Kommunikationsplan-Vorlage

Über die Kommunikationsplan-Vorlage

Ein Kommunikationsplan ist eine umfassende Strategie zur Übermittlung einer Botschaft an Ihr Publikum. In jeder Phase Ihres Unternehmens müssen Sie die Botschaft beherrschen, die Erzählung kontrollieren und Ihr Publikum überzeugen. Ob Sie eine Finanzierung gesichert haben, einen CEO eingestellt, einen Umsatzziel erreicht oder einen Datenverlust erlitten haben – ein klarer Kommunikationsplan ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Unabhängig von der Größe, Branche oder Wachstumsphase Ihres Unternehmens benötigen Sie einen Kommunikationsplan.

Wie Sie die Kommunikationsplan-Vorlage nutzen

Sie kennen das Sprichwort: Wenn ein Baum im Wald fällt und niemand da ist, um ihn zu hören, macht er dann ein Geräusch? Ganz einfach, wenn Ihr Unternehmen einen Meilenstein erreicht und Sie keinen Kommunikationsplan haben, wird es kein Geräusch geben.

Aber es ist umständlich und nicht skalierbar, jedes Mal einen Kommunikationsplan zu entwerfen, wenn Sie Ihr Publikum erreichen möchten. Verwenden Sie die Kommunikationsplan-Vorlage, um den Prozess zu vereinfachen, Ihre Botschaften zu optimieren und mit Ihrem Unternehmen zu wachsen.

Wer sollte einen Kommunikationsplan nutzen?

1. Marketing-Teams. Ob Startup oder Großunternehmen, jedes Marketing-Team sollte einen Kommunikationsplan haben.

2. Non-Profit-Organisationen. In der schnelllebigen Welt der Non-Profit-Organisationen ändert sich manches nie: nämlich die Notwendigkeit der Kommunikation. Da Non-Profits auf die Öffentlichkeit angewiesen sind, um überleben zu können, ist es wichtig, effektive Botschaften zu gestalten.

3. Agenturen. Sowohl Agenturen als auch ihre Kunden sollten Kommunikationspläne erstellen, um im Wettbewerb vorn zu bleiben.

4. Führungskräfte. CEOs, VPs, Sprecher und öffentliche Persönlichkeiten sollten jeweils einen Kommunikationsplan haben, unabhängig davon, ob sie eine wöchentliche Unternehmensmail senden oder vor einem Investorenboard präsentieren.

Wie nutze ich die Vorlage, um einen Kommunikationsplan zu erstellen?

Schritt 1: Entwickle eine Markenbeschreibung. Bevor du mit deinem Kommunikationsplan beginnen kannst, musst du herausfinden, wer du als Marke bist. Deine Markenbeschreibung wird den Ton, die Stimme und die Struktur deines Plans formen. 

Betrachte die Markenbeschreibung als deine Charta oder dein Versprechen. Denke an das Publikum, das du erreichen möchtest, und den Zweck, den deine Organisation erfüllen soll. Hier ist eine beliebte Richtlinie: 

Unsere Organisation existiert, um [Vorteil] [Vorteil] und [Vorteil] für [Zielgruppe] durch [Produkt oder Dienstleistung] bereitzustellen.

Schritt 2: Entwickle dein Alleinstellungsmerkmal (USP). Deine Marke existiert, um eine Nische zu füllen, die keine andere Marke besetzen kann. Also, was ist es? Welche Probleme löst du? Welche Bedürfnisse sprichst du an? Was kannst du tun, was deine Konkurrenten nicht können? Was machst du besser? Diese Kernfragen werden deinen Kommunikationsplan informieren, also ist es wichtig, sie richtig zu beantworten.

Schritt 3: Definiere Erfolg. Überlege, welche Ziele dein Unternehmen erreichen muss, um erfolgreich zu sein. Jedes Team in der Organisation arbeitet auf diese Ziele hin.

Schritt 4: Erstelle Zielgruppen-Personas. Stell dir vor, du hältst eine Rede über die Bedeutung von Kunstschaffen. Deine Personas sind die Menschen, von denen du erwarten würdest, dass sie im Publikum sitzen. Überlege, wen dein Unternehmen erreichen möchte, damit du Nachrichten erstellen kannst, die bei ihnen Anklang finden.

Die Vorlage für den Kommunikationsplan hilft dir dabei, Personas Schritt für Schritt zu erstellen. Beginne damit, deine Kunden zu kontaktieren, um mehr über sie zu erfahren. Nutze ein Umfragetool, um sie zu ihren demografischen Daten, ihren Wahrnehmungen deiner Marke, ihren Wünschen und Bedürfnissen zu befragen. Falls du Inhalte auf deiner Website hast, verwende Analysetools, um zu sehen, wer diese konsumiert. Wenn du Social Media-Konten hast, schaue dir deine Follower an und versuche, mögliche Trends zu erkennen.

Sobald du diese Daten gesammelt hast, kannst du beginnen, die Personas selbst zu erstellen. Bestimme genau, wer die Personas sind. Greifen wir auf unser Beispiel der Rede über Kunst zurück: Eine wichtige Persona könnte ein 25-jähriger Absolvent eines MFA-Programms sein. Wenn du ein Unternehmen bist, das umweltfreundliche T-Shirts verkauft, könnte eine Persona ein 30-jähriger, collegeausgebildeter Mann mit verfügbarem Einkommen sein.

Schritt 5: Gestalte deine Erzählung. Das ist die Geschichte, die du erzählen möchtest. Was macht deine Marke einzigartig? Wie hast du angefangen? Was möchtest du erreichen? Und in diesem Zusammenhang: Welche Missverständnisse über deine Art von Organisation möchtest du ausräumen? Denke daran, dass du dich in einer dichten, wettbewerbsintensiven Landschaft bewegst. Es ist wichtig, dich abzuheben, indem du deine Marke von denjenigen unterscheidest, die vor dir waren.

Schritt 6: Wähle deine Kommunikationskanäle. Wie wirst du die Botschaft verbreiten? Deine Kanäle könnten sich je nach Größe deines Unternehmens, den verfügbaren Ressourcen und dem Publikum, das du erreichen möchtest, ändern. Viele Unternehmen nutzen einen Blog, herunterladbare Inhalte und Social-Media-Kanäle, um ihre Geschichte zu erzählen, du könntest aber auch in Online-Anzeigen, Werbespots oder Postwerbung investieren oder Interviews geben und Konferenzpräsentationen halten.

Schritt 7: Setze Ziele. Diese Ziele sollten mit den zuvor festgelegten Zielen verknüpft sein. Wenn dein Ziel beispielsweise darin besteht, Mittel zu beschaffen, könntest du dir vornehmen, in diesem Quartal 30 Investoren Marketing-E-Mails zu senden. Stelle sicher, dass deine Ziele vernünftig und messbar sind.

Schritt 8: Plane deine Kommunikationstermine. Wenn du einen Blog hast, erstelle einen Redaktionskalender. Wenn du Social-Media-Beiträge veröffentlichst, erstelle einen Social-Media-Plan, der zu deinen Produkteinführungen oder anderen wichtigen Initiativen passt. Das Fazit: Bleibe organisiert, konzentriert und auf Kurs – und achte auf dein Tempo.

Schritt 9: Überprüfe deinen Erfolg. Tauche in die Daten ein, um zu sehen, was gut gelaufen ist und was du verbessern kannst.

Warum einen Kommunikationsplan erstellen?

Die Erstellung eines Kommunikationsplans verschafft dir einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz. Er stellt sicher, dass deine Marke immer den besten Eindruck hinterlässt. Ein robuster Kommunikationsplan ermöglicht es dir, deine Geschichte auf beeindruckende, fokussierte und effiziente Weise deinem Publikum zu erzählen. Er verkauft dein Produkt, gewinnt Kunden und überzeugt Investoren. 

Wann die Kommunikationsvorlage verwenden

Verwende die Kommunikationsvorlage immer dann, wenn du eine Strategie benötigst, um mit deinem Publikum zu kommunizieren. Du wirst sie besonders nützlich finden, wenn ein großes Ereignis wie eine neue Produkteinführung bevorsteht.