Hva er PI-planlegging?

Definisjon av PI-planlegging

PI-planlegging, eller Program Increment-planlegging, er en hendelse som skaper en felles mål blant Agile-team. Gjennom hendelsen gjennomgår forretningsinteressenter, prosjekteiere og prosjektteam programbackloggen sin. De identifiserer prioriteter, analyserer mål, peker ut avhengigheter og bestemmer den nye retningen for virksomheten. Organisasjoner gjennomfører vanligvis disse møtene hver 8.–12. uke. De pleier å strekke seg over 1–2 dager (selv om virtuelle økter vanligvis er kortere). Dette gir teamene god tid til å arrangere separate økter, samarbeide og drøfte den nye handlingsplanen. Men hvor passer Agile inn i dette, og hva er en PI-planleggingshendelse i Agile? I Agile-rammeverket gir PI-planlegging teamene muligheten til å opprette en ART (Agile Release Train). En ART samler team for å hjelpe dem med å ta informerte beslutninger om fremtiden for produktutvikling.

Hva er SAFe PI-planlegging?

SAFe (Scaled Agile Framework) er en struktur for implementering av Agile-praksis. Den hjelper team med å komme sammen for å gjennomgå de samme produktene, resultatene og nøkkelmålene i en bedriftsmessig skala. SAFe- programtavlen er en viktig del av Agiles PI-planlegging. Faktisk er den den viktigste leveransen av en PI-økt (mer om dette senere). En SAFe programtavle kartlegger leveringsdatoer, avhengigheter, milepæler og tidslinjer.

Hva er målet med en PI-planleggingshendelse?

Det er mange fordeler med å kjøre en PI-planleggingsøkt med teamet ditt. De viktigste målene med en PI-planleggingshendelse er å:

1. Justere Agile-team

Tverrfaglig samarbeid er utfordrende, spesielt for distribuerte og eksterne team. Alle er på samme side med en PI-planleggingshendelse – uavhengig av hvilken avdeling de kommer fra.

2. Sett tydelige mål

PI-planlegging skisserer selskapets mål. Hver deltaker vet hva det endelige målet er, hvorfor det er viktig og hvordan man skal oppnå det.

3. Bygg tillit

PI-planlegging er en samarbeidsprosess. Det er en flott måte for Agile-team å bygge relasjoner og utvikle tillit til andre teammedlemmer.

4. Tilby en bedre kundeopplevelse

PI-planlegging lar deg strømlinjeforme prosessene dine og sikre at teamene dine er avstemt på tvers av virksomheten. Som et resultat får kundene dine en jevnere, mer effektiv og generelt bedre opplevelse.

5. Ta raske beslutninger

Beslutningstaking er ikke enkelt for store, tverrfaglige team. Bruk en PI-planleggingshendelse for å samle teamene og ta raske og informerte beslutninger.

6. Prioriter oppgaver

Bruk en PI-planleggingsøkt for å identifisere de viktigste områdene i arbeidet ditt og fokusere på handlingspunkter som vil hjelpe deg med å oppnå målene dine.

Hvem bør være involvert i PI-planlegging?

Følgende teammedlemmer utgjør en PI-planleggingshendelse:

«Release train engineer»

RTE (Release Train Engineer) er lederen og treneren for ART (Agile Release Train). De utgjør toppen på PI-planleggingstavlen. Deres rolle er å planlegge, administrere og fasilitere PI-planleggingshendelsen.

Scrum-mester

Scrum-mesteren i PI-planlegging håndterer og leder prosesser under hendelsen og letter forberedelser med RTE. De gjennomgår også lagkapasiteten, og sørger for at teamet kan fullføre arbeidet som kreves for å nå målene. Scrum-mesteren er ansvarlig for tidsskjemaet, identifisering av avhengigheter og håndtering av eventuelle tvetydigheter under separate sesjoner.

Produktledere

Produktlederen er ansvarlig for å presentere programvisjonen og kommende milepæler. De gjennomgår utkastet til planen for å sikre at de effektivt kan håndtere arbeidsprosessen. Deres perspektiv er også verdifullt for PI-planleggingsprosessen, hovedsakelig fordi de fullstendig forstår kundens behov. Deres innsats sikrer at målet og retningen tilfører verdi til sluttbrukeren.

Utvikling

Utviklere forsker på, utvikler, tester og vedlikeholder programvaresystemer. Under PI-planlegging deltar de i separate økter for å bidra til å forbedre brukerhistorier, identifisere risikoer og hjelpe produktansvarlig med å avslutte PI-målene.

«Big room planning» vs. PI-planlegging

«Big room planning» er et annet ord for PI-planlegging, men det indikerer at teammøtet er personlig. I dag velger mange team et hybrid- format for å arrangere disse møtene. Dette gjør at distribuerte team enkelt kan delta på øktene uansett hvor de er. Og når møtene er online, kan teamene spille inn øktene og gjennomgå dem i fremtiden.

Men å håndtere en online PI-planleggingsøkt kommer ikke uten utfordringer. Å arrangere et virtuelt møte kan være vanskelig for arrangører, med flere hensyn å ta enn ved en personlig hendelse. Teknologi er for eksempel en stor faktor å tenke på. Hvis teknologien ikke fungerer eller ikke er effektiv, kan hele møtet falle fra hverandre. Online møter kan også være utfordrende for deltakere. Å fokusere på en skjerm i lange perioder kan være utfordrende og føre til manglende konsentrasjon. heldigvis finnes det verktøy for å hjelpe deg med å overvinne disse problemene. Ta en titt på Miro som et eksempel. Hvis du velger å arrangere en virtuell PI-planleggingsøkt, kan et verktøy som Miro hjelpe deg med å planlegge, administrere og gjennomføre møtet - samt holde deltakerne engasjert. Å bruke en tilpassbar og intuitiv digital arbeidsflate lar team samarbeide online. Start med å velge den ferdige PI-planleggingsmalen og begynn å registrere all informasjon på den virtuelle tavlen. For å holde deltakerne fokuserte skal du bruke timer for å begrense tiden brukt i hver økt. Gi rom for pauser, og vurder å bruke isbryterspill for å holde ting lette og engasjerende.

Hva skal inkluderes i en PI-planleggingsagenda?

En vellykket PI-planleggingsmøteagenda bør inkludere følgende informasjon:

Forretningskontekst

Forretningseieren begynner med å beskrive nåværende tilstand for virksomheten. De vil dele selskapets mål for fremtiden og skissere hvordan eksisterende forretningsløsninger adresserer nåværende kundebehov.

Produkt/løsningsvisjon

Produktstyring presenterer deretter den nåværende visjonen. Dette er ofte representert som de neste 10 produktfunksjonene eller de mest presserende elementene i produktbackloggen. Produktlederen fremhever deretter eventuelle endringer fra forrige PI-planleggingsøkt.

Planleggingskontekst

RTE presenterer planleggingsprosessen og skisserer forventede resultater.

Breakouts

Deltakerne deler seg opp i sine respektive team for å estimere kapasiteten for hver iterasjon. Teamene lager deretter en utkastplan som skisserer hver iterasjon. Denne økten er tidsbestemt (bruk Miros timer for å administrere dette).

Gjennomgang av utkastplan

Teamene presenterer sine viktige planleggingsresultater, inkludert kapasitet, PI-mål, risikoer og avhengigheter. Andre team gjennomgår alle utkastplanene og gir tilbakemeldinger.

Gjennomgang og problemløsning for ledelsen

Utkastplaner presenterer ofte utfordringer som må overvinnes, som begrenset omfang, kapasitet, ressurser og motstridende avhengigheter. Ledelsen bruker tid på å finne ut hvordan man skal håndtere disse utfordringene. RTE holder dette møtet på rett spor.

Programrisikoer

Før lansering av nye iterasjoner er det viktig å identifisere potensielle risikoer. Teamene kategoriserer disse risikoene i en av fem kategorier. Den første kategorien er Løst, noe som betyr at hele teamet er enige om at det ikke lenger er en risiko. Den andre kategorien er Eiet, noe som betyr at noen tar ansvar for å håndtere en uløst risiko. Den tredje kategorien er Akseptert, som inkluderer risikoer som er uunngåelige og bare må forstås og aksepteres. Den fjerde kategorien er Redusert, der teamene finner ut hvordan de kan redusere påvirkningen av en risiko. Til slutt er den femte kategorien Tillitsavstemning. Tillitsavstemningen i PI-planlegging lar teamene stemme om hvor trygge de er på at teamet vil nå målene etter å ha håndtert alle risikoene.

Omarbeide planen

Teamene omformer deretter planene sine og håndterer potensielle risikoer for å oppnå så høy tillitsnivå som mulig.

Planlegge refleksjonsøkter og veien videre

I den siste fasen av møtet leder RTE en kort refleksjonsøkt. De vil dekke hva som gikk bra, hva som ikke gjorde det, og hva som kan forbedres for neste økt. Mengden tid du tildeler til hver av disse områdene er opp til deg. Det er ingen riktig eller feil, men husk at det er vanskeligere for teammedlemmer å opprettholde fokus hvis de deltar på møtet virtuelt. Sørg for nok pauser gjennom økten for å holde dem motiverte og engasjerte.

Hvordan forberede seg til en PI-planleggingsøkt

Følg disse tre enkle trinnene for å forberede deg til neste PI-planleggingsøkt.

Utfør forberedende aktiviteter

Forberedende PI-planleggingsøkter hjelper alt å gå jevnt på selve møtedagen. Du vil forsikre deg om at alle team er klare for økten, at nødvendige personer er invitert, og at teknologien (eller stedet, hvis møtet er personlig) er klar til bruk. Her er de tre viktige områdene for forberedende PI-planlegging:

1. Organisasjonsklarhet

Dette innebærer å forberede planleggingsomfanget for å sikre at alle er forberedt på møtet. Det betyr også å justere forretningsprioritetene før møtet for å gjøre dem så strømlinjeformede som mulig og sikre at alle kritiske roller er tildelt.

2. Innholdsklarhet

For å sikre en tydelig mål for møtet, må teamene ha alt riktig innhold på plass før det. Dette inkluderer en administrativ briefing for å definere nåværende tilstand for virksomheten, en oppdatert produktbacklog og en arkitekturvisjonsbriefing.

3. Logistikklarhet

Organisering av logistikk er en viktig del av PI-planlegging. Det innebærer å planlegge stedet (i en fasilitet eller online), skaffe riktig teknologi og velge riktige kommunikasjonskanaler.

Velg riktig plattform

Planlegger du å gjennomføre en virtuell PI-planleggingsøkt? Du trenger programvare som fungerer for deg og ditt Agile-team. Hvis plattformen ikke er riktig, kan det være vanskelig å gjennomføre et vellykket møte. For å finne den riktige plattformen skal du tenke på funksjonene du trenger for å få møtet til å gå så jevnt og effektivt som mulig. Her er noen forslag.

• Et samarbeidsområde. Et virtuelt samarbeidsområde lar team samarbeide gjennom hele økten. Bruk av et online arbeidsområde, spesielt ett med spesifikke funksjoner for å muliggjøre PI-planlegging, kan bidra til å øke produktivitet, samhold og innovasjon.

• Videokonferanse av høy kvalitet. Hvis deltakerne deltar virtuelt, trenger du en plattform for videokonferanser av høy kvalitet. På den måten kan alle delta på møtet uten problemer.

• En timer. Hold møtene på rett spor ved å bruke en timer. Dette hjelper teamene med å være så konsise og produktive som mulig under økten.

• Stemmegivning. Sørg for at alle meninger tas i betraktning ved å bruke et avstemningsverktøy.

• Maler. Øk hastigheten ved å dra nytte av utprøvde maler for å dra nytte av beste praksis.

Forstå innganger og utganger

Det du trenger å forberede før møtet er inngangene. De er avgjørende for suksessen til PI-planleggingsøkten, så det er viktig å vite nøyaktig hva de er og hvordan du skal forberede dem. Her er noen eksempler på innganger til PI-planlegging:

• Administrative briefing. Briefinger må være forberedt på forhånd for å justere team og gi kontekst for økten din.

• Veikart og mål. Du trenger en tydelig definisjon av retningen for virksomheten og ledelsens mål for fremtiden.

• Programbacklog. Forbered den prioriterte listen over produktfunksjoner og funksjoner før møtet, slik at du kan drøfte hvilke elementer du skal fokusere på i kommende iterasjoner.

Nå skal vi se på utgangene.

• Utganger er konkrete resultater fra planleggingsøkten. To resultater av PI-planlegging indikerer at økten var vellykket:

• Forpliktede PI-mål. Teamets forpliktelse under PI-planleggingen vil resultere i et sett med SMART-mål som skisserer hva du har til hensikt å oppnå i kommende iterasjoner. Hvert team kan ha sitt eget mål å fokusere på, avhengig av hva dere drøftet under økten.

• Et programtavle. En programtavle skisserer leveringsdatoene, avhengigheter mellom team, milepæler og en tidslinje for hendelsene.

Disse resultatene markerer slutten på PI-planleggingsøkten. De vil veilede fremtidige iterasjoner og hjelpe teamene dine med å nå målene før dere går tilbake til tegnebrettet for et nytt PI-planleggingsmøte.

Bruk Miro til å arrangere din PI-planleggingshendelse

Miros integrerte sett med Agile-verktøy hjelper team av alle størrelser med å gjennomføre PI-planleggingsøkter automatisk. Forenkle forberedelsene, avstem avhengigheter og gjennomfør økter som er engasjerende og samarbeidsorienterte.