Kanban Boards

Verwende ein Kanban Board zur Planung und Verwaltung deiner Geschäftsabläufe oder anstehender Projekte. Visualisiere die Phasen deines Arbeitsablaufs, verfolge deine Projektaufgaben und verbessere die Zusammenarbeit mit dem Kanban Tool im gesamten Unternehmen.

Was ist ein Kanban Board?

Ein Kanban Board ist ein Management-Tool, das hilft, die Arbeit zu visualisieren, den Arbeitsfortschritt zu begrenzen und die Effizienz zu maximieren. Teams verwenden das Board, um ihr Arbeitspensum zu strukturieren und den Fortschritt in Echtzeit zu verwalten.

Das Konzept eines Kanban Boards ist einfach. Jede Spalte steht für eine andere Phase deines Arbeitsablaufs oder Projekts. Je weiter die Aufgabe fortschreitet, desto weiter wandert sie in die entsprechende Spalte.

Bei der Erstellung eines Kanban Board kannst du wählen, ob du es physisch oder digital erstellen möchtest.

Ein physisches Board wird oft mit einem Whiteboard oder Papier erstellt. Der Projektleiter (oder wer auch immer zuständig ist) zeichnet die Spalten und schreibt jede Aufgabe von Hand. Wenn es Fortschritte bei den Aufgaben gibt, müssen sie gelöscht und in der entsprechenden Spalte neu geschrieben werden.

Ein digitales Kanban Board ist viel flexibler. Es wird online erstellt und ermöglicht es den Teams, von überall aus Änderungen vorzunehmen und sofort zusammenzuarbeiten. Das Board kann zu einem lebendigen Dokument werden, das allen Beteiligten hilft, den Überblick zu behalten und den Status eines Projekts in Echtzeit zu überprüfen.

Ob mit einem physischen oder digitalen Board, die einfache Struktur eines Kanban Boards schafft Klarheit. Es hält dich mit einem Blick auf dem Laufenden und hilft dir, Ineffizienzen oder Engpässe in deinem Arbeitsablauf zu erkennen. Das Aufspüren dieser Informationen hilft dir, Maßnahmen zu ergreifen, um die Effizienz zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

Wie viele Spalten hat ein Kanban Board?

Ein Kanban Board hat normalerweise drei Spalten:

• To-do (auch Backlog genannt)

• In Arbeit

• Abgeschlossen

Dies sind die Grundlagen eines einfachen Boards, aber es kann so viele Spalten haben, wie du möchtest, je nach Projekt oder Arbeitsablauf.

Wenn deine Arbeit beispielsweise mehrere Überprüfungs-, Genehmigungs- und Nachbearbeitungsrunden durchlaufen muss, bevor sie fertiggestellt ist, kannst du alle diese Spalten zum Board hinzufügen, um deinen Prozess genau wiederzugeben.

Einige Kanban Boards verfügen auch über Swimlanes, mit denen du das Board horizontal teilen kannst, um Aufgaben weiter zu kategorisieren oder sie verschiedenen Abteilungen zuzuweisen.

Ein Beispiel wäre die Aufteilung des Kanban nach Abteilungen. Vertrieb, Marketing, Personalwesen, Finanzen und Betrieb haben alle eine eigene Swimlane für ihre Aufgaben innerhalb eines bestimmten Projekts. Mit diesem Format können alle Teams sofort sehen, welche Aufgaben für ihren Arbeitsablauf relevant sind (und welche Aufgaben sie ignorieren können).

Gehört Kanban zu Lean oder Agile?

Lass uns zunächst klären, was Agile und Lean sind.

Agile ist ein iterativer Ansatz für das Management von Projekten. Anstatt alle Aspekte eines Projekts auf einmal in Angriff zu nehmen, können die Projektteams die Projektaufgaben in kleine Abschnitte, so genannte Sprints, aufteilen.

Lean ist eine Reihe von Prinzipien, die ursprünglich aus der Fertigung stammen, um Produktionsabfälle zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Heute ist Lean im Projektmanagement und in anderen Geschäftsbereichen weit verbreitet.

Beantworten wir nun die Frage - gehört Kanban zu Lean oder Agile?

Die Antwort lautet: beides. Kanban fällt unter die agile Methodik, aber Kanban Boards können auch die Lean Prinzipien unterstützen.

Wenn es um agiles Projektmanagement geht, ist die Struktur eines Kanban Boards perfekt für agile Teams. Es ermöglicht es den Teams, ihre Sprints einfach zu planen, die laufende Arbeit zu visualisieren und am Ende der Iteration zum Reißbrett zurückzukehren.

Darüber hinaus unterstützen Kanban Boards aber auch die Lean Prinzipien, indem sie den Arbeitsfortschritt minimieren - insbesondere im Hinblick auf das Pull-System.

Bei Lean erlaubt das Konzept des Pull-Systems den Teams, nur bei Bedarf mit neuen Arbeiten zu beginnen. Mit einem Kanban Board können sich die Teams auf die Arbeit konzentrieren, die für den Abschluss des Projekts erforderlich ist. Dadurch bleiben die Budgets im Rahmen, die Verschwendung wird reduziert und die Projektteams können ihre Arbeit pünktlich abliefern.

Kanban Board vs. Scrum Board: Was ist der Unterschied?

Sowohl Scrum- als auch Kanban Boards sind agile Methoden zur Verfolgung der Arbeit, aber ein Scrum Board folgt einer sehr spezifischen, starren Methodik. Kanban Boards können fließender sein, da sie keiner festen Struktur folgen.

Scrum Boards zum Beispiel gehören immer zu einem einzigen Scrum Team. Jedes Mitglied des Scrum Teams hat eine bestimmte Rolle im Sprint zu spielen, und es können keine neuen Aufgaben oder Elemente zum Board hinzugefügt werden, solange der Sprint noch läuft.

Ein Kanban Board hingegen ist nicht im Besitz eines einzelnen Teams. Jeder kann auf die Tafel zugreifen und sie verwenden, wenn er Teil des Projekts oder des Arbeitsablaufs ist. Aufgaben können im Verlauf des Arbeitsablaufs hinzugefügt, entfernt und geändert werden, was den Teams mehr Flexibilität bietet.

Wofür werden Kanban Boards verwendet?

Mit Kanban Boards ist es einfach, den Überblick über Aufgaben zu behalten und Anpassungen in Echtzeit vorzunehmen. Es gibt viele Szenarien, in denen der Einsatz eines Kanban Boards hilfreich sein kann, wie beispielsweise:

Zur Visualisierung eines Projekts oder Arbeitsablaufs

Ein Kanban Board ist klar, übersichtlich und leicht zu verstehen. Wenn du dein Arbeitspensum auf einfache Weise visualisieren möchtest, ist ein Kanban Board genau das Richtige für dich. Es hilft dabei, einen organisierten Arbeitsablauf zu schaffen und sorgt für Transparenz unter den Teammitgliedern, indem sie anzeigt, welche Aufgaben wem zugewiesen sind und wann sie erledigt werden müssen.

Um die Effizienz zu verbessern

Mit Kanban Boards kannst du jede Projektaufgabe planen. So weiß das gesamte Projektteam genau, was zu tun ist und wann. Es gibt keinen Grund, Zeit für Aufgaben zu verschwenden, die nicht zum Gesamterfolg des Projekts beitragen. Stattdessen können die Projektteams ihre Zeit so effizient und produktiv wie möglich nutzen.

Verbesserung der Zusammenarbeit

Mit einem Online Kanban Board können die Teams während des gesamten Projekts zusammenarbeiten. Du kannst sehen, wie das Projekt voranschreitet, wer an bestimmten Aufgaben arbeitet, und die Teams können Fragen stellen oder Notizen hinzufügen, die andere Benutzer sehen können. Bei der Zusammenarbeit von Teams an komplexen Projekten hilft das Kanban Board, Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen vorgenommen werden können.

Engpässe reduzieren

Verwende ein Kanban Board, um Engpässe und Hürden in deinem Arbeitsablauf leicht zu erkennen. Wenn sich Aufgaben stapeln, kannst du das Problem erkennen und die Dinge für die Zukunft in Ordnung bringen. Indem du jede Karte durch die verschiedenen Phasen bewegst, können Teams mögliche Hindernisse auf dem Weg dorthin erkennen.

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Beispiele Kanban Board

Um ein Kanban Board in Aktion zu sehen, wirf einen Blick auf diese Kanban Board Vorlage mit einem Beispiel für eine Produkt-Roadmap Planungs-Session:

Die Vorlage ist in vier Spalten unterteilt: Backlog, Zu erledigen, In Arbeit und Abgeschlossen.

In der Backlog- oder To-do-Liste sind alle Aufgaben aufgeführt, die konzipiert wurden und noch erledigt werden müssen. Eine der Aufgaben in der Rückstandsliste des PR Teams ist zum Beispiel die Erstellung einer Pressemitteilung für die Produkteinführung.

In der To-do-Spalte muss das Entwicklungsteam Bildideen hinzufügen, die das Designteam umsetzen muss, indem es sie dem Briefing hinzufügt.

Die Liste "In Arbeit" enthält alle Aufgaben, die derzeit von den Teams bearbeitet werden. Es handelt sich um Aufgaben, die von der To-Do-Liste verschoben wurden - zum Beispiel die Einrichtung der mobilen Version.

Jede Aufgabe, die abgeschlossen und übergeben wird, wandert von der Liste "In Arbeit" in den Abschnitt "Abgeschlossen". Im obigen Beispiel wird die Aufgabe in die Spalte "Abgeschlossen" auf dem Kanban Board verschoben, sobald die Bilder des Briefs effizient kodiert wurden.

Was sind die Vorteile von Kanban?

Der Einsatz eines Kanban Boards hat für Projektteams in verschiedenen Branchen zahlreiche Vorteile. Im Folgenden stellen wir einige der häufigsten Vorteile vor.

Updates in Echtzeit

Alle Änderungen oder Aktualisierungen, die du am Projekt vornimmst, werden sofort auf dem Board angezeigt, so dass dein gesamtes Projektteam mit nur wenigen Klicks Zugang zu Echtzeit Updates hat.

Flexibilität

Im Gegensatz zu einem Scrum Board sind Kanban Boards nicht an bestimmte Regeln gebunden. Du kannst die Struktur flexibel gestalten und so eine Projektboard erstellen, die perfekt auf dein Unternehmen zugeschnitten ist.

Einfache Verwendung

Die Verwendung eines Kanban Boards ist einfach. Es ist einfach zu erstellen, einfach zu verwenden und einfach zu verstehen. Niemand wird Schwierigkeiten haben, die Funktionsweise zu verstehen, was bedeutet, dass es sich um ein leicht zugängliches Projektmanagement-Tool handelt.

Kommunikation im Team

Wenn jeder Zugriff auf dein Kanban Board hat, weißt du, dass alle auf demselben Stand sind. Du kannst sehen, was mit dem Projekt passiert, wer an bestimmten Aufgaben arbeitet und wie sie sich in das Gesamtbild einfügen.

So erstellst du ein Kanban Board

Die Erstellung eines eigenen Kanban Boards ist nicht schwierig, vor allem, wenn du mit einer Kanban Framework Vorlage beginnst. Um das Beste aus deinem Kanban Board herauszuholen, ist es jedoch hilfreich, alle Phasen des Erstellungsprozesses zu verstehen.

1. Definiere deinen Prozess, Projekt oder Workflow

Bevor du dein Kanban Board erstellst, musst du zunächst den Prozess, das Projekt oder den Workflow definieren, den du skizzieren möchtest. Geht es um ein bestimmtes Projekt? Einen Geschäftsprozess? Ein neuer Arbeitsablauf?

Nehmen wir das Projektmanagement als Beispiel.

Um dein Projekt klar zu definieren, lege zunächst den Projektumfang fest. Der Umfang definiert deine Projektziele und den Zweck deines Projekts.

Aber wie hilft dir das bei deinem Kanban Board?

Mit einem klaren Projektumfang bist du viel besser in der Lage, sicherzustellen, dass dein Kanban Board alle Informationen enthält, die du für die Durchführung des Projekts benötigst.

Mache dir also über die Grundlagen deines Prozesses, Projekts oder Arbeitsablaufs klar, bevor du mit der Erstellung deines Board beginnst. Auf diese Weise kannst du sicher sein, dass du ein Kanban Board erstellst, das die richtigen Aufgaben und Aktivitäten enthält.

2. Skizziere Phasen und Grenzen

Wenn du ein klares Bild von deinem Arbeitsablauf oder Projekt hast, kannst du damit beginnen, die Spalten in deinem Board zuzuordnen. Du kannst es einfach halten mit drei Spalten für "To do", "In Arbeit" und "Erledigt".

Du kannst aber auch mehr Details hinzufügen und den Prozess mit weiteren Spalten ausfüllen, um deinen Prozess genau abzubilden, oder Swimlanes für die verschiedenen am Projekt beteiligten Teams hinzufügen.

In dieser Phase solltest du auch die Grundsätze für dein Board festlegen, wie z. B. deine WIP Grenzen. Damit werden die festen Beschränkungen umrissen, die Verschwendung in deinem Prozess ausschließen.

So kannst du beispielsweise festlegen, wie viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden sollen. Auf diese Weise kannst du die Kapazitäten im Team steuern und den Arbeitsablauf straffen.

Letztendlich gibt es keinen richtigen oder falschen Weg, um dein Kanban Board zu strukturieren. Es kommt ganz darauf an, um was es in deinem Projekt oder Arbeitsablauf geht und welche Beschränkungen du einführen willst.

3. Füge Aufgaben zum Board hinzu

Nachdem du die Struktur deines Boards festgelegt hast, kannst du nun damit beginnen, Aufgaben und Aktivitäten zu planen. In Miro werden diese als visuelle Karten bezeichnet.

Füge zunächst einen klaren Titel hinzu, der beschreibt, worum es bei der Aufgabe geht. Zum Beispiel: "E-Mail-Newsletter versenden". Dann kannst du auf der Karte selbst mehr Details zu den einzelnen Aufgaben hinzufügen. Dazu könnten Informationen gehören wie "E-Mail-Texte entwerfen" oder "überzeugende Betreffzeile erstellen".

Die Karte kann auch eine Checkliste enthalten, die der Besitzer abhaken kann, sowie hochgeladene Dateien und Bilder oder externe Links zu unterstützenden Informationen. Nachdem die Aufgaben der Karte hinzugefügt wurden, kannst du der entsprechenden Person oder dem Team die Verantwortung zuweisen.

Und schließlich musst du ein Fälligkeitsdatum hinzufügen. In Miro wird das Datum direkt auf der Karte angezeigt, damit klar ist, wann die Aufgabe fällig ist.

4. Teile dein Board mit Stakeholdern

Wenn das Board fertig ist, teile es mit Teammitgliedern und Stakeholder*innen, um deren Feedback einzuholen. Auf diese Weise haben die relevanten Personen die Möglichkeit, die Informationen zu prüfen, Fragen zu stellen und sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen fehlen.

5. Überprüfe und aktualisiere dein Board regelmäßig

Wenn dein Projekt oder dein Arbeitsablauf in Betrieb genommen wird, ist es wichtig, dass du und dein Team das Board kontinuierlich überprüft und aktualisiert. Ist dies nicht der Fall, ist das Board nicht relevant und hilft dir nicht bei der effektiven Verwaltung deiner Aufgaben.

Mit anderen Worten: Kanban ist nur dann nützlich, wenn es für alle Teammitglieder leicht zugänglich ist und auf dem neuesten Stand gehalten wird.

Glücklicherweise macht die Verwendung von Miro diesen ganzen Prozess einfacher.

Das gesamte Team kann das Kanban Board einfach online einsehen und darauf zugreifen, was besonders für Remote Teams hilfreich ist. Alles, was du tun musst, ist online zu gehen, um sofort den neuesten Fortschritt zu sehen. Um Aufgaben zu verschieben, ziehe deine Aufgabe einfach per Drag & Drop in die entsprechende Spalte, füge relevante Notizen oder Updates hinzu, und schon hat jeder die neueste Version des Kanban Boards.

Erstelle dein nächstes Kanban Board mit Miro

Kanban Boards sind unglaublich nützliche Werkzeuge für die Planung und Verwaltung von Projekten und Arbeitsabläufen. Es hält alle Beteiligten auf dem Laufenden und schafft Klarheit, wie sich die Aufgaben durch den Arbeitsablauf bewegen. 

Organisiere dein nächstes Projekt, indem du mit dem Kanban Tool ein Kanban Board für dein Team kreierst.