Vorlage für den Change-Control-Prozess

Über die Vorlage für den Change-Control-Prozess

Diese Vorlage schafft ein standardisiertes Framework für die Genehmigung und Verwaltung von Änderungsanfragen an ein System oder Produkt. Ihr Team kann angeforderte Änderungen an einem konsolidierten Ort klar definieren und sicherstellen, dass alle vorgeschlagenen Änderungen überprüft werden, bevor sie umgesetzt werden.

Was ist ein Change-Control-Prozess?

Das Änderungsmanagement ist ein integraler Bestandteil des Projektmanagements. Die meisten Projekte stehen irgendwann in ihrem Lebenszyklus vor der Aussicht auf Änderungen. Auch wenn die Änderung notwendig sein mag, kann ihre spontane Umsetzung schwierig sein.

Ein Änderungsprozess definiert die Schritte, die unternommen werden müssen, um den Geltungsbereich eines Projekts zu ändern. Er dokumentiert die vorgeschlagene Änderung und stellt sicher, dass sie vor der Implementierung überprüft und verbessert wird.

Warum die Vorlage für den Änderungsprozess verwenden?

So kann die Verwendung der Vorlage für den Änderungsprozess Ihrem Team helfen.

Gemeinsame Entscheidungen über Änderungen treffen

Die Vorlage für den Änderungsprozess hilft, eine vorgeschlagene Änderung zu definieren und stellt sicher, dass sie vor der Implementierung überprüft wird. Auf diese Weise kann Ihr Team eine Änderung ablehnen, die sich als unnötig oder störend erweisen könnte. Wenn das Team sich entscheidet, die vorgeschlagene Änderung umzusetzen, ermöglicht der Änderungsprozess, die Ressourcen effektiv zur Umsetzung der Änderung zu nutzen.

Sorgt für Klarheit

Die Anwendung eines Change-Control-Prozesses kann gewährleisten, dass alle Teammitglieder in Bezug auf vorgeschlagene und genehmigte Änderungen auf dem gleichen Stand sind. Durch die Struktur dieser Vorlage sind alle besser abgestimmt. Änderungen an Projektergebnissen werden klar und aktualisierte Fristen werden festgehalten. Diese Vorlage kann zusammen mit der Geltungsbereichs-Vorlage verwendet werden.

Effizienz in Ihren Projekten erhöhen und Fristen einhalten

Ein Change-Control-Prozess beseitigt Verwirrung bezüglich der Projektergebnisse. Er ermöglicht es Ihrem Team, sich auf die Umsetzung genehmigter Änderungen zu konzentrieren, anstatt Informationen zu sammeln. Dies führt zu erhöhter Produktivität und Effizienz, was Arbeitsprozesse und Workflows optimiert.

Ohne einen Ablauf für das Änderungsmanagement kann die Produktivität leiden. Zeit wird damit verschwendet, Änderungsanfragen nachzuvollziehen, anstatt die eigentlichen Aufgaben zu erledigen. Durch verringerte Kapazitäten für die wichtigsten Arbeiten kann es sein, dass dein Team wichtige Fristen verpasst.

Wann nutzt du einen Prozess für das Änderungsmanagement?

Der Änderungsmanagement-Prozess ist bei fast jedem Projekt nützlich, da nur wenige Projektpläne in der Praxis genau so ablaufen, wie geplant. Angesichts der heutigen Veränderungsgeschwindigkeit ist es nahezu sicher, dass Projekte im Laufe ihrer Dauer Veränderungen benötigen werden. Auch wenn Änderungen helfen können, dein Projekt an die Geschäftsanforderungen anzupassen, ist es wichtig, jede Änderung gründlich zu prüfen und zu genehmigen.

Zu Beginn eines Projekts kannst du einen Änderungssteuerungsprozess erstellen, damit alle wissen, was zu tun ist, wenn ein Plan angepasst werden muss. Der Änderungssteuerungsprozess im Projektmanagement stellt sicher, dass jede während eines Projekts erwartete Änderung effektiv definiert, überprüft und genehmigt wird, bevor sie implementiert wird. Dieser wichtige Prozess hilft, unnötige Änderungen zu vermeiden, die Dienstleistungen stören könnten. Änderungen können reibungslos vorgenommen werden, und Ressourcen können effektiv genutzt werden.

Änderungskontrollverfahren sind besonders wichtig, wenn das Projekt Teil eines größeren Programms oder Portfolios ist. Die potenziellen Auswirkungen einer unkontrollierten Änderung könnten weitreichend sein und andere Teams oder Abteilungen betreffen.

Die 5 Elemente eines Änderungssteuerungsprozesses

Bei der Verwendung dieser Vorlage findest du fünf Elemente, die helfen, den Änderungssteuerungsprozess zu verwalten:

• Vorgeschlagene Änderung - Stakeholder schlagen eine Änderung vor, indem sie ein Änderungsanfrageformular einreichen, das dann in das Änderungsprotokoll des Projekts aufgenommen wird. Die vorgeschlagene Änderung muss eine Beschreibung der Änderung und die erwarteten Vorteile enthalten.

• In Überprüfung - Der Projektmanager und die Geschäftsinteressenten prüfen dann die voraussichtlichen Auswirkungen der Änderung. Wird die Änderung Geld sparen? Ist die Änderung zu kostspielig? Wie wirkt sich die Änderung auf die Projektzeitachse aus? Gibt es einen rechtlichen Grund für die Änderung? Führt die Änderung neue Risiken für das Unternehmen ein?

• Abgelehnt - Nach Prüfung aller Informationen lehnt der Projektmanager die vorgeschlagene Änderung ab. Abgelehnte Vorschläge werden im Änderungsverfahren protokolliert, und dem Antragsteller sollten Rückmeldungen gegeben werden, warum die Änderung abgelehnt wurde. 

• Akzeptiert - Nachdem alle Informationen berücksichtigt wurden, wird die vorgeschlagene Änderung vom Projektmanager akzeptiert. Bei einer Annahme kann die Änderung entweder in ihrer Gesamtheit angenommen oder es können Revisionen der vorgeschlagenen Änderung angefordert werden.

• Integriert - Wird die Änderung genehmigt, muss sie geplant, terminiert und ausgeführt werden. Nach der Implementierung der Änderung ist es sinnvoll, dass sich die Projektmanager mit den Stakeholdern zu einer Retrospektive zusammensetzen. Lief die Änderung wie geplant? Wie hätte sie besser laufen können?

Beispiel für den Change-Control-Prozess

Nachdem du nun die fünf Schritte eines Change-Control-Prozesses verstehst, ist es an der Zeit, diese Schritte in die Praxis umzusetzen. Schauen wir uns ein Beispiel an.

Der Änderungssteuerungsprozess beginnt mit der Einreichung eines Änderungsantrags. Dies könnte eine Änderung des Projektumfangs sein, wie z. B. eine Erhöhung der erforderlichen Anzahl von Funktionen. Oder es könnte eine Verkürzung des Projektzeitplans sein, damit ein zeitkritisches Produkt schneller als die Konkurrenz auf den Markt kommt.

Von hier aus kann das Projektteam die grundlegenden Schritte umsetzen, um die Änderung effektiv zu steuern:

• Protokolliere die Änderungsanfrage in einem Änderungsregister (oder einer Log-Vorlage). Diese angeforderten Änderungen werden in der Spalte „Vorgeschlagene Änderung“ der Änderungsprozessvorlage festgehalten. 

• Beginne eine erste Bewertung der Auswirkungen der Änderung. Dazu ist ein Meeting erforderlich, in dem alle Beteiligten ihre Meinung zu den angeforderten Änderungen abgeben. Die vorgeschlagenen Änderungen werden in die Spalte „In Prüfung“ überführt.

• Gründliche Bewertung der Auswirkungen der Änderung. Zu berücksichtigende Faktoren sind Zeit, Ressourcen, Kosten und Risiken.

• Das Team entscheidet gemeinsam, ob die vorgeschlagene Änderung angenommen oder abgelehnt wird. Die Änderungen werden entsprechend in die Spalte „Angenommen“ oder „Abgelehnt“ überführt.

• Die erforderlichen Maßnahmen zur Umsetzung der Änderung werden besprochen und eine Produkt-Roadmap für diese Maßnahmen erstellt. Sind die Änderungen umgesetzt, werden sie in die Spalte „Integriert“ verschoben.

Die Einträge, die du in deine eigene Vorlage für die Änderungssteuerung aufnimmst, können je nach den häufig auftretenden Änderungen und der Komplexität der Projekte variieren. Während komplizierte Projekte, die sich über Monate erstrecken, viel mehr Änderungsanforderungen aufweisen könnten, brauchen kleinere Einzelprojekte möglicherweise kein so detailliertes Protokoll für Änderungsanforderungen. 

Dieser einfache Ansatz ist ein großartiger Ausgangspunkt; jedoch kannst du je nach Komplexität deines Projekts zusätzliche Felder hinzufügen. Die Änderungskontrollprozess-Vorlage ist vollständig anpassbar und kann den Bedürfnissen deines Teams entsprechend konfiguriert werden.

FAQs zur Änderungskontrollprozess-Vorlage

Wann verwendest du einen Änderungskontrollprozess?

Erstelle einen Änderungskontrollprozess zu Beginn eines Projekts, damit alle wissen, was zu tun ist, wenn ein Preisplan geändert werden muss.

Es ist sinnvoll, sich den passenden Zeitpunkt für die Nutzung eines Change Control Managementplans zu notieren, damit man vorbereitet ist, wenn es soweit ist. Je nach neuen Initiativen und vorhandenen Werkzeugen können Ihnen verschiedene Arten von Änderungen begegnen.

Häufige Änderungen können Anfragen zur Verlängerung von Fristen, die Neuorganisation von Informationen oder eine Änderung der Ergebnisse umfassen. Im Folgenden finden Sie einige zusätzliche Fälle, in denen Sie möglicherweise einen Change Control-Prozess verwenden möchten.