Vorlage für den Änderungssteuerungsprozess

Über die Vorlage für den Änderungssteuerungsprozess

Diese Vorlage schafft ein standardisiertes Framework für die Genehmigung und Verwaltung von Änderungsanfragen an ein System oder Produkt. Dein Team kann die angeforderten Änderungen klar an einem zentralen Ort definieren und sicherstellen, dass alle vorgeschlagenen Änderungen vor ihrer Umsetzung überprüft werden.

Was ist ein Änderungssteuerungsprozess?

Änderungssteuerung ist ein integraler Bestandteil des Projektmanagements. Die meisten Projekte sehen sich irgendwann im Laufe ihres Lebenszyklus mit der Aussicht auf Veränderung konfrontiert. Auch wenn die Änderung notwendig sein könnte, kann es schwierig sein, sie spontan umzusetzen.

Ein Änderungssteuerungsprozess definiert die Schritte, die unternommen werden müssen, um den Umfang eines Projekts zu ändern. Es dokumentiert die vorgeschlagene Änderung und stellt sicher, dass sie vor der Implementierung überprüft und verbessert wird.

Warum die Vorlage für den Änderungssteuerungsprozess verwenden?

So kann die Vorlage für den Änderungssteuerungsprozess deinem Team helfen.

Gemeinsam über Änderungen entscheiden

Die Vorlage für den Änderungssteuerungsprozess hilft, eine vorgeschlagene Änderung zu definieren und stellt sicher, dass sie vor der Implementierung überprüft wird. So ermöglicht es deinem Team, ein Veto gegen eine Änderung einzulegen, die sich als unnötig oder störend erweisen könnte. Wenn das Team beschließt, die vorgeschlagene Änderung vorzunehmen, ermöglicht der Prozess der Änderungssteuerung eine effektive Nutzung der Ressourcen zur Umsetzung der Änderung.

Schafft Klarheit

Der Einsatz eines Änderungssteuerungsprozesses kann sicherstellen, dass alle Teammitglieder über die vorgeschlagenen und genehmigten Änderungen informiert sind. Mit der Struktur dieser Vorlage sind alle besser abgestimmt. Jegliche Änderungen an den Projektergebnissen werden klar, und aktualisierte Fristen werden festgehalten. Diese Vorlage kann zusammen mit der Project Scope Template verwendet werden.

Optimiert eure Projekte und haltet Fristen ein

Ein Prozess der Änderungssteuerung beseitigt Verwirrung rund um die Projektergebnisse. Es ermöglicht deinem Team, sich auf die Umsetzung genehmigter Änderungen zu konzentrieren, anstatt Informationen zu sammeln. Dies führt zu erhöhter Produktivität und Effizienz, was die Arbeitsprozesse und Workflows optimiert.

Ohne einen Änderungssteuerungsprozess leidet die Produktivität. Es wird Zeit verschwendet, um Änderungsanfragen zu verstehen, anstatt tatsächliche Aufgaben zu erledigen. Bei reduzierter Bandbreite für die wichtigste Arbeit kann dein Team wichtige Fristen verpassen.

Wann verwendet man einen Änderungssteuerungsprozess?

Der Prozess der Änderungssteuerung ist für fast jedes Projekt nützlich, da nur wenige Projektpläne in der Praxis genau so umgesetzt werden, wie geplant. Mit der Geschwindigkeit des Wandels heute ist es fast sicher, dass Projekte während ihrer Laufzeit die Notwendigkeit einer Änderung erfahren werden. Auch wenn Veränderungen helfen können, dein Projekt an die geschäftlichen Anforderungen anzupassen, ist es wichtig, jede Änderung gründlich zu prüfen und zu genehmigen.

Zu Beginn eines Projekts kannst du einen Change-Control-Prozess erstellen, damit jeder weiß, was zu tun ist, wenn ein Plan geändert werden muss. Im Projektmanagement stellt der Change-Control-Prozess sicher, dass jede während eines Projekts erwartete Änderung effektiv definiert, geprüft und vor der Umsetzung genehmigt wird. Dieser wichtige Prozess hilft, unnötige Änderungen zu vermeiden, die den Betrieb stören könnten. Änderungen können reibungslos durchgeführt und Ressourcen effektiv genutzt werden.

Change-Control-Verfahren sind besonders wichtig, wenn das Projekt Teil eines größeren Programms oder Portfolios ist. Die potenziellen Auswirkungen unkontrollierter Änderungen könnten weitreichend sein und andere Teams oder Abteilungen betreffen.

Die 5 Elemente eines Change-Control-Prozesses

Bei der Verwendung dieser Vorlage findest du fünf Elemente, die dir helfen, den Change-Control-Prozess zu managen:

• Vorgeschlagene Änderung - Stakeholder schlagen eine Änderung vor, indem sie ein Änderungsanforderungsformular einreichen, das dann dem Änderungsprotokoll für das Projekt hinzugefügt wird. Die vorgeschlagene Änderung muss eine Beschreibung der Änderung und die erwarteten Vorteile enthalten.

• In Prüfung - Der Projektmanager und die Business-Stakeholder betrachten dann die erwarteten Auswirkungen der Änderung. Wird die Änderung Geld sparen? Ist die Änderung zu kostspielig? Wie wirkt sich die Änderung auf den Projektzeitplan aus? Gibt es einen rechtlichen Grund für die Änderung? Bringt die Änderung neue Risiken für das Unternehmen mit sich?

• Abgelehnt – Nach Abwägung aller Informationen lehnt der Projektmanager die vorgeschlagene Änderung ab. Abgelehnte Vorschläge werden in der Änderungssteuerungsvorlage protokolliert, und dem Vorschlagenden sollte Feedback gegeben werden, warum die Änderung abgelehnt wurde. 

• Akzeptiert – Nach Abwägung aller Informationen akzeptiert der Projektmanager die vorgeschlagene Änderung. Wenn sie zustimmen, können sie die Änderung vollständig akzeptieren oder Überarbeitungen der vorgeschlagenen Änderung anfordern.

• Integriert – Wird die Änderung genehmigt, muss sie geplant, terminiert und durchgeführt werden. Nach der Umsetzung der Änderung ist es sinnvoll, dass sich Projektmanager mit den Stakeholdern zusammensetzen und eine Retrospektive abhalten. Ist die Änderung wie geplant verlaufen? Wie hätte es besser laufen können?

Beispiel für einen Änderungssteuerungsprozess

Jetzt, da du die fünf Schritte eines Änderungssteuerungsprozesses verstanden hast, ist es an der Zeit, diese Schritte in die Tat umzusetzen. Schauen wir uns ein Beispiel an.

Der Änderungssteuerungsprozess beginnt mit der Einreichung einer Änderungsanfrage. Dies könnte eine Änderung im Projektumfang sein, wie beispielsweise eine Erhöhung der erforderlichen Anzahl an Features. Oder es könnte zu einer Verkürzung des Projektzeitplans kommen, damit ein zeitkritisches Produkt schneller als die Konkurrenz auf den Markt gebracht wird.

Von hier aus kann das Projektteam diese grundlegenden Schritte implementieren, um die Änderung effektiv zu steuern:

• Logge die Änderungsanforderung in einem Änderungsregister (oder einer Log-Vorlage). Diese angeforderten Änderungen werden in der Spalte „Vorgeschlagene Änderung“ der Vorlage für den Änderungsmanagementprozess aufgezeichnet. 

• Führe eine erste Bewertung der Auswirkungen der Änderung durch. Dies erfordert ein Treffen, bei dem alle Beteiligten ihre Meinungen zu den angeforderten Änderungen äußern. Die vorgeschlagenen Änderungen werden in die Spalte „In Überprüfung“ verschoben.

• Gründliche Bewertung der Auswirkungen der Änderung. Zu berücksichtigende Faktoren sind Zeit, Ressourcen, Kosten und Risiken.

• Das Team entscheidet gemeinsam, ob die vorgeschlagene Änderung angenommen oder abgelehnt wird. Die Änderungen werden entsprechend in die Spalte „Angenommen“ oder „Abgelehnt“ verschoben.

• Die erforderlichen Maßnahmen zur Umsetzung der Änderung werden besprochen, und eine Produkt-Roadmap für diese Maßnahmen wird erstellt. Sobald implementiert, werden die Änderungen in die Spalte „Integriert“ verschoben.

Die Einträge, die du in deine eigene Änderungskontrollvorlage aufnimmst, können je nach den häufig auftretenden Änderungen und der Komplexität der Projekte variieren. Während komplizierte Projekte, die sich über Monate erstrecken, auf viel mehr Änderungsanfragen stoßen könnten, benötigen kleinere einmalige Projekte möglicherweise keine so detaillierte Änderungsprotokollvorlage. 

Dieser übersichtliche Ansatz ist ein guter Ausgangspunkt; je nach Komplexität deines Projekts kannst du jedoch zusätzliche Felder hinzufügen. Die Change Control Process-Vorlage ist vollständig anpassbar und kann an die Bedürfnisse deines Teams angepasst werden.