Plantilla de reuniones

Acerca de la plantilla de reuniones

Todos hemos estado en una reunión que no salió como se esperaba. Quizá se salieron del tema o se les acabó el tiempo para lograr todo lo que habían decidido hacer, o tal vez solo sintieron que fue una pérdida de tiempo. Para evitar eso, es importante prepararte para organizar una reunión de equipo con anticipación. Con esta plantilla simple pero eficaz, puedes prepararte para organizar una reunión de equipo que cumpla todos los objetivos. Prepara a tus compañeros de equipo para el éxito, dales a todos el tiempo y el espacio para contribuir y mantén tus proyectos encaminados.

¿Qué es una reunión de equipo?

Las reuniones de equipo son una parte indispensable de nuestras carreras. Dependiendo del tamaño y la estructura de tu organización, puedes tener reuniones diarias, semanales o mensuales. Por desgracia, eso no impide que muchos de nosotros las aborrezcamos. Aunque las reuniones son vitales para la colaboración, a veces están llenas de tangentes, discusiones que se salen del tema y pérdidas de tiempo. ¿Por qué sucede eso con tanta frecuencia?

La respuesta es sencilla. Muchos de nosotros no nos preparamos para las reuniones porque no sabemos cómo o no tenemos tiempo. Al crear una forma agilizada de preparar tu flujo de trabajo, te asegurarás de que tus reuniones sean eficientes, agradables y colaborativas.

Cuándo usar la plantilla de reuniones

Usa la plantilla de reuniones de equipo en todo momento que estés organizando una reunión remota, híbrida o presencial.

Crea tu propia reunión.

Crea tu propia agenda de reuniones

Es fácil hacer tu propia reunión de equipo. La herramienta de pizarra Miro es el canvas perfecto para crearlas y compartirlas. Para empezar, selecciona la plantilla de reuniones de equipo y luego haz los siguientes pasos para crear una propia.

1. Pregunta a tus compañeros de equipo qué les parece valioso. Una de las quejas más comunes sobre las reuniones de equipo es que se sienten como una pérdida de tiempo. Cuando las personas vienen a una reunión con la expectativa de que no les será nada útil, es menos probable que escuchen y contribuyan; incluso pueden empezar a faltar a las reuniones. Antes de comenzar una reunión, pregunta a tus compañeros de equipo qué les gustaría ver, hacer o discutir. ¿Hay algún tema sobre el cual desearían tener alguna aportación del equipo? ¿Existe algún reto sobre el cual les gustaría hablar?

2. Usa sus aportaciones para crear una agenda. Antes de la reunión, tómate tu tiempo para crear una agenda de modo que todos sepan de qué se trata la reunión antes de que pongan un pie en la sala (o sala virtual). Sé honesto sobre por qué incluiste y no incluiste ciertos temas en la agenda.

3. Comparte los temas de la agenda. Antes de la reunión, asegúrate de que todos reciban una copia de la agenda para que se puedan preparar. A mucha gente le parece útil escribir los temas de la agenda en forma de preguntas. Por ejemplo, en lugar de "calendario editorial", puedes intentar "¿deberíamos actualizar el calendario editorial?". Una frase como "calendario editorial" puede hacer que los participantes se pregunten exactamente de qué van a hablar y les dificulte más prepararse. Pero el lenguaje concreto les da algo para prepararse. Durante la reunión, muestra la agenda en la pizarra para que todos puedan consultarla mientras discuten.

4. Usa la pizarra para asignar tiempo para cada tema. Esto garantiza que abordarás todos los temas de la agenda sin que se te acabe el tiempo, y permite que tus compañeros de equipo formulen sus preguntas y comentarios de modo que se adapten al tiempo otorgado. Incluso puedes iniciar un temporizador para hablar de un tema de la agenda y luego pasar al próximo tema cuando haya transcurrido un tiempo determinado.

5. Ofrece varios canales que las personas puedan usar para comunicarse. Cuando se trata de hablar durante las reuniones, todos tienen una zona de confort diferente. Algunas personas se sienten realmente muy bien cuando pueden expresar verbalmente lo que piensan. Otros prefieren escribir sus pensamientos. Otros incluso prefieren hacer un dibujo rápido. Si a tus compañeros solo les ofreces una sola forma de comunicarse, podrías estar silenciando muchas voces en la sala. Aprovecha a Miro para bridar múltiples maneras de que tus compañeros de equipo puedan compartir durante la reunión, como la ventana de chat o los bocetos que puedes subir.

6. Envía artefactos. Después de la reunión, asegúrate de enviar un resumen de lo que discutiste, además de la propia pizarra. De esa forma, todos pueden volver a sus notas sin perder el impulso ganado.