قالب مخطط غانت

حول قالب مخططات غانت

تُعد مخططات غانت خيارًا شائعًا لتنظيم وعرض خطة المشروع ببساطةٍ ووضوح. يستخدم الأفراد والفِرق قالب مخطط غانت لتتبع سهل لتقدّم المشروع ولتعزيز الكفاءة.

واصل القراءة لمعرفة المزيد حول قالب مخطط غانت.

ما هو مخطط غانت؟

يُعد مخطط غانت تمثيلاً بيانيًا مجدولاً زمنياً فعالاً وكثير الاستخدام . فباستخدام جدول الشريط الأفقي هذا، يمكنك رؤية التقدّم في خطة المشروع مع مرور الوقت. تعرض معظم قوالب مخططات غانت، لك ولأصحاب المصلحة، كل خطوة في المشروع. تقسِّم قوالب مخططات غانت المشاريع حسب المهام، بحيث يصبح متاحاً لكامل الفريق رؤية حالة المهمة المُكلف بها والمدة الزمنية الازمة لإتمامها.

كما تُعد قوالب مخطط غانت طريقةً رائعةً للتحقق من اخفاقات المشروع والاختناقات التي تعترضه، مما يجعل منها أداةً ممتازةً لتحقيق التعاون والكفاءة.

ورغم تباين مخططات غانت حسب المؤسسة والفريق، إلا أنه عادةً ما يكون هناك عدد من المكونات الأساسية:

1. تمتد قائمة المهام عموديًا من أعلى إلى أسفل يسار المخطط. حيث تصف عمل المشروع وغالبًا ما يتم تنظيمها في مجموعات ومجموعات فرعية. 

2. يمتد الجدول الزمني بشكل أفقي مروراً بقمة المخطط بحيث يمثِّل تقدّم المشروع. 

3. تمثل الأشرطة الأفقية الموجودة في الجانب الأيمن من المخطط التقدّم الحاصل نحو الهدف المنشود. كما تعرض مخططات غانت الإنجازات ,والتبعيات، وأصحاب المصلحة.

ويمكّنك مخطط غانت من التقاط التفاصيل الأساسية للمشروع في إطار زمني معين. وبنظرةٍ واحدة، تتمكن من معرفة المهام اللازم إنجازها والأفراد المسؤولين عنها وحالتها، وكذلك البداية المقررة للمشروع وتواريخ الانتهاء منه والمهام الفرعية له. 

متى يجب استخدام قالب مخطط غانت

استخدم صانع مخطط غانت كلما احتجت إلى تخطيط وجدولة المشاريع لفريقك، تحديد المسؤوليات وعرض كيفية سير المهام بمرور الوقت. كما تُعد مخططات غانت أدوات رائعة للتعاون، حيث أنها قابلة للمشاركة مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة بسهولة. 

تتيج قوالب مخطط غانت، لك ولفريقك، رؤية مهام المشروع والمدة التي ستستغرقها ومن يعمل على كلٍ منها ، وبذلك يمكنك معرفة أي من المهام فيها اخفاقات وأي منها يتلائم مع بعضها. عادةً ما يتم إنشاء مخططات غانت وإدارتها من قبل أفراد مسؤولين عن ابقاء المشاريع ضمن المسار، وقد يشمل:

• الرؤساء التنفيذيين

• قادة الفِرق

• مدراء المشاريع

• مدراء التسويق

• مدراء العمليات

• الرؤساء التقنيين

• المستشارين

غالبًا ما يتمثل الجانب الأكثر صعوبةً في استخدام مخطط غانت في أنه يتطلب قدرًا كبيرًا من الوقت والجهد للإعداد وللتحديث بشكل مستمر. أما مع قالب مخطط غانت المُعد مسبقًا من منصة Miro، يمكنك بدء العمل بشكلٍ أسرع والتغيير بسهولةٍ أثناء تقدّم المشاريع. يُعد تحسين إدارة الوقت واحداً من الأهداف الأساسية لاستخدام مخطط غانت، وبمساعدة القالب الخاص بنا، ستتمكن بسلاسة من ادراجه ضمن إدارة وتخطيط مشروعك. 

أصول مخطط غانت

تم استخدام إصدارات مخطط غانت للمرة الأولى بأواخر القرن التاسع عشر في أوروبا، إلا أن مخطط غانت بشكله الذي نعرفه اليوم قد شاع استخدامه على يد المستشار والمهندس الأمريكي، هنري غانت، الذي أنشأ إصداره بأوائل القرن العشرين. كما أنشأ غانت، في الوقت ذاته، أداة تخطيط المشاريع لتحسين قياس إنتاجية العمال.

وفي السنوات اللاحقة لذلك، انتشرت فكرة واستخدام مخطط غانت، حيث تم استخدامه في إدارة مشاريع البنية التحتية الاساسية، ضمناً مشروع الطرق السريعة داخل الولايات وسد هوفر في الولايات المتحدة. كما أن هناك سجلات لاستخدام مخطط غانت على نطاقٍ أوسع في أوروبا، وحتى في الاتحاد السوفيتي. 

قد رُسمت الإصدارات الأولى من مخططات غانت على الورق، وكان ذلك قبل وقتٍ طويلٍ من اختراع الحواسيب واستخدامها على نطاق واسع. وفي كل مرة كان فيها حاجة لتغيير مخطط غانت، كان لا بد من إعادة رسمه ليتوافق مع تغييرات الجدول الزمني. ومنذ ظهور الإنترنت بعد عقود لاحقة،بُدء باستخدام مخططات غانت على تطبيقات سطح المكتب مثل برنامج Excel وغيره من برمجيات متفرعة عن مخطط غانت. 

كما يمكن استخدام أدوات مخطط غانت عبر الإنترنت في الوقت الحالي، حيث يسّرع ذلك في عملية إنشاء مخططات غانت وتعديلها مقارنة بالإصدار الأول من أداة الإدارة المفيدة هذه. 

مزايا استخدام مخطط غانت

يُعد مخطط غانت أحد الجداول الأكثر شيوعًا واستخدامًا على نطاقٍ واسعٍ في إدارة المشاريع، وذلك لسبب وجيه. هناك العديد من مزايا استخدام قالب مخطط غانت: 

• تسهيل المشاريع المعقدة -  تساعدك مخططات غانت، أنت وفريقك، على فهمٍ بشكل بصري للمشروع الذي قد يبدو معقدًا بواسطة العديد من الأجزاء المتحركة. ثم يسهل حينها التوافق بينكم كفريقٍ واحد لإنشاء خارطة طريق لإكمال المهام وتسليمها بالموعد المحدد. 

• المساعدة على إدارة الوقت - التخطيط الجيد هو السر الذي يضمن تحقيق الإنجازات ويضمن مقدرة كل الأشخاص على إدارة مهامهم بكفاءةٍ. يساعدك استخدام مخطط غانت على تعقب التبعيات وضمان أن كل شخص لديه عبء عمل يمكنه إدارته لتحقيق أهدافه. وإذا بدا أنه من غير المعقول تحقيق هذه الإنجازات، يمكن تعديل مواعيد التسليم برؤيةٍ وتخطيط صائبين.

• يجري تتبع المشروع في مكانٍ واحد - ربما تتمثل إحدى أعظم مزايا استخدام مخطط غانت في أنه يمكنك رؤية جميع مهامك والتفاصيل المهمة والإنجازات في مكانٍ واحد. الأمر الذي يجنبنا الالتباس أثناء اضطرارنا لتتبع المعلومات عبر مختلف المنصات أو الوثائق.  

• تحسين الشفافية - تسبب التوقعاتُ ومواعيد التسليم غير الواقعية الإحباط في العمل. يضمن استخدام مخطط غانت دراية الجميع بتقدّم المشروع، وسيخفض من احتمال سوء الفهم بسبب التوقعات غير المتطابقة. 

• تحفيز أعضاء الفريق - معرفة كيفية ملاءمة المهام للمشروع على نطاق واسع أمر محفز، حيث يتمكن الأشخاص من فهم كيفية إسهامهم في الأهداف العامة للمشروع بشكلٍ أفضل. إلى جانب ذلك، يسفر تحديد الجداول الزمنية والإنجازات المُخطط لها عن سهولة إدارة الجداول الزمنية للأفراد لديك. كما يمكن أن تكون عدم القدرة على التسليم بالمواعيد أمرًا محبطًا للغاية، لذا يقلل استخدام مخطط غانت من احتمالية حدوث ذلك. 

• زيادة إضفاء الطابع الشخصي - فاستخدام قالب مخطط غانت من منصة Miro يُعد مرادفًا لإضفاء الطابع الشخصي. حيث يمكنك تغيير الألوان والملصقات، وإضافة ملاحظات لاصقة وصور وغيرها الكثير. ويمكن لكل مشارك في المشروع رؤية كل شيء بوضوح. 

كانت هذه لمحةً عن مزايا استخدام مخطط غانت لإدارة المشاريع. وبالطبع هناك العديد من مزايا استخدام مخططات غانت التي تُعد جزءًا من سبب كونها أداةً قويةً تحظى بشعبيةٍ كبيرة.  

قم بإنشاء مخطط غانت الخاص بك 

تُعد منصة Miro للتعاون عبر الإنترنت مكانًا مثاليًا لإنشاء مخطط غانت مع فريقك وإدارته. يمكنك البدء الآن، وذلك بتحديد قالب مخطط غانت من منصة Miro وتخصيصه لمشروع وجدول زمني محددين لديك.

الخطوة 1: قم بإنشاء إطار زمني

لا بد أن تكون هناك بداية ونهاية واضحتين لمخطط غانت المُعد بشكل جيد. فبطريقةٍ ما، يُعد مخطط غانت بمثابة دمج بين جدولٍ زمني ولوحة كانبان. ولا بد من إنشاء إطار زمني لتحقيق أهدافك. 

قد تصل مدة مخطط غانت إلى ربع سنة حسب كيفية تشغيل شركتك أو عملك. فعلى سبيل المثال، بفرض أننا نريد إجراء استراتيجية تواصل لإطلاق منتج جديد. فسنحدد بدء هذا الجدول في 1 مايو وانتهاءه في 31 يوليو. 

وقد يستغرق الأمر وقتًا أطول أو قد يتطلب تمديدًا. ومع ذلك، لا بد من تحديد تاريخ انتهاء المشروع للعمل على هذا الهدف. تذكر أخذ فترات العطل الرسمية في الاعتبار حتى تضمن دقة تخصيص الوقت. 

الخطوة 2: أضف المهام لمخطط غانت 

فبعد وضع هدف نهائي في الحسبان، تلزمك الآن إضافة المهام على مخطط غانت وإكمالها. تعاون مع فريقك لإضافة التفاصيل إلى المهام، لوّن بطاقات الرموز حسب القسم أو الفريق أو الشعبة،ضع علامات على أعضاء الفريق المسؤولين.

كما عليك تعيين تاريخ بداية ونهاية وتمديد المهمة لتناسب الفترة الزمنية. ويُعد هذا الأمر بالغ الأهمية لضمان فهم الجميع للجداول الزمنية المعنية حتى يظل المشروع بأكمله على المسار الصحيح. كما يمكنك إضافة جميع التفاصيل اللازمة للمهمة. ويمكن أيضاً تقسيم كل مهمة إلى مهامٍ فرعية. 

يتحمل قائد أو مدير المشروع في كل فريق مسؤولية تعيين مختلف المهام والمهام الفرعية للجميع. قد تُلون كل بطاقة حسب الشخص أو الفريق المسؤول بلونٍ مختلف لتسهيل الفهم العام لخطة المشروع.  

الخطوة 3: أنشئ التبعيات بين المهام

لا يمكن تنفيذ العديد من المهام إذا لم يتم تنفيذ مهام أخرى قبلها، لذا يرتفع مستوى التبعية فيها ارتفاعًا كبيرًا. وباستخدام قالب مخطط غانت من منصة Miro، يمكنك إنشاء خطوط تبعية عن طريق ربط البطاقات معًا. ينبغي أن يحدد مدير المشروع أو قائد الفريق التبعيات الأكثر أهميةً لترتيب الأولويات، وأن يناقشها مع الأشخاص المعنيين. 

الخطوة 4: أضف علامات الإنجازات لتوفير الوضوح

تدل علامات الإنجازات، كما يُوحي الاسم، على الأحداث أو الأهداف المهمة في خطة المشروع. وقد يمتد الإنجاز لمراحل ضمن المشروع. ويمكنك إضافتها لتحديد النقاط الحاسمة هذه في الجدول الزمني لديك. 

الخطوة 5: أجرِ التغييرات وكرر ذلك إذا لزم الأمر

لا يُعد تعديل مخطط غانت الخاص بك أمرًا صائبًا دائمًا، حيث تستهلك العديد من الوقت والتفكير في التخطيط للمشروع. إلا أنه قد يكون ضروريًا. لحسن الحظ، تمكّنك أدوات مخطط غانت عبر الإنترنت من إجراء التغييرات بمزيدٍ من السهولة. 

عندما تدعو فريقك إلى التعاون على قالب مخطط غانت الخاص بك، سيتمكن من مشاهدة أي تغييرات مثل المهام المكتملة أو العمليات الجديدة المضافة في الوقت الحقيقي. أضف أي ملفات ذات صلة (Office وGoogle وDocs وPDF وJPG وPNG) للحفاظ على كل شيء في مكانٍ واحد، واستخدام ميزة الملاحظات اللاصقة والتعليقات لشرح المهام ومناقشتها عندما يحتاج أعضاء فريقك للتوضيح.