アイゼンハワーマトリクステンプレート

アイゼンハワーマトリクステンプレートについて

一日の始まりに席に着くと、完成させなければならない作業に圧倒され、どこから手を付ければいいのか分からない、といった経験は誰にでもあるでしょう。メールが溜まり、やらなければいけないことが山のようにある。そんなとき、どのようにこの混乱した状態を整理しますか？前アメリカ大統領のドワイト・D・アイゼンハワーが設計した意思決定フレームワークである、アイゼンハワーマトリクスを使ってみましょう。

アイゼンハワーマトリクスの詳細については、引き続き以下をお読みください。

アイゼンハワーマトリクスとは

アイゼンハワーマトリクスは、緊急性と重要性に応じて作業の優先順序をつける際に役立ちます。タスクを完了させる順序を苦労して考えるのではなく、どのタスクが緊急か、どれを他の人に任せられるか、どれを省略できるかを考えます。

その名の通り、アイゼンハワーマトリクスは、ドワイト・D・アイゼンハワー大統領が作成した原則に基づいています。ご存じの通り、アイゼンハワーは、緊急性と重要性に応じて優先順位を付けました。このシンプルでありながらパワフルな方法が、後でマトリクスに体系化されました。

アイゼンハワーマトリクスの活用方法

一日を始めに、個人のタスクに 1 つ、専門的なタスクに 1 つ、2 つのアイゼンハワーマトリクスを計画するのが便利かもしれません。4 分の 1 のエリアにつきタスクは 8 個を超えないようにし、別のタスクを追加する前に、まず最初のタスクを完了させる必要がないか考えてみましょう。

一日を通してマトリクスを更新します。ただし、更新することに時間を費やし過ぎないようにしましょう。To Do リストを作成して、先延ばしにしていることに誰もが罪悪感を感じます。午前中に 5 分または 10 分、お昼にまた 5 分、10 分のようにマトリックスを更新する時間をある程度指定して、考え過ぎないようにします。

アイゼンハワーマトリクスの作成

アイゼンハワーマトリクスを作成するのは簡単です。Miro のホワイトボードツールは、この作成や共有に最適なキャンバスです。まずアイゼンハワーマトリクステンプレートを選択することから始めましょう。その後、以下の手順に従って作成します。

1. 「優先的に実施する」エリアに記入します。

2. 左上エリアのタスクが、最も重要なものです。今日実施する必要があるタスクです。例えば、上司から緊急のメールに返信する、病院の予約をすることなどです。

3. 「予定する」のエリアに記入します。

4. 右上エリアのタスクは、重要ですが、緊急性はないものです。これらは、今後の予定を立て、カレンダーに記載する必要があるタスクです。友人と近況を話し合うことや緊急性のないトピックについて同僚と打ち合わせすることなどが、このカテゴリーに該当します。タスクの大半は、この領域に分類されます。

5. 「任せる」領域に記入します。

6. 左下の領域は、緊急のタスクほど重要ではありませんが、すぐに実施する必要があるタスクに関するものです。適切に実行されたことを確認するため、委任したタスクのフォローアップを行いましょう。例えば、会議に招集された場合、代わりにチームメンバーに会議へ参加するよう依頼して、タスクに委任することができます。

7. 「実施しない」領域に記入します。

8. 右下のエリアは、全く実施する必要がないタスクに関するものです。先延ばしにすることができ、完了させることができないタスクについて考えてみましょう。ソーシャルメディアをスクロールして見るようなことは、このカテゴリーに分類されます。

9. 一日を通してマトリクスを再評価します。

10. 必要に応じて、マトリクスをイテレーションします。一日の間に優先順位は変更される場合があります。そのため、自由にこのテンプレートを使用して、予定が進む過程で、タスクの追加、移動、変更を素早く行いましょう。