisiere dein Stakeholder Mapping in diesen vier Schritten:
1. Brainstorming
Beginne damit, alle potenziellen Stakeholder zu identifizieren – Personen, Gruppen oder Organisationen, auf die sich dein Produkt oder Projekt auswirkt, die Einfluss auf das Projekt haben oder die ein persönliches Interesse an seinem Erfolg haben.
Schreibe ihre Namen in einem gemeinsamen Online-Arbeitsbereich, in Miro zum Beispiel als Notizen oder Mindmap auf. Zu diesem Zeitpunkt solltest du so detailliert wie möglich vorgehen. Du kannst Duplikate oder Personen, die letztendlich unbeteiligt bleiben, auch später noch ausschließen.
2. Kategorisieren
Jetzt kannst du die Ergebnisse deines Brainstormings gruppieren. Gibt es Stakeholder, die sich in eine Kategorie einordnen lassen? Wie kannst du diese Kategorie benennen? Gibt es Stakeholder, an die du bisher nicht gedacht hast? Miro nutzt KI, um dir bei der Gruppierung von Notizen zu helfen und die Kategorisierung zu erleichtern.
Wie du dich vergewissern kannst, dass du keinen der wichtigen Akteure vergessen hast, liest du im Abschnitt „Wann eine Stakeholder Map wichtig ist“. Hier findest du auch Beispiele für die verschiedenen Arten von Stakeholdern, die für verschiedene Projekte benötigt werden.
3. Priorisieren
Bei einem komplexen Projekt mit vielen Stakeholdern ist es sehr wichtig, Prioritäten zu setzen, damit du deine Kommunikation mit ihnen planen kannst. Du kannst dein Team abstimmen lassen, um zu sehen, wie die Mitglieder die Hauptakteure definieren, oder du kannst eine Mendelow-Matrix verwenden, um dir einen stärker differenzierten Überblick zu verschaffen.
Projekt-Stakeholder mit einer Mendelow-Matrix priorisieren
Eines der besten Tools für die Priorisierung ist die Mendelow-Matrix. Mit dieser von dem Forscher Aubrey L. Mendelow entwickelten Matrix kannst du deine Stakeholder nach ihrem Einfluss und ihrem Interesse in vier Quadranten einteilen.
Wie die Matrix zeigt, können die einzelnen Stakeholder in vier Kategorien eingeteilt werden:
- Hoher Einfluss, hohes Interesse (die wichtigsten!)
- Hoher Einfluss, geringes Interesse (sollten zufriedengestellt werden)
- Geringer Einfluss, hohes Interesse (sollten informiert bleiben)
- Geringer Einfluss, geringes Interesse (im Blick behalten)
Nach dieser Einordnung verstehst du genau, wie sich jeder Stakeholder auf dein Projekt auswirken könnte, und kannst die Kommunikation mit jeder Gruppe individuell ausarbeiten.
Möchtest du eine fertige Vorlage für diese Übung? Verwende dieses Miro Board von Miro-Nutzer John Spruce, um direkt mit dem Stakeholder Mapping zu starten.
4. Kommunikation mit Stakeholdern
Sobald du deine Prioritäten festgelegt hast, ist es wichtig, eine Strategie für die Einbindung der Stakeholder zu entwickeln. Diese Best Practices können dir helfen, Transparenz in dein Projekt zu bringen und Zuständigkeiten zu bestimmen.
- Entwickle individuelle Engagement-Strategien für jede der Kategorien in deiner Einfluss-Interessen-Matrix.
- Kommuniziere mit den Personen, die sowohl viel Einfluss als auch großes Interesse haben, möglichst oft persönlich. Es ist entscheidend für dein Projekt, dass du zuerst das Vertrauen dieser Personen gewinnst.
- Sollte jemand gegen das Projekt sein, kannst du die Zustimmung von einer anderen Person auf der gleichen Entscheidungsebene einholen und diese bitten, den skeptischen Entscheidungsträger zu überzeugen.
- Frühzeitige und häufige Kommunikation ist auch deshalb wichtig, weil Personen Zeit zum Nachdenken brauchen, bevor sie eine Entscheidung treffen.
- Gib jedem Stakeholder je nach seinem Interesse die richtige Menge an Informationen. Manche Personen brauchen nur eine Zusammenfassung, während andere tiefer einsteigen wollen.
Beispielvorlagen für das Stakeholder Mapping
Du hast mehrere Möglichkeiten, Stakeholder Maps zu erstellen. Mit diesen gebrauchsfertigen Vorlagen für das Stakeholder Mapping sparst du Zeit und kannst direkt in deine Stakeholder-Analyse einsteigen.
Stakeholder Mapping von Karen Manhas
In diesem übersichtlichen Board von Karen Manhas sind die Stakeholder in die Kategorien Management, Support, Kernteam und Externe gegliedert. Du kannst jeden Stakeholder mit einem Symbol darstellen sowie mit einer Farbcodierung oder einem Label kennzeichnen, wie oft du den jeweiligen Stakeholder aktualisieren solltest.
Stakeholder Management von Devbridge
Bei dieser Miro-Vorlage beginnst du mit einer Einfluss-Interessen-Matrix und analysierst dann jede Kategorie der Stakeholder mit Fragen wie „Wie kann dieser Stakeholder unseren Erfolg beeinflussen?“ und „Was motiviert diesen Stakeholder?“. Das wird dir helfen, die Erwartungen der Stakeholder zu entschlüsseln und Kommunikationsstrategien zu entwerfen. Anschließend hast du eine Strategie, wie du alle Stakeholder einbinden sowie mit Befürwortern und Kritikern umgehen und kommunizieren kannst.
Stakeholder-RACI-Diagramm von H&R Block
Alternativ zur Mendelow-Matrix kannst du das Stakeholder-Panorama mit dem RACI-Diagramm visualisieren. Die Abkürzung RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted, Informed (Verantwortlich, Zuständig, Befragt, Informiert). Diese Map ähnelt einer Zielscheibe mit sich ausdehnenden Einflusskreisen. Du kannst darin deine Stakeholder von den Verantwortlichen (den wichtigsten) bis zu den lediglich Informierten (unwichtigsten) darstellen, die einflussreichsten mit einem Label versehen und die Beziehungen zwischen ihnen abbilden.
Stakeholder Map von VMware Tanzu Labs
Auch wenn du planst, einen Workshop zum Thema Stakeholder Mapping zu moderieren, bist du hier genau richtig. Diese Map des Miro-Nutzers VMmare Tanzu Labs umfasst ein Skript und eine Vorlage für das Brainstorming, ein RACI-Diagramm und ein Feedback am Ende. Darüber hinaus enthält die Vorlage Anleitungen zum Moderieren, Tipps zu den Tools und Best Practices für die remote Durchführung.
Die besten Tools für das Stakeholder Mapping
Du kannst eine Stakeholder Map mit Notizzetteln an einem Flipchart erstellen, aber es hat auch Vorteile, sie virtuell zu erfassen. Ein Vorteil einer virtuellen Stakeholder Map ist, dass du sie überall zur Hand hast – du musst nicht erst ein Foto mit deinem Handy machen und sie später nachbauen – und dass du sie jederzeit wieder aufrufen und bearbeiten kannst.
Ein Online-Workspace wie Miro ist auch äußerst praktisch, um Teilnehmende aus der Ferne in eine Zusammenarbeit in Echtzeit einzubeziehen.
Achte auf diese vier Merkmale, bevor du dich für ein Stakeholder Mapping-Tool entscheidest:
- Live-Zusammenarbeit, damit Teilnehmende auch remote gemeinsam eine Map in Echtzeit bearbeiten können
- Video- und Audio-Integrationen, damit deine Teammitglieder während der Erstellung oder Präsentation deiner Map miteinander sprechen können
- Nutzerfreundliche visuelle Funktionen wie Notizen, Pfeile, Verzweigungen und Farbkodierung
- Modi zum Freigeben und Integrationen, mit denen du deine Map in deinen Tech-Stack integrieren kannst und umgekehrt
Eine der besten Methoden, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Akteure mitmachen, ist die Analyse und das Mapping der Stakeholder. Wir haben einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden erstellt, der dir hilft, diesen Prozess zu meistern, damit deine Projekte und Produkte innerhalb deines Unternehmens unterstützt werden und du konkret etwas bewirken kannst.
