Acerca de la plantilla de agenda
No hay nada peor que una reunión sin propósito. Pero no tienes que ser un genio de la planificación para crear agendas con propósito antes de que empiece la reunión. Impresiona a tus colegas y consigue alinearte más rápido con esta plantilla de agenda fácil de usar.
¿Qué es una agenda?
Una agenda es como una hoja de ruta para una reunión. Enumera las actividades que tendrán lugar durante la reunión, cuándo ocurrirán y en qué orden. El objetivo principal de una agenda es ofrecer a los participantes un esquema claro de la estructura de la reunión. Sin una agenda, las reuniones suelen sentirse desorganizadas y corres el riesgo de irte sin haber conseguido lo que querías.
Pero una agenda no tiene por qué ser aburrida. Por eso creamos esta plantilla para hacerla visual, divertida e interactiva. Te facilitamos agregar los gráficos, colores, tipografías e imágenes que quieras para darle personalidad y estilo creativo a tu agenda.
Cómo crear una agenda
Crear tu propia agenda es fácil. El lienzo infinito de Miro es el lugar perfecto para crear y compartir tu agenda con el equipo. Empieza seleccionando la plantilla de agenda y luego sigue los pasos que aparecen a continuación para personalizarla.
1. Añade los detalles básicos
En la parte superior de tu agenda, agrega detalles básicos de la reunión como la fecha y los objetivos.
2. Define prioridades y tareas
Asegúrate de tener claro cuáles son los temas más importantes de la reunión. Una vez que sepas cuáles son las prioridades de la reunión, anótalas.
3. Colabora en tiempo real
Durante la reunión, puedes invitar a los participantes al tablero y pedirles que agreguen las prioridades, tareas o notas en las que no pensaste. Discute cualquier punto nuevo durante la reunión.
4. Personaliza tu agenda
Con la plantilla, puedes darle estilo a tu agenda con gráficos, colores, fuentes e imágenes. ¡No tengas miedo de ser creativo! Completar una agenda no tiene por qué ser una tarea. Si la haces divertida y personal, planear será pan comido.
Beneficios de crear una agenda
A continuación, algunos de los beneficios de crear una agenda efectiva:
Mantiene las reuniones organizadas
Una agenda promueve la estructura y ayuda a priorizar las actividades más importantes de la reunión. Esto mantiene al equipo enfocado en los asuntos relevantes, lo que mejora la productividad. La sola existencia de una agenda formal crea un ambiente oficial y disuade a los participantes de perder el tiempo.
Una agenda formal también establece los objetivos de la reunión y define una meta clara. Esto organiza la dirección que seguirá la reunión y las acciones a realizar después de ella.
Facilita la toma de decisiones efectiva
Las agendas ofrecen un esquema de los temas que se discutirán en la reunión. Este esquema evita que la persona que dirige la reunión olvide los puntos importantes que debe presentar.
Cuando se discuten a fondo todos los temas, se pueden tomar decisiones valiosas en grupo en una sola sesión. Esto es mucho más productivo y transparente que elaborar planes apresuradamente fuera de la reunión. Las aportaciones y sugerencias desde distintas perspectivas elevan la calidad del desempeño y fomentan el trabajo en equipo.
Ayuda a comunicar noticias importantes
Las agendas ofrecen la oportunidad de hacer anuncios sobre eventos empresariales importantes y los objetivos de la reunión. Sin una agenda formal, los anuncios pueden no comunicarse a todos los presentes en la reunión. Además, las agendas brindan un espacio para recapitular reuniones anteriores. Esto ayuda con la reflexión sobre la reunión y a revisar el progreso logrado.
Ofrece la misma oportunidad de contribuir
Las agendas suelen mencionar los puntos de acción que se discutirán durante una reunión. Esto les da a todos los miembros del equipo la oportunidad de reflexionar sobre los temas a tratar con anticipación.
En muchas reuniones, los participantes extrovertidos están más dispuestos a participar, mientras que las personas más reservadas lo hacen con más reticencia. Sin embargo, saber qué se va a discutir permite que todo el equipo investigue los temas previstos. Pueden reflexionar sobre cómo esos temas les afectan y aportar contribuciones valiosas y bien pensadas durante la reunión.
Mejores prácticas para crear una agenda
Ten en cuenta estas mejores prácticas al crear tu agenda:
Solicita la opinión de todo el equipo
Si quieres que todo tu equipo se involucre en las reuniones, asegúrate de que la agenda incluya una lista de temas que reflejen sus necesidades. Pide a los miembros del equipo que propongan puntos para la agenda, indicando la razón por la que cada punto debería tratarse en una reunión de equipo.
Prioriza los temas que afectan a todo el equipo
El tiempo de reunión del equipo es costoso y difícil de programar. Por eso debe usarse principalmente para discutir y tomar decisiones sobre asuntos que afectan a todo el equipo —y que requieren la participación de todo el equipo para resolverse. Si los asistentes no pasan la mayor parte de la reunión hablando sobre temas interdependientes, pueden desconectarse.
Lista los temas de la agenda como preguntas que el equipo debe responder
La mayoría de los objetivos de las reuniones son solo unas palabras encadenadas para formar una frase. Por ejemplo: “reasignación del espacio de oficina.” Esto hace que los participantes se pregunten: “¿Reasignación del espacio de oficina?”
Cuando planteas un tema de la reunión como una pregunta (o preguntas) que necesita respuesta, se estimula el pensamiento estratégico y se fomenta la participación. Por ejemplo: “¿Bajo qué condiciones, si las hay, deberíamos redistribuir el espacio de oficina?”
¿Qué debes incluir en la agenda de la reunión?
Aquí tienes algunos de los elementos clave que debería incluir tu agenda de la reunión:
1. Encabezado de la agenda
El encabezado de la agenda se usa para identificar los siguientes elementos:
La entidad, organización o comité que convoca la reunión.
El encabezado de la agenda llevará el nombre del órgano que se reúne, por ejemplo: junta, grupo asesor, comité o los participantes de la reunión.
El tipo de reunión.
2. Asistentes a la reunión
Tu agenda formal debe listar a los participantes de la reunión. Además, debe indicar de qué puntos de la agenda será responsable cada miembro del equipo.
3. Objetivos clave
La agenda debe informar a todos los participantes cuáles son los objetivos de la reunión, de qué se va a hablar y qué tipo de decisiones deben tomarse.
El objetivo principal de la reunión suele expresarse en una o dos frases que responden a dos preguntas principales:
¿Por qué nos reunimos?
¿Qué queremos lograr?
4. Aporte de tu equipo
Recuerda involucrar a tu equipo u otros asistentes en la elaboración de la agenda. El equipo puede conocer mejor que el organizador los puntos que se van a tratar.
Así te aseguras de que se aborden todos los temas principales y cualquier cuestión. Además, mantendrás a los asistentes involucrados, ya que participan en la creación de la reunión.
5. Plan de trabajo de la reunión
El plan de trabajo de la reunión es lo que quieres que la reunión logre.
Asegúrate de establecer tiempos realistas para cada tema. Siempre es buena idea asignar un par de minutos más de los que crees que necesitarás por cada punto de la agenda. Muy a menudo surge una pregunta o un punto de discusión que necesita resolverse, lo cual consume tiempo.
6. Duración y tiempo asignado a cada punto de la agenda
Uno de los propósitos más importantes de un orden del día es asegurar que la reunión se mantenga a tiempo. Al fin y al cabo, quieres respetar el tiempo de los asistentes. Definir la cantidad de tiempo que se dedicará a cada punto del orden del día ayudará a mantener tu reunión encaminada.
Asegúrate de establecer tiempos realistas para cada tema. Siempre es buena idea asignar un par de minutos más de los que crees que necesitarás por cada punto del orden del día. Muy a menudo surge una pregunta o un punto de discusión que hay que resolver, y esto consume tiempo.
