Was ist ein Kanban Board und wie benutzt man es?

Zusammenfassung

In diesem Leitfaden erfährst du:

• Was ist ein Kanban Board? Ein visuelles Tool, um die Arbeit zu organisieren, laufende Projekte zu begrenzen und die Effizienz zu steigern.

• So richtest du ein Kanban Board ein, indem du Spalten erstellst und Aufgabenkarten mit Details hinzufügst.

• Wie wichtig es ist, das Kanban Board zu teilen und regelmäßig zu pflegen.

• Wie das Kanban Board von Miro die Anpassung, die Verwaltung per Drag-and-Drop und die Integration mit Tools wie Jira unterstützt.

• Vorteile von Miro's Kanban Board für Remote-Teams: Zusammenarbeit in Echtzeit, einfacher Zugriff und sofortige Updates.

• Tipps für die Nutzung von Kanban Boards: Visualisiere Workflows, setz Prioritäten für Aufgaben und verbesser die Kommunikation im Team.

Was ist ein Kanban Board?

Ein Kanban Board ist ein Management-Tool, das dabei hilft, die Arbeit zu visualisieren, den Arbeitsfortschritt (WIP) zu begrenzen und die Effizienz zu maximieren. Die Teams nutzen das Board, um ihre Arbeit zu organisieren und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen.

Das Konzept eines Kanban Board ist echt einfach. Jede Spalte steht für eine andere Phase deines Workflow oder Projekts. Wenn die Aufgabe weitergeht, kommt sie in die richtige Spalte.

Wenn du ein Kanban Board erstellen willst, kannst du es entweder physisch oder digital machen.

Ein physisches Board wird oft mit einem Whiteboard oder Papier erstellt. Der Projektleiter (oder wer auch immer dafür zuständig ist) macht die Spalten und schreibt jede Aufgabe von Hand rein. Wenn Aufgaben erledigt sind, musst du sie löschen und in die richtige Spalte umschreiben.

Ein digitales Board ist viel flexibler. Es wird virtuell erstellt, sodass Teams von überall aus sofort Änderungen vornehmen und eine Zusammenarbeit vornehmen können. Das Board kann zu einem lebendigen Dokument werden, das allen hilft, auf Kurs zu bleiben und den Status eines Projekts in Echtzeit zu checken.

Egal, ob du ein echtes oder digitales Board benutzt, die einfache Struktur eines Kanban Boards sorgt für Klarheit. Du bist immer auf dem Laufenden und kannst mit einem Blick Ineffizienzen oder Engpässe in deinem Workflow erkennen. Wenn du diese Infos erkennst, kannst du Maßnahmen ergreifen, um die Effizienz zu steigern und die Produktivität zu verbessern.

Wie viele Spalten gibt's bei Kanban?

Ein Kanban Board hat normalerweise drei Spalten:

• To-do (manchmal auch Backlog genannt)

• In Bearbeitung

• Abgeschlossen

Das sind die Grundlagen für ein einfaches Board, aber du kannst je nach Projekt oder Workflow so viele Spalten erstellen, wie du willst.

Wenn deine Arbeit zum Beispiel mehrere Runden von Überprüfungen, Genehmigungen und Überarbeitungen durchlaufen muss, bevor sie fertig ist, kannst du all diese Spalten zu den Boards hinzufügen, um deinen Prozess genau abzubilden.

Einige Kanban Boards haben auch Swimlane, mit denen du das Board horizontal teilen kannst, um Aufgaben weiter zu kategorisieren oder sie verschiedenen Abteilungen zuzuweisen.

Ein Beispiel wäre, das Board nach Abteilungen aufzuteilen. Vertrieb, Marketing, Personalwesen, Finanzen und Betrieb haben alle ihre eigenen Swimlane-Tasks innerhalb eines bestimmten Projekts. Mit diesem Format können alle Teams sofort sehen, welche Aufgaben für ihren Workflow wichtig sind (und welche Aufgaben sie ignorieren können).

Ist Kanban Lean oder Agile?

Zuerst mal klären wir, was Agile und Lean sind.

Agile ist ein iterativer Ansatz für das Projektmanagement. Anstatt alle Aspekte eines Projekts auf einmal zu starten, können die Teams die Aufgaben in kleine Schritte, sogenannte „Sprints“, aufteilen.

Lean ist eine Reihe von Prinzipien, die ursprünglich aus der Fertigung kommen, um Produktionsabfälle zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Heute wird es oft im Projektmanagement und anderen Geschäftsbereichen genutzt.

Okay, jetzt mal die Frage: Ist Kanban Lean oder Agile?

Die Antwort ist: beides.

Das Kanban-Framework gehört zur agilen Methodik, aber Kanban unterstützt auch Prinzipien aus der Lean-Methodik.

Wenn es um agiles Projektmanagement geht, ist die Struktur eines Kanban Board einfach perfekt für agile Teams. Damit können Teams ihre Sprints einfach planen, die laufenden Arbeiten visualisieren und nach Abschluss der Iteration wieder von vorne anfangen.

Aber Kanban Boards helfen auch dabei, die Lean-Prinzipien umzusetzen, indem sie die Menge an unfertigen Arbeiten reduzieren – vor allem beim „Pull-System“.

Bei Lean können Teams dank dem Pull-System neue Aufgaben nur dann anfangen, wenn es wirklich nötig ist. Mit einem Kanban Board können sich Teams auf die Aufgaben konzentrieren, die nötig sind, um das Projekt fertig zu machen. So bleiben Budgets im Rahmen, es gibt weniger Verschwendung und die Projekt-Teams können ihre Arbeit pünktlich abliefern.

Kanban Board vs. Scrum Board: Was ist der Unterschied?

Sowohl Scrum- als auch Kanban Boards sind agile Methoden, um die Arbeit zu verfolgen, aber ein Scrum Board folgt einer ganz bestimmten, strengen Methodik. Kanban Boards können flexibler sein, weil sie keiner festen Struktur folgen.

Zum Beispiel gehören Scrum Boards immer nur einem einzigen Team. Jedes Mitglied des Scrum-Teams hat eine bestimmte Rolle im Sprint, und es können keine neuen Aufgaben oder Punkte auf das Board gesetzt werden, solange der Sprint läuft.

Ein Kanban Board hingegen gehört nicht nur einem einzigen Team. Jeder, der Teil des Projekts oder Workflow ist, kann auf das Board zugreifen und es nutzen. Aufgaben können im Laufe des Workflow hinzugefügt, entfernt und geändert werden, was den Teams mehr Flexibilität gibt.

Wofür benutzt man ein Kanban Board?

Mit Kanban Boards kann man Aufgaben einfach im Blick behalten und in Echtzeit anpassen. Es gibt viele Situationen, in denen ein Kanban Board echt nützlich sein kann, zum Beispiel:

Ein Projekt oder einen Workflow visualisieren

Ein Kanban Board ist übersichtlich, prägnant und leicht zu verstehen. Wenn du eine einfache Möglichkeit suchst, deine Arbeitslast zu visualisieren, ist ein Kanban Board genau das Richtige für dich. Es hilft dabei, einen organisierten Workflow zu schaffen und sorgt für Transparenz unter den Teammitgliedern, indem es anzeigt, welche Aufgaben wem zugewiesen sind und wann sie erledigt werden müssen.

Um die Effizienz zu steigern

Mit Kanban Boards kannst du jede Projektaufgabe planen. So weiß das ganze Team genau, was wann zu tun ist. Man muss keine Zeit mit Aufgaben verschwenden, die nicht zum Erfolg des Projekts beitragen. Stattdessen können die Projekt-Teams ihre Zeit so effizient und produktiv wie möglich nutzen.

Die Zusammenarbeit optimieren

Mit einem online Kanban Board können Teams während des ganzen Projekts zusammenarbeiten. Sie können sehen, wie das Projekt läuft, wer an bestimmten Aufgaben arbeitet, und Fragen stellen oder Notizen hinzufügen, die andere Nutzer sehen können. Wenn Teams an komplizierten Projekten zusammenarbeiten, hilft das Kanban Board dabei, Bereiche zu finden, die man im Laufe der Zeit verbessern kann.

Um Engpässe zu vermeiden

Nutze ein Kanban Board, um Engpässe und Hindernisse in deinem Workflow einfach zu erkennen. Wenn sich Aufgaben stapeln, kannst du den Vorgang erkennen und für die Zukunft Abhilfe schaffen. Indem die Teams jede Karte durch die verschiedenen Phasen schieben, können sie ganz einfach mögliche Hindernisse auf dem Weg erkennen.

Beispiel für ein Kanban Board

Um zu sehen, wie ein Kanban Board funktioniert, schau dir diese Kanban Board-Vorlage mit einem Beispiel für eine Produkt Roadmap-Planungssitzung an:

Die Vorlage ist in vier Spalten aufgeteilt: Backlog, Aufgaben, in Bearbeitung und erledigt.

Alle Aufgaben, die geplant wurden und erledigt werden müssen, stehen auf der „Backlog“- oder „To-do“-Liste. Zum Beispiel ist eine der Aufgaben im Backlog des PR-Teams, eine Pressemitteilung für die Produkteinführung zu schreiben.

In der Spalte „To-do“ muss das Entwicklerteam Bildideen hinzufügen, die das Designteam dann in den Auftrag aufnehmen muss.

Die Liste „In Bearbeitung“ zeigt alle Aufgaben, an denen die Teams gerade arbeiten. Das sind Aufgaben, die von der To-do-Liste verschoben wurden – zum Beispiel das Einrichten der mobilen Version.

Jede Aufgabe, die fertig ist und übergeben wurde, wird von der Liste „in Bearbeitung“ in den Bereich „erledigt“ verschoben. Im obigen Beispiel wird die Aufgabe in die Spalte „Erledigt“ auf dem Kanban Board verschoben, sobald die Bilder aus dem Briefing effizient kodiert wurden.

Was sind die Vorteile von Kanban?

Die Nutzung eines Kanban Boards hat für Projektteams in verschiedenen Branchen viele Vorteile. Hier zeigen wir dir ein paar der häufigsten Vorteile.

Es gibt Echtzeit-Updates.

Alle Änderungen oder Aktualisierungen, die du am Projekt vornimmst, werden sofort auf dem Board angezeigt, sodass dein gesamtes Team mit nur wenigen Klicks Zugriff auf Echtzeit-Updates hat.

Es ist flexibel.

Anders als bei einem Scrum-Board gibt's bei Kanban-Boards keine festen Regeln. Du kannst die Struktur flexibel gestalten und so ein Board erstellen, das perfekt zu deinem Unternehmen passt.

Es ist einfach zu bedienen.

Die Nutzung eines Kanban Boards ist echt einfach. Es ist einfach zu machen, einfach zu benutzen und leicht zu verstehen. Niemand wird Probleme haben, zu verstehen, wie es funktioniert, was bedeutet, dass es ein leicht zugängliches Projektmanagement Tool ist.

Es bringt dein Team auf eine Linie.

Wenn alle Zugriff auf dein Kanban Board haben, weißt du, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Sie können sehen, was mit dem Projekt los ist, wer an bestimmten Aufgaben arbeitet und wie diese in das Gesamtbild passen.

Wie man ein Kanban Board erstellt

Ein eigenes Kanban Board zu erstellen ist nicht schwer, vor allem wenn du mit einer Kanban-Framework-Template anfängst. Um dein Kanban Board optimal zu nutzen, ist es aber hilfreich, alle Phasen des Erstellungsprozesses zu verstehen.

1. Definiere deinen Prozess, dein Projekt oder deinen Workflow

Bevor du dein Kanban Board erstellst, musst du erst mal den Prozess, das Projekt oder den Workflow festlegen, den du darstellen willst. Ist das für ein bestimmtes Projekt? Ein Geschäftsprozess? Ein neuer Workflow?

Nehmen wir mal das Projektmanagement als Beispiel.

Um dein Projekt klar zu definieren, legst du zuerst den Projektumfang fest. Der Umfang legt deine Projektziele und den Zweck deines Projekts fest.

Aber wie hilft dir das bei deinem Kanban Board?

Mit einem klaren Projektumfang kannst du viel besser sicherstellen, dass dein Kanban Board alle Infos hat, die du zum Abschluss des Projekts brauchst.

Mach dir also klar, wie dein Prozess, Projekt oder Workflow grundsätzlich funktioniert, bevor du mit der Erstellung deines Boards anfängst. So kannst du sicher sein, dass du ein Kanban Board mit den richtigen Aufgaben und Aktivitäten erstellst.

2. Die Phasen und Einschränkungen kurz zusammenfassen

Wenn du dir einen klaren Überblick über deinen Workflow oder dein Projekt verschafft hast, kannst du damit anfangen, die Spalten in deinem Board zu ordnen. Du kannst es einfach halten mit drei Spalten für „zu erledigen“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“.

Du kannst auch mehr Details hinzufügen und den Prozess mit weiteren Spalten konkretisieren, um deinen Prozess genau abzubilden, oder Swimlane für verschiedene Teams hinzufügen, die am Projekt beteiligt sind.

In dieser Phase solltest du auch die Grundsätze für dein Board festlegen, wie zum Beispiel deine WIP Limits. Die zeigen die festen Einschränkungen auf, die Verschwendung aus deinem Prozess raussuchen.

Du könntest zum Beispiel die Anzahl der Aufgaben begrenzen wollen, die gleichzeitig bearbeitet werden. Das hilft dir dabei, die Teamkapazität zu verwalten und den Workflow zu optimieren.

Letztendlich gibt's keine richtige oder falsche Art, dein Kanban Board zu gestalten. Es kommt ganz drauf an, was dein Projekt oder dein Workflow beinhaltet und welche Grenzen du setzen willst.

3. Füge Aufgaben zum Board hinzu

Jetzt, wo deine Board-Struktur steht, kannst du damit anfangen, Aufgaben und Aktivitäten zu planen. In Miro nennt man das visuelle Karten.

Fang damit an, einen klaren Titel hinzuzufügen, der beschreibt, worum es bei der Aufgabe geht. Zum Beispiel „E-Mail-Adresse-Newsletter verschicken“. Dann kannst du weitere Details zu den Einzelheiten in der Karte selbst hinzufügen. Das könnte Sachen wie „Entwurf für eine E-Mail-Adresse“ oder „eine spannende Betreffzeile erstellen“ beinhalten.

Die Karte kann auch eine Checkliste für den Eigentümer zum Abhaken, hochgeladene Dateien und Bilder oder externe Links zu weiteren Infos haben. Nachdem die Aufgaben zum Board hinzugefügt wurden, kannst du sie der richtigen Person oder dem richtigen Team zuweisen.

Und zum Schluss musst du noch ein Fälligkeitsdatum hinzufügen. In Miro wird das Datum direkt auf der Karte angezeigt, sodass klar ist, wann die Aufgabe fällig ist.

4. Teile das Board mit den Stakeholdern

Wenn das Board fertig ist, zeig es deinem Team und den Stakeholdern, um ihr Feedback zu bekommen. So können die Leute, die das wissen müssen, die Infos checken, Fragen stellen und sicherstellen, dass keine wichtigen Infos fehlen.

5. Überprüfe und aktualisiere dein Board regelmäßig

Wenn dein Projekt oder Workflow live geht, ist es wichtig, dass du und dein Team das Board regelmäßig checkt und aktualisiert. Wenn das nicht der Fall ist, ist das Board nicht relevant und hilft dir nicht dabei, deine Aufgaben effektiv zu verwalten.

Einfach gesagt: Kanban ist nur dann nützlich, wenn es für alle Teammitglieder leicht zugänglich ist und immer auf dem neuesten Stand gehalten wird.

Zum Glück macht Miro den ganzen Prozess einfacher.

Das ganze Team kann das Kanban Board ganz einfach online ansehen und darauf zugreifen, was besonders für Remote-Teams super praktisch ist. Die müssen nur online gehen, um sofort die neuesten Fortschritte zu sehen. Um Aufgaben voranzubringen, zieh deine Aufgabe einfach per Drag & Drop in die richtige Spalte, füge relevante Notizen oder Updates hinzu, und schon haben alle sofort die neueste Version des Kanban Board.

Verfasser: Miro-Team

Letzte Aktualisierung: 2. Oktober 2025