キックオフミーティングはもう無駄？目的や 進め方、資料の準備方法について解説

キックオフミーティングとは、新しいプロジェクトを開始する時に開催される ミーティングであり、英語の「Kick Off Meeting」から「KOM」とも 略されることがあります。

このミーティングを開催することによりすべてのステークホルダーとプロジェクトの 目的や目標について認識合わせをすることができ、各ステークホルダーも 自身の担当領域を意識しながらプロジェクトを進めることができます。

この記事では、キックオフミーティングについてや、キックオフミーティングを 無駄なものにしないための進め方や資料の準備方法についてわかりやすく説明しています。

記事の最後にはキックオフミーティングにおすすめのツールやテンプレートも ご紹介しているので、ぜひご確認ください。

キックオフミーティングとは

キックオフミーティングとは、新しいプロジェクトを開始する時に開催される ミーティングです。

プロジェクトの内容によってもこのミーティングの進め方が異なり、 社内のメンバーだけでなく、クライアントやエージェンシーなど、 社外のステークホルダーもこのミーティングに参加します。

キックオフミーティングを開催することにより、すべてのステークホルダーと 始動するプロジェクトの目的や目標を共有することができ、同じ認識を持って プロジェクトを進められるというメリットがあります。

また、キックオフミーティングではコミュニケーションをどうやって取るのかや、 発生する可能性のある問題についても議論することが重要です。

あらかじめ、このような懸念事項について話し合うことで、高い生産性を持って プロジェクトを実行することができます。

キックオフミーティングの目的

キックオフミーティングの開催にはさまざまな目的があります。

目的を知りながらミーティングをすることで、トピックから脱線することなく 効率的にミーティングを進めることができます。

以下でキックオフミーティングの目的をいくつか見ていきましょう。

プロジェクトの詳細を共有

キックオフミーティングで一番重要なのがプロジェクトの詳細を参加メンバー全員と 共有することです。

プロジェクト憲章（プロジェクトチャーター）とも呼ばれ、プロジェクトの内容や メンバー、スケジュールなどをしっかりと共有することが重要です。

このミーティングの後にすべてのメンバーが同じ理解を持ってプロジェクトに 進められるよう、念入りに認識のすり合わせを行いましょう。

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メンバーの顔合わせ

まずは、どんな人やどのチームとプロジェクトをするのか誰もが興味を 持たれることでしょう。

キックオフミーティングは、プロジェクトに関わるメンバーの顔合わせの目的でも 開催されます。

メンバーは社内の人だけとは限らず、社外のステークホルダーも関わることがあります。

キックオフミーティングでアイスブレイクで人との距離感を縮め、個々の担当領域や 能力について知っておくことで、各メンバーの信頼関係やモチベーションを 向上することができます。

方向性を合わせる

最初からメンバー間で方向性のズレがある場合、プロジェクトで良い成果を挙げることは できません。

そのため、キックオフミーティングを通してすべてのメンバーが同じスタートラインに 立ってプロジェクトを実行できるようにしましょう。

これには、このプロジェクトを実行することによってどのような成果があるのかや、 どのようなプロセスで行うのか、問題が発生した時にはどのように対処するのかなどの 議論が重要となってきます。

キックオフミーティングの開催方法

キックオフミーティングは「対面」「Web 会議ツール」「チャットツール」など さまざまな進め方で実行することができます。

以下で各進め方について簡単に見ていきましょう。

対面で行うキックオフミーティング

会議室やコワーキングスペース、レンタルスペースなどにプロジェクトメンバーが 集まってミーティングを行う進め方です。

会う場所によってはメンバーのモチベーションも変わってくることでしょう。

開始するプロジェクトの属性やメンバーの人数に合わせて、快適なミーティング スペースを準備しましょう。

Web 会議ツール行うキックオフミーティング

リモートワークやハイブリッドワークがポピュラーになってきている現在では、Zoom や Google Meetなどの Web 会議ツールを使ってキックオフミーティングをするチームも 少なくありません。

同じ会議室に集まってミーティングをする必要がないという点から、交通費や 移動までの労力が必要のないといったメリットがあります。

しかし、Web 形式のミーティングでは「気まずい」といったデメリットもあるため、 すべてのメンバーができるだけカメラオンで参加したり、Web だからできる アクティビティやアイスブレイクをして、メンバーの距離感を縮めれるように 心がけることが重要です。

また、システムによっては一度に接続できる人数も限られるため、導入している システムの同時接続数を確認しておくことも Web でキックオフミーティングを する上では大切です。

チャットツール

キックオフミーティングは、チャットツールを使ってフランクに開催することもできます。

内容がテキスト上で共有されるため、メリットの 1 つである「顔合わせ」を することができませんが、議事録を残しながらミーティングをすることができます。

いずれの方法もプロジェクトやメンバーのニーズを考慮して開催するようにしましょう。

キックオフミーティングの進め方

キックオフミーティングではあらかじめ進め方を決めていたり、テンプレートを 持っておくこと効率的にミーティングを進めることができます。

以下では、無駄なくキックオフミーティングを進められるよう、わかりやすいステップに 分けてミーティングの進め方をご紹介します。

Step 1：方向性の共有

上記でも少しご説明したように、キックオフミーティングは、プロジェクトメンバーの 方向性を合わせるためにも開催します。

ここでは、プロジェクトも目的や目標をメンバーに明確に提示し、このプロジェクトを 実行することによってどのような成果があるのかや、どのようなプロセスで行うのか、 問題が発生した時にはどのように対処するのかなどを共有するようにしましょう。

また、目的・目標を説明する時は、できるだけわかりやすい形や言葉で説明するのが 大切です。

Step 2：プロジェクトの詳細を説明

ここでは、各メンバーが対応するタスクや役割、責任領域について説明しましょう。

事前にこれらの詳細を知っておくことで、各メンバーが全体的な認識を持って 各タスクに当たることができるため、プロジェクト内での遅延やボトルネックなどを 解消することができます。

プロジェクトの進行中に各メンバーがいつでも資料を参照できるように、 オンラインツールでプロジェクト資料を一元管理しておいたり、プロジェクト体制図などを 作成しておくことがおすすめです。

Step 3：自己紹介をする

自己紹介は、キックオフミーティングの目的の 1 つである「顔合わせ」をする上で 重要なアクティビティとなります。

特に異なるチームどうしが参加するプロジェクトにおいては、メンバーどうして顔と 名前を覚えてもらうことで、コミュニケーションが円滑になったり、チームワークを 向上できます。

大規模なプロジェクトになってくると各メンバーの自己紹介自体が負担になったり してしまうこともあるので、関連部署どうしで個別アクティビティやアイスブレイクを 開催したり、責任者やチームリーダーのみで自己紹介するなど、色々な工夫を してみましょう。

Step 4：質疑応答

プロジェクトを開始前には質疑応答を通して不明点や疑問点をできるだけ早い段階で 解消するようにしましょう。

この場でしっかりと問題を解決しておくことで、プロジェクトの成功もより確実なものと なるでしょう。

あまり、人前での発言や質問に慣れていない人もいるかもしれないので、 ブレインライティングやフィッシュボウル形式、オンラインの質問ツールで 質問を集めることも、問題をより効果的に解消する手段の 1 つです。

Step 5：議事録や資料を管理

キックオフミーティングが完了したら、それで終わりではなく、記録した議事録や プロジェクトに関して共有した資料を管理することが大切です。

プロジェクト専用のチャットスペースがある場合、プロジェクトファイルを ブックマークとして保存したり、オンラインドキュメントツールを活用できる場合は、 1 つのツール内で一元管理することをおすすめします。

そうすることで、プロジェクトメンバーがプロジェクトの目的や目標、 プロセスに関して参照したい時にいつでも必要な資料を見つけることができるように なります。

キックオフミーティングのコツ

キックオフミーティングではコツを押さえておくことで、その効果を高めることができます。

ここでご紹介する 3 つのコツを実践して、すべての参加者が有意義だと感じる キックオフミーティングを開催しましょう。

資料などの事前準備を徹底する

キックオフミーティングの開催前には、資料などの事前準備を徹底するようにしましょう。

必要な資料や情報が十分にそろっていない場合、プロジェクトの目的や目標、 詳細が伝わりにくくなってしまいます。

また、共通の資料が無い場合、プロジェクトメンバー間での認識にズレが 生じてきてしまい、プロジェクト内で足並みをそろえることができません。

オンライン上ではサンプルやテンプレートが提供されているため、これらを使って プロジェクト憲章やプロジェクト体制図などの資料を作成する時間も短縮することが できます。

説明はなるべくシンプルな言葉で

プロジェクトに関して説明する場合、専門用語を使いすぎないようにしましょう。

理由としては、社外のステークホルダーや他のチームからのメンバーがプロジェクトに 参加している場合に、知識やスキルに差があるため同じ認識を持てなくなるからです。

社内でのみ浸透している専門用語や造語は、特に避けるようにしましょう。

疎外感や不透明性を誘発してしまい、モチベーションの低下につながります。

そのため、すべての情報を誰でも理解できるように噛み砕いて説明するように 心がけましょう。

議事録を取る

ミーティング中は議事録を取り、いつでもメンバーが情報を後で参照できるように しましょう。

Web 会議でキックオフミーティングを開催する場合は、画面のレコーディング機能や ボイスレコーディングツールも使うことで後で議事録が作成しやすくなります。

議事録を作成することでミーティングに参加できなかったメンバーとも方向性を 合わせることができるので、キックオフミーティングでは重要な資料となってきます。

キックオフミーティングまとめ

キックオフミーティングは、新規のプロジェクトを開始する時に開催される ミーティングであり、英語の「Kick Off Meeting」から「KOM」とも略されることが あります。

このミーティングを開催することによりすべてのステークホルダーとプロジェクトの 目的や目標について認識合わせをすることができ、各ステークホルダーも自身の 担当領域を意識しながらプロジェクトを進めることができます。

各プロジェクトにとってキックオフミーティングは、スタート台のようなものです。

生産性の高いキックオフミーティングを開催して、プロジェクトが成功するように、 メンバー間での足並みをそろえましょう。

Miro で開催するキックオフミーティング

オンラインワークスペースとして役立つ Miro では便利な会議・ワークショップツールや 無料のテンプレートを活用することで、いつでも質の高いキックオフミーティングを 開催することができます。

オンラインツールでもあるため、ミーティングやプロジェクトに関する資料も すべて 1 つのツールに保管することができます。

Miro を使って参加者が意欲的に情報を共有したり、質問ができるキックオフ ミーティングを開催しましょう。

以下のリンクから便利なテンプレートをご利用ください。

◆ Miro のキックオフミーティングテンプレート ◆ Miro のプロジェクト憲章テンプレート ◆ Miro のプロジェクトプレゼンテーションテンプレート ◆ Miro の自己紹介シートテンプレート ◆ Miro のプロジェクト体制図テンプレート ◆ Miro の議事録テンプレート