関係者分析テンプレート
関係者を特定し、彼らに適切なコミュニケーションプランを割り当てましょう。
関係者分析テンプレートについて
プロジェクトを計画 / 実行する際は、関係者を管理することが重要です。関係者とはプロジェクトに影響を与えうるすべての人を指します。あなたがキャリアを積んでいけば、組織の内外に関係者が存在するようになります。社外には顧客、業界の有力者、専門家、コミュニティーのリーダーなど、社内にはチームやチームメンバー、幹部層、部署などの関係者が存在します。関係者の管理は、プロジェクトを期限内に納め、期待に応えるために不可欠です。ここでは関係者分析を活用する方法をご紹介します。
関係者分析の詳細については、引き続き以下をお読みください。
関係者分析とは何でしょうか
関係者分析を活用することで、プログラムやプロセスに利害関係を持つ個人、グループ、組織を特定することで、期待に応え、プロジェクトを期限内に完了させることができます。関係者分析では通常、プロジェクトに対する影響力に基づいて関係者の優先順位を決め、プロジェクト期間中の彼らとのコミュニケーション方針を最適化します。
関係者分析の活用方法
関係者分析は、プロジェクトの出来るだけ早い段階で実施します。多くの場合、関係者はプロジェクトを通じて重要な情報とリソースを提供します。そのため、早い段階でプロジェクトに賛同してもらい、タイムラインに悪影響を及ぼす競合がないことを確認しておくことが重要です。
もしプロジェクトの開始時に関係者分析を終えていなくても、始めるのに遅すぎることはありません。関係者と認識を合わせ、組織全体でコミュニケーションをとることは、プロジェクトの成功に不可欠です。
独自の関係者分析を作成します
独自の関係者分析は簡単に作成することができます。Miro のホワイトボードツールは、関係者分析の作成や共有に最適なキャンバスです。まず関係者分析テンプレートを選択することから始めましょう。その後、以下の手順に従って作成します。
まず関係者を特定します。このプロジェクトに加えるべき関係者を考えてみましょう。このテンプレートを含め、ほとんどの関係者分析は、2x2 マトリクスのビジュアルマップで表現されます。このマトリックスでは、関係者を高影響･高関心、高影響･低関心、低影響･高関心、低影響･低関心に分類します。このマトリクスを使えば、関係者の優先順位付けを簡単に始めることができます。まずは関係者を列挙して、マトリクスには書き込まないでください。関係者には個人だけでなく、組織やチームも含まれる点を忘れないでください。
関係者をカテゴリ別に分類します。リストをさらに絞り込むには、まず組織やチームを確認し、グループ内の関係者を洗い出します。こうすることで、これらのグループとのより効果的なコミュニケーションが可能になります。プロジェクトの財務面で影響を持つ関係者や、最終チェックを行う関係者をグループ化します。
関係者に優先順位をつけます。次に、関心と影響力に応じて関係者をマトリクスに書き込みます。プロジェクトを熱心に支援する関係者なのか、それとも意図的または意図せずプロジェクトを妨害する関係者なのか、考えてください。その上で、各関係者をマトリックスに書き込みます。プロジェクト情報を活発に報告し満足させる、日々の作業に積極的に関与してもらう、進捗を把握してもらう、プロジェクトに関する情報のみを提供する、そのいずれに関係者が当てはまるか判断します。多くのチームは、相互依存関係にある関係者を線で結ぶと便利だと考えています。プロジェクトが進むにつれて、優先順位が変わることがあり、その場合いつでもこの解析をやり直せることをチーム全体で認識しておくことが重要です。
関係者のリストを分析します。マトリクスが完成したら、それを使ってすぐにチームと話し合います。関係者のリストに目を通してからチームに次の質問を尋ねます。この関係者から得るべきリソースは何でしょうか？どのくらいの頻度とどんな方法で彼らとコミュニケーションをとりますか？どのような動機を持って関係者はこのプロジェクトに参加するのでしょうか？
What is the purpose of a stakeholder analysis?
The purpose of performing a stakeholder analysis is to help you align and communicate better with your stakeholders. This is important to ensure that project timelines are met and that stakeholder expectations are managed according to their level of involvement, influence, and interest. Use the stakeholder analysis template on Miro to ensure nothing is overlooked when it comes to the people and groups relevant to your project.
What are the 4 steps in the process of stakeholder analysis?
The four steps to follow when conducting a stakeholder analysis are: 1) Identify your stakeholders, 2) Group your stakeholders by category, 3) Prioritize and plot your stakeholders on the stakeholder analysis matrix according to influence and interest, and lastly, 4) Analyse your list of stakeholders with your team to determine a plan of action. Once you have completed these four steps of the stakeholder analysis, you and your team should have a good understanding of all of your stakeholders. It should also be clear how best to communicate with each stakeholder, how to manage expectations, and mitigate any delays where dependencies may exist.
予算管理表テンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, プランニング
Miro の予算管理表テンプレートを使って、予算の流れを管理し、追跡しましょう。プロジェクト情報や目標、収入、固定費など、カスタマイズ可能なフィールドを使って、予算状況を簡単にマッピングできます。
SIPOC テンプレート
活躍するシチュエーション:
Agile Methodology, Strategic Planning, Mapping
SIPOC ダイアグラムは、サプライヤーとインプット仕様、顧客とアウトプット仕様、それぞれの間に存在する潜在的なずれを特定することで、プロセスを高レベルでマップ化し、プロセス改善の努力範囲を定義することができます。SIPOC は、Suppliers / Sources（サプライヤー / ソース）、Input（インプット）、Process（プロセス）、Output（アウトプット）、Customers（顧客）の頭文字をとった略語です。SIPOC は、顧客、サプライヤー、プロセス間のフィードバックループとフィードバックフォワードループを洗い出し、原因と結果に基づいて思考するよう促します。このビジュアルツールを使って、プロセスを最初から最後まで文書化しましょう。
ユーザーインタビュー用テンプレート
活躍するシチュエーション:
Desk Research, Product Management
ユーザーインタビューとは、リサーチャーがユーザーにトピックに関する質問をする UX リサーチの手法です。これにより、チームはユーザーデータを素早く簡単に収集し、ユーザーに関する詳細情報を把握することができます。一般的に、組織はユーザーインタビューを実施して背景データを収集し、テクノロジーの利用方法の理解、ユーザーの製品との関わり方のスナップショット作成、ユーザーの目標やモチベーションの理解、またユーザーのペインポイントの特定などに役立てます。このテンプレートを使用して、インタビュー中にメモを記録し、ペルソナの作成に必要なデータを収集します。
議事録テンプレート
活躍するシチュエーション:
Business Management, Meetings
Miro の議事録テンプレートを使って、会議中に議論された内容をわかりやすく記載し、自分自身やチームメンバーが正しい情報にアクセスしやすいように記録として残しましょう。
STAR テンプレート
活躍するシチュエーション:
戦略プランニング, 優先順位付け
STAR とは、Situation（状況）、Task（課題）、Action（行動）、Result（結果）の頭文字をとったフレームワークです。この戦略を活用して、面接時の質問に具体例を交えて回答し、会社が必要とするスキルと経験を有していることをアピールしましょう。多くの採用担当者や面接官は、「あなたが…した時のことを教えてください」や、「あなたが…に直面した時のことを教えてください」というように、適格性を問う質問をします。雇用主であれば、従業員に STAR を使って、会社で成功し、高いパフォーマンスを発揮するために必要なスキルや、性格的特徴を見出すことができます。
プロジェクト計画用テンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, プロジェクト計画
プロジェクト計画とは、チームがプロジェクトのマイルストーンを視覚化し、達成するのに役立つ情報を一か所にまとめたものです。プロジェクト計画は、プロジェクトの賛同を示す必要がある人に、プロジェクトの「何が」と「なぜ」について概要を示す場合に最適です。プロジェクト計画を使用して、チームのニーズ、期待、そしてタイムライン、予算、範囲の基準値について積極的に話し合いましょう。この計画は、プロジェクトの開始前に利用可能なリソースや、プロジェクト終了時に期待される成果物を明確にするのにも役立ちます。