Plantilla de agenda para reuniones de equipo
Haz que las reuniones de equipo se desarrollen según lo planeado.
Sobre la plantilla de agenda de reuniones de equipo
El tiempo en equipo es importante para tomar decisiones, alinear las prioridades y moverse en la misma dirección, juntos. El tiempo de reunión ininterrumpido con agenda puede ayudar a tu equipo a lo siguiente:
Revisar el progreso en relación con los objetivos y resultados clave.
Compartir actualizaciones de proyecto relevantes
Debatir la productividad o los obstáculos y soluciones potenciales
Hacer lluvia de ideas para los proyectos
Reconocer los esfuerzos individuales y celebrar las victorias del equipo
Esta plantilla puede personalizarse para cualquier función o departamento; desde el seguimiento de métricas hasta campañas de marketing o planificación de sprints. Una agenda de reuniones de equipos muestra el valor de la planificación y los procesos, y permite a los equipos multifuncionales colaborar mejor.
¿Qué es una agenda de reuniones de equipo?
Las agendas de reuniones de equipo ayudan a agregar cronogramas y a estructurar el tiempo asignado cuando necesitas compartir información y colaborar con el equipo. También permiten al equipo acordar objetivos, temas de discusión, elementos de acción y definir quién dará los próximos pasos. Una agenda de reuniones de equipo típica incluirá:
Detalles de planificación como fecha, horario, ubicación y quién tiene que asistir
Una persona que dirija la reunión
Temas a debatir
Elementos de acción
Asegúrate de consultar con el equipo o en los informes directos antes de la reunión para recopilar comentarios sobre los puntos de discusión más importantes.
Incluso si solo pides algo relacionado con lo que el equipo tiene que discutir, el estado actual del proyecto o cualquier otra cosa que quieran compartir, esto resultará útil para que todos se sientan escuchados y reconozcan que han contribuido con la agenda de la reunión.
Crea tu propia agenda de reuniones
Crear tu propia agenda de reuniones es fácil. La herramienta de pizarra Miro es el canvas perfecto para crearlos y compartirlos. Para empezar, selecciona la plantilla de agenda de reuniones y luego sigue estos pasos para crear una propia.
Elige un nombre para la reunión. ¿La reunión es para la sincronización del equipo? ¿Es una retrospectiva? ¿Un taller? Prepara al grupo para la reunión haciéndoles saber qué esperar.
Crea el minutaje. Define la cantidad de tiempo que pasarás en las diferentes partes de la reunión.
Identifica quién dirigirá la reunión. Añade su nombre, o nombres, a la plantilla.
Documenta los temas de discusión y asigna temas de debate a los asistentes.
Para ayudar al equipo a prepararse con antelación, enumera los puntos importantes que deben compartirse o debatirse en la columna "Temas". Dale a tu equipo la oportunidad de tomar la delantera en ciertos puntos según sea necesario.
Inicia la reunión con una estrategia para romper el hielo. Facilita la conversación con juegos o pruebas de ingenio informales. Esto puede servir para que el equipo se relaje y reciba a los nuevos miembros. Prueba limitar el tiempo de las actividades para romper el hielo con el temporizador de cuenta regresiva de Miro.
Registra y asigna los próximos pasos a cada miembro del equipo.
Prioriza las tareas que tendrán el mayor impacto y retorno sobre la inversión. Permite que cada miembro asuma la responsabilidad de tareas específicas más allá de la reunión.
Haz un resumen y define los pasos a seguir.
Intenta finalizar con una nota positiva con aportes y elementos de acción claros. Este enfoque le dará a cada miembro algo que lograr y en lo que continuar hasta la próxima reunión.
¿Qué se debe incluir en una agenda de reunión de equipo?
Una plantilla de agenda de reunión de equipo puede ser muy flexible, pero algunas cosas son fundamentales para llevar a cabo una reunión exitosa: metas, temas, intervalos de tiempo y resultados. Si incluye estas cosas, tú y tu equipo podéis alinear fácilmente los proyectos con la plantilla de la agenda de la reunión, establecer expectativas claras y llevar a cabo la reunión de manera más eficiente.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de diagrama SIPOC
Ideal para:
Agile Methodology, Strategic Planning, Mapping
Un diagrama SIPOC mapea un proceso a un alto nivel identificando las brechas potenciales entre los proveedores y las especificaciones de entrada y entre los clientes y las especificaciones de salida, y por lo tanto define el alcance de las actividades de mejora del proceso. El acrónimo SIPOC significa, en inglés, Proveedores (fuentes), Entrada, Proceso, Salida y Clientes. SIPOC identifica la retroalimentación y los bucles de retroalimentación entre los clientes, los proveedores y los procesos e impulsa al equipo a pensar en términos de causa y efecto. Utiliza esta herramienta visual para documentar el proceso de trabajo de principio a fin.
Plantilla de diagrama de flujo
Ideal para:
Diagramas de flujo, Mapas, Diagramas
¿Estás tratando de explicar un proceso o un flujo de trabajo a tu equipo, o simplemente tratando de entenderlo? A veces, la mejor estrategia es verlo, y ahí es donde entra en juego el diagrama de flujo. Con formas comunes (por lo general, solo óvalos, rectángulos, diamantes y flechas), un diagrama de flujo te muestra la dirección en la que se mueve un proceso o un flujo de trabajo y el orden de los pasos. Además de permitirte comprender con claridad, el diagrama te ayudará a ver fallas y cuellos de botella potenciales para que puedas refinar y mejorar el proceso y crear un mejor producto, más eficientemente.
Plantilla de diagrama de carriles
Ideal para:
Diagramas de flujo, Diagramas, Workflow
Cuando los procesos comienzan a complicarse, es buena idea dar un paso atrás y visualizar quién hace cada cosa y cuándo se hacen. El diagrama de carriles de nado toma un espacio físico cotidiano y familiar (una piscina de natación) y convierte la idea de carriles en una metáfora para organizar los procesos dentro de un equipo, grupo de trabajo, departamento u organización de varios niveles. Esta representación visual asimilable e integral usa la metáfora de los carriles de una piscina para esclarecer un proceso complejo. Usa el diagrama de carriles de nado para esclarecer los roles antes de un proyecto importante, para poner al día a un empleado nuevo o actualizar tu estructura organizacional, entre otras cosas.
Plantilla de planificación de eventos
Ideal para:
Planificación de proyecto, Talleres
No importa si estás planeando el lanzamiento de un producto, una conferencia completamente virtual o un evento importante, la plantilla de planificación de eventos funcionará como lista de verificación visual y mapa para todos los detalles que tengas que considerar antes del gran día. La plantilla de planificación de eventos es una forma adaptable de asegurarte de que la visión creativa y estratégica de tu evento no se pierda en los detalles. Al trazar diferentes secciones (desde el plan de marketing a la agenda, desde los bocadillos a los regalos para los invitados) tú y tu equipo pueden concentrarse en los detalles más importantes y colaborar según sea necesario cuando existan superposiciones.
Plantilla de votación con puntos
Ideal para:
Proceso de decisión, Reuniones, Talleres
La votación con puntos, también conocida como votación con adhesivos, permite a los equipos señalar problemas en una serie de soluciones potenciales o priorizar tareas cuando se presentan varias opciones. La votación por puntos es diferente a la regla de "un solo voto" o "una acción, un voto". En este tipo de votación, cada persona del grupo tiene tantos votos (o "puntos") como puedan utilizarse. Esos votos pueden emplearse para una idea o distribuirse entre muchas ideas. Puedes usar la votación con puntos cuando tu equipo tenga que priorizar opciones o ponerse de acuerdo en una dirección a seguir en proyectos importantes.
Embudo de ideas Backlog
Ideal para:
Design, Brainstorming, Agile Workflows
Un embudo de ideas backlog te permite visualizar tu backlog y restringir el número de elementos en su parte superior. Al hacerlo, puedes priorizar los elementos en tu lista sin tener que participar en reuniones innecesarias o crear demasiada preparación operativa. Para usar el embudo de ideas backlog, divide el embudo en diferentes fases o trátalo como una hoja de ruta. Usa el embudo de ideas backlog como modelo híbrido que combina tu hoja de ruta y backlog en un formato fácil de asimilar.