Analiza stakeholderów

O szablonie „Analiza stakeholderów”

Podczas planowania i realizacji projektu ważne jest zarządzanie Twoimi stakeholderami. Mogą to być osoby lub grupy, które mogą wpłynąć na dany projekt. W pewnym momencie swojej kariery w organizacji możesz mieć do czynienia ze stakeholderami zewnętrznymi i wewnętrznymi.

Do stakeholderów zewnętrznych należą klienci, liderzy opinii w branży, eksperci merytoryczni i liderzy społeczności, natomiast do stakeholderów wewnętrznych należą zespoły i ich członkowie, kierownictwo oraz działy. Zarządzanie stakeholderami jest kluczowe dla zakończenia projektu na czas i sprostania oczekiwaniom, dlatego poniżej znajdziesz instrukcję, jak wykorzystać analizę stakeholderów, aby w tym pomóc.

Czym jest analiza stakeholderów?

Analiza stakeholderów pozwala spełnić te oczekiwania i zrealizować projekty na czas, identyfikując osoby, grupy oraz organizacje mające interes w danym programie lub procesie. W typowej analizie stakeholderów określasz ich priorytety na podstawie wpływu na projekt i starasz się zrozumieć, jak najlepiej się z nimi komunikować przez cały czas trwania projektu.

Kiedy użyć szablonu analizy stakeholderów

Przeprowadź analizę stakeholderów jak najwcześniej w projekcie. W większości przypadków stakeholderzy dostarczą kluczowych informacji i zasobów przez cały projekt. Dlatego ważne jest, aby uzyskać ich wczesne poparcie — upewnić się, że popierają projekt i nie występują u nich konflikty, które mogłyby negatywnie wpłynąć na oś czasu.

Nawet jeśli nie uda Ci się przeprowadzić analizy stakeholderów na początku, nigdy nie jest za późno, żeby zacząć. Uzgodnienie stanowisk ze stakeholderami i komunikacja w całej organizacji są kluczowe dla zapewnienia sukcesu projektu.

Stwórz własną analizę stakeholderów

Stworzenie własnej analizy stakeholderów jest proste. Wirtualna platforma współpracy Miro to idealna plansza do jej tworzenia i udostępniania. Zacznij od wybrania szablonu do analizy stakeholderów, a następnie wykonaj poniższe kroki, aby przygotować własną.

1. Zacznij identyfikować stakeholderów

Pomyśl o stakeholderach, którzy powinni być zaangażowani w ten projekt. Większość analiz stakeholderów, w tym ten szablon, przedstawiona jest jako wizualna mapa w postaci macierzy 2 na 2. Macierz analizy stakeholderów dzieli je na cztery kwadranty: wysoki wpływ i wysokie zainteresowanie, wysoki wpływ i niskie zainteresowanie, niski wpływ i wysokie zainteresowanie oraz niski wpływ i niskie zainteresowanie. Ten układ ułatwia zastanowienie się, których stakeholderów priorytetyzować. Zrób listę, ale nie musisz jeszcze wypełniać macierzy stakeholderów. Pamiętaj, że stakeholderami mogą być zarówno organizacje i zespoły, jak i osoby indywidualne.

2. Pogrupuj stakeholderów według kategorii

Aby jeszcze bardziej zawęzić listę, zacznij od organizacji i zespołów oraz zidentyfikuj indywidualnych stakeholderów w tych grupach. Pomoże ci to skuteczniej komunikować się z tymi grupami. Następnie pogrupuj stakeholderów według zainteresowań, np. tych, których dotyczy wpływ finansowy projektu, lub tych, którzy są niezbędni do ostatecznego przeglądu.

3. Nadaj priorytety stakeholderom

Teraz możesz zacząć nanosić na macierz poziom zainteresowania i wpływu stakeholderów. Pomyśl o stakeholderach, którzy prawdopodobnie chętnie wesprą Twój projekt, oraz o tych, którzy mogą świadomie lub nieświadomie pełnić rolę blokerów. Następnie nanieś każdego stakeholdera na macierz. Zdecyduj, czy należy ich utrzymywać zadowolonych poprzez regularne raporty (jeśli będą aktywnie zaangażowani w codzienne prace), czy ich rola polega jedynie na monitorowaniu postępów, albo czy wystarczy ich informować o projekcie. Wiele zespołów uważa, że pomocne jest rysowanie linii łączących stakeholderów, którzy są od siebie współzależni. Pamiętaj, że priorytety mogą się zmieniać w miarę rozwoju projektu i zawsze możesz wrócić do analizy później.

4. Przeanalizuj listę stakeholderów

Po ukończeniu macierzy analizy stakeholderów od razu ją wykorzystaj, omawiając ją z zespołem. Przejdź przez każdego stakeholdera na liście i zadaj następujące pytania: Jakich zasobów potrzebujesz od tego stakeholdera? Jak często powinniśmy się z nimi komunikować i jaką metodą? Co motywuje tego stakeholdera do zaangażowania się w ten projekt

Najczęściej zadawane pytania dotyczące szablonu analizy stakeholderów

Jaki jest cel analizy stakeholderów?

Celem przeprowadzenia analizy stakeholderów jest pomoc w lepszym dopasowaniu działań i komunikacji z Twoimi stakeholderami. To ważne, aby zapewnić dotrzymanie terminów projektu i odpowiednie zarządzanie oczekiwaniami stakeholderów zgodnie z ich poziomem zaangażowania, wpływu i zainteresowania. Skorzystaj z szablonu analizy stakeholderów w Miro, aby nic nie umknęło w kwestii osób i grup istotnych dla Twojego projektu.

Jakie są 4 kroki w procesie analizy stakeholderów?

Cztery kroki, które należy wykonać podczas przeprowadzania analizy stakeholderów, to: 1) Zidentyfikuj swoich stakeholderów, 2) Pogrupuj stakeholderów według kategorii, 3) Nadaj priorytety i nanieś stakeholderów na macierz analizy stakeholderów według wpływu i zainteresowania, oraz wreszcie 4) Przeanalizuj listę stakeholderów ze swoim zespołem, aby określić plan działania. Po ukończeniu tych czterech kroków analizy stakeholderów Ty i Twój zespół powinniście mieć dobre rozeznanie we wszystkich stakeholderach. Powinno też być jasne, jak najlepiej komunikować się z każdym stakeholderem, jak zarządzać oczekiwaniami i jak ograniczać opóźnienia wynikające z zależności.