Plantilla de plan de comunicación

Sobre la plantilla de plan de comunicación

La plantilla de plan de comunicaciones te ayuda a crear un mensaje claro y eficaz para tu audiencia. ¿A quién estás tratando de llegar? ¿Cuál es tu mensaje? ¿Cómo lo comunicarás? ¿Cómo puedes destacar tú? El uso de la plantilla de plan de comunicaciones te permitirá responder a estas preguntas. Además, también puedes utilizarla cuando tengas que desarrollar un plan de comunicación interna que, a veces, es incluso más importante que uno externo. 

¿Qué es un plan de comunicación?

Un plan de comunicación es una estrategia de extremo a extremo para entregar un mensaje a tu audiencia. En todas las etapas de tu negocio, tendrás que ordenar el envío del mensaje, controlar la narrativa y convencer a tu audiencia. Ya sea que hayas asegurado fondos, contratado a un CEO, alcanzado un objetivo de ingresos, sufrido una filtración de datos o quieras lanzar un producto al mercado. Un plan de comunicación claro es vital para el éxito de tu negocio. Tú necesitas un plan de comunicaciones, independientemente del tamaño de tu empresa y el crecimiento vertical o por etapas.

Cómo usar la plantilla de plan de comunicaciones

Has oído el dicho: “si un árbol cae en el bosque y no hay nadie para escucharlo, ¿hizo algún ruido?” En pocas palabras, si tu negocio alcanza un hito y no tienes un plan de comunicaciones, no hará ningún ruido. Puedes tener el mejor producto de la historia que si no se comunica no solo habrás desperdiciado dinero, sino que posiblemente habrás perdido una oportunidad.

Del mismo modo que no redactar un plan de comunicación es algo negativo para tu negocio, no hacerlo de forma óptima también lo es. Un plan de comunicación tiene que salir bien y tiene que estar revisado por distintos departamentos porque aunque una pequeña parte esté mal o se pueda malinterpretar, es con lo que la gente se va a quedar y si te haces viral por algo malo puedes tardar mucho tiempo en revertirlo. Por lo que te recomendamos que lo elabores tranquilamente utilizando nuestra plantilla de plan de comunicaciones para simplificar el proceso, agilizar tu mensajería y crecer con tu negocio.

Nosotros te ofrecemos la plantilla pero, por supuesto, tu y tu equipo tenéis que personalizarla acorde con los valores e imagen corporativa de la empresa. No tiene sentido hacer un plan de comunicación si eres una conocida plataforma de streaming, que si eres un banco importante. Tu público no es el mismo y, por consiguiente, no deberías de comunicarte con ellos de la misma manera.

¿Quién debería usar un plan de comunicaciones?

1. Equipos de marketing. Desde las startups hasta las grandes empresas, todos los equipos de marketing deben tener un plan de comunicaciones. Es una parte fundamental de su trabajo a distintos niveles. Conseguir una imagen positiva para nuestros clientes y audiencia es algo fundamental si queremos vender el producto y el equipo de marketing es quien juega el papel principal en este aspecto. 

2. Organizaciones sin ánimo de lucro. En el mundo de las organizaciones sin ánimo de lucro, algunas cosas nunca cambian; por ejemplo, la necesidad de comunicar. Dado que las organizaciones sin fines de lucro dependen del público para permanecer a flote, es importante crear mensajería eficaz.

3. Agencias. Tanto las agencias como sus clientes deben redactar planes de comunicación para mantener su competitividad. Un buen plan de comunicación puede ser ese punto que marque la diferencia entre una buena agencia y una mala y, además, es la forma en la que van a estar en contacto con sus clientes quienes depositan su total confianza. 

4. Management. Los directores ejecutivos, vicepresidentes, portavoces y figuras públicas deben tener cada uno un plan de comunicaciones, independientemente de si envían un correo electrónico semanal de la empresa o se presentan a una junta de inversores. Cada situación será diferente y habrá que preparar un plan de comunicación acorde a la circunstancia.

Por supuesto que son muchos más los equipos que deberían de usar un plan de comunicación ya sea interno o externo, pero estos cuatro son los que consideramos que deberían ser fundamentales. 

¿Cómo elaborar un plan de comunicación?

• Paso 1: Desarrolla una declaración de marca. Antes de comenzar a trabajar en tu plan de comunicaciones, tienes que averiguar quién eres como marca. Tu declaración de marca moldeará el tono, la voz y la estructura de tu plan. Piensa en ella como tu carta o tu promesa. Piensa en el público al que quieres llegar y el propósito de tu organización. Aquí tienes un ejemplo de plan de comunicación en este punto:

Nuestra organización existe para brindar [beneficio] [beneficio] y [beneficio] a [público] a través de [producto o servicio].

• Paso 2: Descubre tu proposición única de venta (USP). Tu marca existe para llenar un nicho que no puede llenar ninguna otra. Entonces, ¿qué es? ¿Qué problemas resuelves a los clientes/usuarios? ¿Qué necesidades puedes satisfacer? ¿Qué puedes hacer que tus competidores no pueden? ¿Qué es lo que haces mejor? Dado que estas preguntas básicas te darán información para tu plan de comunicaciones, es importante responderlas adecuadamente, para ello reúne al equipo de marketing y comunicación para conseguir mejores insights que te ayudarán a que tu plan de comunicación sea óptimo.

• Paso 3: Define el éxito. Piensa en qué objetivos debe alcanzar tu empresa para ser exitosa. Todos los equipos de la organización están trabajando para alcanzar estos objetivos de una forma u otra por el bien común. Es imprescindible  saber qué objetivos tienes marcados en un determinado lapso de tiempo para saber qué comunicar y cómo hacerlo. Tienes que ser claro y cerrado para no dar juego a interpretaciones que no sean verdad o no puedas cumplir. 

• Paso 4: Traza un mapa de las personas ideales de tu audiencia. Imagínate que estás dando un discurso sobre la importancia de hacer arte. Tus personas ideales son la gente que esperarías que se siente en el público. Piensa a quién intenta llegar tu empresa para que puedas crear mensajes que resuenan en ellos. La plantilla de plan de comunicaciones te ayuda a hacer un mapa de personas ideales paso a paso. Comienza por comunicarte con tus clientes para aprender más sobre ellos. Usa una herramienta de encuestas para preguntarles por su sector demográfico, por sus percepciones de tu marca, sus deseos y sus necesidades. Si tienes contenido en tu sitio, usa herramientas analíticas para ver quién lo está consumiendo (desde dónde, cómo, cuánto tiempo está, rango de edad…). Si tienes cuentas de redes sociales, examina a tus seguidores y estudia a ver si puedes identificar alguna tendencia. Una vez que hayas reunido estos datos, puedes comenzar a construir a las personas ideales. Especifica exactamente quiénes son las personas ideales.

Ejemplo: Volviendo a nuestro discurso sobre hacer arte: una persona ideal clave puede ser una graduada de máster de bellas artes de 25 años. Si eres un negocio que vende camisetas amigables con el medioambiente, una persona ideal puede ser un hombre de 30, titulado, con un ingreso interesante.

• Paso 5: Escribe tu narrativa. Es la historia que quieres contar. ¿Qué hace que tu marca sea única? ¿Cómo empezaste? ¿Qué esperas lograr? Y relacionado con esto, ¿qué percepciones erróneas quieres disipar sobre tu tipo de organización? Recuerda, te adentras en un denso panorama competitivo por lo que es importante que te diferencies distinguiendo a tu marca de aquellas que llegaron antes que tú. La sangre fresca siempre atrae por sus nuevas ideas y su ambición, ¡comunícalas!

• Paso 6: Elige tus canales de comunicación. ¿Cómo vas a lograr que se corra la voz? Tus canales pueden cambiar dependiendo del tamaño de tu empresa, de los recursos que tienes y de la audiencia que esperas alcanzar. Muchas empresas usan un blog, recursos descargables y canales de redes sociales para contar su historia, pero también puedes invertir en anuncios online, comerciales, mailing, podrías dar entrevistas o presentaciones de conferencias. Simplemente tienes que elegir la que más se asemeje con tu público objetivo. No tengas miedo de utilizar canales no hayas utilizado nunca. El mundo de las comunicaciones va muy rápido, únete al cambio si no quieres quedarte atrás y más aún si tu público objetivo es el público joven. 

• Paso 7: Establece objetivos. Estos objetivos deben vincularse con los que estableciste antes. Por ejemplo, si tu objetivo es recaudar fondos, puedes proponerte enviar correos electrónicos de marketing a 30 inversores este trimestre. Asegúrate de que tus objetivos sean razonables y cuantificables. No tiene sentido que plantees los objetivos sin la persona que se encargará de cumplirlos. Solo ellos saben su carga de trabajo y el tiempo que necesitarán emplear. 

• Paso 8: Programa tus comunicaciones. Si tienes un blog, crea un calendario editorial. Si estás enviando publicaciones de redes sociales, escribe un plan de redes sociales que corresponda con tus lanzamientos de producto u otras iniciativas importantes. La conclusión: mantente organizado, centrado y activo en tus tareas y mantén el ritmo.

• Paso 9: Haz un balance de tu éxito. Explora los datos para ver qué salió bien y qué puedes hacer mejor. Un plan de comunicación dura mucho más que la propia comunicación en sí. Una vez acabado es importante leer los resultados y estudiar todo al detalle. Si mandaste una campaña por correo electrónico tienes que ver cuánta gente que lo recibió abrió el correo, cuántos hicieron click, cuántos compraron… Eso es algo fundamental en este último paso en todos los puntos y estrategias llevadas a cabo en el plan de comunicación. Puede que la primera vez no sea la mejor, la segunda tampoco pero poco a poco irás optimizando los recursos y el contenido para llegar al punto que deseas. ¡Empieza cuanto antes con nuestra plantilla de plan de comunicaciones y desarrolla esta habilidad que tanto te va a ayudar. 

¿Para qué sirve un plan de comunicación?

La elaboración de un plan de comunicaciones te pone delante de tu competencia. Garantiza que tu marca siempre esté dando lo mejor de sí. Un sólido plan de comunicaciones te permite contar tu historia a tu audiencia de una manera convincente, centrada y optimizada. Es útil para vender tu producto, ganar clientes e inversores y mantener a tus clientes durante mucho tiempo.

Un plan de comunicación interno es igual de importante que uno externo. Puede que en la empresa haya cambios o hay un periodo de crisis que puede crear incertidumbre entre los trabajadores. Esas cosas tienen que ser comunicadas de una forma optimista para que el espíritu de la organización siga siendo productivo y el plan de comunicación juega el papel más importante. 

Cuándo usar la plantilla de plan de comunicaciones online

Usa la plantilla de comunicaciones en cualquier momento que tengas una estrategia que comunicar a tu audiencia. Esto te puede resultar especialmente beneficioso si sabes que un evento importante, como el lanzamiento de un nuevo producto, está a punto de ocurrir.

Si tienes un plan de comunicación recurrente, sobre algo que ocurre cada cierto tiempo, puedes crear tu propia plantilla a través de la nuestra, de esta forma podrás planificar los recursos de la empresa de forma estratégica optimizando tanto cualquier proceso, como cualquier recurso. Algunos ejemplos de comunicación recurrentes pueden ser si llevas a cabo un evento mensualmente o anualmente, si lanzas un producto al mercado cada cierto tiempo o, por ejemplo, en materia audiovisual cuando se lanza alguna nueva temporada de alguna serie. 

Ya sea que necesites un plan de comunicación interno (para anunciar algo dentro de la empresa) o uno externo (exponer la comunicación al mundo), nuestra plantilla te ayudará a ahorrar tiempo y a hacerlo todo de una manera mucho más visual para facilitarte el flujo de la información y prevenir la pérdida de datos e informaciones que pueden resultar de utilidad.

Nosotros te ofrecemos nuestra plantilla de plan de comunicaciones para que des el primer paso, ahora te toca a ti y a tu equipo diseñar el plan perfecto para llevar tu negocio a lo más alto o para crear una comunicación interna con la que tus empleados estén al tanto de todo lo que está ocurriendo y así se sientan orgullosos de dónde están trabajando. El poder de la comunicación está ahora en tus manos.