Vorlage Eisenhower-Matrix

Über die Vorlage Eisenhower-Matrix

Wir kennen es alle: Du setzt dich, um deinen Tag zu beginnen, und bist so überwältigt von den Aufgaben, die du erledigen musst, dass du nicht weißt, wo du anfangen sollst. E-Mails stapeln sich, du hast Erledigungen zu machen... Wie sortierst du das Chaos? Lerne die Eisenhower-Matrix kennen, ein Entscheidungsfindungs-Framework, entworfen vom ehemaligen amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower.

Mit der Eisenhower-Entscheidungsmatrix-Vorlage kannst du Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren. Anstatt zu grübeln, in welcher Reihenfolge du deine Aufgaben erledigen sollst, entscheidest du, welche dringend sind, welche delegiert werden können und welche optional sind.

Wie du die Eisenhower-Matrix-Vorlage verwendest

Mit Miro's Vorlage ist es einfach, deine eigene Eisenhower-Matrix zu erstellen. Du kannst Aufgaben in jedem Quadranten der Matrix einfach visualisieren und Bilder, Videos oder Dokumente hinzufügen, um alles an einem Ort zu verfolgen. Für einen dynamischen Überblick kannst du sogar Jira-Karten als Aktionspunkte integrieren, um den aktuellen Status einer Aufgabe im Blick zu behalten.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur effektiven Nutzung der Eisenhower-Matrix-Vorlage:

Schritt 1: Fülle den „Sofort erledigen“-Quadranten aus

Die Aufgaben im oberen linken Quadranten sind die wichtigsten. Sie müssen noch heute erledigt werden. Zum Beispiel eine dringende E-Mail von deinem Chef beantworten oder einen Arzttermin vereinbaren.

Schritt 2: Fülle den "Planen"-Quadranten aus

Aufgaben im oberen rechten Quadranten sind wichtig, aber nicht dringend. Dies sind Dinge, die du für die Zukunft planen und in deinen Kalender eintragen kannst. Das Treffen mit einem Freund oder eine Besprechung mit einem Kollegen zu einem nicht dringenden Thema können in diese Kategorie fallen. Der Großteil deiner Aufgaben sollte in diesen Quadranten fallen.

Schritt 3: Fülle den "Delegieren"-Quadranten aus

Der untere linke Quadrant ist für Aufgaben, die nicht so wichtig sind wie die dringenden Aufgaben, aber dennoch zeitnah erledigt werden sollten. Stelle sicher, dass du delegierte Aufgaben nachverfolgst, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß ausgeführt wurden. Wenn dich zum Beispiel jemand zu einem Meeting einlädt, könntest du die Aufgabe delegieren, indem du einen Teamkollegen bittest, an dem Meeting teilzunehmen.

Schritt 4: Vervollständige den "Nicht tun"-Quadranten

Der untere rechte Quadrant ist für Aufgaben, die du überhaupt nicht erledigen musst. Überlege dir, welche Aufgaben dich zur Prokrastination verleiten und davon abhalten, andere Dinge zu erledigen. Dinge wie das Scrollen durch soziale Medien könnten in diese Kategorie fallen.

Schritt 5: Bewerte deine Matrix neu und halte sie auf dem neuesten Stand

Überarbeite deine Matrix nach Bedarf. Deine Prioritäten könnten sich im Laufe des Tages ändern oder neue Aufgaben könnten hinzukommen, also nutze die Vorlage, um schnell Aufgaben hinzuzufügen, zu verschieben oder zu ändern, während sich dein Zeitplan entwickelt.

3 Experten-Tricks für eine genaue Priorisierung

Bevor du anfängst, Kästchen abzuhaken, wende diese drei Filter auf dein Miro-Board an:

1. Der "Reverse 80/20" Audit: Schaue dir dein "Do First" (Q1)-Quadrant an. Wenn es mehr als 5 Aufgaben enthält, priorisierst du nicht richtig, sondern "schaust dem Feuer zu". Verschiebe die unteren 20 % dieser Aufgaben in das "Schedule" (Q2)-Quadrant, um deine kognitive Belastung zu reduzieren.

2. Der "Delegations-Audit" (Die 70%-Regel): Unsicher, was in das "Delegate"-Quadrant gehört? Nutze die 70%-Regel: Wenn jemand eine Aufgabe zu mindestens 70 % genauso gut ausführen kann wie du, muss sie in das Delegieren-Quadrant verschoben werden. Dadurch hast du mehr Zeit für Aufgaben, die nur du ausführen kannst.

3. Das "Elimination Ghost": Oft packen wir "Social Media" in das "Don't Do"-Quadrant, tun es aber trotzdem. Verwende stattdessen diesen Quadranten, um "Productive Procrastination"-Aufgaben zu erkennen, wie "Dateien überorganisieren" oder "Kleine Statistiken checken", die wie Arbeit wirken, aber keinen wirklichen Fortschritt bringen.

Warum solltest du die Vorlage der Eisenhower-Matrix nutzen?

Eine Vorlage der Eisenhower-Matrix kann aus verschiedenen Gründen besonders nützlich sein:

1. Priorisierung: Sie hilft dabei, den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu schärfen und dadurch die Produktivität zu steigern, indem die wesentlichen Aufgaben im Vordergrund gehalten werden.

2. Delegation: Die Vorlage identifiziert klar die Aufgaben, die delegiert werden können, was effizientes Teamwork und Zeitmanagement fördert.

3. Stressabbau: Durch die Kategorisierung von Aufgaben verringert die Matrix die Überforderung langer To-do-Listen, was Angstzustände verringert und einen klaren Handlungsweg bietet.

4. Zeitmanagement: Sie ermöglicht es, Aufgaben zu identifizieren, die keine wertvolle Zeit beanspruchen sollten, was es erleichtert, die Arbeitsstunden effizienter zu nutzen.

5. Strategische Planung: Die Matrix unterstützt die langfristige Planung, indem sie zwischen Aufgaben unterscheidet, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern und solchen, die zu langfristigen Zielen beitragen.

Vorlage der Eisenhower-Matrix FAQs

Kann die Eisenhower-Matrix für Teamprojekte verwendet werden?

Absolut. Die Matrix ist nicht auf das individuelle Aufgabenmanagement beschränkt. Sie ist ein mächtiges Werkzeug für Teams, um sich auf Prioritäten zu einigen und sicherzustellen, dass alle auf die richtigen Aufgaben fokussiert sind.

Ist die Matrix für den persönlichen und beruflichen Einsatz geeignet?

Ja, die Eisenhower-Matrix ist vielseitig einsetzbar und kann sowohl im persönlichen als auch im beruflichen Kontext verwendet werden, um jede Art von Aufgabe effektiv zu managen.

Wie oft sollte die Matrix aktualisiert werden?

Es wird empfohlen, die Matrix regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, idealerweise zu Beginn jeden Tages oder jeder Woche, um die sich ändernden Prioritäten und Aufgaben zu reflektieren.

Wie gehe ich mit Aufgaben um, die wochenlang im Bereich "Planen" bleiben?

Dies ist ein Zeichen für „Quadranten-2-Vernachlässigung“. Wenn eine Aufgabe länger als zwei Wochen im Bereich „Planen“ bleibt, sollte sie entweder in „Sofort erledigen“ verschoben werden (da sie jetzt dringend geworden ist) oder in „Nicht erledigen“ (weil sie offensichtlich nicht so wichtig war).

Gibt es ein bevorzugtes Format zur Darstellung der Informationen innerhalb der Vorlage?

Es ist wichtig, dass deine Eisenhower-Matrix übersichtlich, klar und leicht lesbar bleibt. Miro ermöglicht es dir, visuelle Elemente hinzuzufügen und Notizen farblich zu kennzeichnen, um die Übersichtlichkeit zu verbessern.