Über die Agenda-Vorlage
Nichts ist schlimmer als eine Besprechung ohne klaren Zweck. Du musst kein Planungsgenie sein, um vor der Besprechung sinnvolle Agenden zu erstellen. Mit dieser einfach zu verwendenden Agenda-Vorlage kannst du deine Kollegen beeindrucken und euch schneller abstimmen.
Was ist eine Agenda?
Eine Agenda ist wie eine Roadmap für ein Meeting. Sie listet die Aktivitäten auf, die während des Meetings stattfinden, wann sie stattfinden und in welcher Reihenfolge. Der Hauptzweck einer Agenda ist, den Teilnehmern eine klare Übersicht über die Struktur des Meetings zu geben. Ohne Agenda wirken Meetings oft unstrukturiert, und du riskierst, das Meeting zu verlassen, ohne erreicht zu haben, was du dir vorgenommen hast.
Aber eine Agenda muss nicht langweilig sein. Deshalb haben wir diese Vorlage erstellt, um sie visuell, unterhaltsam und interaktiv zu machen. Du kannst ganz einfach Grafiken, Farben, Schriftarten und Bilder einfügen, um deiner Agenda Persönlichkeit und kreativen Stil zu verleihen.
So erstellst du eine Agenda
Eine eigene Agenda zu erstellen ist einfach. Der unendliche Canvas von Miro ist der perfekte Ort, um deine Agenda zu erstellen und mit deinem Team zu teilen. Wähle die Agenda-Vorlage aus und gehe dann die folgenden Schritte durch, um sie an deine Bedürfnisse anzupassen.
1. Grundlegende Angaben hinzufügen
Füge oben in deiner Agenda grundlegende Angaben zum Meeting hinzu, z. B. Datum und Ziele.
2. Prioritäten und Aufgaben festlegen
Stelle sicher, dass du genau weißt, welche Themen im Meeting am wichtigsten sind. Sobald du die Prioritäten kennst, notiere sie.
3. In Echtzeit zusammenarbeiten
Während des Meetings kannst du Teilnehmer zum Board einladen und sie Prioritäten, Aufgaben oder Notizen hinzufügen lassen, an die du nicht gedacht hast. Besprich neue Punkte während des Meetings.
4. Passe deine Agenda an
Mit dieser Vorlage kannst du deine Agenda mit Grafiken, Farben, Schriftarten und Bildern gestalten. Hab keine Scheu, kreativ zu werden! Das Ausfüllen einer Agenda muss keine lästige Pflicht sein. Wenn du etwas Kreatives und Persönliches daraus machst, wird die Planung zum Kinderspiel.
Vorteile einer Agenda
Hier sind einige Vorteile einer effektiven Agenda:
Sorgt für Struktur in Meetings
Eine Tagesordnung sorgt für Struktur und hilft, die wichtigsten Aktivitäten eines Meetings zu priorisieren. So bleibt das Team auf die wesentlichen Punkte fokussiert, was die Produktivität steigert. Schon die bloße Existenz einer formellen Tagesordnung schafft eine offizielle Atmosphäre und verhindert, dass Teilnehmer Zeit verschwenden.
Eine formelle Tagesordnung legt außerdem die Ziele des Meetings fest und schafft ein klares Ziel. Sie strukturiert die Richtung, die das Meeting nehmen soll, und die Maßnahmen, die danach ergriffen werden müssen.
Ermöglicht effektive Entscheidungen
Tagesordnungen geben einen Überblick über die Themen, die im Meeting zur Diskussion stehen. Dieser Überblick verhindert, dass der Gastgeber wichtige Themen vergisst, die er ansprechen muss.
Wenn alle Themen gründlich besprochen werden, können wertvolle Entscheidungen gemeinsam in einer Sitzung getroffen werden. Das ist weitaus produktiver und transparenter, als übereilt außerhalb des Meetings Pläne zu schmieden. Beiträge und Vorschläge aus unterschiedlichen Perspektiven erhöhen die Qualität der Ergebnisse und stärken das Wir‑Gefühl im Team.
Hilft, wichtige Neuigkeiten zu kommunizieren
Agendas bieten die Möglichkeit, Ankündigungen zu wichtigen geschäftlichen Ereignissen und den Zielen des Meetings zu machen. Ohne eine formelle Agenda werden Ankündigungen möglicherweise nicht an alle Teilnehmer des Meetings kommuniziert. Außerdem bieten Agendas Platz, um frühere Meetings zusammenzufassen. Das hilft bei Meeting-Reflexion und bei der Überprüfung der erzielten Fortschritte.
Bietet allen die gleiche Chance, sich einzubringen
In einer Agenda werden normalerweise Aktionspunkte aufgeführt, die während des Meetings besprochen werden. Das gibt allen Teammitgliedern die Möglichkeit, die Diskussionsthemen im Vorfeld zu durchdenken.
Bei vielen Meetings sind lautere Teilnehmer eher bereit, sich einzubringen, während zurückhaltendere Personen zögerlicher sind. Wenn jedoch bekannt ist, was besprochen wird, kann das gesamte Team die Themen im Vorfeld recherchieren. Die Teammitglieder können überlegen, wie die Themen für sie relevant sind, und beim Meeting durchdachte, wertvolle Beiträge leisten.
Best Practices zur Erstellung einer Agenda
Beachte diese Best Practices, wenn du deine Agenda erstellst:
Input vom gesamten Team einholen
Wenn du möchtest, dass sich dein gesamtes Team aktiv an Meetings beteiligt, sorge dafür, dass die Agenda eine Liste von Themen enthält, die ihre Bedürfnisse widerspiegeln. Bitte deine Teammitglieder, Agenda-Punkte vorzuschlagen und jeweils anzugeben, warum jeder Aktionspunkt im Team besprochen werden sollte.
Themen priorisieren, die das gesamte Team betreffen
Zeit für Team-Meetings ist kostbar und schwer einzuplanen. Deshalb sollten sie hauptsächlich dafür genutzt werden, Themen zu besprechen und Entscheidungen zu treffen, die das gesamte Team betreffen und deren Lösung das ganze Team erfordert. Wenn die Anwesenden den Großteil des Meetings nicht mit Gesprächen über voneinander abhängige Themen verbringen, verlieren sie möglicherweise das Interesse.
Formuliere Agendapunkte als Fragen, die das Team beantworten muss
Die meisten Besprechungsziele bestehen nur aus einigen Worten, die zu einer Phrase zusammengesetzt sind. Zum Beispiel: „Umverteilung von Büroflächen.“ Das lässt die Teilnehmer fragen: „Was genau ist mit der Umverteilung von Büroflächen gemeint?“
Wenn du ein Besprechungsthema als Frage(n) formulierst, die beantwortet werden müssen, regst du strategisches Denken an und förderst Beiträge. Zum Beispiel: „Unter welchen Bedingungen — falls überhaupt — sollten wir Büroflächen neu verteilen?“
Was solltest du in eine Agenda aufnehmen?
Hier sind einige der wichtigsten Punkte, die deine Agenda enthalten sollte:
1. Kopfzeile der Agenda
Die Kopfzeile der Agenda dient dazu, folgende Punkte zu benennen:
Die Einheit, Organisation oder das Gremium, das die Sitzung einberuft.
Die Kopfzeile der Agenda enthält den Namen des einberufenden Gremiums, z. B. Board, Beratungsgruppe, Ausschuss oder die Teilnehmer.
Die Art der Sitzung.
2. Teilnehmer
Deine formelle Agenda sollte die Teilnehmer der Sitzung auflisten. Außerdem sollte sie angeben, für welche Agendapunkte jedes Teammitglied verantwortlich ist.
3. Hauptziele
Deine Agenda muss alle Teilnehmer darüber informieren, welche Ziele die Sitzung hat, worüber gesprochen wird und welche Entscheidungen getroffen werden müssen.
Das Hauptziel der Sitzung ist häufig ein oder zwei Sätze, die zwei zentrale Fragen beantworten:
4. Beiträge deines Teams
Vergiss nicht, dein Team oder die anderen Teilnehmer an der Erstellung der Agenda zu beteiligen. Das Team kennt die zu besprechenden Punkte oft besser als der Organisator.
So stellst du sicher, dass alle Hauptthemen und alle Vorgänge angesprochen werden. Außerdem bleiben die Teilnehmer engagiert, weil sie in die Vorbereitung des Meetings eingebunden sind.
5. Arbeitsplan für das Meeting
Der Arbeitsplan für das Meeting legt fest, was du mit dem Meeting erreichen willst.
Stelle sicher, dass du realistische Zeitziele für jeden Vorgang festlegst. Es ist immer ratsam, pro Punkt auf der Agenda ein paar Minuten mehr einzuplanen, als du denkst, dass du brauchst. Sehr oft taucht eine Frage oder ein Diskussionspunkt auf, der geklärt werden muss, und das kostet Zeit.
6. Dauer und zugewiesene Zeit pro Agenda-Punkt
Einer der wichtigsten Zwecke einer Agenda ist es, dafür zu sorgen, dass das Meeting im Zeitplan bleibt. Schließlich willst du die Zeit der Teilnehmer respektieren. Wenn du festlegst, wie viel Zeit für jeden Tagesordnungspunkt vorgesehen ist, hilft das, dein Meeting im Zeitplan zu halten.
Stelle sicher, dass du realistische Zeitvorgaben für jeden Punkt festlegst. Es ist immer eine gute Idee, pro Tagesordnungspunkt ein paar Minuten mehr einzuplanen, als du denkst, dass du brauchst. Sehr oft taucht eine Frage oder ein Diskussionspunkt auf, der geklärt werden muss, und das kostet Zeit.
