Documentação de processos

Documentação de Processos: tipos, melhores práticas e exemplos

Independente da indústria, os negócios dependem de muitos processos para funcionar. Desde o desenvolvimento de produtos até a faturação e recrutamento, cada departamento tem seu sistema exclusivo para concluir tarefas e mapear processos.

Mas como garantir que os membros da equipe conheçam os detalhes desses processos? E como comunicar qual é o papel deles em cada departamento?

A documentação de processos garante que todos os fluxos de trabalho sejam claramente definidos e comunicados. Dessa forma, todos os funcionários podem concluir suas tarefas de maneira eficiente e precisa.

Aqui está um guia para documentar seus processos e por que essa prática é tão importante.

O que é documentação de processos?

A documentação de processos consiste na criação de um guia detalhado sobre um processo existente do início ao fim. Esses documentos internos das empresas são um ponto de referência para os membros da equipe entenderem como um processo deve ser executado. Ao consultar a documentação de um processo, qualquer pessoa pode seguir as etapas corretas para concluir uma tarefa ou projeto. Isso garante consistência nos processos e estabelece um padrão de trabalho.

A documentação de processos pode assumir várias formas, desde documentos com muito texto até guias visuais. Exemplos de documentação de processos incluem:

• Listas de verificação (checklists)

• Documentos de integração (onboarding)

• Guias de suporte ao cliente

• Fluxogramas

• Manuais de treinamento

• Diretrizes de marca

• Infográficos instrucionais

• Tutoriais em vídeo

• Mapas de processos

Por que a documentação de processos é importante?

A documentação de processos traz benefícios para todos os envolvidos, desde líderes até funcionários individuais. Aqui está o motivo pelo qual é tão importante registrar todos os seus processos.

Reduz o desperdício de tempo e evita erros

A documentação de processos traz clareza, o que impede que o trabalho seja desviado ou executado de maneira ineficiente.

Se as pessoas responsáveis por realizar um processo têm certeza de seu papel e responsabilidades, é provável que executem melhor. Detalhar cada etapa do processo impede que etapas sejam puladas ou realizadas de maneira incorreta.

A documentação de processos também evita o trabalho duplicado, aumentando assim a eficiência. Um mapa visual detalhado ajuda os membros da equipe a entenderem seus papéis e responsabilidades.

Cria um repositório de conhecimento

A documentação de processos é uma maneira de coletar todas as informações importantes sobre os processos de negócios em um só lugar. Esse repositório de conhecimento armazenado é útil para compartilhar conhecimento. Por exemplo, engenheiros de software inexperientes podem desenvolver suas habilidades e compreensão acessando a documentação técnica criada por um engenheiro de software mais sênior.

Documentar processos em um único lugar consolidado também impede a perda de conhecimento. Mesmo que um funcionário saia, os membros restantes da equipe ainda podem acessar os úteis documentos de processo que foram criados.

Dá autonomia aos funcionários

Os processos de negócios geralmente são tão complexos que leva tempo para realmente entender como funcionam. Mas perguntar repetidamente como um processo funciona pode ser chato e ineficiente para uma empresa.

Com a documentação adequada de processos, os funcionários não precisam depender de seus colegas de equipe ou gerentes para explicar um processo. Isso promove a autonomia, o que, por sua vez, contribui para a satisfação dos funcionários.

Mantém os membros da equipe alinhados

Projetos realizados com diferentes equipes pode ser complexo e precisar de colaboração entre departamentos para finalização do mesmo. Por exemplo, o lançamento de um produto envolve tarefas interdependentes e requer diferentes equipes para executar etapas coordenadas. Desde designers de UX até o time de TI, todos precisam entender os processos de outras equipes e como elas funcionam.

A documentação de processos ajuda equipes interfuncionais a trabalharem juntas para entregar um produto ao mercado de maneira eficiente e dentro do prazo. Ao manter as equipes alinhadas, esses documentos promovem maior transparência em toda a organização.

Auxilia no processo de integração de funcionários

Quando novos contratados se juntam a uma equipe, a quantidade de novos processos para compreender pode sobrecarregá-los. Desde estruturas organizacionais até detalhes de login de ferramentas, há muitas informações para absorver.

Documentar adequadamente os processos torna a transição para uma nova empresa e equipe o mais tranquila possível. Em vez de perguntar aos colegas e gerentes como tudo funciona, eles podem consultar facilmente os documentos de integração e manuais de treinamento sempre que necessário. A documentação online também é menos intimidante e mais eficiente do que entregar um manual de treinamento físico e volumoso, especialmente nos ambientes de trabalho cada vez mais remotos e híbridos de hoje.

Fornece clareza e cria consistência

Criar um guia de processos garante que todos entendam o que é esperado de cada um. Isso evita ambiguidade em relação a quem é responsável por quais tarefas.

Esboçar o processo do início ao fim ajuda as equipes a visualizarem os resultados esperados. Eles têm um mapa claro de para onde estão indo e por quê. Essa clareza é fundamental para que um processo funcione de maneira suave e eficiente.

A documentação de processos também é uma maneira de garantir a consistência. Se cada colaborador executa um processo de maneira diferente, isso poderá resultar em produtos inconsistentes e de má qualidade.

Ajuda a identificar gargalos e melhorar processos

O mapeamento de processos é uma maneira de identificar redundâncias e áreas de melhoria. Através da experiência e observações, as equipes conseguem identificar obstáculos em um processo ou onde as operações estão desacelerando. Os gerentes também podem identificar oportunidades para tornar um processo mais eficiente.

Com base nessa análise, os líderes de equipe criam um plano de ação para aproveitar os aspectos fortes e melhorar as áreas fracas.

Por exemplo, um gerente pode perceber que a comunicação por e-mail é ineficiente. Com esse processo, os membros da equipe estão perdendo e-mails importantes e demorando muito para responder. O gerente implementa uma melhoria no processo introduzindo uma plataforma de mensagens.

Tipos de documentação de processos

Qualquer documento que descreva como executar um processo é uma forma de documentação de processos. Mas é importante escolher o formato certo para manter seus guias fáceis de entender e eficazes.

Fluxogramas ou diagramas de fluxo

Os fluxogramas são populares para documentação de processos devido à sua versatilidade e facilidade de uso. Você pode usar um diagrama de fluxo para quase qualquer processo, desde o desenvolvimento de produtos até mesmo para processos administrativos. Eles consistem em formas conectadas por linhas ou setas para mostrar o caminho a se seguir ou fluxo do processo. Isso ajuda os funcionários a entenderem a ordem correta para realizar cada tarefa.

Ao observar um fluxograma, qualquer pessoa deveria ser capaz de obter uma visão geral de como o processo funciona. Usar formas para representar cada etapa ajuda a simplificar e desmembrar processos complexos em um guia visual fácil de entender. Usar os símbolos padronizados no seu Modelo de Fluxograma mantém seus diagramas consistentes e fáceis de interpretar.

Diagrama de Espaguete

O diagrama de espaguete é composto por diferentes "fios de macarrão" que conectam uma série de etapas. Essa representação visual é particularmente útil para mostrar como as tarefas em um processo interagem umas com as outras.

Um Modelo de Diagrama de Espaguete pode te ajudar a visualizar como os produtos, materiais e pessoas em um processo estão todos interligados. Dessa forma, os membros da equipe podem entender como se encaixam no quadro geral.

Mapas de Processos

O mapeamento de processos traz clareza ao desmembrar processos em seções menores. Dividir um projeto em diferentes etapas permite visualizar como diferentes fatores em cada estágio podem afetar o trabalho.

O Modelo de Mapa de Processo da Miro inclui três elementos para cada estágio: objetivos, atividades e entregas. Cada um desses detalhes oferece insights sobre se você está no caminho certo e realizando efetivamente suas atividades.

Diagramas de swimlane (raia)

Os diagramas de Swimlane são ótimos para substituir processos escritos extensos por elementos visuais. Usando o formato semelhante a uma tabela do Modelo de Diagrama de Swimlane, você pode documentar as funções de diferentes equipes e como eles afetam outras partes do processo.

Essa documentação de processos é ideal para organizações com muitas funções diferentes e equipes interfuncionais. Ela mostra o que precisa ser feito, como isso deve acontecer e quem faz. Principalmente deixando mais visual a dependência entre as tarefas.

Listas de verificação de processos

Nem toda documentação de processos inclui diagramas visuais. Você também pode registrar um procedimento com uma lista de verificação de processos. Este guia passo a passo evita que os funcionários cometam erros e pulem etapas.

Exemplo de documentação de processos

Vamos ver um exemplo de documentação de processos em ação.

O diagrama de swimlane abaixo descreve o processo completo de um cliente fazendo um pedido.

O diagrama mostra claramente os departamentos envolvidos nesse processo:

• Vendas

• Produção

• Loja

• Aquisições

O diagrama usa linhas horizontais para dividir o conjunto de ações que cada equipe ou pessoa deve tomar. Por exemplo, Vendas é responsável por receber e cancelar um pedido, enquanto Produção é responsável pelos materiais necessários para produzir e entregar o produto. As setas mostram como cada ação segue uma da outra.

Isso fornece clareza sobre como interpretar o diagrama. Ele também separa as ações do cliente das etapas de negócios.

Como documentar processos?

Qualquer que seja o processo que você está documentando, siga estas etapas para criar um guia claro para sua equipe.

1. Identifique e nomeie o processo

Primeiro, você precisa ter uma compreensão clara do processo que está documentando. Dê a ele um nome para que possa se referir facilmente a ele.

2. Determine o objetivo do processo

Por que esse processo existe? Qual é o objetivo final? Como ele contribui para os objetivos gerais da empresa?

Definir esses objetivos te guiará na criação de um documento que detalha o processo do início ao fim.

3. Escolha o tipo correto de documentação de processos

Dependendo do tipo de processo, alguns tipos de documentos serão mais adequados do que outros. Um processo simples pode precisar apenas de uma lista de verificação, enquanto um processo mais complexo é melhor capturado com um diagrama de fluxo ou diagrama de raia.

4. Adicione o início e o fim do processo

Estabeleça limites do processo definindo quando ele começa e termina. Isso inclui os gatilhos que fazem o processo começar e quando ele é considerado completo.

5. Estabeleça as entradas e saídas do processo

Qual é o resultado esperado do processo? E o que é necessário para o processo começar? Definir as entradas e saídas ajudará a identificar os recursos necessários para o processo.

6. Revise todas as etapas do processo

Pense em todas as etapas que transformarão as entradas nas saídas. Neste ponto, não se preocupe em colocar as etapas em ordem. Convide sua equipe para uma sessão de brainstorming para que possam compartilhar suas experiências e observações em torno do processo. Usar uma ferramenta de brainstorming online ajudará a capturar essas ideias geradas em equipe.

7. Coloque as etapas em ordem

Transforme a lista de ideias do brainstorming em um conjunto de etapas sequenciais. Mapeie as etapas em seu diagrama na ordem em que devem ser realizadas.

8. Identifique quem está envolvido com funções e responsabilidades

Decida quais membros da equipe serão responsáveis por quais tarefas do processo. Rotule claramente o papel de cada pessoa para que saibam o que se espera delas durante todo o processo. Isso também permite que outros membros da equipe façam acompanhamentos com o indivíduo ou departamento correto em caso de ambiguidade ou confusão.

9. Compartilhe e colabore

Compartilhe sua documentação com sua equipe para reunir feedback sobre como a documentação do processo parece. Ela faz sentido? É fácil de entender? Alguma etapa está faltando? Se estiver usando a Miro, você pode mencionar membros específicos da equipe para que eles possam fornecer suas contribuições diretamente no documento.

Melhores práticas para documentação de processos

Siga estas dicas para obter o máximo de sua documentação de processos:

Reveja e atualize continuamente

Auditar e monitorar seus mapas de processos é uma parte fundamental para garantir o sucesso deles. Em vez de documentos estáticos, os documentos de processo devem ser atualizados à medida que sua empresa e equipe crescem. Qualquer alteração em um processo deve ser refletida em sua documentação para que as informações permaneçam úteis e relevantes.

Mantenha simples e fácil de entender

Ter um documento de processo que ninguém entende é inútil. Um dos principais objetivos desses documentos é transformar processos complexos em visuais que sua equipe possa entender facilmente. Eles devem ser simples o suficiente para que sua equipe possa interpretá-los, mas ainda incluir todas as etapas necessárias.

Mantenha seu guia claro e simples, criando diferentes documentos para diferentes processos. Colocar vários processos em um único diagrama tornará seus documentos excessivamente complexos e difíceis de acompanhar.

Peça contribuições daqueles envolvidos no processo

Normalmente, a liderança é responsável por documentar um processo, mas é improvável que eles se envolvam ativamente em cada etapa. Eles podem não conhecer as minúcias de um processo ou o quão complexas algumas etapas são. Para evitar imprecisões, todos devem estar envolvidos no mapeamento do processo.

Torne a documentação facilmente acessível

Armazenar sua documentação de processo online garante acessibilidade. Documentos físicos impressos têm mais chances de se perder e são mais difíceis de atualizar.

Use as ferramentas certas de documentação de processos

Documentar processos complexos nem sempre é fácil, mas escolher o software de documentação certo ajudará. A plataforma de colaboração visual da Miro permite que você adicione detalhes aos seus documentos, desde notas coloridas até gráficos e links. Ele também ajuda sua equipe a usar símbolos e formas consistentes, independentemente de quem esteja documentando o processo. Essa consistência facilita para que todos entendam o diagrama, independente de posição ou senioridade.

Documente processos eficazmente com a Miro

A documentação de processos é um processo em si. Deve ser uma atividade contínua para promover o alinhamento da equipe e o crescimento do negócio.

Mas acompanhar a documentação de processos pode ser complicado, especialmente se o seu negócio depende de muitos processos complexos. A Miro oferece uma plataforma intuitiva para capturar e compartilhar todos os seus processos em um único espaço de trabalho central e compartilhado. Com a Miro, as equipes podem se manter atualizadas e realizar seus trabalhos com precisão e eficiência.

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