Vad är processkartläggning?

Förklaring av processkartläggning

En processkarta är ett mångsidigt verktyg som hjälper dig att visualisera ditt arbetsflöde för att öka effektiviteten. Den ger klarhet, hjälper team att brainstorma idéer för förbättringar av processer, förbättrar intern kommunikation och tillhandahåller processdokumentation. Genom att skapa en processkarta kan projektledare visualisera alla händelser i ett projekt och förstå beroenden när de arbetar med tvärfunktionella team. När det görs på ett bra sätt identifierar processkartläggningen även förbättringsområden. Du kan lokalisera flaskhalsar, upprepningar och förseningar i dina processer. Som ett resultat kan du åtgärda dessa problem och förbättra dina processer. En processkarta definierar även gränser. Teamen kan se vad som ingår i processen, hur den fungerar och var den slutar. Dessutom klargör en processkarta viktig information såsom vem som är ansvarig för processen och det specifika ansvar som krävs för att processen ska gå vidare. En processkarta mäter även processers effektivitet mot vissa mål och siffror, vilket gör att teamen kan spåra sina framsteg och reflektera över sin prestation i realtid.

Varför är processkartläggning viktigt?

Processkartläggning ger klarhet och organisation till både nya och befintliga processer. Ta en titt på några av de främsta anledningarna till varför processkartläggning är viktigt:

Förenklar processer

Använd en processkarta för att effektivisera dina processer. Ta bort onödiga områden och förenkla processen från början till slut.

Förbättrar förståelsen för en process

Dela processkartan med interna teammedlemmar och externa intressenter för att skapa samordning i verksamheten.

Förbättrar kommunikationen

Uppmuntra individer att förbättra sin kommunikation genom att tydligt beskriva projektprocesserna. Visa alla som är involverade i processen vilka ansvarsområden de har och vem de kan vända sig till om de har frågor. Detta är särskilt användbart för tvärfunktionella team som kanske inte är bekanta med teammedlemmar från andra avdelningar.

Tillhandahåller processdokumentation

Dokumentera dina processer så att du kan standardisera arbetsflöden i verksamheten. Återgå till processkartan i framtiden för att analysera hur processen fungerar och göra eventuella nödvändiga ändringar.

Hjälper till att planera projekt

Med en processkarta kan du planera och organisera dina kommande projekt bättre. Visualisera alla stadier i dina processer för att säkerställa att du har den information och de resurser du behöver för att genomföra projektet framgångsrikt.

Bearbeta kartsymboler

Standardiserade processkartsymboler kommer från det enhetliga formspråket UML, vilket är ett standardiserat format för skapande av processkartor. För att effektivt utforma en processkarta måste du förstå symbolerna och vad de representerar. Här är några av de vanligaste symbolerna du behöver känna till:

Process

En åtgärd, uppgift eller handling som måste slutföras för att processen ska gå framåt.

Dröjsmål

En väntetid eller försening någonstans i processen.

Underrutin

Åtgärder relaterade till en uppgift som är en del av en större process.

Förberedelse

Ett första steg som sätter upp ytterligare ett steg i processen.

Pil/anslutningslinje

Anger processkartans riktning.

Avslutare

In- och utgångspunkterna för din process.

Beslut

Indikerar att ett beslut måste tas. Pilar som flödar härifrån har vanligtvis följande etiketter: sant, falskt, ja eller nej.

In- och utdata

Information eller objekt som går in i eller lämnar processen.

Dokument

Ett steg som producerar ett dokument.

Lagrade data

Ett steg i processen där data lagras.

Databas

Ett urval av data som lagras i en standardstruktur.

Exempel på processkartläggning

Här är några exempel på olika typer av processkartor och hur företag använder dem.

Kartläggning av affärsprocesser

Affärsanalytiker och tekniska utvecklare använder BPMN-diagram för att skapa en grundlig översikt över affärsprocesser. Syftet är att skapa en gemensam förståelse för företagets rutiner. Som ett resultat effektiviserar detta diagram kommunikationen och ökar produktiviteten i organisationen.

Swimlane-diagram

Ett swimlane-diagram är ett processflödesschema som visar vem som ansvarar för vissa delar av en process. Diagrammet är uppdelat i separata rader (eller banor), där varje rad representerar ett annat team eller en annan avdelning. Former i varje bana representerar åtgärderna, och pilar visar hur processen fortskrider när varje åtgärd är klar.

Värdekedjediagram

Ett värdekedjediagram (även känt som en värdekedjeanalys eller värdeströmskartläggning) låter team analysera affärsaktiviteter. Syftet är att se hur du kan få en konkurrensfördel genom att förbättra dina aktuella processer. De anslutna rutorna representerar en förenklad version av en process för snabb förståelse. Med denna grundläggande översikt kan du visualisera företagets steg för att öka kundvärdet.

Så skapar man en processkarta

Processkartor bryter ofta ner komplicerade processer, men det behöver inte vara komplicerat att skapa en. Följ dessa enkla steg för att enkelt skapa en lyckad processkarta för dig och ditt team.

Börja med en mall

Genom att använda en mall för processkartorkommer du snabbt igång med att plotta dina processer på ett fåtal klick. Anpassa den befintliga layouten för att skapa en processkarta som speglar din process. Lägg till nya kolumner, notiser eller former – allt du än behöver för att skapa en korrekt processkarta

Identifiera processen

Nu är det dags att identifiera processen. Kartlägger du en försäljningsprocess? En intern process? Kundresan? Detta kommer att vara själva hjärtat i din processkarta, därför är det viktigt att du och resten av ditt team vet vad ni försöker uppnå. Att hålla ett möte är ett bra sätt att samordna ditt team inom detta område. Samla ditt team, personligen eller online, för att diskutera processen och varför du vill skapa eller förbättra den. Det behöver inte vara ett långt och detaljerat möte. Så länge alla förstår processen och varför du kartlägger den är du på rätt spår.

Brainstorma processaktiviteter

Nästa steg är att fokusera på vilka aktiviteter som ingår i processen. Arbeta med ditt team för att brainstorma de olika faserna och visualisera hur processen fungerar. Det finns olika brainstormningstekniker att välja mellan, välj den som fungerar bäst för dig och ditt team. Var sedan värd för sessionen och diskutera alla viktiga processteg. Att ordna processtegen i detta skede är inte viktigt, men det kan vara till hjälp för vissa team. Linjär kartläggning av stegen säkerställer att du inte missar några viktiga steg. Du kanske även vill lägga till struktur genom att identifiera var och när processen startar och slutar.

Lägg till processkartsymboler

När din process är på plats är det dags att tilldela de relevanta symbolerna. På så sätt kommer alla som tittar på processkartan att förstå vad de olika elementen betyder och hur de står i relation till varandra.

Slutför processkartan

Nu kan du slutföra processkartan. Kontrollera att den flyter på och att alla relevanta steg har inkluderats och se till att den representerar processen korrekt. Här är några frågor du kan ställa dig själv för att säkerställa att din processkarta innehåller allt den behöver:

Går processen som den ska?

Om det finns några områden där saker och ting inte går smidigt, gå tillbaka till ritbordet och rätta till det.

Är något överflödigt?

Du måste ta bort alla överflödiga åtgärder för att säkerställa att dina processer är så effektiva som möjligt. Detta innebär att man tar bort delar av processen som inte är avgörande för dess framgång.

Kommer teammedlemmarna att följa processen?

Om processen inte är enkel att följa (eller om teammedlemmar av någon anledning inte kan följa den) kan du behöva ändra strukturen.

Saknas något steg?

Gå igenom varje steg när du tittar på processkartan för att säkerställa att allt är på plats. Om något saknas är det dags att lägga till det nu. När du har svarat på dessa frågor kommer din processkarta att vara så korrekt och uppdaterad som möjligt.

Definiera framgång

Innan du delar den slutliga processkartan med ditt team måste du definiera framgång. Detta innebär att identifiera vad din process ska uppnå, hur du planerar att uppnå det och hur du ska mäta dess framgång. För att skapa en tydlig och mätbar definition av framgång, ta en titt på SMART-målen. Ramverket för SMART-målen hjälper team att skapa specifika, mätbara och realistiska mål. Med den här modellen kan du plotta exakt vad din process syftar till att göra. Du kan använda den för att spåra dina framsteg längs vägen och se när din process har nått sitt mål. Om processen inte når sitt mål kan du se över vad som gick fel och ställa saker till rätta inför framtiden.

Dela processkartan med ditt team

Med målen på plats kan du nu dela den slutliga processkartan med relevanta intressenter. Dessa kan vara teammedlemmar, kunder, arbetsledare, leverantörer eller någon som påverkas av hur processen fungerar. Låt alla relevanta intressenter granska och lägga till kommentarer, ställa frågor och lämna feedback direkt på processkartan. En processkarta gör det enklare för dig när det sedan kommer till att granska deras förslag. Du behöver inte bläddra mellan olika plattformar eller prata med alla individuellt. Öppna istället processkartan online och se all feedback på ett ställe. Efter att ha granskat intressenternas anteckningar kan du göra nödvändiga ändringar innan du startar processen.

Uppdatera, upprepa och förbättra

Processkartor är inte definitiva. Förändringar kommer oundvikligen att inträffa, oavsett om det handlar om en ny affärsstruktur eller att dina kunder helt enkelt ändrar sig gällande vad de vill ha från ditt företag. Dina processer kommer att behöva anpassas för att hänga med i en föränderlig miljö. Detta innebär att du kommer att behöva se över din processkarta och utföra relevanta ändringar för att hålla den uppdaterad.