예를 들어, 부서별로 보드를 분할하고 영업, 마케팅, 인사, 재무, 업무 등 프로젝트에서 각 작업에 대해 별도의 수영 차선을 설정할 수 있습니다. 이 형식을 사용하면 모든 팀이 어떤 작업이 자신의 업무 흐름에 포함되는지 또는 수행할 필요가 없는 작업이 있는지 한 눈에 볼 수 있습니다.

칸반은 린인가 애자일인가?

애자일은 프로젝트를 관리하기 위한 반복적인 접근 방식입니다. 프로젝트의 모든 작업을 한 번에 시작하는 대신 ‘스프린트’라는 작은 단위로 분해하고 실행합니다.

린은 제조업에서 처음 사용된, 생산의 낭비를 없애고 효율을 높이기 위한 일련의 원칙입니다. 현재는 프로젝트 매니지먼트를 비롯한 비즈니스 분야에서 널리 활용되고 있습니다.

‘칸반은 린인가 애자일인가?’ 라고 하는 질문에 대답해 보자면,

대답은 둘 다입니다.

칸반 프레임워크는 애자일 방법에 해당하지만, 동시에 린 생산 방식의 기능도 가지고 있습니다.

애자일 프로젝트 관리 측면에서, 칸반 보드의 구조는 애자일 팀에 이상적입니다. 이를 통해 팀은 스프린트를 쉽게 계획하고 진행 중인 작업을 시각화하고 반복 작업이 완료되면 다이어그램을 다시 확인할 수 있습니다.

이와 더불어 칸반 보드는 특히 '풀 시스템'과 관련하여 진행 중인 프로세스의 수를 최소화함으로써 린 생산 방식으로도 유용합니다.

린 생산 방식에서는 풀 시스템 개념을 통해, 팀이 필요할 때만 새로운 작업을 시작할 수 있습니다. 칸반 보드를 사용하면 팀이 프로젝트를 완료하는 데 필요한 작업에 집중할 수 있어 낭비 없이 예산에 맞는 프로젝트를 올바른 타임라인으로 진행할 수 있습니다.

칸반 보드와 스크럼 보드의 차이점은?

스크럼 보드와 칸반 보드는 모두 업무를 추적하는 애자일 기술이지만 스크럼 보드는 매우 특별하고 정교한 방식으로 만들어집니다. 칸반보드는 정해진 구조가 아니기 때문에 보다 유연하게 만들 수 있습니다.

예를 들어, 스크럼 보드는 항상 하나의 스크럼 팀이 가지고 있습니다. 스크럼 팀의 각 구성원은 스프린트에서 특정 역할을 담당하며 스프린트가 진행되는 동안 보드에 새 작업이나 항목을 추가할 수 없습니다.

반면에 칸반 보드는 특정 한 팀이 소유하지 않습니다. 프로젝트나 워크 플로에 참여하는 사람이라면 누구나 액세스하여 사용할 수 있습니다. 업무가 진행됨에 따라 작업을 추가, 삭제 및 변경할 수 있으므로 더욱 유연하게 대응할 수 있습니다.

칸반 보드의 목적

칸반 보드를 사용하면 작업을 효율적으로 파악하고 실시간으로 조정할 수 있습니다. 칸반 보드가 활용되는 케이스를 아래에서 살펴 보겠습니다.

프로젝트 및 워크 플로우 시각화

칸방보드는 업무 흐름과 프로젝트를 시각화하는 데 도움이 되는 도구입니다. 어떤 태스크를 누가 담당하는지, 기한은 언제인지를 시각적으로 표현함으로써 업무 흐름의 정리나 정보의 투명화 등을 실현할 수 있습니다.

효율성 개선

칸반 보드는 업무 흐름과 프로젝트를 시각화하는 데 도움이 되는 도구입니다. 어떤 태스크를 누가 담당하는지, 기한은 언제인지를 시각적으로 표현함으로써 업무 흐름의 정리 및 정보의 투명화 등을 실현할 수 있습니다.

생산성 높은 협업 서포트

칸반 보드를 온라인으로 만들면 프로젝트 진행 상황과 함께 누가 어떤 작업을 하고 있는지 확인하거나 다른 사용자에게 질문이나 의견을 보낼 수 있습니다.

또한 복잡한 프로젝트에서 칸반 보드를 사용하여 개선점을 쉽게 파악할 수 있습니다.

병목 현상 제거

칸반 보드를 사용하면 업무 흐름에서 병목이나 장애물을 쉽게 찾을 수 있습니다. 향후 해결할 수 있도록 문제를 보다 쉽게 발견할 수 있습니다. 각 카드를 다른 스테이지로 옮기면 중간에 걸림돌이 될 수 있는 카드를 쉽게 구별할 수 있습니다.

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칸반 보드의 예

실제로 칸반 보드가 어떻게 사용되는지 아래에서 살펴 보겠습니다.

위의 칸반 템플릿은 백로그, 투 두, 진행 중, 완료의 4개의 열로 나뉩니다.

목표가 결정되고 완료해야 하는 모든 작업은 '백로그' 또는 '투 두' 목록에 나열됩니다. 예를 들어, PR 팀의 백로그에 있는 작업 예시는 제품 릴리스에 대한 보도 자료를 작성하는 것입니다.

'투 두' 열에는 개발 팀이 이미지 아이디어를 추가하고 디자인 팀이 이를 드래프트에 추가하여 작업을 수행해야 합니다.

‘진행 중’ 열에는 각 팀이 현재 작업하고 있는 모든 작업이 포함됩니다. 이것은 ‘투 두' 목록에서 이동된 작업으로, 모바일 버전 설정 등이 있습니다.

완료된 태스크는 ‘진행 중’ 열에서 ‘완료’ 열으로 이동합니다. 위의 예에서 드래프트 이미지가 효율적으로 인코딩되면 작업이 칸반 보드의 ‘완료’ 열로 이동될 수 있습니다.

위의 이미지는 실제로 Miro의 칸반 보드 템플릿을 사용하여 칸반 보드를 만든 이미지입니다.

칸반의 장점

칸반 보드는 다양한 업계에서 활약하는 도구입니다. 아래에서 그 장점을 살펴 보겠습니다.

실시간으로 진행 상황 확인 가능

프로젝트에 변경 사항이나 업데이트가 있으면 즉시 보드에 추가할 수 있으며 전체 프로젝트 팀과 쉽게 공유할 수 있습니다.

유연한 편집 가능

스크럼 보드와 달리 칸반 보드는 특별한 규칙에 따라 만들 필요가 없습니다. 따라서 유연한 구성이 가능하며 비즈니스에 가장 적합한 프로젝트 보드를 만들 수 있습니다.

간단한 제작 구조

칸반 보드는 매우 간단하게 만들 수 있습니다. 사용하기 쉽고 이해하기도 쉽습니다. 따라서 누구나 쉽게 프로젝트 관리 도구로 사용할 수 있습니다.

이해도 맞추기에 활용 가능

모든 프로젝트 멤버가 칸반 보드에 액세스하여 이 보드를 이해도 맞추기에 활용할 수 있습니다. 프로젝트에서 무슨 일이 일어나고 있는지, 누가 어떤 업무를 진행하고 있는지 전체 진행 상황과 함께 확인할 수 있습니다.

칸반 보드 작성 방법

칸반 프레임워크 템플릿을 사용하면 지금 바로 칸반 보드 편집을 시작할 수 있습니다. 그러나 칸반 보드를 최대한 활용하려면 제작 과정의 모든 단계를 이해하는 것이 중요합니다.

아래에서 칸반 보드를 만드는 방법을 살펴보겠습니다.

1. 프로세스, 작업, 업무 흐름 규정하기

칸반 보드를 만들기 전에 명확하게 정의하고 싶은 프로세스, 작업, 업무 흐름을 규정하세요. 태스크를 관리하고 싶은지, 명확한 비즈니스 프로세스를 세우고 싶은지, 새로운 업무 흐름을 구축하고 싶은지, 목적에 따라 다양한 칸반 보드를 작성할 수 있습니다.

프로젝트 관리를 예로 들어 보겠습니다.

프로젝트에 필요한 요소를 세척하기 위해 프로젝트 범위를 설정합니다. 범위는 프로젝트의 목표와 목적을 정의하는 것입니다.

이것이 칸반 보드에 어떻게 활용될 수 있을까요?

프로젝트 범위가 명확하면 칸반 보드에 프로젝트 완료에 필요한 모든 정보를 추가할 수 있습니다.

즉, 보드 작성을 시작하기 전에 프로세스, 태스크, 업무 흐름을 명확히 함으로써 올바른 태스크와 액션 아이템을 포함한 칸반보드를 작성할 수 있습니다.

2. 각 스테이지와 세부 규칙을 시각화

업무 흐름 및 프로젝트의 명확한 이미지가 있으면 보드의 열을 매핑하기 시작할 수 있습니다. ‘투 두'나 ‘진행 중', ‘완료’의 3개의 열로 간단하게 표현할 수가 있습니다.

또한 프로세스를 정확하게 반영하기 위해 열을 늘려 구체화하거나 프로젝트와 관련된 각 팀에 수영 차선을 추가 할 수 있습니다.

이 단계에서는 진행 중인 작업 수 제한과 같은 세부 규칙도 설정해야 합니다. 이를 통해 불필요한 액션을 없애고 프로젝트를 더 효율적으로 진행할 수 있습니다.

예를 들어, 여러 작업을 동시에 수행해야 하는지와 같은 규칙을 설정하여 리소스 최적화 및 비즈니스 흐름 효율성을 실현할 수 있습니다.

그러나 칸반 보드의 구성에 정해진 것은 없습니다. 프로젝트와 비즈니스 흐름의 내용과 규칙에 따라 다양한 칸반 보드를 만들 수 있습니다.

3. 태스크를 보드에 추가

보드 구성이 끝나면 이제 작업과 작업을 계획해 봅시다. Miro에서는 이것을 비주얼 카드라고합니다.

먼저 작업 내용을 설명하는 명확한 제목을 붙입니다. 예를 들면 ‘뉴스레터 보내기’ 등입니다. 그런 다음 카드 자체에 '뉴스레터 초안', '매력적인 제목 만들기' 등의 구체적인 내용을 추가합니다.

카드에는 담당자가 체크하기 위한 체크리스트나 파일 또는 이미지를 업로드하고, 보충 정보에 대한 외부 링크를 추가할 수도 있습니다. 작업이 보드에 추가된 후 담당자에게 작업을 할당할 수 있습니다.

그리고 마지막으로 마감일을 추가해야합니다. Miro에서는 카드에 날짜가 직접 표시되므로 작업이 끝나는 시점을 한눈에 파악할 수 있습니다.

4. 프로젝트 멤버와 보드 공유

보드가 완성되면 프로젝트 멤버와 공유하여 피드백을 얻을 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 프로젝트 멤버가 보드의 정보를 확인하거나 궁금한 점을 질문할 수 있어 이해도를 맞출 수 있습니다.

5. 정기적인 보드 업데이트

프로젝트를 킥오프한 후에는 지속적으로 보드를 확인하고 업데이트하는 것이 중요합니다.

칸반 보드는 팀원 모두가 쉽게 접근할 수 있으며 항상 최신 상태로 유지되는 경우에만 유용합니다.

Miro에서는 이러한 일련의 작업을 쉽게 처리할 수 있습니다.

팀 전체가 온라인으로 쉽게 칸반 보드에 액세스하여 정보를 확인할 수 있으므로 특히 리모트 근무 위주로 업무를 진행하는 팀에게는 편리하다고 할 수 있습니다. 작업을 진행하려면 작업을 관련 열로 드래그 앤 드롭하고 관련 메모와 업데이트를 추가하면 누구나 즉시 최신 버전의 칸반 보드로 편집 할 수 있습니다.