Guide: So erstellst du einen Projekt Zeitplan
Zeitpläne für Projekte erstellen
Egal, ob dein Projekt über Jahre oder nur wenige Wochen hinweg dauert, gibt es etwas, worüber alle in deinem Team auf demselben Stand sein müssen: das Timing. Jedes Teammitglied muss seine Aufgaben rechtzeitig abschließen, damit das Projekt im Zeitplan bleibt und letztendlich erfolgreich ist.
Ein Zeitplan ist ein leistungsstarkes visuelles Tool, das Teams dabei helfen kann, ihre Fristen einzuhalten. Es bietet Projektmanagern einen umfassenden Überblick über den Status eines Projekts an einem einzigen Ort.
Dieser Guide wird die verschiedenen Arten von Zeitplänen und wie sie deinem Projekt zugutekommen können abdecken. Lerne wie du einen
Was ist ein Projektzeitplan?
Ein Projektzeitplan ist eine visuelle Darstellung des geplanten Zeitplans eines Projekts durch die Abbildung der Liefergegenstände und Aufgaben, die erforderlich sind, um das übergeordnete Projekt abzuschließen. Er fungiert als Mini Roadmap für Projektmanager und zeigt den Ablauf von Ereignissen, die erforderlich sind, um das Projekt rechtzeitig abzuschließen.
Diese Mini Roadmaps umfassen Fristen und Meilensteine, die sicherstellen, dass das Ziel oder Ziel jedes Schrittes unterwegs erreicht wird. Neben dem erforderlichen Ablauf von Ereignissen definieren Zeitpläne auch, welche Teammitglieder oder Abteilungen für jeden Liefergegenstand verantwortlich sind. Indem ein Team sich auf einen Projektzeitplan bezieht, kann es verstehen, wie jeder Liefergegenstand zum endgültigen Abschluss des Projekts beitragen wird.
Die Darstellung vieler Details eines Projekts auf einem Zeitplan stellt wichtige Informationen in einem leicht verdaulichen visuellen Format dar. Anstatt eine lange Liste von Aufgaben aufzuschreiben, werden Liefergegenstände in einem Projektzeitplan chronologisch kartiert - meist entlang einer horizontalen Linie. Es gibt jedoch auch andere Arten von Zeitplänen, einschließlich vertikaler Zeitpläne,
Vorteile eines Projekt Zeitplans
Hier sind einige Vorteile eines Zeitplans für das nächste Projekt deines Teams.
Informationsquelle für das gesamte Team
Ein Projektzeitplan fungiert als Manifest aller Ereignisse, Liefergegenstände und Aufgaben, die ein Team innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abschließen muss. Auf einen Blick können Teammitglieder auf das Zeitplan-Dokument verweisen, um zu verstehen, wo sie stehen und was sie tun müssen, um auf Kurs zu bleiben. Ein Zeitplan beseitigt auch Zweifel daran, was in bestimmten Phasen des Lebenszyklus eines Projekts geschehen muss.
Strategisch vorausplanen
Das Erstellen eines Zeitplans ermutigt Teams dazu, vorausschauend zu denken, was für den Erfolg eines Projekts von entscheidender Bedeutung ist. Das gesamte Team muss verstehen, wohin es geht und wie es mit den Ressourcen, die ihm zur Verfügung stehen, dorthin gelangen wird. Beim Erstellen eines Projektmanagement Zeitplans sollten Manager und Teammitglieder strategisch darüber nachdenken, was getan werden muss und in welcher Reihenfolge. Das Ergebnis wird ein realistischer, machbarer Zeitplan sein, der dem Team Richtung gibt.
Potenzielle Hindernisse identifizieren
Aufgrund der Notwendigkeit vorauszudenken, helfen Zeitpläne Teams dabei, potenzielle Probleme und Hindernisse zu antizipieren, bevor sie auftreten. Zum Beispiel, betrachte folgendes Szenario: Nachdem Aufgaben auf einem Zeitplan zugewiesen wurden, wird deutlich, dass ein spezialisierter Entwickler nur für einen bestimmten Zeitraum verfügbar ist. Da dies zu Verzögerungen in einigen Phasen des Projekts führen könnte, bittet der Projektleiter um zusätzliche Ressourcen.
Die Fähigkeit, Hindernisse auf dem Weg zum Erfolg vorauszusehen, wird dir helfen, effizienter mit ihnen umzugehen - oder sie sogar ganz zu vermeiden -, sollten sie auftreten.
Festlegen von Fristen und Verantwortung
Ein Projektzeitplan verdeutlicht die Bedeutung, dass alle Beteiligten fokussiert und engagiert bleiben müssen, um ihre Fristen einzuhalten. Einige Aufgaben sind zeitkritisch, und das Projekt wird nur voranschreiten, wenn diese Aufgaben abgeschlossen sind. Durch die Implementierung eines Zeitplans werden Teammitglieder zur Rechenschaft gezogen, wenn der Fortschritt aufgrund ihres Nicht-Einhaltens von Fristen verlangsamt wird. Ein Zeitplan zeigt auch, welche Teammitglieder dafür verantwortlich sind, bestimmte Meilensteine zu erreichen, und gewährleistet so Transparenz während des gesamten Projekts.
Klare Definition des Projektumfangs
Das Festlegen harter Fristen und Aufgabenliefergegenstände bedeutet, dass die geplante Arbeit klar definiert ist. Obwohl es möglich ist, einen Zeitplan zu aktualisieren, wenn sich Dinge ändern, verhindert er, dass sich der Umfang des Projekts zu stark ändert. Zeitpläne können den Senior Stakeholdern zeigen, welche Auswirkungen eine Erweiterung des Umfangs auf den Projektzeitplan hat. Wenn Zeit oder Ressourcen begrenzt sind, könnte eine Erweiterung des Umfangs den Gesamtprojektzeitplan verlängern.
Transparenz gegenüber Kunden
Wenn du deinen Kunden Zugang zu deinem Projektzeitplan gibst, baust du Vertrauen auf und hilfst dabei, langfristige Beziehungen aufzubauen. Das Dokumentieren und Berichten über den Fortschritt ist eine großartige Möglichkeit, Kunden auf dem Laufenden zu halten und ihnen mitzuteilen, wann sie erwarten können, dass dein Team die Arbeit abschließt.
Elemente eines Zeitplans
Obwohl verschiedene Arten von Projektzeitplänen unterschiedlich aussehen können, haben sie oft gemeinsame Elemente. Diese Elemente umfassen Folgendes:
Meilensteine
Meilensteine sind Punkte in einem Projekt, die ein bedeutendes Ereignis oder eine Phase in der Projektentwicklung kennzeichnen. Diese Kontrollpunkte helfen dabei, den Fortschritt zu messen und sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
Teammitglieder
Der Projektzeitplan sollte die Teams und Teammitglieder enthalten, die zum Abschluss des Projekts beitragen werden. Dies zeigt, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.
Termine und Ereignisse
Projekte können nicht endlos dauern, daher muss dein Zeitplan ein Start- und Enddatum enthalten. Zwischen dem Projektstart und -abschluss gibt es weitere wichtige Ereignisse, die an bestimmten Daten während des Projektfortschritts stattfinden sollten.
Aufgaben
Dies sind die notwendigen Arbeitsstücke, die zum Abschluss des gesamten Projekts beitragen.
Dauer jeder Aufgabe
Jede Aufgabe muss eine Lieferfrist haben, um die Erwartungen zu bestätigen.
Abhängigkeiten
Dies bezieht sich auf Aufgaben, die die Initiierung oder Abschluss anderer Aufgaben erfordern, bevor sie beginnen können. Sie müssen chronologisch entlang des Zeitplans festgelegt werden.
Kritischer Pfad
Der
Arten von Projektzeitplänen
Hier sind einige Arten von Projektzeitplänen:
Strategischer Planungszeitplan
Ein Zeitplan für strategische Planung konzentriert sich auf die mittel- bis langfristige Zukunft. Im Gegensatz zu einem Projekt, das einige Monate läuft, präsentieren diese Zeitpläne auf hoher Ebene eine langfristige Sicht. Mit diesen Zeitplänen für drei bis fünf Jahre können Teams ein gemeinsames Verständnis dafür entwickeln, was für die Zukunft geplant ist, um die Gesamtmission des Unternehmens zu unterstützen.
Linearer Projektzeitplan
Wenn du an einen Zeitplan denkst, könntest du dir einen linearen Zeitplan vorstellen. Dieser Zeitplan hat ein Startdatum an einem Ende einer horizontalen oder vertikalen Linie, die bis zum Enddatum verläuft. Alle Ereignisse, Aufgaben und Fristen sind auf dem Zeitplan festgelegt.
Gantt Diagramm
Gantt Diagramme sind eine einzigartige Art von Projektzeitplan, weil sie kein lineares Format haben. Stattdessen verwenden Gantt-Diagramme ein Balkendiagramm, um den Fortschritt bestimmter Aufgaben bis zur Fertigstellung darzustellen - Aufgaben, die alle innerhalb der Start- und Enddaten des Projekts liegen.
PERT Diagramm
PERT steht für Projektbewertungstechnik. Diese Art von Zeitplan ist in einigen Aspekten einem Gantt Diagramm ähnlich, aber unterschiedlich genug, um seine eigenen Vorteile zu bieten. Ein PERT-Diagramm legt mehr Wert auf Schätzung als auf Echtzeitplanung. PERT-Diagramme werden oft mit Baumdiagrammen verglichen, weil sie Rechtecke und Kreise verwenden, um Meilensteine und Ereignisse darzustellen, mit Pfeilen, die den Fortschritt zwischen jedem Element anzeigen.
Wie man in 7 Schritten einen Zeitplan erstellt
Folge diesen Schritten, um deinen Zeitplan mit Miro's Zeitplaner zu erstellen:
1. Verstehe den Projektumfang und die Anforderungen
Bevor du deinen Zeitplan skizzierst, musst du den Projektumfang und die Anforderungen klar definieren. Du musst verstehen, welche Ereignisse und Aufgaben zum Abschluss des letzten Ziels während des Projektzeitraums beitragen.
2. Entscheide, welche Personen am Projekt beteiligt sein werden
Es ist wichtig, die richtigen Personen und Teams auszuwählen, die vom Anfang bis zum Ende zum Projekt beitragen. Dies ermöglicht eine ordnungsgemäße Ressourcenzuweisung und eine klare Definition von Abhängigkeiten.
3. Erstelle eine Liste von Liefergegenständen und priorisiere sie
Projektmanager müssen verstehen, welche kleineren Aufgaben für den Erfolg des gesamten Projekts abgeschlossen werden müssen. Manager müssen auch verstehen, wer an jedem Liefergegenstand arbeiten wird und dafür verantwortlich ist. Es ist am besten, deine Liste von Aufgaben und Ereignissen zu priorisieren, bevor du diese Informationen dem Zeitplan hinzufügst.
4. Füge Informationen zum Zeitplan hinzu
Sobald du die wesentlichen Informationen gesammelt hast, kannst du damit beginnen, deinen Zeitplan zu erstellen. Stelle sicher, dass du deine Aufgaben entsprechend der Reihenfolge anordnest, in der sie zuerst abgeschlossen werden müssen.
5. Passe deinen Zeitplan an
Denke daran, dass ein Projektzeitplan ein visuelles Werkzeug ist, das ästhetisch ansprechend und leicht verständlich sein sollte. Füge Notizzettel hinzu, verwende Farben und integriere Medien, um deinen Zeitplan leicht verständlich und einprägsam zu machen.
6. Teile ihn und frage nach Feedback
Das Erstellen des Zeitplans sollte eine gemeinsame Anstrengung sein. Bitte um Rückmeldungen von deinen Teammitgliedern, bevor du den Zeitplan finalisierst. Alle sollten zustimmen, dass die Fristen und Meilensteine realistisch sind.
7. Aktualisiere die Timeline regelmäßig
Im Großen und Ganzen sollten Zeitpläne konsistent bleiben. Wenn sich jedoch Dinge ändern - zum Beispiel, wenn sich eine Aufgabe verzögert oder ein Team umstrukturiert werden muss - sollten Sie den Zeitplan aktualisieren, damit er nützlich ist.
Best Practices Projekt Zeitplan
Behalte die folgenden Schlüsselpunkte im Auge, um einen effektiven Zeitplan zu erstellen:
Vermeide die Festlegung unrealistischer Fristen
Eines der größten Hindernisse für Projektmanager ist das Festlegen von Deadlines, die schwer zu erreichen sind. Erstelle realistische Projektschätzungen mit Hilfe deines Teams und reserviere etwas Zeit für den "Projekt-Puffer". Auch als Pufferzeit bekannt, ist der Projekt-Puffer die Zeit, die eine Aufgabe verzögert werden kann, bevor sie sich auf die Projektdeadline auswirkt. Dies stellt sicher, dass die Erwartungen nicht die Machbarkeit der Ergebnisse überschreiten, da dies ein Projekt bereits vor dem Beginn zum Scheitern bringen könnte.
Verstehe jede Aufgabe vollständig
Jedes Teammitglied muss die Aufgaben und Teilaufgaben klar verstehen, um einen gut definierten und effektiven Zeitplan zu erstellen. Dies ermöglicht Effizienz und Sicherheit beim Abschluss des Projekts. Ein vager Projektzeitplan mit unklaren Aufgaben führt zu Verwirrung und Orientierungslosigkeit.
Identifiziere abhängige Aufgaben
Viele Projekte haben kleinere Aufgaben und Liefergegenstände, die mit anderen Aufgaben verbunden sind. Definiere die Aufgaben, die voneinander abhängig sind, und stelle sicher, dass das Team während der Ausführung dieser Aufgaben zusammenarbeitet und kommuniziert.
Beziehe das gesamte Team ein
Eine Person sollte nicht allein einen Zeitplan erstellen, um das gesamte Team zu unterstützen. Jede Person sollte ein Mitspracherecht bei der Festlegung von Fristen und Aufgaben haben. Die Einbeziehung aller Stakeholder in die Erstellung eines Zeitplans bedeutet, dass die Erwartungen von Anfang an festgelegt werden.
Wähle die richtige Software
Die Erstellung eines Projektzeitplans ist keine Aufgabe, die du von Grund auf erledigen musst. Mit Miro kannst du den intuitiven Zeitplaner verwenden, um einen Zeitplan zu erstellen, der von Anfang an klar, präzise und gut strukturiert ist.
Erstelle deinen Zeitplan mit Miro
Du verstehst nun, wie man einen Projektzeitplan erstellt und welchen Wert er für dein Projekt bietet. Von der Schaffung eines Gefühls der Gewissheit bis zur Verbesserung der Zusammenarbeit bietet ein Zeitplan viele Vorteile für dein Team.
Wenn du einen umfassenden und ganzheitlichen Zeitplan erstellen möchtest, melde dich kostenlos bei Miro an, um loszulegen.