Plantilla de reuniones
Organiza reuniones de equipo mejores y más colaborativas que lo preparen para el éxito.
Acerca de la plantilla de reuniones
Todos hemos estado en una reunión que no salió como se esperaba. Quizá se salieron del tema o se les acabó el tiempo para lograr todo lo que habían decidido hacer, o tal vez solo sintieron que fue una pérdida de tiempo. Para evitar eso, es importante prepararte para organizar una reunión de equipo con anticipación. Con esta plantilla simple pero eficaz, puedes prepararte para organizar una reunión de equipo que cumpla todos los objetivos. Prepara a tus compañeros de equipo para el éxito, dales a todos el tiempo y el espacio para contribuir y mantén tus proyectos encaminados.
¿Qué es una reunión de equipo?
Las reuniones de equipo son una parte indispensable de nuestras carreras. Dependiendo del tamaño y la estructura de tu organización, puedes tener reuniones diarias, semanales o mensuales. Por desgracia, eso no impide que muchos de nosotros las aborrezcamos. Aunque las reuniones son vitales para la colaboración, a veces están llenas de tangentes, discusiones que se salen del tema y pérdidas de tiempo. ¿Por qué sucede eso con tanta frecuencia?
La respuesta es sencilla. Muchos de nosotros no nos preparamos para las reuniones porque no sabemos cómo o no tenemos tiempo. Al crear una forma agilizada de preparar tu flujo de trabajo, te asegurarás de que tus reuniones sean eficientes, agradables y colaborativas.
Cuándo usar la plantilla de reuniones
Usa la plantilla de reuniones de equipo en todo momento que estés organizando una reunión remota, híbrida o presencial.
Crea tu propia reunión.
Crea tu propia agenda de reuniones
Es fácil hacer tu propia reunión de equipo. La herramienta de pizarra Miro es el canvas perfecto para crearlas y compartirlas. Para empezar, selecciona la plantilla de reuniones de equipo y luego haz los siguientes pasos para crear una propia.
1. Pregunta a tus compañeros de equipo qué les parece valioso. Una de las quejas más comunes sobre las reuniones de equipo es que se sienten como una pérdida de tiempo. Cuando las personas vienen a una reunión con la expectativa de que no les será nada útil, es menos probable que escuchen y contribuyan; incluso pueden empezar a faltar a las reuniones. Antes de comenzar una reunión, pregunta a tus compañeros de equipo qué les gustaría ver, hacer o discutir. ¿Hay algún tema sobre el cual desearían tener alguna aportación del equipo? ¿Existe algún reto sobre el cual les gustaría hablar?
2. Usa sus aportaciones para crear una agenda. Antes de la reunión, tómate tu tiempo para crear una agenda de modo que todos sepan de qué se trata la reunión antes de que pongan un pie en la sala (o sala virtual). Sé honesto sobre por qué incluiste y no incluiste ciertos temas en la agenda.
3. Comparte los temas de la agenda. Antes de la reunión, asegúrate de que todos reciban una copia de la agenda para que se puedan preparar. A mucha gente le parece útil escribir los temas de la agenda en forma de preguntas. Por ejemplo, en lugar de "calendario editorial", puedes intentar "¿deberíamos actualizar el calendario editorial?". Una frase como "calendario editorial" puede hacer que los participantes se pregunten exactamente de qué van a hablar y les dificulte más prepararse. Pero el lenguaje concreto les da algo para prepararse. Durante la reunión, muestra la agenda en la pizarra para que todos puedan consultarla mientras discuten.
4. Usa la pizarra para asignar tiempo para cada tema. Esto garantiza que abordarás todos los temas de la agenda sin que se te acabe el tiempo, y permite que tus compañeros de equipo formulen sus preguntas y comentarios de modo que se adapten al tiempo otorgado. Incluso puedes iniciar un temporizador para hablar de un tema de la agenda y luego pasar al próximo tema cuando haya transcurrido un tiempo determinado.
5. Ofrece varios canales que las personas puedan usar para comunicarse. Cuando se trata de hablar durante las reuniones, todos tienen una zona de confort diferente. Algunas personas se sienten realmente muy bien cuando pueden expresar verbalmente lo que piensan. Otros prefieren escribir sus pensamientos. Otros incluso prefieren hacer un dibujo rápido. Si a tus compañeros solo les ofreces una sola forma de comunicarse, podrías estar silenciando muchas voces en la sala. Aprovecha a Miro para bridar múltiples maneras de que tus compañeros de equipo puedan compartir durante la reunión, como la ventana de chat o los bocetos que puedes subir.
6. Envía artefactos. Después de la reunión, asegúrate de enviar un resumen de lo que discutiste, además de la propia pizarra. De esa forma, todos pueden volver a sus notas sin perder el impulso ganado.
Si lo que quieres hacer una kick off meeting también puedes llevarla a cabo en Miro.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de brief creativo
Ideal para:
Diseño, Márketing, Desk Research
Incluso los pensadores creativos (o, quizás, sobre todo los pensadores creativos) necesitan pautas claras para orientar sus ideas en direcciones productivas y aprovechables. Y un buen creativo establece esas pautas con información que incluye audiencias objetivo, metas a cumplir, plazos y presupuesto, así como el alcance y las especificaciones del proyecto en sí. Un brief creativo es la base de cualquier campaña de marketing o publicidad y el primer paso para crear sitios web, videos, anuncios, banners y mucho más. Normalmente, el brief se elabora antes de lanzar un proyecto; esta plantilla hará ese trabajo más fácil.
Plantilla de lluvia de ideas inversa
Ideal para:
Ideation, Brainstorming, Team Meetings
La lluvia de ideas inversa es una técnica que insta a un grupo a pensar en los problemas en lugar de en las soluciones. Debido a que naturalmente pensamos en problemas, es una gran forma de conseguir que un grupo anticipe los problemas que pueden ocurrir durante un proyecto. Para participar de una lluvia de ideas inversa, comienza identificando un problema y luego piensa en cosas que puedan agravarlo. Pide a tu equipo que genere ideas relacionadas con formas en que ese problema podría empeorar. Luego vuelve a pensar en las soluciones para esos problemas y evalúa tus ideas.
Plantilla del esquema de las 4 acciones del océano azul
Ideal para:
Liderazgo, Proceso de decisión, Planificación estratégica
Para los emprendedores, mucho se reduce a los nuevos usuarios: cómo atraerlos, impresionarlos y convertirlos en clientes leales. Esta plantilla, diseñada por los autores de 'La estrategia del océano azul: Crear nuevos espacios de mercado donde la competencia sea irrelevante', te ayudará a maximizar el valor para ti y tus clientes por igual. Con los cuatro pasos de la plantilla (dividida en columnas), evaluarás fácilmente tus productos de formas más innovadoras y te asegurarás de que se gaste dinero en áreas que realmente importan.
Plantilla de tablero Agile
Ideal para:
Metodología Agile, Reuniones, Workflows Agile
Un tablero Agile, parte del popular marco Agile, es una representación visual que te permite sincronizar tareas durante todo el ciclo de producción. El tablero Agile generalmente se usa en el contexto de los métodos de desarrollo Agile, como Kanban y Scrum, pero cualquier persona puede adoptar la herramienta. El tablero Agile, utilizado por los desarrolladores y los gerentes de proyecto, ayuda a gestionar el trabajo de forma flexible, transparente e iterativa. La plantilla Agile ofrece una forma fácil de empezar con un diseño prediseñado de notas adhesivas personalizables para tus tareas y equipo.
Plantilla de seis sombreros para pensar
Ideal para:
Ideación, Brainstorming
Los seis sombreros para pensar del Dr. Edward de Bono fueron creados como una alternativa a la discusión, están diseñados para ayudar a los equipos a explorar y desarrollar ideas en colaboración. Utiliza esta plantilla para impulsar el pensamiento creativo y obtener diferentes perspectivas para que tu y tu equipo podáis tomar decisiones mejor enfundadas.
Plantilla de tablero SAFe ROAM
Ideal para:
Agile Methodology, Operations, Agile Workflows
Un tablero de SAFe ROAM es un marco para hacer visibles los riesgos. Te da a ti y a tu equipo un espacio compartido para notar y resaltar los riesgos, para que no sean ignorados. Un tablero de ROAM ayuda a todos a considerar la probabilidad y el impacto de los riesgos y a decidir qué riesgos son de baja prioridad frente a los de alta prioridad. Los principios subyacentes de SAFe (Scaled Agile Framework) son: impulsar soluciones rentables, aplicar el pensamiento sistémico, asumir que las cosas cambiarán, construir de manera incremental, basar los hitos en la evaluación de los sistemas de trabajo y visualizar y limitar los trabajos en progreso.