¿Qué es un tablero Kanban y cómo se utiliza?

Resumen

En esta guía, aprenderás:

• Qué es un tablero Kanban: una herramienta visual para gestionar el trabajo, limitar el trabajo en curso y mejorar la eficiencia.

• Cómo configurar un tablero Kanban creando columnas y añadiendo tarjetas de tareas con detalles.

• La importancia de compartir y mantener regularmente el tablero Kanban.

• Cómo la herramienta de tablero Kanban de Miro ofrece soporte para la personalización, la gestión mediante arrastrar y soltar y la integración con herramientas como Jira.

• Ventajas de utilizar el tablero Kanban de Miro para equipos remotos: colaboración en tiempo real, fácil acceso y actualizaciones instantáneas.

• Mejores prácticas para usar tableros Kanban: visualiza los flujos de trabajo, prioriza las tareas y mejora la comunicación del equipo.

¿Qué es un tablero Kanban?

Un tablero Kanban es una herramienta de gestión que ayuda a visualizar el trabajo, limitar el trabajo en curso (WIP) y maximizar la eficiencia. Los equipos utilizan el tablero para estructurar su carga de trabajo y gestionar el progreso en tiempo real.

El concepto de un tablero Kanban es sencillo. Cada columna representa una etapa diferente de tu flujo de trabajo o proyecto. A medida que avanza la tarea, se va desplazando a la columna correspondiente.

A la hora de crear un tablero Kanban, puedes optar por crearlo físicamente o digitalmente.

A menudo se crea un tablero físico con una pizarra o papel. El director del proyecto (o quien esté a cargo) dibujará las columnas y escribirá cada tarea a mano. A medida que avanzan las tareas, es necesario borrarlas y volver a escribirlas en la columna correspondiente.

Un tablero digital es mucho más flexible. Se crea de forma virtual, lo que permite a los equipos realizar cambios y fomentar la colaboración desde cualquier lugar al instante. El tablero puede convertirse en un documento vivo que ayude a todos a mantenerse al día y comprobar el estado de un proyecto en tiempo real.

Tanto si utilizas un tablero físico como digital, la estructura sencilla de un tablero Kanban aporta claridad. Te mantiene al día de un solo vistazo y te ayuda a identificar ineficiencias o cuellos de botella en tu flujo de trabajo. Detectar esta información te ayuda a implementar medidas para optimizar la eficiencia y aumentar la productividad.

¿Cuántas columnas hay en Kanban?

Un tablero Kanban suele tener tres columnas:

• Tareas pendientes (a veces denominadas «backlog»)

• En progreso

• Completado

Estas son las bases de un tablero sencillo, pero puedes tener tantas columnas como desees en función de tu proyecto o flujo de trabajo.

Por ejemplo, si tu trabajo debe pasar por varias rondas de revisiones, aprobaciones y modificaciones antes de completarse, puedes añadir todas estas columnas a los tableros para reflejar con precisión tu proceso.

Algunos tableros Kanban también cuentan con carriles, que te permiten dividir el tablero horizontalmente para categorizar aún más las tareas o asignarlas a distintos departamentos.

Un ejemplo sería dividir el tablero en función del departamento. Los departamentos de Ventas, marketing, recursos humanos, finanzas y operaciones tienen cada uno un carril separado para sus tareas dentro de un proyecto determinado. Con este formato, todos los equipos pueden ver al instante qué tareas se aplican a su flujo de trabajo (y cuáles deben ignorar).

¿Kanban es Lean o Agile?

En primer lugar, aclaremos qué son Agile y Lean.

Agile es un enfoque iterativo para gestionar proyectos. En lugar de poner en marcha todos los aspectos de un proyecto de una sola vez, permite a los equipos de proyecto dividir las tareas del proyecto en pequeños incrementos conocidos como «sprints».

Lean es un conjunto de principios originados en la industria manufacturera para reducir el desperdicio en la producción y aumentar la eficiencia. Hoy en día, se utiliza ampliamente en la gestión de proyectos y otras áreas empresariales.

Ahora, respondamos a la pregunta: ¿Kanban es Lean o Agile?

La respuesta es ambas cosas.

El marco Kanban se enmarca dentro de la metodología Agile, pero Kanban también ofrece soporte a los principios de la metodología Lean.

En lo que respecta a la gestión de proyectos Agile, la estructura de un tablero Kanban es perfecta para los equipos Agile. Permite a los equipos planear fácilmente sus sprints, visualizar el trabajo en curso y volver al tablero de diseño cuando finaliza la iteración.

Pero además de esto, los tableros Kanban también respaldan los principios Lean al minimizar el trabajo en curso, especialmente en lo que respecta al «sistema pull».

En Lean, el concepto del sistema pull permite a los equipos comenzar un nuevo trabajo solo cuando es necesario. Mediante el uso de un tablero Kanban, los equipos pueden centrarse en el trabajo necesario para completar el proyecto. Esto permite mantener los presupuestos bajo control, reduce el desperdicio y ayuda a los equipos de proyecto a entregar su trabajo a tiempo.

tablero Kanban vs tablero Scrum: ¿cuál es la diferencia?

Tanto los tableros Scrum como los tableros Kanban son métodos Agile para realizar un seguimiento del trabajo, pero un tablero Scrum sigue una metodología muy específica y rígida. Los tableros Kanban pueden ser más flexibles, ya que no siguen una estructura fija.

Por ejemplo, los tableros scrum siempre son propiedad de un único equipo Scrum. Cada miembro del equipo Scrum tiene un rol específico que desempeñar en el sprint, y no se pueden añadir nuevas tareas o elementos al tablero mientras el sprint esté en curso.

Por otro lado, un tablero Kanban no es propiedad de un solo equipo. Cualquiera puede acceder y utilizar el tablero si forma parte del proyecto o del flujo de trabajo. Las tareas se pueden añadir, eliminar y modificar a medida que avanza el flujo de trabajo, lo que proporciona a los equipos una mayor flexibilidad.

¿Para qué se utiliza un tablero Kanban?

Los tableros Kanban facilitan el seguimiento de las tareas y permiten realizar ajustes en tiempo real. Hay muchos casos en los que puede resultar útil utilizar un tablero Kanban, entre ellos:

Para visualizar un proyecto o flujo de trabajo

Un tablero Kanban es claro, conciso y fácil de entender. Si deseas una forma sencilla de visualizar tu carga de trabajo, un tablero Kanban es la mejor opción. Ayuda a crear un flujo de trabajo organizado y proporciona transparencia entre los miembros del equipo al mostrar qué tareas se asignan a cada uno y cuándo deben completarse.

Para mejorar la eficiencia

Los tableros Kanban te permiten planear todas las tareas de un proyecto. Como resultado, todo el equipo del proyecto sabe exactamente qué hacer y cuándo hacerlo. No hay necesidad de perder tiempo en tareas que no contribuyen al éxito general del proyecto. En cambio, los equipos de proyecto pueden utilizar su tiempo de la forma más eficiente y productiva posible.

Optimizar la colaboración

Con un tablero Kanban online, los equipos pueden colaborar a lo largo de todo el proyecto. Pueden ver cómo avanza el proyecto, quién está trabajando en determinadas tareas y hacer preguntas o añadir notas para que las vean otros usuarios. A medida que los equipos colaboran en proyectos complejos, el tablero Kanban ayuda a identificar las áreas en las que se pueden realizar mejoras a lo largo del proceso.

Para reducir los cuellos de botella

Utiliza un tablero Kanban para detectar fácilmente los cuellos de botella y los obstáculos en tu flujo de trabajo. Si las tareas se acumulan, puedes detectar el problema y solucionarlo para el futuro. Al mover cada tarjeta por las diferentes etapas, los equipos pueden identificar fácilmente los posibles obstáculos que se encuentran en el camino.

Ejemplo de un tablero Kanban

Para ver un tablero Kanban en acción, echa un vistazo a esta plantilla de tablero Kanban con un ejemplo de una sesión de planificación de la roadmap de producto:

La plantilla se divide en cuatro columnas: backlog, tareas pendientes, en curso y completadas.

Todas las tareas que se han conceptualizado y que deben completarse se enumeran en la lista de «backlog» o «cosas por hacer». Por ejemplo, una de las tareas del backlog del producto es redactar un comunicado de prensa para el lanzamiento del producto.

En la columna «Tareas pendientes», el equipo de desarrollo debe añadir ideas para imágenes, que el equipo de diseño deberá poner en práctica añadiéndolas al resumen.

La lista «en curso» incluye todas las tareas en las que están trabajando actualmente los equipos. Estas son tareas que se han trasladado de la lista de «cosas por hacer», por ejemplo, configurar la versión móvil.

Cualquier tarea que se complete y se entregue pasa de la lista «en curso» a la sección «hecha». En el ejemplo anterior, cuando las imágenes del briefing se han codificado de manera eficiente, la tarea pasa a la columna «hecho» del tablero Kanban.

¿Cuáles son las ventajas de Kanban?

El uso de un tablero Kanban ofrece diversas ventajas a los equipos de proyecto de distintos sectores. A continuación, describiremos algunos de los beneficios más comunes.

Ofrece actualizaciones en tiempo real.

Cualquier cambio o actualización que realices en el proyecto se reflejará instantáneamente en el tablero, lo que permitirá a todo tu equipo de proyecto acceder a actualizaciones en tiempo real con solo unos clics.

Es flexible.

A diferencia de un tablero scrum, los tableros Kanban no están sujetos a un conjunto específico de reglas. Puedes ser flexible con la estructura, lo que te permite crear un tablero de proyectos perfecto para tu negocio.

Es fácil de usar.

Usar un tablero Kanban es fácil. Es fácil de hacer, fácil de usar y fácil de entender. Nadie tendrá dificultades para entender cómo funciona, lo que significa que es una herramienta de gestión de proyectos accesible.

Alinea a tu equipo

Si todo el mundo tiene acceso a tu tablero Kanban, sabes que todos están en sintonía. Pueden ver qué está pasando con el proyecto, quién está trabajando en tareas específicas y cómo encajan en el panorama general.

Cómo crear un tablero Kanban

Crear tu propio tablero Kanban no es difícil, especialmente si empiezas con una plantilla de marco Kanban. Sin embargo, para sacar el máximo partido a tu tablero Kanban, es útil comprender todas las etapas del proceso de creación.

1. Define tu proceso, proyecto o flujo de trabajo.

Antes de crear tu tablero Kanban, primero debes definir el proceso, proyecto o flujo de trabajo que deseas esbozar. ¿Es para un proyecto en particular? ¿Un proceso empresarial? ¿Un nuevo flujo de trabajo?

Usemos la gestión de proyectos como ejemplo.

Para definir claramente tu proyecto, primero debes esbozar el alcance del mismo. El alcance define los objetivos y la finalidad de tu proyecto.

Pero, ¿cómo te ayuda esto con tu tablero Kanban?

Con un alcance claro del proyecto, estarás en una posición mucho mejor para garantizar que tu tablero Kanban incluya toda la información que necesitas para completar el proyecto.

Por lo tanto, ten claros los fundamentos de tu proceso, proyecto o flujo de trabajo antes de empezar a crear tu tablero. De esta forma, te asegurarás de crear un tablero Kanban que incluya las tareas y actividades adecuadas.

2. Describe las etapas y limitaciones.

Una vez que tengas una idea clara de tu flujo de trabajo o proyecto, puedes empezar a mapear las columnas en tu tablero. Puedes mantenerlo sencillo con tres columnas que representen «por hacer», «en curso» y «hecho».

También puedes añadir más detalles y completar el proceso con más columnas para reflejar con precisión tu proceso, o añadir carriles para los diferentes equipos que participan en el proyecto.

Durante esta fase, también debes establecer los principios para tu tablero, como los límites WIP. Estos describirán las restricciones fijas que eliminan el desperdicio de tu proceso.

Por ejemplo, es posible que quieras limitar el número de tareas en las que se está trabajando activamente al mismo tiempo. Esto te ayudará a gestionar la capacidad del equipo y optimizar el flujo de trabajo.

En última instancia, no hay una forma correcta o incorrecta de estructurar tu tablero Kanban. Todo depende de lo que implique tu proyecto o flujo de trabajo, y de los límites que quieras establecer.

5. Añadir tareas al tablero

Una vez establecida la estructura de tu tablero, ya puedes empezar a planificar tareas y actividades. En Miro, se denominan tarjetas visuales.

Empieza añadiendo un título claro que describa en qué consiste la tarea. Por ejemplo, «enviar boletín informativo por correo electrónico». A continuación, puedes añadir más detalles sobre los aspectos específicos dentro de la propia tarjeta. Esto podría incluir información como «borrador del texto del correo electrónico» o «crear un asunto atractivo».

La tarjeta también puede incluir una checklist para que el propietario marque, archivos e imágenes cargados o enlaces externos a información complementaria. Una vez añadidas las tareas al tablero, puedes asignar la responsabilidad a la persona o equipo correspondiente.

Y, por último, debes añadir una fecha de vencimiento. En Miro, la fecha aparecerá directamente en la tarjeta, por lo que quedará claro cuándo vence la tarea.

4. Comparte el tablero con stakeholder.

Cuando el tablero esté completo, compártelo con los miembros del equipo y stakeholder para obtener sus comentarios. De esa manera, las personas pertinentes tendrán la oportunidad de revisar la información, hacer preguntas y asegurarse de que no falte ninguna información importante.

5. Revisa y actualiza periódicamente tu tablero.

Cuando tu proyecto o flujo de trabajo se ponga en marcha, es importante que tú y tu equipo reviséis y actualicéis continuamente el tablero. Si no es así, el tablero no será relevante y no te ayudará a gestionar eficazmente tus tareas.

En otras palabras, Kanban solo es útil si todos los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a él y si se mantiene actualizado.

Afortunadamente, el uso de Miro facilita todo este proceso.

Todo el equipo puede ver y acceder fácilmente al tablero Kanban online, lo que resulta especialmente útil para los equipos remotos. Todo lo que tienen que hacer es conectarse online para ver al instante los últimos avances. Para avanzar en las tareas, simplemente arrastra y suelta tu tarea en la columna correspondiente, añade cualquier nota o actualización relevante, y todos tendrán al instante la última versión del tablero Kanban.

Autor: El Equipo Miro

Última actualización: 2 de octubre de 2025