قالب جدول الأعمال

معلومات حول قالب جدول الأعمال

ليس هناك ما هو أسوأ من عقد اجتماع دون تحديد هدف. لكن ليس عليك أن تكون عبقريّاً في التّخطيط لوضع جداول أعمال هادفة قبل بدء الاجتماع. اترك انطباعاً جيّداً لدى زملائك، وحقّق التّوافق سريعاً باستخدام قالب جدول الأعمال السّهل والبسيط هذا.

ما هو جدول الأعمال؟

جدول الأعمال هو بمثابة خارطة طريق للاجتماع. يقوم بإدراج الأنشطة التي ستحدث خلال الاجتماع، ووقت حدوثها، والتّرتيب الذي ستحدث به. الهدف الرّئيسي من جدول الأعمال هو إعطاء المشاركين لمحة واضحة عن هيكليّة الاجتماع. تبدو الاجتماعات غالباً، بدون جداول الأعمال، غير منظّمة ما يجعلك تخاطر بمغادرة الاجتماع دون تحقيق ما تريد.

لكن يجب ألا يكون جدول الأعمال مملّاً. لذلك قمنا بإنشاء هذا القالب لجعل جدول الأعمال مرئيّاً وممتعًا وتفاعليّاً. نسهّل عليك وضع اختياراتك من الرّسومات والألوان والخطوط والصّور لإضفاء طابعك الشّخصي وأسلوبك الإبداعي على جدول الأعمال الخاص بك.

كيفيّة إنشاء جدول أعمال

من السّهل إنشاء جدول أعمال خاص بك. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشاء جدول الأعمال الخاص بك ومشاركته مع فريقك. ابدأ باختيار قالب جدول الأعمال ثم اتبع الخطوات التّالية لجعله خاصّاً بك.

أضف التّفاصيل الأساسية للاجتماع. أضف التّاريخ والأهداف في الجزء العلوي من جدول أعمالك.

2. حدّد الأولويات والمهام. تأكّد من أنّه لديك فكرة واضحة عن أكثر مواضيع الاجتماع أهمّيّةً. بمجرّد أن تعرف ما هي أولويّات الاجتماع، قم بتدوينها.

3. تعاون خطوةً بخطوة. أثناء الاجتماع، يمكنك دعوة المشاركين إلى اللّوحة وجعلهم يضيفون أيّ أولويّات أو مهام أو ملاحظات لم تفكّر بها. ناقش أيّ بنود جديدة خلال الاجتماع.

4. قم بتعديل جدول الأعمال الخاص بك. باستخدام القالب، يمكنك تزيين جدول الأعمال بالرّسومات والألوان والخطوط والصّور. لا تخف من أن تكون مبدعًا! ليس من الضّرورة أن يكون ملء جدول الأعمال عملًا روتينيّاً. يمكنك جعل التّخطيط أمراً سهلاً من خلال جعل شيئٍ ما ممتعًا وخاصّاً.

فوائد إنشاء جدول الأعمال

فيما يلي بعض فوائد إنشاء جدول الأعمال.

يحافظ على تنظيم الاجتماعات

يعزّز جدولُ الأعمال الهيكليّةَ ويساعد في إعطاء الأولويّة لأكثر أنشطة الاجتماع أهمّيّةً. يحافظ ذلك على تركيز الفريق على الأمور المهمّة، مما يحسّن الإنتاجيّة. مجرّد وجود جدول أعمال رسميّ يخلق جوًا رسميّاً ويثني المشاركين عن إضاعة الوقت.

يحدّد جدول الأعمال الرّسمي أهداف الاجتماع ويخلق هدفًا واضحًا. ينظّم ذلك اتّجاه سير الاجتماع والإجراءات التي يجب اتّخاذها بعد الاجتماع.

يمكِّن من اتّخاذ القرارات الفعّالة

تقدّم جداول الأعمال ملخّصاً عن المواضيع المطروحة للنقاش في الاجتماع. يساعد هذا الملخّص مضيفَ الاجتماع كي لا ينسى المواضيع المهمّة التي يحتاج إلى تقديمها.

عندما تتمّ مناقشة جميع القضايا بدقّة، يمكن اتّخاذ قرارات جديرة بالاهتمام كمجموعة في جلسة واحدة. يكون ذلك أكثر إنتاجيّةً وشفافيّة من وضع الخطط بسرعة خارج الاجتماع. تساعد المُدخلات والاقتراحات من وجهات نظر مختلفة على تعزيز جودة الأداء، وتخلق شعوراً بالعمل الجماعي.

يساعد في توصيل الأخبار المهمّة

تتيح جداول الأعمال الفرصة للقيام بإعلانات حول الفعّاليات التجاريّة المهمّة وأهداف الاجتماع. بدون جدول أعمال رسمي، قد لا يتم إيصال هذه الإعلانات إلى جميع الحاضرين في الاجتماع. كما تتيح جداول الأعمال مساحة لتلخيص الاجتماعات السّابقة. يساعد ذلك علىالتّفكير في الاجتماع ومراجعة التّقدُم الذي تمّ تحقيقه.

يوفّر فرصا متكافئة للمساهمة

تَذكُر جداول الأعمال عادةً بنود العمل التي ستتمّ مناقشتها خلال الاجتماع. يعطي ذلك لجميع أفراد الفريق الفرصة للتّفكير مسبقاً في مواضيع المناقشة.

في العديد من الاجتماعات، يكون المشاركون الصّريحون أكثر حرصًا على المشاركة، بينما يكون الأشخاص المتحّفظون أكثر تردّدًا. مع ذلك، فإن معرفة ما ستتم مناقشته تسمح للفريق بأكمله بالبحث في الموضوعات التي ستتمّ مناقشتها. يمكنهم التّفكير في كيفيّة تطبيق المواضيع عليهم، وكيف يمكنهم تقديم مساهمات مدروسة وقيّمة في الاجتماع

أفضل الممارسات لإنشاء جدول أعمال.

ضع في اعتبارك أفضل الممارسات هذه عند إنشاء جدول أعمالك.

اطلب مدخلات من الفريق كله

إذا كنت تريد أن يشارك فريقك بأكمله في الاجتماعات، فتأكّد من أنّ جدول الأعمال يتضمّن قائمة بالموضوعات التي تعكس احتياجاتهم. اطلب من أعضاء فريقك اقتراح بنود جدول الأعمال جنبًا إلى جنب مع سبب وجوب معالجة كل عنصر من عناصر العمل بوجود الفريق.

حدّد أولويّات الموضوعات التي تؤثّر على الفريق ككل

وقت اجتماع الفريق مكلف ويصعب تحديد موعده. يعني ذلك أنه يجب استخدامه بشكل أساسي لمناقشة القرارات واتّخاذها بشأن المشكلات التي تؤثّر على الفريق بأكمله — وتتطلّب مشاركة كل الفريق لحلّها. إذا لم يقضِ الحضور معظم الاجتماع في التّحدُّث عن قضايا مترابطة، فربّما يصبحون في معزل عن بعضهم البعض.

قم بإدراج مواضيع جدول الأعمال كأسئلة يجب على الفريق أن يجيب عليها.

معظم أهداف الاجتماع عبارة عن عدّة كلمات مترابطة معًا لتشكيل عبارة. على سبيل المثال: "إعادة تخصيص المساحات المكتبيّة". يترك ذلك المشاركين في الاجتماع يتساءلون "ماذا عن إعادة تخصيص المساحات المكتبيّة؟"

عندما تقوم بإدراج موضوع الاجتماع على أنه سؤال (أو أسئلة) تحتاج إلى إجابة، فإنّ ذلك يحفّز التّفكير الاستراتيجي ويشجّع على المُدخلات. على سبيل المثال، "في ظل أي ظروف، إن وجدت، يجب أن نعيد توزيع المساحات المكتبيّة؟"

ما الذي يجب عليك تضمينه في جدول أعمال الاجتماع؟

فيما يلي بعض العناصر الرئيسيّة التي يجب أن يتضمّنها جدول الأعمال الخاص بك.

1. ترويسة جدول الأعمال

تُستخدم ترويسة جدول الأعمال لتحديد العناصر التّالية:

• الكيان أو المنظّمة أو اللّجنة التي تدعو للاجتماع.

• تحمل ترويسة جدول الأعمال اسم الكيان الجامع مثل مجلس الإدارة، أو المجموعة الاستشاريّة، أو اللّجنة، أو المشاركين في الاجتماع.

• نوع الاجتماع.

2. الحاضرون في الاجتماع

يجب أن يتضمّن جدول الأعمال الرّسمي قائمةً بالمشاركين في الاجتماع. ومع ذلك، يجب أن يسرد أيضًا بنود جدول الأعمال التي سيكون كلّ عضو في الفريق مسؤولاً عنها.

3. الأهداف الرئيسيّة

يجب أن يخبر جدول الأعمال الخاص بك جميع المشاركين بأهداف الاجتماع، وما الذي سيتمّ التحدُّث عنه، وما هي أنواع القرارات التي يجب اتّخاذها.

عادة ما يكون الهدف الأساسي للاجتماع عبارة عن جملة أو جملتين تجيبان عن سؤالين رئيسيّين هما:

• لماذا نعقد اجتماعاً؟

• ماذا نريد أن ننجز؟

4. مُدخلات فريق العمل الخاصّ بك

تذكّر أن تُشرِكَ فريقك أو باقي الحضور في الاجتماع في وضع جدول الأعمال. قد يعرف الفريق أكثر من المنظّم المزيد عن النّقاط المطروحة للنّقاش.

ستضمن بهذه الطريقة معالجة جميع المواضيع والمشكلات الرئيسيّة . كما سيبقي الحاضرين متفاعلين لأنهم معنيّون في التّحضير للاجتماع.

5. خطّة عمل الاجتماع

خطّة عمل الاجتماع هي ما تريد أن يحقّقه الاجتماع.

تأكّد من وضع أهداف زمنيّة واقعيّة لكل مسألة. من الجّيد دائمًا تخصيص دقيقتين إضافيّتين للوقت الذي تعتقد أنك ستحتاجه لكل نقطة على جدول أعمالك. غالبًا ما ينشأ سؤال أو نقطة للمناقشة تحتاج إلى حلّ، الأمر الذي يستغرق وقتًا.

6. المدة والوقت المخصّص لكلّ بند في جدول الأعمال

من أهم أهداف جدول أعمال الاجتماع ضمان سير الاجتماع في الوقت المحدّد. في النّهاية، عليك أن تحترم وقت أولئك الحضور. سيساعد تحديد مقدار الوقت الذي سيتمّ إنفاقه على كل بند من بنود جدول الأعمال في إبقاء اجتماعك على المسار الصّحيح.

تأكّد من وضع أهداف زمنيّة واقعيّة لكل مسألة. من الجّيد دائمًا تخصيص دقيقتين إضافيّتين للوقت الذي تعتقد أنك ستحتاجه لكل نقطة على جدول أعمالك. غالبًا ما ينشأ سؤال أو نقطة للمناقشة تحتاج إلى حلّ، وهذا يستغرق وقتًا.