Plantilla para el plan de acción

¿Qué es un plan de acción?

Un plan de acción es una lista (o serie de listas) que detalla todo lo que debes lograr para terminar una tarea. Los planes de acción son útiles para la gestión de proyectos porque garantizan que te concentres en las tareas y decisiones pequeñas orientadas a cumplir tus objetivos más importantes. Además, estos planes pueden hacer que te sientas más capaz de lograr el éxito y concretar acciones.

¿Por qué escribir un plan de acción?

Es común que las organizaciones formulen estrategias de largo plazo para lograr determinados objetivos, ya sea para la empresa en general o para un equipo específico. Pero una cosa es pensar en un objetivo o una estrategia y otra es implementarla verdaderamente. Los planes de acción representan la forma en que convertirás estos objetivos y estrategias en realidad.

Muchas personas y organizaciones usan los planes de acción como marco para pensar en cómo terminar un proyecto de forma rápida y eficaz. Ayudan a tener todo en orden y garantizar que no falte nada. Dado que cada tarea está presentada claramente, los interesados pueden sintonizarse respecto a lo que deben hacer y cuándo deben hacerlo.

¿Quién debe escribir un plan de acción?

Los planes de acción son útiles en una serie de situaciones y los pueden usar distintas personas en una organización. Los gerentes pueden crear planes de acción para que sus equipos establezcan los pasos tangibles necesarios en el cumplimiento de un objetivo de largo o corto plazo. Las personas pueden hacer planes de acción para sí mismas y lograr así sus objetivos individuales. En pocas palabras, cada vez que alguien tenga un objetivo o una estrategia para los que no se haya explicado claramente cómo se logrará, será útil escribir un plan de acción.

Cómo crear un plan de acción

A continuación se explica cómo puedes crear tu propio plan de acción:

1. Piensa en cuáles son las tareas específicas 

Piensa en las tareas que debes cumplir para conseguir tu objetivo. En el caso de muchos equipos, puede ser útil comenzar por el principio y avanzar poco a poco hasta el final. ¿Cuál es el primer paso? Cuando hayas terminado el primer paso, ¿cuál es el segundo? Piensa en los cronogramas y los interesados y aparta tiempo para iterar y revisar.

2. Enumera las tareas e identifica lo que se necesita para llevarlas a cabo.

Mediante dibujos en tu documento de lluvia de ideas, piensa cómo puedes trabajar más eficientemente. ¿Escribiste una tarea que no es necesaria para cumplir tu objetivo? ¿Hay algo que puedes delegar? ¿Necesitas más recursos?

3. Usa los SCHEMES para revisar tu plan de acción. 

SCHEMES es un acrónimo que te permite verificar que tengas todo lo que necesitas para llevar a cabo un plan. Son las iniciales, en inglés, de espacio, efectivo, ayudantes, equipo, materiales, experiencia, sistemas.

4. Prioriza las tareas

Después de ver cuáles son tus tareas necesarias, es hora de ponerlas en orden y priorizarlas. Es decir, es hora de identificar las tareas que deben terminarse primero para que las posteriores sean posibles; además debemos identificar las más importantes e indispensables para cumplir el objetivo final.

5. Define los plazos e hitos

Dado que un plan de acción tiene como fin actuar y concretar las cosas, es fundamental definir plazos para cada tarea e hitos generales de tu proyecto. Esto evitará que te retrases y mantendrá tu atención en el cumplimiento de tus objetivos. 

6. Completa cada tarea con el objetivo final en mente

Recuerda que el propósito de tu plan de acción es cumplir un objetivo o implementar una estrategia; por tanto, cada parte del plan debe estar orientada hacia ese fin. No solo hagas toda una serie de tareas sin pensar; complétalas de modo que se faciliten las tareas posteriores y se orienten hacia lo que intentas lograr.