Mikä on tiedonkulkukaavio?

Tiedonkulkukaavioiden määritteleminen

Tiedonkulkukaavio kartoittaa tietojärjestyksen, toimijat ja vaiheet prosessin tai järjestelmän sisällä. Se käyttää joukkoa määritettyjä symboleita, joista jokainen edustaa eri vaiheita ja ihmisiä, joita tarvitaan prosessin asianmukaiseen suorittamiseen.

Kaavio voi olla niin yksinkertainen tai monimutkainen kuin järjestelmä sen esittää, mutta helpoin tapa sen tekemiseen on Tiedonkulkukaaviotyökalu. Tiedonkulkukaavioita käytetään useimmiten tietovoiden visuaaliseen esittämiseen yritystietojen järjestelmässä. Kuten alla olevassa tiedonkulkukaavion esimerkissä näytetään, nämä kaaviot antavat kuvan siitä, kuinka dataa käsitellään järjestelmässä käyttämällä joukkoa syötteitä ja tuloksia.

Kuten sen nimi jo kertoo, tiedonkulkukaavio keskittyy dataan ja tietoon. Tämä erottaa sen työnkulkukaaviosta tai vuokaaviosta, jotka voivat keskittyä mihin tahansa muuhun prosessiin tai järjestelmään yrityksen sisällä. Oleellinen vinkki eron tunnistamiseen vuokaavion ja tiedonkulkukaavion välillä on katsoa, miten nuolia käytetään. Vuokaavion nuolet edustavat tapahtumien järjestystä, kun taas nuolet tiedonkulkukaaviossa edustavat tietovuota. Tiedonkulkukaavio auttaa yrityksiä ja yrittäjiä ymmärtämään, mistä data tulee, miten sitä käsitellään järjestelmässä ja mihin se menee käsittelyn jälkeen.

Tiedonkulkukaavioiden hyödyt

Tiedonkulkukaavio kuvaa graafisesti järjestelmän toiminnot ja prosessit. Tämä puolestaan auttaa saamaan, tallentamaan ja käsittelemään tietoja. Tämä visuaalinen esitys on loistava viestintätyökalu, jota voidaan lähettää edestakaisin käyttäjän ja järjestelmänkehittäjän välillä. Tässä joitain tiedonkulkukaavioiden hyötyjä yksityiskohtaisemmin:

Asettaa rajat

Tiedonkulkukaavion toteuttaminen auttaa kuvaamaan ja merkitsemään järjestelmän rajat. Ilman tiedonkulkukaaviota yrityksellä voi olla vaikeuksia ymmärtää, mistä järjestelmä alkaa ja mihin se loppuu. Erityisten rajojen asettaminen antaa selkeän rajauksen.

Parantaa kommunikaatiota

Tiedonkulkukaavio voi auttaa parantamaan graafista kommunikaatiota järjestelmän suunnittelijoiden ja käyttäjien välillä. Tämä voi auttaa insinöörejä ja kehittäjiä ymmärtämään käyttäjän tarpeita ja toiveita.

Tehokas visualisointityökalu

Monimutkaisen datarakenteen esittäminen yksinkertaisen tiedonkulkukaavion avulla tekee kaaviosta helpommin tulkittavan. Tiedonkulkukaaviot auttavat tiimejä visualisoimaan dataa ja vaiheita, jotka sisältyvät ohjelmistojärjestelmän prosesseihin. Visualisointi on ratkaisevan tärkeää prosessien selkeässä selittämisessä ja niiden tekemisessä helpommin muistettavaksi.

Edustaa logiikkaa

Tiedonkulkukaaviot tukevat logiikkaa tietovuon takana järjestelmän sisällä. Ilman tätä loogista perustaa ja ymmärrystä projektissa mukana olevat ei-tekniset ihmiset eivät ehkä ymmärrä, kuinka syötetyistä tiedoista tulee tuotostietoja.

Tiedonkulkukaavion symbolit

Joukkoa standardoituja symboleita käytetään kuvaamaan tiedonkulkukaavion komponentteja. Näiden yhdenmukaistettujen merkintöjen käyttö tekee kaaviosi lukemisesta ja ymmärtämisestä helpompaa kaikille tiimissäsi.

Ulkoinen entiteetti

Ulkoiset entiteetit ovat toimijoita, lähteitä, nieluja tai päätepisteitä. Ne ovat sellaisia komponentteja, jotka ovat olemassa järjestelmän ulkopuolella ja jotka lähettävät dataa järjestelmästä tai ottavat sitä vastaan järjestelmään. Yleisesti ottaen ulkoiset entiteetit ovat järjestelmän syötteiden ja tulosten lähteitä ja määränpäitä.

Prosessi

Prosessikomponentti on se, mikä muuttaa sisään tulevan datan käyttökelpoiseksi datan tulokseksi.

Tietosäiliö

Tietosäiliökomponentti on se, mikä tallentaa datan järjestelmään. Yleisesti nämä komponentit esitetään tiedostoina.

Tietovuo

Tietovuokomponentit ovat putkistoja, joiden läpi data siirretään järjestelmässä. Kaaviossa nämä komponentit yleensä esitetään nuolina ja liittiminä.

Tiedonkulkukaaviot ja UML

Ennen kuin katsomme tiedonkulkukaavioiden tyyppejä, käsittelemme sitä, miten nämä kaaviot sopivat Unified Modeling Languagen (UML) maailmaan. UML-kaaviot ja tiedonkulkukaaviot näyttävät samanlaisilta, mutta niissä on joitain avaineroja. UML on mallinnuskieli, jota käytetään olio-ohjelmistokehityksessä. Esimerkiksi ohjelmistokehittäjät käyttävät UML:ää tarjoamaan yksityiskohtaisemman yleiskuvan prosessista ja selittävät, kuinka ohjelmistokehittämistä tehdään. UML-kaavioita on 14 virallista tyyppiä. Yhtäältä tiedonkulkukaaviot näyttävät, kuinka data virtaa järjestelmän läpi. Ne voivat edustaa UML-kaavioita, mutta niiden ei ole tarkoitus edustaa ohjelmistologiikan yksityiskohtia. UML:ää käytettäessä toimintakaavio voi olla hyödyllisempi kuin tiedonkulkukaavio. Tämä johtuu siitä, että tiedonkulkukaavio on graafinen esitys siitä, miten tieto virtaa järjestelmässä. Tässä UML-toimintakaaviomallissatoimintajakso esitetään samankaltaisesti tietovoiden kanssa koko järjestelmässä.

Tiedonkulkukaavion tasot

Tiedonkulkukaaviot on kerrostettuja. Jokainen kaavion kerros menee syvemmälle ja monimutkaistuu, kun se keskittyy yhteen tiettyyn järjestelmän tai datan osaan. Tiedonkulkukaavion taso esitetään yleensä tasosta 0 tasoon 2, ja jotkin poikkeuksellisen monimutkaiset järjestelmät saattavat tarvita kaavion, joka sukeltaa niinkin syvälle kuin tasoon 3. Yksityiskohtien taso, jota haluat tarkastella, määrittää, kuinka syvälle kaaviosi on mentävä.

Tiedonkulkukaavion taso 0

Taso 0 on yleensä tiedonkulkukaavion kontekstitaso. Se on tarkentamatonta eikä yleensä kohdistu järjestelmän tiettyyn osaan. Sen sijaan tasolla 0 yksinkertainen tiedonkulkukaavio tarjoaa perusyleiskuvan järjestelmästä, asettaen sen kontekstiin ja näyttäen yksittäisen korkean tason prosessin.

Tiedonkulkukaavion taso 1

Kaavion taso 1 on se, missä asioista tulee yksityiskohtaisempia ja kaavio tarkentuu paljon enemmän. Taso 1 korostaa päätoimintoja prosessin tai järjestelmän sisällä. Tiedonkulkukaavion taso 1 on se, missä tiettyjä tason 0 yleiskuvauksen osioita aletaan eritellä ja selittää.

Tiedonkulkukaavion taso 2

Taso 2 yksinkertaisesti menee yhden askeleen syvemmälle, koska se alkaa kartoittaa ja analysoida tiettyjä tason 1 kaavion osioita. Mitä syvemmälle tasot menevät, sitä enemmän tekstipohjainen kaaviosta tulee. Tästä syystä monet järjestelmäsuunnittelijat eivät mielellään mene tasoa 2 syvemmälle. Joillekin monimutkaisille ja konstikkaille järjestelmille voi kuitenkin olla tarpeen mennä taso tai kaksi syvemmälle.

Tiedonkulkukaavioiden tyypit

Tiedonkulkukaaviot jaetaan kahteen luokkaan visualisointia tarvitsevien voiden perusteella. Tiedonkulkukaavio voi olla joko looginen tiedonkulkukaavio tai fyysinen tiedonkulkukaavio. Kullakin kaavion alajoukon tyypillä on tarkoituksensa ja hyötynsä.

Looginen tiedonkulkukaavio

Loogiset tiedonkulkukaaviot keskittyvät enemmän yrityksen toimintaan ja prosesseihin. Ne kuvaavat ”mitä” ja esittävät tämän mittarin graafisessa esityksessä. Loogiset tiedonkulkukaaviot kuvaavat, mitä yritys tekee, mitä se tarjoaa ja mitä se pyrkii saavuttamaan. Ne kuvaavat yrityksen tapahtumia sekä tietoja tai dataa, jota tarvitaan, jotta nämä tapahtumat toteutuvat. Loogisen tiedonkulkukaavion käyttö on hyödyllistä, koska se kartoittaa yrityksen toiminnan virtaa. Se auttaa ymmärtämään sen toiminnan tyyppejä, jota yritykselläsi on tai joita se saattaa pyrkiä lisäämään.

Fyysinen tiedonkulkukaavio

Fyysinen tiedonkulkukaavio kuvaa graafisesti yrityksen järjestelmien toteutuksen. Se edustaa kysymystä ”miten” ”mitä”-kysymyksen sijaan. Se kertoo sinulle, miten data liikkuu järjestelmän läpi ja kuinka järjestelmä toimii. Tämäntyyppinen tiedonkulkukaavio sisältää järjestelmän tiedostojen, ohjelmiston ja laitteiden kaltaisia asioita. Fyysiset ja loogiset tiedonkulkukaaviot tarjoavat erilaisia näkökulmia samaan tietovuohon. Niitä voidaan käyttää yhdessä luomaan holistinen ymmärrys koko prosessista.

Milloin tiedonkulkukaaviota käytetään?

Tiedonkulkukaavioita käytettiin alun perin osoittamaan tietovuo tietokonejärjestelmässä. Mutta tänä päivänä niitä käytetään ideoinnin ja suunnittelun eri vaiheissa eri aloilla. Ne ovat erityisen hyödyllisiä yrityksille, jotka nojaavat voimakkaasti dataan ja tietoon. Alla on esimerkkejä, joissa tiedonkulkukaaviot on laitettu käyttöön:

Ohjelmistokehitys

Ohjelmistokehittäjät käyttäjät tiedonkulkukaavioita ohjelmiston perusteiden ja arkkitehtuurin kehittämiseen ennen ryhtymistä ohjelmistokehittämisen koodausvaiheeseen. Nämä kaaviot auttavat myös jatkuvana järjestelmäanalyysityökaluna, jolla mitataan edistymistä ja toteutetaan parannuksia järjestelmään.

Liiketoiminnan johto

Johdon on ymmärrettävä kokonaisvaltaisesti prosessit, jotka tekevät heidän yrityksestään menestyksekkään. Tiedonkulkukaavio on hyödyllinen työkalu ketterämpien prosessien suunnitteluun ja yleisesti yrityksen prosessien parantamiseen. Sitä voidaan käyttää virtaviivaistamaan yrityksen jokapäiväiset järjestelmät ja työnkulku.

Tietokannan kehitys

Nykyisenä digitaaliaikana lähes jokaisella yrityksellä on online-komponentti, joka nojaa monimutkaiseen tietokantarakenteeseen, joka pitää sisällään käyttäjien tietoja. Tiedonkulkukaaviot auttavat kartoittamaan ja piirtämään datan liikettä ja tallentamista näissä online-tietokannoissa. Maailmassa, jossa kyberturvallisuus ja tietosuoja on pääosassa, tiedonkulkukaaviot luovat selkeän reitin, jota kehittäjät ja yritykset seuraavat.

Tiedonkulkukaavion luominen

Nyt, kun ymmärrät, mikä tiedonkulkukaavio on ja mihin näitä kaavioita toteutetaan, on aika päästää sinut suunnittelemaan sellainen itse. Alla on hyödyllinen vaihe-vaiheelta-opas kattavan tiedonkulkukaavion luomiseen Miron avulla Tiedonkulkukaavion malli.

Vaihe 1

Aloita lajittelemalla syötteesi ja tuloksesi. Jokaisella prosessilla, jota pyrit kartoittamaan on oltava vähintään yksi syöte ja yksi tulos. Tällä varmistetaan, että tiedonkulkukaaviosi on kokonaisvaltainen eikä siinä ole keskeneräisiä kohtia.

Vaihe 2

Aloita kaaviosi tasolta 0, jotta voit saada ymmärryksen järjestelmästä sen kontekstissa. Tämä yleiskuvaus on hyödyllinen ja kertoo sinulle, tarvitseeko sinun mennä yksityiskohtaisemmin järjestelmän syvempiin kerroksiin.

Vaihe 3

Suuntaa tasolle 1. Tässä kohdassa lisäät lihaa järjestelmän luiden ympärille. Tason 1 kuvauksen aikana haluat alkaa lisätä enemmän prosesseja ja vaiheita rakenteeseesi, kun alat tarkentaa lähemmin erityisiin järjestelmiin yrityksesi sisällä. Muista toteuttaa vakioidut tiedonkulkukaavion symbolit ja muodot, jotka on mainittu yllä.

Vaihe 4

Toista vaihe 3 ja mene syvemmälle joka kerta, kun haluat lähestyä tiettyä järjestelmää tai prosessia. Lisättävien kerrosten määrälle ei ole kattoa. Mutta muista, että haluat kaaviot, jota on helppo ymmärtää. Jaa kaaviosi tiimisi jäsenten kanssa ja kutsu heidät jättämään palautetta, kysymään kysymyksiä ja tekemään ehdotuksia. Miro tekee tiimisi kanssa työskentelystä ja reaaliaikaisesta yhteistyöstä helppoa jaetulla luovalla alueella.