Szablon zwinnej tablicy Agile

Informacje o szablonie tablicy zwinnej

Niezależnie od tego, czy korzystasz z metodyki Kanban, czy Scrum, ten szablon zwinnej tablicy Agile zapewni łatwy sposób planowania i śledzenia zadań. Gotowy układ karteczek pomaga zespołowi w wizualizacji obciążeń roboczych oraz wydajniejszej współpracy na jednej tablicy.

Czym jest zwinna tablica?

Zwinna tablica to wizualna struktura używana do wyświetlania i synchronizowania zadań przechodzących między etapami produkcji. Zwykle stosuje się ją razem z dwiema najbardziej popularnymi zwinnymi strukturami rozwojowymi — Kanban i Scrum. Używana przez programistów i menedżerów projektów, zwinna tablica pomaga zarządzać obciążeniem pracą w elastyczny, transparentny i iteracyjny sposób.

Korzyści związane z używaniem zwinnej tablicy

1. Lepsza widoczność postępów

Pomyśl o zwinnej tablicy jako źródle prawdziwych informacji na temat pracy, którą należy wykonać. Dzięki temu wszystkie informacje o projekcie są widoczne dla wszystkich osób. Posiadanie jednej tablicy dla wszystkich zadań pozwala na bieżąco informować członków zespołu i stakeholderów o postępach i produktywności.

2. Określa oczekiwania dotyczące rezultatów

Sporządzenie listy zadań i robienie notatek na zwinnej tablicy pomaga ustalić, czego oczekuje się od każdej osoby i jakie ramy czasowe są związane z tymi oczekiwaniami. Wyraźne określenie oczekiwanych rezultatów zachęca do otwartej rozmowy na temat wszelkich nierealistycznych oczekiwań.

3. Efektywne przydzielanie zadań

Wizualna postać prezentacji obciążenia roboczego ułatwia przydzielanie właściwych zadań odpowiednim osobom. Należy pamiętać, że członkowie zwinnego zespołu zazwyczaj wybierają zadania, nad którymi chcą pracować. Wokół zadań na zwinnej tablicy toczy się kolektywna dyskusja. Nie stosuje się metody, gdzie jedna osoba rozdziela wszystkie zadania. Rejestracja do zadań pozwala zwinnemu zespołowi dzielić się obowiązkami w ramach całego projektu i wybierać zadania najlepiej dopasowane do umiejętności konkretnych osób.

4. Pomaga identyfikować problemy

Korzystanie ze zwinnej tablicy pomaga zidentyfikować wszelkie potencjalne wąskie gardła w procesie projektowym. Jeśli zadanie utknie w kolumnie „W toku”, ostrzega to menedżera projektu o potencjalnej blokadzie, która uniemożliwia lub spowalnia postęp.

5. Większa odpowiedzialność

Większa transparentność oznacza większą odpowiedzialność. Korzystanie z tablic zadań sprawia, że każda osoba odpowiada za pracę, której się podjęła. Przesuwając karteczki pomiędzy kolumnami przepływu pracy, każda osoba odpowiada za postępy w realizacji przydzielonych jej zadań.

6. Zwiększa koordynację w obrębie organizacji

Oprócz kolumn postępu, zwinna tablica może zawierać tory. Tory dzielą tablicę na sekcje, aby przedstawić pracę wykonywaną w wielu działach. Taka koordynacja organizacyjna promuje wydajność, gdyż nie dochodzi do duplikowania zadań i niczego się nie pomija.

Jak stworzyć zwinną tablicę?

1. Użyj szablonu zwinnej tablicy

Ten gotowy układ karteczek w siatce stanowi podstawę zwinnej tablicy. Jest w pełni konfigurowalny w zależności od potrzeb projektu, zadań i zespołu.

2. Zaproś uczestników

Zaproś do tablicy swój zespół, aby zaplanować zadania i śledzić dalsze postępy. Zapraszaj członków zespołu używając wiadomości e-mail lub komunikatora Slack albo utwórz łącze do zapraszania zespołu.

3. Dostosuj przepływ pracy do swoich potrzeb

Szablon zaczyna się od trzech kolumn postępu — „Do zrobienia”, „W toku” i „Zrobione”. Nazwy poszczególnych kolumn można dostosować w zależności od przepływu pracy. Jeśli przepływ pracy jest bardziej złożony, dodaj kolumny zgodnie z potrzebami.

Poziome pasy pomagają oddzielić i lepiej określić przepływ pracy. Szablon zawiera trzy tory, ale można je dodawać, usuwać lub edytować zgodnie z potrzebami. Używaj tych torów do przydzielania zadań do kategorii związanych z działami, zespołami lub różnymi rodzajami pracy.

4. Wypełnij zwinną tablicę swoimi treściami

Rozpocznij sprint, korzystając z karteczek w sekcji „Do zrobienia”. Wypełnij karteczki przeznaczonymi do realizacji zadaniami z backlogu. Upewnij się, że każdy członek zespołu wie, za jakie zadania odpowiada i z czym wiąże się każde zadanie.

5. Aktualizuj tablicę w miarę postępów w realizacji zadań

Codziennie śledź postępy i przesuwaj karteczki po zwinnej tablicy w miarę przemieszczania się zadań w obrębie przepływu pracy.

6. Omów problemy z zespołem

Pamiętaj, że tablica jest punktem wyjściowym do rozmów. Dodawaj komentarze, zadawaj pytania w celu uzyskania wyjaśnień i stale zastanawiaj się nad swoimi postępami.

7. Wizualnie zorganizuj zgłoszenia Jira

Przeciągaj zgłoszenia z Jira na szablon zwinnej tablicy, aby zespołowo nad nimi pracować lub zamień karteczki i karty Miro w karty Jira. Wszystkie informacje zostaną zaktualizowane w obu narzędziach, niezależnie od miejsca wprowadzania zmian.

Typowy przypadek użycia skutecznej zwinnej tablicy

Poniżej przedstawiono przykład, jak zespół programistów może wykorzystać zwinną tablicę do planowania i śledzenia projektu. W tym przykładzie zespół programistów opracowuje aplikację do dostaw jedzenia przy użyciu ram postępowania (struktury) Scrum.

Scrum Master pobiera szablon zwinnej tablicy. Ponieważ stosowane są ramy postępowania Scrum, zespół używa historii użytkownika do przydzielenia kategorii w obrębie swojej zwinnej tablicy. Następuje personalizacja tablicy w zakresie pięciu kolumn — „Historia”, „Do zrobienia”, „W toku”, „Testowanie” i „Zrobione”.

Przed każdym sprintem właściciel produktu i zespół scrumowy decydują, nad którymi historiami użytkownika będą pracować w danym sprincie. Na przykład: „Jako użytkownik chcę znaleźć pobliskie restauracje, aby móc zamówić jedzenie z dostawą pod mój adres”. Te historie użytkownika dodaje się do kolumny „Historia”. Na podstawie tych historii użytkownika następuje wypełnienie karteczkami (reprezentującymi zadania) kolumny „Do zrobienia”.

Oto dalszy podział każdej kolumny na tej zwinnej tablicy i sposób, w jaki każde zadanie przechodzi przez przepływ pracy:

Historia: Jest to kolumna zawierająca historię użytkownika. Historia użytkownika zapewnia zespołowi programistów kontekst dotyczący tego, co budują i dlaczego.

Do zrobienia: Ta kolumna zawiera wyłącznie konkretne zadania, nad którymi zespół zgodził się pracować podczas bieżącego sprintu.

W toku: Gdy członek zespołu rozpocznie pracę nad zadaniem, należy je przenieść do tej kolumny. Wszyscy członkowie zespołu będą wiedzieć, że ktoś już pracuje nad tym konkretnym zadaniem.

Testowanie: Ukończone zadania należy przenieść do tej kolumny, aby umożliwić sprawdzenie wyników pracy. Przykładowo trzeba przetestować wszystkie nowe funkcje w aplikacji do zamawiania jedzenia. Jeśli jakaś funkcja nie działa zgodnie z założeniami, dane zadanie (razem z odpowiednią karteczką) zostaje przesunięte z powrotem do kolumny „Do zrobienia”.

Zrobione: Jeśli nie są potrzebne dalsze zmiany, ukończone zadania są przenoszone do tej kolumny na końcu sprintu.

Po zakończeniu każdego sprintu w metodzie Scrum wszystkie karteczki powinny znajdować się w kolumnie „Zrobione”. Po zakończeniu retrospektywy sprintu wszystkie karteczki są usuwane, by oczyścić tablicę przed kolejnym sprintem.

Wskazówki dotyczące struktury zwinnej tablicy

Zwinne tablice mają zawsze przynajmniej trzy kolumny — „Do zrobienia”, „W toku” i „Zrobione”. Mogą jednak mieć więcej sekcji w zależności od projektu i tego, czy zespół korzysta z ram postępowania Scrum czy Kanban. Oprócz trzech podstawowych kolumn, tablica Scrum może przykładowo zawierać kolumnę „Historia” dla historii użytkownika.

Liczba sekcji zwinnej tablicy nie jest niczym ograniczona. Inne przykłady kolumn stosowanych na zwinnych tablicach:

• Prośba

• Gotowe do rozwoju

• Rozwój w toku

• Przegląd kodu

• Gotowe do QA

• W trakcie QA

• Zaakceptowane

• W wersji na żywo

Oprócz pionowych kolumn, zwinne tablice mogą zawierać poziome tory. Grupują one zadania według określonych kryteriów klasyfikacji. Niektóre popularne tory w zwinnych tablicach klasyfikują zadania według:

• zespołów, działów lub konkretnych osób;

• typu produktu;

• projektu lub klienta;

• pilności zadania.