Gesprächsnotizen-Vorlage

Über die Gesprächsnotizen-Vorlage

Wenn jemand dich fragen würde, wie viele Meetings du in einer bestimmten Woche hast, würdest du es wahrscheinlich schwer finden zu antworten – nicht weil du nicht aufpasst, sondern weil es so viele sind! Wenn du den ganzen Tag von einem wichtigen Meeting zum nächsten gehst, kann es schwierig sein, sich daran zu erinnern, wer was gesagt hat oder welche Ziele vereinbart wurden.

Gesprächsnotizen sind einfach ein Protokoll deines Meetings. Die meisten Teams bevorzugen es, zu Beginn jedes Meetings eine Protokollführer:in zu bestimmen, damit sich eine Person auf das Festhalten der Inhalte konzentrieren kann, anstatt dass alle versuchen, alles Mögliche festzuhalten. Viele Teams wechseln den Protokollführer, damit jede:r einen gleichwertigen Anteil am Meeting hat.

Wer sollte die Gesprächsnotizen-Vorlage verwenden?

Jedes Team, das ein schriftliches Protokoll darüber führen möchte, was während eines Meetings passiert ist. Dies ist besonders wichtig für Meetings mit Aktionspunkten, Fristen und Entscheidungen. Du kannst eine Person für die Verantwortung bestimmen, oder die Aufgaben rotieren lassen, sodass jedes Mal jemand anderes für die Aktualisierung der Gesprächsnotizen verantwortlich ist. 

Wie man Gesprächsnotizen erstellt

Schritt 1: Bestimme vor dem Meeting eine:n Protokollführer:in.

Schritt 2: Entscheide, welche Themen du im Meeting behandeln möchtest. Der Protokollführer kann diese Themen notieren.

Schritt 3: Bitte den Protokollführer während des Meetings, die Notizen aus dem vorherigen Meeting zusammenzufassen, um dir einen Einstiegspunkt zu geben.

4. Schritt: Lass den Protokollführer die Namen der Teilnehmer, Tagesordnungszeiten, Aktionspunkte und Fälligkeitstermine sowie die wichtigsten Punkte des Meetings notieren.

Schritt 5: Während das Meeting fortschreitet, kann der Protokollführer weiterhin die von den Teilnehmern getroffenen Entscheidungen, die wichtigsten besprochenen Punkte und alle zukünftigen Entscheidungen, die getroffen werden müssen, notieren.

6. Schritt: Der Protokollführer kann die Meetingnotizen mit dem Team teilen, sofern dies angemessen ist.

Wie verwendest du die Meetingnotizenvorlage?

Beginne mit unserer vorgefertigten Vorlage und nimm die gewünschten Anpassungen vor, um sie deinen speziellen Bedürfnissen anzupassen. Lade Teammitglieder ein, deinem Board beizutreten und zusammenzuarbeiten. Verwende die @Erwähnung oder den Videochat, wenn du Input von anderen benötigst. Du kannst andere Dateitypen wie Dokumente, Fotos, Videos und PDFs hochladen, um alle relevanten Informationen an einem Ort zu speichern.