Analiza stakeholderów

O szablonie Analizy stakeholderów

Podczas planowania i realizacji projektu ważne jest zarządzanie stakeholderami. Mogą to być osoby lub podmioty, które mogą wpływać na dany projekt. W pewnym momencie swojej kariery możesz spodziewać się, że w Twojej organizacji pojawią się stakeholderzy zewnętrzni i wewnętrzni.

Do stakeholderów zewnętrznych należą klienci, wpływowe osoby z branży, eksperci merytoryczni i liderzy społeczności, natomiast do stakeholderów wewnętrznych należą zespoły i ich członkowie, kadra zarządzająca oraz działy. Zarządzanie stakeholderami jest kluczowe dla terminowego zakończenia projektu i spełnienia oczekiwań — oto jak analiza stakeholderów może w tym pomóc.

Czym jest analiza stakeholderów?

Analiza stakeholderów pozwala Ci sprostać tym oczekiwaniom i ukończyć projekty na czas, identyfikując osoby, grupy i organizacje mające interes w danym programie lub procesie. W typowej analizie stakeholderów priorytetyzujesz ich na podstawie wpływu na projekt i określasz, jak najlepiej z nimi współdziałać w trakcie jego realizacji.

Kiedy użyć szablonu analizy stakeholderów

Przeprowadź analizę stakeholderów jak najwcześniej w projekcie. W większości przypadków stakeholderzy będą dostarczać kluczowych informacji i zasobów przez cały czas trwania projektu. Dlatego ważne jest, by uzyskać ich wczesne poparcie i upewnić się, że są zaangażowani w projekt oraz nie mają konfliktów, które mogłyby negatywnie wpłynąć na oś czasu.

Nawet jeśli nie uda Ci się przeprowadzić analizy stakeholderów na początku, nigdy nie jest za późno, by zacząć. Uzyskanie porozumienia ze stakeholderami i komunikacja w całej organizacji są kluczowe, by zapewnić powodzenie projektu.

Utwórz własną analizę stakeholderów

Stworzenie własnej analizy stakeholderów jest proste. Wirtualna platforma współpracy Miro to idealna plansza do jej tworzenia i udostępniania. Zacznij od wybrania szablonu analizy stakeholderów, a następnie wykonaj poniższe kroki, aby stworzyć własną.

1. Zacznij identyfikować stakeholderów

Pomyśl o stakeholderach, którzy powinni być zaangażowani w ten projekt. Większość analiz stakeholderów, w tym ten szablon, jest przedstawiona jako wizualna mapa — macierz 2x2. Macierz analizy stakeholderów dzieli stakeholderów na: wysoki wpływ i wysokie zainteresowanie, wysoki wpływ i niskie zainteresowanie, niski wpływ i wysokie zainteresowanie oraz niski wpływ i niskie zainteresowanie. Taki układ ułatwia ustalenie priorytetów wśród stakeholderów. Zrób listę, ale nie martw się na razie o wypełnianie macierzy stakeholderów. Pamiętaj, że stakeholderzy mogą obejmować organizacje i zespoły, jak również osoby indywidualne.

2. Pogrupuj stakeholderów według kategorii

Aby zawęzić listę, zacznij od organizacji i zespołów, a następnie zidentyfikuj poszczególnych stakeholderów w tych grupach. Pomoże ci to skuteczniej komunikować się z tymi grupami. Następnie pogrupuj stakeholderów według obszaru zainteresowania, np. tych, których dotyczy wpływ finansowy projektu, lub tych niezbędnych do końcowego przeglądu.

3. Ustal priorytety stakeholderów

Możesz teraz zacząć nanosić na macierz stakeholderów poziom ich zainteresowania i wpływu. Pomyśl o stakeholderach, którzy prawdopodobnie chętnie wesprą twój projekt, oraz o tych, którzy mogą celowo lub nieumyślnie pełnić rolę blokerów. Następnie umieść każdego stakeholdera w macierzy. Ustal, czy należy ich zadowalać bieżącymi raportami o projekcie, jeśli będą aktywnie zaangażowani w codzienną pracę, czy ich rola polega jedynie na monitorowaniu postępów, czy wystarczy ich informować o projekcie. Wiele zespołów uważa, że pomocne jest narysowanie linii łączących stakeholderów powiązanych wzajemnymi zależnościami. Pamiętaj jednak, że priorytety mogą się zmieniać w miarę rozwoju projektu i zawsze możesz wrócić do analizy później.

4. Przeanalizuj listę stakeholderów

Gdy macierz analizy stakeholderów jest kompletna, użyj jej od razu, omawiając ją z zespołem. Przejdź przez każdego stakeholdera z listy i zadaj następujące pytania: Jakie zasoby potrzebujesz od tego stakeholdera? Jak często powinniśmy się z nimi komunikować i jaką metodą? Co motywuje tego stakeholdera do udziału w tym projekcie

Często zadawane pytania dotyczące szablonu Analiza stakeholderów

Jaki jest cel analizy stakeholderów?

Celem przeprowadzenia analizy stakeholderów jest pomóc Ci lepiej dopasować działania i komunikować się ze stakeholderami. To ważne, aby dotrzymać terminów projektu i zarządzać oczekiwaniami stakeholderów zgodnie z ich poziomem zaangażowania, wpływu i zainteresowania. Użyj szablonu analizy stakeholderów w Miro, aby upewnić się, że nic nie zostanie pominięte w odniesieniu do osób i grup istotnych dla Twojego projektu.

Jakie są 4 kroki w procesie analizy stakeholderów?

Cztery kroki, które należy wykonać podczas przeprowadzania analizy stakeholderów, to: 1) Zidentyfikuj swoich stakeholderów, 2) Sklasyfikuj stakeholderów według kategorii, 3) Nadaj priorytety i nanieś stakeholderów na macierz analizy stakeholderów według wpływu i zainteresowania, oraz wreszcie 4) Przeanalizuj listę stakeholderów z zespołem, aby ustalić plan działania. Po wykonaniu tych czterech kroków analizy stakeholderów Ty i Twój zespół powinniście mieć dobre rozeznanie we wszystkich stakeholderach. Powinno też być jasne, jak najlepiej komunikować się z każdym stakeholderem, jak zarządzać oczekiwaniami oraz jak ograniczać opóźnienia tam, gdzie mogą występować zależności.