Diagrama de Workflow
Um diagrama de Workflow (ou fluxo de trabalho em português) pode ser usado para simplificar tópicos complexos e esclarecer processos dentro de uma empresa de forma visual.
O que é workflow?
Workflow, ou fluxo de trabalho em português, é um termo usado para descrever um processo de trabalho ou uma série de etapas que devem ser seguidas para completar uma tarefa. Um workflow pode ser usado para descrever um processo de negócios, um processo de produção ou um processo de aprendizagem. Já os diagramas de workflow são ferramentas visuais úteis que as empresas utilizam para exemplificar e criar uma representação visual desse fluxo de trabalho. Eles são similares aos fluxogramas na medida em que dependem de estímulos visuais para melhorar a compreensão de um processo que a empresa considera essencial. Como os seres humanos são em grande parte aprendizes visuais, usar representações visuais para explicar processos complexos podem ajudar na compreensão.
Símbolos do diagrama de workflow
Existem símbolos padronizados comumente usados em diagramas de workflow, assim como existem nos fluxogramas. É importante entender os símbolos convencionais usados nos diagramas de fluxo de trabalho para que você possa aplicá-los de forma consistente. Dessa forma, você conseguirá ler facilmente qualquer diagrama de workflow criado por outros membros da equipe. Aqui estão alguns símbolos comuns usados em diagramas de fluxo de trabalho:
Oval
As formas ovais representam os pontos iniciais e finais de um determinado fluxo de trabalho ou processo.
Retângulo
O símbolo do retângulo no diagrama de fluxo de trabalho geralmente dá as instruções dentro da sequência.
Diamante
Os diamantes representam as decisões que precisam ser tomadas dentro de um processo. Estas decisões geralmente se dividirão em dois ramos/ caminhos alternativos.
Círculo
Os círculos são menos comuns, já que nem sempre são necessários em diagramas de workflow. Quando necessário, eles podem ser aplicados para representar um salto nas ações ou indicar as etapas que você precisa contornar.
Setas e linhas de conexão
As setas e linhas de conectores indicam a direção em que a sequência está se movendo. Os símbolos e formas mencionados acima dependem de setas e conectores como uma dependência dentro do diagrama.
Pra que serve o diagrama de workflow? Entenda a importância
Os diagramas de workflow têm se tornado cada vez mais populares no mundo profissional e têm sido implementados em várias indústrias para ajudar a documentar e esclarecer processos. Então, como um diagrama de fluxo de trabalho pode ajudar você e sua equipe? Aqui estão alguns benefícios da criação e implementação de diagramas de fluxo de trabalho:
Ter uma visão geral de um processo
A maioria dos humanos são aprendizes visuais, especialmente quando lidam com tópicos abstratos e complexos que não são facilmente definidos em palavras. A beleza de um diagrama de workflow está em sua simplicidade. Mapear um processo inteiro em uma única página usando formas, cores e símbolos torna a compreensão de operações e processos complicados muito mais fácil.
Melhorar a eficiência
Os diagramas de workflow garantem que todos dentro de uma equipe compreendam os passos que precisam dar dentro de uma sequência de ações. Isto ajuda a todos a compreender as funções que precisam desempenhar e a importância de seus papéis na conclusão de uma operação. Essa compreensão geral e unificada melhora a eficiência e ajuda os membros da equipe a completar os processos mais rapidamente.
Melhorar a comunicação
É muito útil implementar diagramas de fluxo de trabalho em projetos onde processos importantes precisam ser compreendidos e comunicados. Os diagramas de workflow se tornam parte da documentação que garante a transparência e a comunicação dentro de uma equipe. A simplificação de uma operação complexa com símbolos, formas e definições também é uma maneira eficaz de comunicar algo que, de outra forma, seria um desafio para discutir verbalmente.
Saber quem é responsável pelo que
Um diagrama ajuda a visualizar o processo de fluxo de trabalho a partir de uma visão hierárquica. Depois de analisar um diagrama de workflow, todos saberão quem desempenha que papel. Isto promove a responsabilidade e a compreensão de como cada membro da equipe se encaixa na estrutura da empresa.
Identificar gargalos e possíveis melhorias no processo
Assim como um diagrama de fluxo de trabalho pode ser usado para acompanhar o progresso, ele também pode ser usado para entender onde o progresso está se decompondo. Visualizar a sequência de etapas e os atores que impulsionam o processo também ajuda a identificar onde acontecem erros que acabam deixando os processos mais lentos ou até mesmo parando completamente. Identificando esses gargalos e corrigindo-os pode aumentar a produtividade e a eficiência de sua empresa.
Quando usar um diagrama de workflow?
Os diagramas de workflow são ferramentas versáteis que podem trazer clareza ao fluxo de trabalho ou processo de qualquer empresa. Para lhe dar uma ideia de sua utilidade e versatilidade, aqui estão alguns exemplos de segmentos de mercado nos quais os diagramas de fluxo de trabalho são úteis.
Desenvolvimento de software
Em muitos processos de desenvolvimento de software, há vários desenvolvedores e membros de equipe de diferentes partes do mundo trabalhando juntos. A implementação de um diagrama de fluxo de trabalho simples, como o apresentado neste modelo de roadmap tecnologia, pode garantir que todos conheçam suas funções, suas responsabilidades e a quem se reportam. Também pode facilitar o acompanhamento do progresso do desenvolvimento de software.
E-commerce
No mundo do comércio eletrônico, um diagrama de workflow pode representar um cliente navegando em uma loja online. Isto pode ajudar UX designers a entender melhor como orientar os clientes para comprar um produto ou contratar um serviço.
Indústrias
Os diagramas de fluxo de trabalho foram originalmente utilizados na indústria de manufatura. Eles mostram a sequência de passos que as equipes de fabricação precisam dar para criar produtos consistentes e de alta qualidade. O mapeamento de processos usando um diagrama de workflow contribui para a garantia de qualidade.
Saúde
Os procedimentos médicos podem ser facilmente mapeados de acordo com uma sequência linear de passos. Os diagramas de workflow podem ser úteis para estabelecer um processo padrão que os profissionais médicos podem seguir ao realizar uma operação.
Tipos de diagramas de workflow
Os diagramas workflow ou fluxo de trabalho, como mencionamos anteriormente, podem assumir muitas formas. Diferentes tipos de diagramas servem a diferentes funções e são mais adequados em diferentes contextos. Geralmente, esses diagramas possuem sua própria nomenclatura com usos e símbolos específicos. Aqui estão alguns dos tipos mais populares de diagramas de workflow:
Fluxograma
Um fluxograma é composto por diferentes formas e símbolos, cada um representando uma etapa diferente dentro de uma sequência ou processo. Estas formas representam diferentes elementos de um fluxo de trabalho, tais como ações, materiais, serviços, entradas e saídas. A utilização de um fluxograma para representar um fluxo de trabalho pode ajudar a visualizar como as tarefas irão fluir entre os recursos. Esta visão geral gráfica de um processo ou sistema pode ajudar a embasar decisões e identificar gargalos.
Diagrama de Swimlane
O nome do diagrama de swimlane ou de raia é adequado, pois a sua forma imita visualmente as diferentes raias de uma piscina. Cada raia tem seus próprios processos e membros da equipe e o diagrama mostra claramente como as diferentes ações dos membros da equipe afetam os outros em raias diferentes. Os diagramas das raias de natação são especialmente úteis para grandes organizações que possuem diferentes departamentos e equipes que dependem umas das outras. Ver como todos trabalham juntos, mas também de forma independente, pode acrescentar clareza a um processo complexo. Desta forma, o diagrama de workflow atua como uma fonte de informação à qualquer pessoa em uma organização.
Diagrama de blocos
Um diagrama de blocos é um tipo de diagrama de fluxo de trabalho que se aplica principalmente a sistemas, ao contrário dos modelos de processos ou operações empresariais complexas. Ao criar diagramas de blocos, cada parte do sistema é representado por um bloco. Este sistema pode ser mecânico ou técnico, e cada parte é conectada à próxima em linha. Cada bloco é essencial para o funcionamento de um sistema, e, como outros diagramas de workflow, um diagrama de blocos ajuda a visualizar como tal sistema opera.
Diagrama BPMN
O diagrama BPMN é um exemplo de diagrama de fluxo de trabalho utilizado principalmente por gerentes e analistas de negócios. Eles utilizam este diagrama para visualizar os processos de negócios, como o gerenciamento da folha de pagamento ou o recrutamento. O diagrama é analisado e otimizado para melhorar a eficiência dentro dos processos essenciais de uma empresa.
Diagrama SIPOC
O diagrama SIPOC é um exemplo de workflow, mas que não segue tanto o padrão de sequência de ações. Em vez de representar visualmente uma sequência de etapas e eventos dentro de um programa, o diagrama SIPOC usa um formato semelhante a uma tabela para resumir as entradas e saídas de um processo. Ele pode ajudar a trazer um maior grau de transparência e compreensão a um processo.
Diagrama de atividades UML
Um diagrama de atividades UML fornece uma visão geral ou uma representação "maior" de tudo o que acontece dentro de sua empresa ou organização. Este tipo de diagrama de workflow examina as partes constituintes de todo um processo empresarial, em vez de fluxos de trabalho funcionais menores. Utilizando um diagrama de atividades UML, você será capaz de planejar e otimizar os processos de sua empresa por completo. Ao criar um, você poderá compreender facilmente as diferentes partes e funções que fazem as rodas girarem.
Como criar um diagrama de workflow?
Tudo pronto para criar seu diagrama de workflow? Aqui está um guia passo a passo para criar um diagrama de fluxo de trabalho completo:
1. Selecione um processo
Antes de criar seu diagrama de fluxo de trabalho, especifique um processo que será documentado no diagrama. É útil visualizar um processo por diagrama para que seu diagrama não se torne muito complicado e difícil de ler.
2. Defina os pontos de início e fim
Como em muitos processos complexos, pode ajudar se você criar um esboço do projeto antes de acrescentar os detalhes. A definição da primeira e última etapa de seu fluxo de trabalho lhe dá um senso de direção e te manterá no caminho certo.
3. Coleta de informações
A maioria dos diagramas de workflow contém muitas peças móveis, com diferentes pessoas desempenhando diferentes funções. Certifique-se de ter reunido todas as informações necessárias em torno do fluxo de trabalho, incluindo as entradas, saídas e pessoas envolvidas. É importante que você fale com todas as pessoas incluídas no workflow desenhado para entender suas responsabilidades dentro do "quadro geral". Isto ajudará a reforçar a responsabilidade das tarefas e manter todos na mesma página.
4. Desenhe o workflow
Agora está tudo pronto para montar as etapas e conectores pendentes entre os pontos inicial e final. Certifique-se de que você se familiarizou com os símbolos e formas do diagrama de workflow para criar um diagrama de fluxo de trabalho conciso e claro que todos em sua equipe possam entender. Para cada etapa do fluxo de trabalho, crie o símbolo relevante, e conecte-o à forma anterior.
Crie um diagrama de seu fluxo de trabalho
Desdobre operações complexas em etapas fáceis de entender, criando um diagrama de workflow claro e conciso. Coloque todos na mesma página e aumente a eficiência de sua equipe, racionalizando as comunicações e processos ao longo do caminho.
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