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Plantilla de agenda para reuniones de equipo

Haz que las reuniones de equipo se desarrollen según lo planeado.

Sobre la plantilla de agenda de reuniones de equipo

El tiempo en equipo es importante para tomar decisiones, alinear las prioridades y moverse en la misma dirección, juntos. El tiempo de reunión ininterrumpido con agenda puede ayudar a tu equipo a lo siguiente:

  • Revisar el progreso en relación con los objetivos y resultados clave.

  • Compartir actualizaciones de proyecto relevantes

  • Debatir la productividad o los obstáculos y soluciones potenciales

  • Hacer lluvia de ideas para los proyectos

  • Reconocer los esfuerzos individuales y celebrar las victorias del equipo

Esta plantilla puede personalizarse para cualquier función o departamento; desde el seguimiento de métricas hasta campañas de marketing o planificación de sprints. Una agenda de reuniones de equipos muestra el valor de la planificación y los procesos, y permite a los equipos multifuncionales colaborar mejor.

¿Qué es una agenda de reuniones de equipo?

Las agendas de reuniones de equipo ayudan a agregar cronogramas y a estructurar el tiempo asignado cuando necesitas compartir información y colaborar con el equipo. También permiten al equipo acordar objetivos, temas de discusión, elementos de acción y definir quién dará los próximos pasos. Una agenda de reuniones de equipo típica incluirá:

  • Detalles de planificación como fecha, horario, ubicación y quién tiene que asistir

  • Una persona que dirija la reunión

  • Temas a debatir

  • Elementos de acción

Asegúrate de consultar con el equipo o en los informes directos antes de la reunión para recopilar comentarios sobre los puntos de discusión más importantes.

Incluso si solo pides algo relacionado con lo que el equipo tiene que discutir, el estado actual del proyecto o cualquier otra cosa que quieran compartir, esto resultará útil para que todos se sientan escuchados y reconozcan que han contribuido con la agenda de la reunión.

Crea tu propia agenda de reuniones

Crear tu propia agenda de reuniones es fácil. La herramienta de pizarra Miro es el canvas perfecto para crearlos y compartirlos. Para empezar, selecciona la plantilla de agenda de reuniones y luego sigue estos pasos para crear una propia.

  1. Elige un nombre para la reunión. ¿La reunión es para la sincronización del equipo? ¿Es una retrospectiva? ¿Un taller? Prepara al grupo para la reunión haciéndoles saber qué esperar.

  2. Crea el minutaje. Define la cantidad de tiempo que pasarás en las diferentes partes de la reunión.

  3. Identifica quién dirigirá la reunión. Añade su nombre, o nombres, a la plantilla.

  4. Documenta los temas de discusión y asigna temas de debate a los asistentes.

  5. Para ayudar al equipo a prepararse con antelación, enumera los puntos importantes que deben compartirse o debatirse en la columna "Temas". Dale a tu equipo la oportunidad de tomar la delantera en ciertos puntos según sea necesario.

  6. Inicia la reunión con una estrategia para romper el hielo. Facilita la conversación con juegos o pruebas de ingenio informales. Esto puede servir para que el equipo se relaje y reciba a los nuevos miembros. Prueba limitar el tiempo de las actividades para romper el hielo con el temporizador de cuenta regresiva de Miro.

  7. Registra y asigna los próximos pasos a cada miembro del equipo.

  8. Prioriza las tareas que tendrán el mayor impacto y retorno sobre la inversión. Permite que cada miembro asuma la responsabilidad de tareas específicas más allá de la reunión.

  9. Haz un resumen y define los pasos a seguir.

  10. Intenta finalizar con una nota positiva con aportes y elementos de acción claros. Este enfoque le dará a cada miembro algo que lograr y en lo que continuar hasta la próxima reunión.

Preguntas frecuentes sobre la plantilla de agenda de reuniones de equipo

¿Qué se debe incluir en una agenda de reunión de equipo?

Una plantilla de agenda de reunión de equipo puede ser muy flexible, pero algunas cosas son fundamentales para llevar a cabo una reunión exitosa: metas, temas, intervalos de tiempo y resultados. Si incluye estas cosas, tú y tu equipo podéis alinear fácilmente los proyectos con la plantilla de la agenda de la reunión, establecer expectativas claras y llevar a cabo la reunión de manera más eficiente.

Plantilla de agenda para reuniones de equipo

Comienza ahora mismo con esta plantilla.

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