Diagramas de flujo

Introducción

Los diagramas de flujo son populares en las empresas para documentar y visualizar los procesos. Debido a su versatilidad, personas de distintos ámbitos utilizan los diagramas de flujo para la toma de decisiones, la resolución de problemas y la mejora de sistemas. Para ayudarte a sacar el máximo provecho del creador de diagramas de flujo de Miro, hemos reunido aquí todo lo que necesitas saber sobre los diagramas de flujo, desde el concepto, los significados de sus símbolos hasta el paso a paso para crear tu primer diagrama de flujo online sin dificultad.

¿Qué es un diagrama de flujo?

Un diagrama de flujo es un tipo de diagrama que explica visualmente un proceso o flujo de trabajo, por lo que también se llama flujograma. Utilizando símbolos y definiciones estandarizadas, los diagramas de flujo describen visualmente los diferentes pasos y decisiones de un proceso. Son populares en muchos campos desde hace años, desde la ingeniería y la educación hasta la programación informática y la gestión de proyectos. Sirven para comunicar desde los procesos más sencillos hasta los más complejos, por lo que son increíblemente dinámicos y versátiles. Al mirar un diagrama de flujo, el espectador debe poder obtener una visión general de un proceso con facilidad. Normalmente, se dibuja utilizando varios símbolos, cada uno de los cuales representa un paso diferente dentro de una secuencia o proceso. Para crear un diagrama de flujo solemos utilizar diversos elementos y formas, como: acciones, materiales, servicios, entradas y salidas. Si tienes que tomar una decisión y no estás seguro del proceso, su uso puede simplificar mucho la toma de decisiones.

Beneficios de crear un diagrama de flujo

El uso de un diagrama de flujo para visualizar los procesos puede beneficiar a tu empresa o incluso a tu vida cotidiana. Estas son algunas de las ventajas de utilizar diagramas de flujo:

Claridad visual

Posiblemente la ventaja más importante de utilizar un diagrama de flujo es poder visualizar y comprender los procesos de una operación compleja en un formato sencillo. Muchas empresas que trabajan en los sectores de la fabricación, la logística y la administración utilizan estos diagramas para trazar correctamente secuencias de procesos importantes. También puedes utilizar diagramas de flujo para ayudar a las partes interesadas a entender fácilmente los flujos de trabajo de tu empresa.

Mejora la comunicación

Los diagramas de flujo son muy útiles en las reuniones en las que tu equipo necesita entender y comunicar procesos importantes. La simplificación de una operación compleja mediante símbolos de diagrama de flujo y estandarizaciones es una forma eficaz de comunicar con claridad una información que, de otro modo, sería difícil de discutir.

Documentar de forma eficiente

El uso de un diagrama de flujo para describir los procesos de una empresa es una buena manera de documentar lo que hay que hacer y también de comprender el progreso en la realización de las tareas. Son una gran estrategia para complementar tu documentación con elementos visuales.

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¿Para qué sirve un diagrama de flujo?

Se utilizan en diferentes contextos y por diversos tipos de empresas. Independientemente del sector al que se dedique tu empresa, un diagrama de flujo puede ayudarte a comprender fácilmente los procesos y las operaciones.

He aquí algunos ejemplos de la vida real en los que se pueden utilizar eficazmente:

1. Al diseñar y planificar un proceso

La creación de un nuevo proceso requiere que los pasos y eventos secuenciales del proceso estén bien documentados. Tener todo bien documentado ayuda a entender el proceso en su conjunto.

2. Cuando se estudia un proceso para mejorar su comprensión

Las empresas han utilizado cientos de ejemplos de diagramas de flujo online para completar y comprender procesos complejos. Puedes estudiar estos diagramas para comprender mejor cómo tu empresa debe secuenciar las acciones y eventos para lograr un producto final o un objetivo.

3. Cuando se comunica un proceso

Empresas de todo el mundo utilizan diagramas de flujo detallados para sustituir por completo las reuniones largas y lentas (la famosa "reunión que podría ser un correo electrónico"). Este tipo de diagramas son muy fáciles de entender y proporcionar un documento visual de un proceso, son herramientas de comunicación extremadamente eficaces.

Símbolos del diagrama de flujo

Existen notaciones y elementos estándar que se utilizan en la mayoría de los flujogramas. Cada símbolo representa una acción o paso diferente dentro de una secuencia o proceso. A continuación destacamos los símbolos más comunes:

Óvalo

Un elemento ovalado en un diagrama de flujo representa el terminal. En otras palabras, indica el inicio y la parada dentro de una secuencia.

Paralelogramos

El paralelogramo indica una entrada o una salida.

Rectángulos

Los rectángulos indican las acciones.

Diamantes

Los diamantes indican las decisiones que hay que tomar. Suelen dar lugar a dos caminos alternativos en función de la decisión tomada.

Líneas de flujo

Las líneas de flujo y las flechas representan las direcciones tomadas en la secuencia. Este es un resumen de los principales símbolos de los diagramas de flujo:

Historia del diagrama de flujo

El origen de los diagramas de flujo se remonta a 1921, cuando Frank y Lillian Gilbreth presentaron las primeras versiones conocidas de diagramas de flujo en un proyecto para la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME). Este diagrama tenía un formato vertical y fue uno de los primeros marcos conocidos para describir procesos. A partir de entonces, otros profesionales comenzaron a difundir la metodología de su creación en las empresas a través de conferencias y clases. Con la difusión de la metodología, en 1947 la ASME creó un sistema de símbolos estándar para crear flujogramas, inspirado en el trabajo de Gilbreth. En esa misma década, los diagramas de flujo empezaron a extenderse a otros ámbitos, como el tecnológico, ayudando a las empresas a desarrollar códigos informáticos a partir de los diagramas de flujo. Otro hito importante en su historia fue el uso que hizo de ellos el renombrado profesional japonés Kaoru Ishikawa (1915-1989), conocido por su trabajo en iniciativas de calidad de la producción. Comenzó a utilizar esta metodología y empezó a considerarlos como una de las principales herramientas de control de calidad.

Tipos de diagramas de flujo

Antes de crear un diagrama de flujo, hay que decidir qué tipo de diagrama es el más adecuado para el proceso que se quiere ilustrar. Hay cientos de tipos de estos diagramas, cada uno con sus propios usos y resultados. A continuación te presentamos cuatro de los diagramas de flujo más comunes y útiles.

Diagrama de flujo de proceso

Un diagrama de flujo de procesos es el más básico de todos los tipos de flujogramas. Suelen utilizarse para trazar nuevos proyectos y operaciones. Los ingenieros y desarrolladores de software suelen utilizar estos diagramas para trazar el progreso y comprender los pasos que deben dar para completar un proyecto.

Diagrama de flujo de carriles de nado

El diagrama swimlane o de carriles de nado se llama así porque representa visualmente un proceso que no tiene un principio ni un final real, como los carriles de una piscina, que son largos y suelen ser recorridos por los nadadores de un lado a otro. Para ser más claros, generalmente los procesos y acciones de las personas que entran en un diagrama de carriles de nado son los que dan vueltas y vueltas, completándose más de una vez. Utiliza una plantilla de diagrama de carriles para trazar un proceso que deba repetirse y evitar que una secuencia se vuelva confusa.

Diagrama de flujo de datos

Los diagramas de flujo de datos se utilizan para salvar la brecha de comunicación entre los desarrolladores y los usuarios de un programa por completo o de una sola parte de un software. Se trata de un tipo de diagrama más especializado, ya que contiene una gran cantidad de información y relativamente pocos símbolos de los diagramas de flujo. La plantilla de diagrama de flujo de datos de Miro hace que sea sencillo mostrar visualmente los pasos o actores de cualquier sistema, por complejo que sea.

Diagrama de flujo de trabajo

Cuando se utiliza un diagrama de flujo de trabajo, el objetivo es trazar una secuencia eficaz de eventos o procesos que den como resultado una finalización coherente y de calidad del proyecto o producto. Se utilizan a menudo para asignar un conjunto estandarizado de procedimientos con un resultado esperado.

¿Cómo hacer un diagrama de flujo?

Ahora que sabes para qué sirve un diagrama de flujo, los tipos más comunes y por qué son herramientas visuales importantes, es el momento de aprender cómo hacer un diagrama de flujo. La funcionalidad de diagramas de flujo online de Miro te ofrece una fantástica herramienta para crear y planificar diagramas de flujo de todo tipo con tu equipo online en tiempo real o cada uno en su propio tiempo de forma asíncrona. Crea tu cuenta gratuita y sigue esta guía paso a paso para crear tu primer diagrama de flujo en Miro:

1. Define el objetivo de tu diagrama de flujo.

Antes de empezar a crear el diagrama, primero tienes que entender lo que esperas del mismo. Describe los objetivos y resultados que esperas conseguir con el diagrama de flujo e identifica los procesos que quieres que el diagrama explique. Ten cuidado de no tratar de resolver demasiados procesos y acciones en un solo diagrama de flujo. Lo mejor es que sea lo más sencillo posible para que sea fácilmente comprensible. Si te das cuenta de que intentas abarcar demasiados eventos en un solo diagrama de flujo, considera la posibilidad de crear diferentes diagramas para cada proceso o grupo de información.

2. Utiliza una plantilla de diagrama de flujo.

El uso de una plantilla editable ya preparada te ayuda a trazar tus procesos dándote un punto de partida. En otras palabras, empezar con una plantilla te ahorra tiempo y además viene con los símbolos de diagrama de flujo estandarizados que ya te explicamos. Miro dispone de una amplia biblioteca de plantillas de diagramas de flujo que tú y tu equipo podéis utilizar.

3. Añade las formas de diagrama de flujo.

Vuelve a echar un vistazo a los símbolos y formas del diagrama de flujo estándar descritos anteriormente y empieza a construir tu proceso visual. Identifica los diferentes componentes de tu secuencia de procesos y añade las formas adecuadas para crear un flujo de trabajo.

4. Conecta las formas con líneas y flechas.

El siguiente paso es añadir las líneas y flechas de conexión para secuenciar los eventos y símbolos elegidos.

5. Colabora en el diagrama.

Si tu diagrama de flujo describe un proceso que afecta a otras áreas, es fácil compartirlo con las personas pertinentes a través de Miro. Invita a tu equipo a colaborar contigo y asegúrate de que todos están en la misma página. Con Miro, los miembros del equipo pueden dar su opinión y hacer sugerencias con comentarios online y publicarlos, todo dentro del mismo espacio virtual. Esta colaboración contextual es lo que ayudará a tu equipo a finalizar un diagrama de flujo útil y aplicable para todos.

6. Mantén tu diagrama de flujo actualizado.

Los sistemas y procesos cambian constantemente, por lo que los diagramas de flujo que describen esos procesos también deben cambiar. Mantén tu diagrama actualizado revisándolo regularmente y realizando los cambios necesarios con unos pocos clics. Tener un diagrama de flujo online en Miro facilita que su equipo lo mantenga actualizado y realice mejoras sin problemas.

4 ejemplos de diagramas de flujo

Antes de empezar a crear, mira si uno de estos ejemplos de diagramas de flujo puede ser un buen punto de referencia para tu necesidad. Hemos separado los más comunes y utilizados por varias empresas:

Diagrama de flujo de un sitio web

Crear un sitio web es mucho más complejo y complicado de lo que mucha gente cree. Diseñar los menús de navegación, organizar el contenido y personalizar la apariencia son algunos de los pasos importantes y necesarios para crear un sitio que la gente quiera visitar. La plantilla de diagrama de flujo del sitio web proporciona un sólido diagrama de procesos para crear una gran experiencia online centrada en el usuario.

Diagrama de flujo de datos

Un diagrama de flujo de datos, también conocido como DFD, compone la secuncia de información, actores y pasos dentro de un proceso o sistema. Se utilizan principalmente para representar visualmente el flujo de datos en un sistema de información empresarial, centrándose en los datos y en la información.

En esta plantilla de diagrama de flujo de datos puedes ver un ejemplo del mismo. Además, en Miro puedes hacer un diagrama de flujo de datos online para representar cómo fluyen los datos a través de un sistema.

Árbol de decisiones

Independientemente del mercado en el que te encuentres, hay muchos resultados diferentes a los que tu empresa podría enfrentarse en función de tus decisiones, ahí es donde entra en escena el árbol de decisiones. El efecto mariposa de tus decisiones significa que tienes que pensar en todos los posibles resultados y el resultado que podrían tener en tu empresa. Esta plantilla de árbol de decisiones te mostrará cómo trazar las diferentes decisiones y sus resultados para que puedas decidir el mejor camino posible. Otra opción es hacer en paralelo un mapa conceptual para plasmar el resultado de esas decisiones para que todos los departamentos tengan un lugar al que ir para ver toda la información.

Crea un diagrama de árbol →

Diagrama de flujo interfuncional

La mayoría de los diagramas de flujo son interfuncionales, ya que tienen en cuenta diferentes resultados posibles. El diagrama de carriles de nado es un buen ejemplo de diagrama que conecta diferentes funciones porque te ayudan a visualizar las contribuciones del negocio y las relaciones de extremo a extremo del proyecto. Esta plantilla de diagrama de flujo multifuncional te ayudará a entender los elementos y las relaciones entre las diferentes fases de un proyecto. Es un diagrama que es interesante combinar con el diagrama de flujo de trabajo.

Crea un diagrama de flujo muntifuncional

Consejos para crear un diagrama de flujo eficaz

Estás en el buen camino para comenzar tu viaje de creación de diagramas de flujo. Ahora sólo queda consultar algunos consejos y buenas prácticas para construir el diagrama de flujo perfecto.

1. Mantén tu diagrama de flujo en una sola página.

Una característica importante de los diagramas de flujo es que deben ser fáciles de leer y comprender. No quieres pasar varias páginas para ver todo el proceso. Al mantenerlo en una sola página, se mantiene la objetividad y se simplifica su visualización.

2. Utiliza símbolos, formas y colores coherentes.

Mantén la coherencia con los símbolos y las formas utilizadas en tu diagrama de flujo ayudará a mantener todo el proceso alineado y fácil de entender. Cada símbolo debe representar un elemento diferente dentro del proceso. Si utilizas una variedad de símbolos diferentes, será difícil leer y entender el progreso del proceso. La coherencia es la clave para crear un proceso visual comprensible.

3. Conoce el objetivo de tu diagrama de flujo antes de crearlo.

Como se ha explicado anteriormente, este es un paso esencial en la creación de tu diagrama de flujo. Se utilizan comúnmente para representar un proceso específico, trate de llevar ese proceso de manera clara y objetiva al crear su diagrama de flujo online.

4. Fluye los datos de izquierda a derecha.

Los diagramas de flujo deben fluir en la misma dirección que leemos y escribimos. Esto ayudará a mantener la estructura de los diagramas de flujo simple y fácil de entender.

5. Incluye a todos los implicados.

Es probable que el diagrama de flujo que has creado repercuta en otros miembros de tu equipo, especialmente si se trata de un diagrama de flujo de procesos empresariales. En lugar de crear varios diagramas de flujo para el mismo sistema, involucra a las personas de su equipo que forman parte del proceso. Con Miro puedes fácilmente compartir tu diagrama de flujo con los colaboradores a través de Slack, correo electrónico o enlace privado.

6. Haz los cambios pertinentes según sea necesario.

No tiene sentido tener un diagrama de flujo anticuado e inexacto. De hecho, esto podría causar confusión y fallos, lo que a su vez podría causar algunos problemas serios para su equipo. A medida que tu sistema o proceso cambia, asegúrate de mantener tu diagrama de flujo actualizado. Si tu equipo utiliza regularmente la documentación del diagrama de flujo, será más fácil mantenerla actualizada. Otro consejo sería programar reuniones periódicas para reevaluar todos los diagramas de su equipo y realizar los cambios necesarios.