O szablonie analizy stakeholderów
Podczas planowania i realizacji projektu ważne jest zarządzanie stakeholderami. To może być każda osoba lub grupa, która może mieć wpływ na dany projekt. W organizacji prędzej czy później pojawią się stakeholderzy zewnętrzni i wewnętrzni.
Zewnętrzni stakeholderzy to klienci, influencerzy branżowi, eksperci merytoryczni i liderzy społeczności, natomiast stakeholderzy wewnętrzni to zespoły i członkowie zespołów, kierownictwo oraz działy. Zarządzanie stakeholderami jest niezbędne, aby zakończyć projekt na czas i sprostać oczekiwaniom — oto, jak analiza stakeholderów może w tym pomóc.
Czym jest analiza stakeholderów?
Analiza stakeholderów pozwala Ci sprostać tym oczekiwaniom i zakończyć projekty na czas, identyfikując osoby, grupy i organizacje mające interes w danym programie lub procesie. W typowej analizie stakeholderów nadajesz im priorytety według ich wpływu na projekt i starasz się zrozumieć, jak najlepiej współdziałać z nimi przez cały czas trwania projektu.
Kiedy stosować szablon analizy stakeholderów
Przeprowadź analizę stakeholderów jak najwcześniej w projekcie. W większości przypadków Twoi stakeholderzy będą dostarczać kluczowych informacji i zasobów przez cały projekt. Dlatego ważne jest, aby uzyskać wczesne poparcie, żeby upewnić się, że są zaangażowani w projekt i nie mają konfliktów, które mogłyby negatywnie wpłynąć na oś czasu.
Nawet jeśli nie uda Ci się przeprowadzić analizy stakeholderów na początku, nigdy nie jest za późno, by zacząć. Uzgodnienie stanowisk ze stakeholderami i komunikacja w całej organizacji są kluczowe dla zapewnienia sukcesu projektu.
Utwórz własną analizę stakeholderów
Utworzenie własnej analizy stakeholderów jest proste. Platforma Miro do współpracy wirtualnej to idealna plansza do jej tworzenia i udostępniania. Zacznij od wybrania szablonu analizy stakeholderów, a następnie wykonaj poniższe kroki, aby stworzyć własną.
1. Zacznij identyfikować stakeholderów
Pomyśl o stakeholderach, którzy powinni być zaangażowani w ten projekt. Większość analiz stakeholderów, w tym ten szablon, jest przedstawiona jako wizualna mapa w postaci macierzy 2x2. Macierz analizy stakeholderów dzieli stakeholderów na: wysoki wpływ i duże zainteresowanie, wysoki wpływ i małe zainteresowanie, niski wpływ i duże zainteresowanie oraz niski wpływ i małe zainteresowanie. Ten układ ułatwia zastanowienie się, których stakeholderów warto traktować priorytetowo. Zrób listę, ale nie martw się na razie o wypełnianie macierzy stakeholderów. Pamiętaj, że stakeholderami mogą być organizacje i zespoły, a także osoby indywidualne.
2. Pogrupuj stakeholderów według kategorii
Aby jeszcze bardziej zawęzić listę, zacznij od organizacji i zespołów i zidentyfikuj w nich poszczególnych stakeholderów. Pomoże Ci to skuteczniej komunikować się z tymi grupami. Następnie pogrupuj stakeholderów według zainteresowań, np. tych, których interesuje wpływ projektu na finanse, albo tych, którzy są niezbędni do ostatecznego przeglądu.
3. Ustal priorytety stakeholderów
Teraz możesz zacząć nanosić na macierz stakeholderów informacje o ich zainteresowaniu i wpływie. Pomyśl o stakeholderach, którzy prawdopodobnie chętnie poprą projekt, oraz o tych, którzy mogą świadomie lub nieświadomie działać jako blokerzy. Następnie umieść każdego stakeholdera w macierzy. Zdecyduj, czy należy ich utrzymywać w zadowoleniu poprzez regularne raporty (jeśli będą aktywnie zaangażowani w codzienną pracę), czy ich rola polega jedynie na monitorowaniu postępów, a może wystarczy ich informować o przebiegu projektu. Wielu zespołom pomaga rysowanie linii łączących stakeholderów, którzy są od siebie zależni. Pamiętaj, że priorytety mogą się zmieniać w miarę rozwoju projektu i że zawsze możesz wrócić do tej analizy później.
4. Przeanalizuj listę stakeholderów
Gdy macierz analizy stakeholderów będzie gotowa, od razu wykorzystaj ją, omawiając ją z zespołem. Przejdź przez każdego stakeholdera z listy i zadaj następujące pytania: Jakich zasobów potrzebujemy od tego stakeholdera? Jak często powinniśmy się z nim kontaktować i jaką metodą? Co motywuje tego stakeholdera do udziału w tym projekcie?
Najczęściej zadawane pytania dotyczące szablonu analizy stakeholderów
Jaki jest cel analizy stakeholderów?
Celem przeprowadzenia analizy stakeholderów jest lepsze dopasowanie działań i komunikacji wobec stakeholderów. To ważne, aby dotrzymać terminów projektu i zarządzać oczekiwaniami stakeholderów zgodnie z ich poziomem zaangażowania, wpływu i zainteresowania. Skorzystaj z szablonu analizy stakeholderów na Miro, żeby upewnić się, że nic nie zostanie pominięte w kwestii osób i grup istotnych dla twojego projektu.
Jakie są 4 kroki procesu analizy stakeholderów?
Cztery kroki, które należy wykonać podczas analizy stakeholderów to: 1) zidentyfikuj swoich stakeholderów, 2) pogrupuj stakeholderów według kategorii, 3) nadaj im priorytety i umieść na macierzy analizy stakeholderów w zależności od wpływu i zainteresowania oraz 4) przeanalizuj listę stakeholderów z zespołem, aby ustalić plan działania.
Po wykonaniu tych czterech kroków analizy stakeholderów ty i twój zespół powinniście mieć dobre rozeznanie we wszystkich swoich stakeholderach. Powinno też być jasne, jak najlepiej komunikować się z każdym stakeholderem, jak zarządzać oczekiwaniami oraz jak minimalizować opóźnienia tam, gdzie istnieją zależności.
