Diagrama BPMN

Obtenha uma visão completa de seus processos empresariais com um diagrama BPMN. Entenda o que é BPMN e como fazer um diagrama usando essa notação para criar alinhamento em toda a sua empresa, gerenciar processos de forma eficiente e identificar áreas-chave para melhoria. Ou comece a criar seu próprio agora mesmo com a Miro.

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O que é um diagrama BPMN?

Business Process Modeling Notation (BPMN) é um método para delinear um processo de negócios. Gerentes de projeto e analistas de negócios usam esse tipo de diagrama para visualizar como um processo funciona, o que está incluído nesse processo e qual o resultado esperado. Um diagrama BPMN é uma representação visual deste processo. Fazer um diagrama BPMN online te ajuda a obter mais clareza sobre seus processos de negócios, consequentemente, melhorando a comunicação e a colaboração entre sua equipe. Um diagrama BPMN é um tipo de fluxograma que usa ícones padronizados para representar os diferentes elementos e fluxos de um processo de negócios. O BPMN foi originalmente desenvolvido em 2004 pela Business Process Management Initiative (BPMI). Um ano depois, BPMI fundiu-se com o Object Management Group (OMG), um consórcio de padrões da indústria de computadores. Juntos, eles lançaram um documento de especificação que definiu a notação e semântica BPMN, incluindo as melhores práticas para a criação de um diagrama BPMN. Então, em 2011, a OMG lançou a especificação BPMN 2.0, que ofereceu um padrão mais detalhado, com novos símbolos e notações, com o objetivo de aprimorar ainda mais a criação de diagramas de processos empresariais.

Quais são os quatro grupos de elementos no BPMN?

Os símbolos BPMN se enquadram em quatro grupos de elementos principais: objetos de fluxo (flow objects), objetos de conexão (connecting objects), artefatos (artifacts) e raias (swimlanes). Vamos dar uma olhada em cada um desses grupos com mais detalhes.

Objetos de fluxo

Os símbolos de fluxo BPMN são os elementos que conectam e formam o fluxo do processo, ou seja, representam um caminho a seguir seguido no fluxograma. Os principais símbolos de fluxo são:

Eventos

Um evento representa algo que acontece no processo. Por exemplo, "confirmação de pedido" ou "pagamento recebido" poderia representar parte do processo de envio e entrega. No diagrama, os eventos são círculos. Às vezes há ícones dentro do círculo que explicam melhor o que significa o evento. Por exemplo, o evento "pagamento recebido" poderia ser representado por uma pilha de moedas ou por uma nota de dólar.

Atividades

As atividades aparecem em um diagrama BPMN como um retângulo arredondado. Eles representam as partes do processo que requerem ação - por exemplo, "embalar o produto" ou "rastrear a remessa". As atividades também podem incluir tarefas e uma variedade de subprocessos.

Objetos de conexão

Estas são as linhas e flechas de conexão que simbolizam como os objetos se relacionam entre si e como o processo flui de uma atividade para a próxima. Aqui estão alguns dos diferentes objetos de conexão:

Fluxo sequencial

Linhas e pontas de flecha sólidas descrevem a ordem (ou fluxo sequencial) das atividades. Estas linhas também identificam as dependências em seu fluxo de trabalho, destacando quais tarefas devem acontecer para que o processo avance.

Fluxo de mensagens

As linhas de fluxo de mensagens são tracejadas com um círculo aberto no início e uma ponta de seta aberta no final. Elas descrevem quais eventos ou atividades atravessam as fronteiras organizacionais. Por exemplo, "cliente faz um pedido" poderia ser um evento no processo de pedido, mas também poderia ser o início do processo de envio e entrega. Ele cruza a fronteira entre os dois processos, e a linha de fluxo de mensagens traz isto à tona.

Associação

As conexões de associação mostram a relação entre texto, dados, artefatos e objetos de fluxo. As linhas pontilhadas geralmente representam estas associações.

Artefatos

Os artefatos fornecem informações complementares sobre seus processos. Eles permitem que você descreva elementos do processo, além de ajudar a categorizar e organizar tarefas. Aqui estão alguns dos diferentes elementos que você pode encontrar em símbolos de artefato BPMN:

Objeto de dados

Um objeto de dados descreve como os dados entram, saem e se movimentam através do processo (chamado entrada, saída e coleta de dados). Também se refere a como os dados são armazenados no processo (conhecido como armazenamento de dados). Os ícones para estes elementos variam dependendo do tipo de dados.

Grupo

Como o nome sugere, um ícone de grupo categoriza os itens com base em seu significado no processo. Na notação BPMN, estes são retângulos de canto arredondados com linhas tracejadas. Eles ajudam equipes a organizar e ordenar seus diagramas BPMN.

Notação de texto

Uma notação de texto refere-se a qualquer texto que forneça informações extras sobre objetos no diagrama. Ela pode descrever certas partes do processo, fornecer contexto adicional ou explicar o fluxo de objetos com mais detalhes. Ela torna o diagrama mais fácil de seguir e entender.

Raias ou swimlanes

As raias (ou swimlanes) são uma parte essencial da estrutura de um diagrama BPMN. São normalmente caixas horizontais, retangulares, que separam diferentes estágios do processo. O modelo de diagrama swimlane é um exemplo de como essas raias podem ser organizadas em um diagrama. No modelo, o diagrama é dividido em quatro raias: Cliente, Vendas, Estoque e Pagamento. Cada item dentro desta linha se enquadra no âmbito da área específica do negócio. As raias ajudam a categorizar ainda mais o diagrama e mostram quais equipes ou departamentos são responsáveis por determinadas tarefas e objetos. Por exemplo, todos os objetos relacionados a pagamento estão dentro da raia "Pagamento”. Como resultado, a equipe de pagamento pode facilmente ver onde suas tarefas se situam dentro do processo comercial.

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Pra que serve o BPMN?

Vamos dar uma olhada em alguns dos principais benefícios do uso de uma notação de modelagem de processos comerciais:

Melhora a comunicação

Use um diagrama BPMN para criar uma compreensão compartilhada dos processos de sua empresa. Coloque todos na mesma página para garantir que seu fluxo de trabalho se mova da maneira mais suave e eficiente possível.

Padroniza processos

Crie processos claros sem qualquer espaço para má interpretação usando os símbolos padronizados da BPMN. Todos na empresa podem rever o diagrama BPMN e entender exatamente como funcionam os procedimentos da empresa - e, como resultado, aumentar a produtividade de forma geral.

Identifica áreas de melhoria

Identifique obstáculos e gargalos em seus processo com um diagrama BPMN. Dê a si mesmo e à sua equipe uma visão geral de todos os departamentos para descobrir oportunidades, analisar e otimizar seus processos existentes.

Melhora a colaboração entre equipes

Gerencie melhor os processos e relacionamentos interdepartamentais com um diagrama BPMN. Ele ajuda a estabelecer processos claros e criar consistência entre departamentos. Ao criar um diagrama padrão, você diminui o esforço que os colaboradores teriam de fazer para entender diferentes fluxogramas na empresa.

Qual é a diferença entre BPMN e UML?

A principal diferença entre BPMN e UML (Unified Modeling Language) é seu propósito. Um diagrama UML é usado para modelar software, enquanto um diagrama BPMN esboça os processos de negócios. Isto significa que os diagramas BPMN são amplamente aplicáveis tanto para TI quanto para negócios, enquanto os diagramas UML são mais específicos para o desenvolvimento de sistemas de TI. Existem sim algumas semelhanças entre os diagramas BPMN e UML que podem nos confundir. Elas são mais relacionadas a lógica da criação do fluxograma em si, do que do seu objetivo. Por exemplo, ambos têm símbolos e notações padronizadas e ambos usam um estilo de fluxograma para delinear sistemas e processos. Mas, em última análise, são dois diagramas completamente diferentes.

Como criar um diagrama BPMN?

Já abordamos o que é um diagrama BPMN, símbolos e seus benefícios. Agora, vamos ver o passo a passo para criar seu próprio diagrama BPMN com a Miro.

1. Comece com um modelo

Usar um modelo BPMN é uma maneira fácil de começar. O modelo é totalmente personalizável, para que você possa mover as coisas, adicionar novos elementos e alterar a estrutura existente para melhor refletir seu processo. Se preferir construir seu diagrama BPMN a partir do zero, acesse nossa ferramenta para criar Diagramas BPMN online.

Com o espaço de trabalho digital da Miro, você também pode colaborar com sua equipe durante todo o processo de criação - o que é particularmente útil para equipes remotas ou híbridas. Todos em sua equipe podem acessar o board da Miro de onde quer que estejam trabalhando, permitindo que criem juntos o diagrama BPMN em um único local online compartilhado.

2. Defina o escopo

Antes de iniciar seu diagrama BPMN, você precisa definir o escopo do processo. O escopo delineia para que serve o processo e o que ele deve fazer a partir de uma perspectiva mais generalizada. Trata-se de um processo de recrutamento? Um processo de envio e entrega de e-commerce? Um processo de atendimento ao cliente? Seja o que for, o escopo deve defini-lo claramente. Pense nesses pontos ao definir o escopo de seu diagrama BPMN: • O início do processo • O fim do processo • O que o processo inclui • O que o processo não inclui (também conhecido como limites do processo) • A saída ou o produto final a entregar Com um escopo claramente definido, você será capaz de criar um diagrama BPMN claro e conciso.

3. Adicione suas atividades

Com o escopo definido, você pode agora começar a traçar a sequência de atividades. O primeiro passo é determinar seu evento inicial. Seu escopo terá coberto isto em um nível geral, mas nesse momento comece a detalhar e identificar a atividade exata que iniciará seu diagrama. Você também pode adicionar o evento final para confirmar quando o processo terminará. Então, você pode definir claramente suas atividades. A partir de seu evento inicial, passe pelo processo e acrescente as ações, tarefas e atividades chave. Para garantir que você utilize os símbolos e ícones corretos, dê uma olhada nas quatro categorias de um diagrama BPMN que abordamos anteriormente aqui. Aqui estão algumas das melhores práticas para adicionar e estruturar atividades ao seu diagrama BPMN: Todo o seu diagrama deve caber em uma página. Isto vai facilitar para que todos consigam revisar e visualizar o processo em poucos segundos. Adicionar atividades ao diagrama pode trazer á tona ineficiências. Se este for o caso, acrescente um comentário ou post it descrevendo as questões para que você possa revisá-las e resolvê-las. O fluxo da sequência deve mover-se horizontalmente, enquanto as associações e fluxos de dados devem mover-se verticalmente. É aqui que as raias entram em jogo - mais sobre isso na próxima seção.

4. Projete suas swimlanes

Cada diagrama BPMN deve ter pelo menos uma swimlane. A forma como você estrutura essa swimlane vai depender da sua necessidade. Basicamente, depende do processo que você está mapeando e de quem está envolvido. Aqui estão algumas das principais categorias que você pode usar para estruturar suas swimlanes:

• Por departamento: Ao criar um processo em toda a empresa, você pode usar swimlanes para mostrar quais departamentos são responsáveis por certas tarefas e atividades. Por exemplo, todas as tarefas relacionadas a pagamento podem sentar-se na raia da equipe de contabilidade.

• Por funcionário: Se o processo estiver relacionado a uma equipe ou departamento específico, você pode decompor suas swimlanes por funcionários. Cada colaborador envolvido no processo terá uma visão clara do que ele é responsável e como seu papel se encaixa no processo.

• Por tipo de atividade: Se você não quiser categorizar as tarefas por funcionário ou departamento, você pode simplesmente usar swimlanes para agrupar atividades similares. Por exemplo, qualquer tarefa de vendas será abrangida pela raia "vendas".

5. Use conectores

Finalmente, você pode usar linhas de conexão e flechas para mostrar como as atividades se relacionam umas com as outras. A direção do fluxo deve sempre se mover da esquerda para a direita. Mesmo quando estiver pulando entre as raias (o que significa usar setas e conexões na vertical), o fluxo do diagrama deve ser consistente. Isto facilita a compreensão de como o processo funciona e quais atividades se relacionam umas com as outras. Os conectores também nunca devem ultrapassar uns aos outros. Se o fizerem, será necessário reorganizar a estrutura de suas atividades. Entretanto, se você estiver seguindo o formato simples da esquerda para a direita, você não deve se deparar com este problema.

6. Compartilhe o diagrama

Quando tudo estiver mapeado, compartilhe o diagrama com seus colegas de equipe e partes interessadas da empresa para obter seus pensamentos e feedbacks. Peça à sua equipe que reveja o diagrama e acrescente comentários ou sugestões. Dessa forma, é mais fácil para você revisar o feedback deles e fazer as mudanças necessárias. Com o tempo, seus processos irão mudar. Novas tarefas serão acrescentadas, tecnologias diferentes serão adotadas e novos funcionários se juntarão à equipe - isso é inevitável. Quando isto acontecer, não deixe de voltar ao diagrama e atualizá-lo de acordo.

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