Plantilla de agenda de reuniones
¡Se acabaron las reuniones aburridas! Establece expectativas de lo que ocurrirá antes, durante y después de una reunión para optimizar el tiempo.
Sobre la plantilla de agenda de reuniones
Todos hemos estado en una reunión que se salió de control, no cumplió los objetivos establecidos y pareció una pérdida de tiempo antológica. Para evitar eso, es crucial crear una agenda de reuniones. Una agenda de reunión establece expectativas de lo que debe ocurrir antes, durante y después de una reunión. Con esta herramienta simple pero eficaz, puedes capacitar a tus compañeros de equipo para que vengan preparados, permanezcan concentrados y asignen el tiempo apropiado a cada tema de discusión para así optimizar el tiempo y aumentar la productividad.
No importa de qué equipo sea la reunión ni el tema a tratar. Las agenda de la reunión es imprescindible para que los equipos estén alineados y no haya margen de error que propicie una pérdida de tiempo y productividad. La colaboración en las reuniones es más necesaria que nunca y Miro te ofrece la plantilla perfecta para que así sea.
¿Qué es una agenda de reunión?
Nos gusten o no, las reuniones son inevitables. Para la mayoría de nosotros, son indispensables para la colaboración y sería imposible lograr los objetivos marcados sin ellas. Si ese es el caso, ¿por qué muchos de nosotros aborrecemos las reuniones, ya sean de forma presencial u online? ¿Por qué algunas reuniones están llenas de tangentes, discusiones fuera del tema y participantes no preparados?
La respuesta es simple: la mayoría de las reuniones no tienen una agenda clara. Eso lo único que provoca es que ninguno de los participantes estén preparados y puede que se pierda el tiempo de una forma que cualquier manager odia.
En cambio, si envías una agenda de reuniones a los participantes con anticipación, ellos podrán prepararse para la discusión. Pueden pensar en los temas propuestos, formular preguntas y hacer cualquier otra labor necesaria para prepararse. Una agenda permite que todos entren en sintonía y sepan de lo que trata la reunión desde el momento que entran en la sala o abren la aplicación correspondiente. Te ofrece una serie de ventajas únicas:
Todos los participantes irán preparados.
Conocerán el tema a tratar de antemano.
Se ahorra tiempo.
Incrementa la participación.
Además, una agenda de reuniones ayuda a identificar cuándo la discusión haya terminado, para evitar reuniones interminables sin una sensación de logro. Cuando surjan preguntas u obstáculos durante una reunión, puedes consultar la agenda para ver si entran dentro de la discusión planificada.
Cuándo usar una agenda de reuniones
Siempre que se pueda. Un buen hábito consiste en crear tu agenda de reuniones con bastante antelación. Intenta enviarla a tu equipo al menos dos días antes de cada reunión. De esa forma, les das a tus compañeros de equipo tiempo para revisar la agenda antes de reunirse.
En todo equipo suele haber alguien al que le cueste más hablar en reuniones, ya sea por timidez o porque no es conocedor suficiente del tema a tratar. Creando una agenda de reuniones y enviándola con tiempo de antelación permite que todo el que quiera pueda llevar los deberes hechos. Así incluso los más tímidos puedan hablar o, si aún así se sienten cohibidos, no pasa nada porque nuestra plantilla agenda está diseñada para compartirla online por lo que pueden añadir sus anotaciones o ideas antes, durante o después de la reunión.
Crea tu propia agenda de reuniones
Es fácil hacer tus propias agendas de reuniones. La herramienta de pizarra Miro es el canvas perfecto para crearlas y compartirlas. Para empezar, selecciona la plantilla de agenda de reuniones y luego haz los siguientes pasos para modificarla y crear la tuya propia.
Recibe opiniones de tus compañeros de equipo. La reunión con tu equipo representa un tiempo valioso. Y si tus compañeros de equipo sienten que están perdiendo el tiempo, podrían comenzar a faltar a las reuniones. Es importante seleccionar temas que requieran la valiosa opinión de todo tu equipo. Nadie se debería preguntar "¿qué es lo que hago aquí?". Por lo que, primero de todo, tienes que preguntarte a ti mismo si la reunión que quieres plantear es realmente necesaria.
Para asegurarte de que todos estén involucrados durante la reunión, pregunta a tus compañeros de equipo qué les gustaría incluir en la agenda. Si decides no incluir algo que ellos sugirieron, sé honesto. Cuéntales por qué no lo incluiste y sugiere otro momento para discutir su tema. Si tú eres el jefe y quien ha organizado la reunión, puedes no tener que preguntar nada y seguir con los temas que tú consideres oportunos. Aún así, siempre tienes que dejar espacio a temas relacionados con los que tú plantees pero que sean elegidos por los miembros del equipo. Que se sientan involucrados es fundamental.
Usando la plantilla, haz la lista de los puntos de la agenda. A mucha gente le parece útil incluir los puntos de la agenda como preguntas. Por ejemplo, en lugar de "calendario editorial", puedes intentar "¿deberíamos actualizar el calendario editorial?". Una frase como el "calendario editorial" puede hacer que los participantes se pregunten exactamente de qué van a hablar y que por eso sea más difícil para ellos prepararse. Pero el uso de lenguaje concreto les da algo para prepararse.
Asigna tiempo para cada tema. Esto es crucial por tres razones. Primero, es más probable que puedas abordar todos los temas de la agenda sin que te quedes sin tiempo. Segundo, permite a tus compañeros de equipo adaptar sus preguntas o comentarios al tiempo asignado. Tercero, si todos están conscientes del tiempo durante la reunión, es más probable que presten atención y que no se distraigan.
Nombra a un líder de reuniones. Idealmente, deberías rotar entre los compañeros de equipo para asignar equitativamente la responsabilidad de dirigir la reunión. El líder hace un seguimiento del tiempo, recuerda a todos que permanezcan en lo que les concierne y toma notas si es necesario. Al final de la reunión, el líder puede registrar cualquier punto de acción que se pueda abordar en la próxima reunión.
Envía tu agenda con antelación. Si puedes, intenta enviar la agenda al menos con 48 horas de anticipación para que tus compañeros de equipo tengan la oportunidad de revisarla. Esto les permite apuntar ya anotaciones o prepararse preguntas para que la reunión sea más dinámica sin dar tiempo a ese tenso momento de silencio en el que nadie sabe qué decir. ¿A quién no le ha pasado?
Si sigues todos estos pasos podrás realizar una reunión online o presencial mucho más productiva. Puedes emplear un poco más de tiempo en su preparación, pero es mejor pasar una hora preparando una reunión importante que perderla en la reunión en sí y tener que extenderla o incluso hacer más de una, ¿verdad?
No tienes que olvidarte de elegir un facilitador para las reuniones. La figura del facilitador es el maestro de ceremonias en la reunión, quien presenta los temas a tratar, da paso a los participantes y dirige el debate. Es la figura que se encarga de que la reunión no sea un caos y se cumplan todos los pasos establecidos. El facilitador de una reunión tiene que asegurarse de que:
Todos los participantes se sientan importantes.
El debate tenga ritmo.
Se cumplan los tiempos establecidos y turnos de palabra.
No se cambie el tema del que trata la reunión.
La reunión sea efectiva y entretenida.
Puntos importantes para hacer una reunión de éxito.
Resumiendo, vamos a recordar los pasos fundamentales para que tus próxima reuniones sea un éxito rotundo:
Planea la reunión con, al menos, 48 horas de antelación.
Invita a todo aquel que creas conveniente, no la sobrecargues.
Escribe los puntos a tratar en esa invitación junto con el link a nuestra plantilla de reuniones.
Anima a los invitados a añadir contenido previamente.
Elige una persona que sea el facilitador de la reunión, o maestro de ceremonias.
Crea un rompehielos, o icebreaker, al inicio de la reunión para que las personas se animen a participar.
Limita el tiempo de cada apartado a tratar.
Establece plazos para cumplir los temas tratados.
Para comenzar a trabajar en nuestra plantilla de agenda de reuniones, simplemente haz click en “Utiliza la plantilla” y completa la información acorde a tus necesidades. Deja que las ideas y la colaboración fluyan para alcanzar tus objetivos con reuniones extraordinarias.
Si la reunión es recurrente, también puedes crear tu propia plantilla de agenda de reuniones a través de la que nosotros te ofrecemos y guardarla para cuando la necesites sin necesidad de comenzar a hacerla desde cero. Esto te ayudará a ahorrar tiempo e, incluso, puede salvarte de alguna sorpresa cuando no te haya dado tiempo a preparar nada y puedas tener una solución efectiva que sorprenda a los demás integrantes.
Ventajas de crear una agenda de reuniones
Preparar una reunión lleva consigo una larga lista de ventajas. Las principales son:
Aumenta la productividad: El aprovechamiento del tiempo es algo fundamental en el día a día de todo trabajador y poder tener una agenda de reuniones en la que se sepa qué es lo que va a pasar puede evitar perder tiempo en temas que no tienen nada que ver. Además, se puede establecer un orden para evitar distracciones para que así pueda aumentar la productividad exponencialmente.
Incrementa la participación: Al saber de lo que se va a hablar, la agenda de reuniones anima a los participantes a participar más. Todos sabemos que la participación suele ser un fracaso cuando las reuniones son improvisadas, pero al tener la agenda invita a los participantes a recabar información previamente para luego exponerla.
Reduce el número de reuniones: Como te hemos comentado antes, muchas veces habrás tenido la sensación de salir de una reunión sin saber qué ha pasado y pensando que ha sido una pérdida de tiempo. Una buena agenda de reuniones puede evitar la celebración de muchas reuniones innecesarias que pueden ser de todo menos productivas. En muchas reuniones imprevistas se puede dar paso a temas que se salen del tema a tratar que puede desembocar en otra reunión, pero teniendo una agenda eso se evita.
Todas estas ventajas desembocan en una mayor coordinación laboral entre los participantes para desempeñar las tareas de una forma óptima y eficaz.
¿Qué debería incluirse en una agenda de reuniones?
Una plantilla de agenda de reunión de equipo puede ser muy flexible, pero algunas cosas son fundamentales para llevar a cabo una reunión exitosa: metas, temas, intervalos de tiempo y resultados. Si incluye estas cosas, tú y tu equipo podéis alinear fácilmente los proyectos con la plantilla de la agenda de la reunión, establecer expectativas claras y llevar a cabo la reunión de manera más eficiente.
¿Cómo guardar el orden del día terminado como PDF?
Con Miro, puedes descargar tu plantilla de agenda de reuniones como un archivo PDF para imprimir. Simplemente crea tu plantilla y descárgala, ya estará lista para imprimir. Sin embargo, merece la pena pensar en las ventajas de mantener la plantilla de la reunión en línea. Con una copia en papel, es difícil hacer cambios. Nuestra plantilla te permite cambiar las cosas al instante, añadir comentarios y sugerencias y obtener las aportaciones de tus compañeros. Si tienes un equipo remoto, un orden del día online también es más fácil de distribuir. Antes de imprimir tu agenda de reuniones, piensa en las ventajas adicionales que obtendrá si la utilizas online.
Plantilla de diagrama de alineación
Ideal para:
Desk Research, Brainstorming, Reuniones de equipo
El diagrama de alineación se originó en el juego de rol de fantasía llamado Dragones y Mazmorras para que los jugadores pudieran clasificar a sus personajes según sus perspectivas éticas y morales. Desde entonces, las personas en todo el mundo han comenzado a usar el diagrama de alineación como una forma divertida de describir sus propias características y personas ideales, así como personajes ficticios, celebridades y mucho más. En la configuración convencional, tú averiguas tu ubicación en el diagrama de alineación según tus perspectivas de la ley, el caos, el bien y el mal. Pero puedes adaptar el diagrama de alineación para que se refleje cualquier tipo de características que quieras usar para crear personas ideales.
Plantilla de icebreaker para check-in
Ideal para:
Icebreakers, Reuniones
Organiza una sesión dinámica online con la plantilla de rompehielos de entrada. Utiliza este rompehielos antes de tu reunión para aumentar los niveles de energía, conectar a la gente y hacer un calentamiento a la altura de la reunión.
Plantilla rápida de retrospectiva
Ideal para:
Educación, Retrospectivas, Reuniones
Una plantilla de retrospectiva te permite realizar reuniones perspicaces, hacer un balance de tu trabajo y realizar reafirmaciones de manera efectiva. El término ”retrospectiva” ha ganado popularidad frente a los más comunes como ”presentación de informes” y ”análisis posterior”, ya que tiene un valor más neutral que los otros términos. Algunos equipos se refieren a estas reuniones como “retrospectivas de sprint”, “retrospectivas de Agile” o “retrospectivas de reafirmación”. Ya sea que formes parte de un equipo scrum, utilices la metodología Agile o realices un tipo específico de retrospectiva (por ejemplo, una retrospectiva Mad/Sad/Glad), las metas generalmente son las mismas: descubrir qué salió bien, identificar la causa raíz de los problemas que se presentaron y encontrar maneras de hacerlo mejor en la siguiente reafirmación.
Plantilla de retrospectiva Mad/Sad/Glad
Ideal para:
Brainstorming, Ideación, Restrospectivas
Es tentador medir el éxito de un sprint únicamente si se cumplieron los objetivos y plazos. Pero hay otra importante métrica de éxito: las emociones. Mad Sad Glad es una técnica popular y eficaz para que los equipos exploren y compartan sus emociones después de un sprint. Eso te permite destacar lo positivo, subrayar las preocupaciones y decidir cómo avanzar como equipo. Esta plantilla facilita la realización de un Mad Sad Glad que te ayude a desarrollar confianza, a mejorar la moral del equipo y a incrementar el compromiso.
Plantilla de matriz de esfuerzo e impacto
Ideal para:
Gestión de proyectos, Planificación estratégica, Priorización
Las organizaciones en proceso de crecimiento tienen innumerables tareas por hacer y una cantidad limitada de horas por día (o semanas antes del gran lanzamiento) para terminarlas. En ese escenario entra la matriz de esfuerzo e impacto. La matriz te da una guía visual rápida que te ayuda a priorizar tareas y a saber exactamente qué vale la pena hacer. Con nuestra plantilla, puedes crear una matriz para organizar tus actividades en cuatro categorías principales: triunfos rápidos con poco esfuerzo, proyectos que demandan mucho esfuerzo con ganancias a largo plazo, rellenos que demandan poco esfuerzo pero generan poco valor y derrochadores de tiempo.
Plantilla de retrospectiva de verano
Ideal para:
Retrospectives, Agile Methodology, Meetings
La plantilla de retrospectiva de verano ofrece un enfoque estacional y temático para las retrospectivas, perfecto para capturar el espíritu del verano. Proporciona elementos para reflexionar sobre logros, experiencias y metas en medio del ambiente veraniego. Esta plantilla permite a los equipos relajarse, recargarse y recalibrar sus esfuerzos para la próxima temporada. Al promover la reflexión y el rejuvenecimiento, la retrospectiva de verano empodera a los equipos para celebrar éxitos, aprender de los contratiempos y embarcarse en nuevas aventuras con energía y entusiasmo renovados de manera efectiva.