Gantt-diagrammer
Hva er et Gantt-diagram?
Et Gantt-diagram er et verktøy for å organisere og administrere prosjekter. Det er et horisontalt søylediagram som skisserer alle oppgaver i et prosjekt mot en tidslinje. Å opprette et Gantt-diagram hjelper prosjektledere med å visualisere de nødvendige oppgavene og holde oversikt over prosjektets fremdrift.
Diagrammet er oppkalt etter skaperen, Henry Gantt, som utviklet det på begynnelsen av 1900-tallet for å vise en prosjektplan. Han brukte disse grafene for systematiske og rutinemessige operasjoner, for eksempel å administrere ansattes produktivitet.
I dag er det nyttig å bruke et Gantt-diagram i prosjektledelse av mange grunner. De lar prosjektteam bedre administrere oppgavene sine, forbedre ressursallokering og identifisere avhengigheter.
Strukturen til et Gantt-diagram består vanligvis av to seksjoner. Den horisontale aksen skisserer de enkelte oppgavene, mens den vertikale aksen viser tidslinjen for arbeidet. Stolper legges deretter til diagrammet for å representere hver oppgaves varighet.
Gantt-diagrammer kan også inkludere milepæler, mottakere og avhengigheter mellom oppgaver (mer om dette senere).
Hva er de viktigste fordelene ved å bruke et Gantt-diagram?
Gantt-diagrammer er et viktig verktøy for å holde prosjektene dine på rett spor og levere resultater. Nedenfor er noen av hovedfordelene ved å bruke et Gantt-diagram mer detaljert:
Organiser prosjektoppgaver effektivt
Et Gantt-diagrams enkle struktur gjør det enkelt å organisere prosjektoppgavene. Du legger ganske enkelt til oppgavene i diagrammet, planlegger start- og sluttdatoene og legger dem inn i prosjektet i riktig rekkefølge.
Et Gantt-diagramformat lar også prosjektteam se alle oppgavene på ett sted, noe som hjelper dem med å spore fremdrift og organisere prosjektets struktur.
Identifiser avhengigheter
Avhengigheter er en rekke oppgaver som bestemmer rekkefølgen av arbeidet. For at et prosjekt skal gå videre, må avhengige oppgaver fullføres i en bestemt rekkefølge. Hvis dette ikke gjøres, kan det forsinke hele prosjektet.
La oss for eksempel si at prosjektet ditt har tre avhengige oppgaver: A, B og C. Oppgave B kan ikke starte før oppgave A er fullført, noe som betyr at oppgave B er avhengig av oppgave A. I tillegg kan ikke oppgave C startes før oppgave B er fullført.
Prosjektledere kan bruke Gantt-diagrammer til å identifisere disse avhengighetene. Stolpediagramstrukturen gjør det lettere å oppdage disse oppgavene og spore dem etter hvert som prosjektet skrider frem. Du kan også legge til piler mellom avhengige oppgaver for å gjøre sekvensen tydelig for resten av prosjektteamet.
Bygget for samarbeid
Et Gantt-diagram hjelper prosjektteam med å samarbeide. Strukturen er lett å forstå, noe som betyr at alle kan se hvilke oppgaver de er ansvarlige for, hvem som er ansvarlig for andre oppgaver, og hvordan hver persons arbeid inngår i helhetsbildet.
For å forbedre samarbeidet ytterligere kan du bruke en nettplattform til å lage og dele Gantt-diagrammet ditt med prosjektteamet og andre interessenter.
Ved å lage et Gantt-diagram på nettet kan eksterne og hybride team jobbe virtuelt sammen for å levere det endelige prosjektet. Det betyr også at prosjektteam alltid har tilgang til den mest oppdaterte versjonen av et prosjekt. De kan få tilgang til Gantt-diagrammet i sanntid for å se hvordan ting utvikler seg, og hva de må gjøre for å holde ting i gang.
Hva er et godt Gantt-diagram?
Her er noen nøkkelkomponenter som vil hjelpe deg å få best mulig resultater fra Gantt-diagrammet ditt:
Spesifiser prosjektmålene dine
Du må være tydelig i forhold til prosjektmålene dine før du lager et Gantt-diagram. Hvis du ikke er det, kan du oppleve at du mangler retningen du trenger for å fullføre prosjektet.
Den gode nyheten er at det finnes metoder du kan bruke for å lage klare prosjektmål. Ta en titt på rammeverket SMART Goals som eksempel. SMART er et akronym for spesifikk, målbar, anvendelig, relevant og tidsriktig. Det oppfordrer deg til å tenke strategisk om målene dine, for å sikre at de er så tydelige og relevante som mulig.
Forstå hvilke oppgaver som er kritiske
Kritiske oppgaver er aktiviteter som forsinker et prosjekts sluttdato hvis de ikke fullføres i tide. Å identifisere disse oppgavene i Gantt-diagrammet ditt kan hjelpe deg med å forbedre oppgaveprioriteringen, lage en realistisk prosjekttidslinje og sørge for at prosjektet ditt holder seg innenfor budsjettet.
Du kan bruke programevaluerings- og gjennomgangsteknikken (PERT) for å identifisere kritiske oppgaver i et prosjekt. Ta en titt på malen til PERT-diagrammet for mer informasjon.
Definer tydelige oppgaver
Selv om Gantt-diagrammer kan gi en oversikt på høyt nivå over prosjektet ditt, må du fortsatt definere de nødvendige oppgavene tydelig. Hvis et teammedlem kommer til en oppgave som ikke har nok informasjon, må de snakke med et annet teammedlem for å få en bedre forståelse.
Dette kan bremse et prosjekts fremdrift, så det er viktig at alle oppgaver er tydelige.
Hvis du bruker Miro til å lage Gantt-diagrammet ditt, kan du legge til detaljert informasjon på hver oppgavelinje. Bare klikk på linjen, så vises et popup-vindu. I dette vinduet kan du skrive en oppgavebeskrivelse, legge til tagger, endre linjens farger og oppdatere oppgavens status.
Hvordan lage et Gantt-diagram til et prosjekt
Vi har skissert noen enkle trinn du kan følge for å lage ditt eget Gantt-diagram, og vi starter med å gå gjennom prosjektets omfang.
Gjennomgå prosjektets omfang
Før du lager Gantt-diagrammet ditt, trenger du et tydelig bilde av prosjektets omfang.
Prosjektomfanget skisserer viktige aspekter ved prosjektet ditt. Det inkluderer prosjektets mål, leveranser, krav, oppgaver, kostnader og tidsfrister. Det er vanligvis et dokument, men det kan også være i et annet format.
Ta en titt på Mal for prosjektomfang for å se prosjektets omfang i en Kanban- struktur.
Ved å forstå prosjektets omfang har du et godt utgangspunkt til å lage et vellykket Gantt-diagram.
Du vil ha et tydelig bilde av hva prosjektet innebærer, hva målene er og hvorfor prosjektet skjer. Som et resultat vil du kunne legge til alle relevante oppgaver, tidsfrister og milepæler i diagrammet.
Legg til prosjektoppgaver
Etter å ha gjennomgått prosjektomfanget kan du begynne å legge til prosjektoppgaver i Gantt-diagrammet. Det er her stolpene spiller inn.
Hver stolpe i et Gantt-diagram representerer en annen oppgave og dens varighet. Disse stolpene kan også vise hva oppgaven innebærer og hvem den er tildelt, avhengig av strukturen til Gantt-diagrammet ditt.
Du kan også kategorisere oppgaver basert på type arbeid. Du kan for eksempel dele oppgaver inn i følgende avdelinger:
salgsteam
markedsføring
økonomi
drift
produktutvikling
IT
Å dele opp oppgaver i ulike kategorier gir deg bedre oversikt over et prosjekt. Det gjør det også lettere for ulike team å se hvilke oppgaver de er ansvarlige for – noe som er spesielt nyttig hvis prosjektet ditt er komplekst. Ved å kategorisere oppgaver kan team enkelt se hvilke oppgaver som er relevante for dem, i stedet for å se hver enkelt oppgave i prosjektet.
Sett en tidsgrense
Med alle oppgavene nå i diagrammet kan du legge til varigheten for hver oppgave. Hvis du bruker en nettplattform som Miro, kan du velge en start- og sluttdato i malen. Deretter vil stolpen automatisk gå til riktig sted i diagrammet.
Ikke bekymre deg hvis du ikke vet hvor mye tid du skal beregne for hver oppgave. Det er forskjellige måter å estimere oppgavens varighet på, inkludert følgende:
Forstå hva oppgaven innebærer
Du må først vite hvilke aktiviteter som kreves for å fullføre oppgaven. Hva er ønsket resultat? Er oppgaven kompleks? Er det behov for flere personer? All denne informasjonen vil hjelpe deg å vurdere hvor lang tid oppgaven skal ta.
Gjennomgå historiske data
Ta en titt på tidligere prosjekter for å se hvor lang tid oppgavene har tatt tidligere. Du kan bruke denne informasjonen til å anslå hvor lang tid dine nåværende prosjektoppgaver bør ta.
Snakk med deltakerne
Hvis du har liten eller ingen erfaring innen enkelte områder av prosjektet, er det en god idé å snakke med folk fra det arbeidsområdet. De vil ha innsikten du trenger for å hjelpe deg med å bestemme hvor lang tid hver oppgave vil ta.
Be om godkjenning fra sentrale interessenter
Etter at alle oppgavene er i diagrammet, vil du ha et klarere bilde av hvor lang tid hele prosjektet vil ta å fullføre. Du kan dele denne informasjonen med sentrale interessenter for å holde dem oppdatert og be om deres godkjenning før du går videre.
Når prosjekttidslinjen er avtalt, kan du legge til informasjonen i prosjektmeldingen. Dokumentering av denne informasjonen bidrar til å forhindre utglidning, som kan forårsake forsinkelser og hindre deg i å fullføre prosjektet.
Identifiser avhengigheter
Nå som Gantt-diagrammet ditt har klarsignal, kan du finne avhengigheter. Dette betyr å oppdage oppgaver som ikke påbegynnes før andre oppgaver har startet eller er fullført.
Mesteparten av tiden vil avhengigheter bli tydelige når du kartlegger alle prosjektoppgavene dine. Hvis de ikke er det, må du se etter oppgaver du ikke kan utføre før visse hendelser i en tidligere oppgave finner sted. Når dette er kartlagt, kan du legge til piler mellom avhengige oppgaver for å vise hvilke oppgaver som er kritiske for prosjektets fullføring.
Del det med teamet
Når Gantt-diagrammet er ferdig, kan du dele det med prosjektteamet ditt for gjennomgang. Dette lar teamet ditt stille spørsmål og gi tilbakemelding på prosjektet.
Hvis du bruker Miro til å lage Gantt-diagrammet ditt, kan du dele det med de aktuelle partene, så kan de legge inn kommentarer direkte på tavla. På den måten blir det lettere for deg å se tilbakemeldingene deres.
Start prosjektet
Med alle om bord kan du endelig sette i gang prosjektet. Men arbeidet er ikke over ennå.
Etter hvert som arbeidet skrider frem, må du bruke Gantt-diagrammet til å spore prosjektets fremdrift. Dette vil hjelpe deg med å løse eventuelle problemer som kan ha dukket opp og sørge for at du er i rute for prosjektlevering.
Når det gjelder å sjekke fremdriften i prosjektet, kan det være nyttig å bruke et online diagramverktøy. Det lar deg sjekke oppgavenes fremdrift i sanntid og raskt rette opp ting hvis de ikke går etter planen.
Det betyr også at prosjektteamet ditt alltid har tilgang til den mest oppdaterte versjonen av diagrammet. De kan umiddelbart se hvordan prosjektet går, hvilke oppgaver de fortsatt trenger å fullføre, og oppgavene andre teammedlemmer jobber med.