プロセスマップ テンプレート

プロセスマップ テンプレートについて

プロセスマップ テンプレートは、チームのビジネスプロセスや関連する成果を文書化、分析し、よりよく理解するために役立ちます。このプロセスマップ テンプレートは、各プロセスの段階ごとに目標、アクティビティー、成果物を記録するために、ステージで整理されています。このテンプレートを使って、あらゆるプロセスに対する共通の理解を得ることで、組織力、生産性、コミュニケーションを向上させましょう。 

プロセスマッピングの目的は何ですか？

地図なしに未知の領域に踏み出すことは考えられないでしょう。プロセスマップも同様です。プロセスマッピングは、チームのプランやアプローチを評価、文書化、戦略化するための効果的なエクササイズです。プロジェクトの任意の段階で目標、アクティビティー、成果物を細分化することで、進捗が順調であるか問題を効果的に解決しているかどうかを把握できます。

プロセスマッピング テンプレートを使用するタイミング

このプロセスマップ テンプレートは、チームの効率を向上させるために設定されています。プロセスがページに描写されることで、チームは改善点を特定でき、プロセスの合理化、コミュニケーションの改善、より良い文書化を実現できます。プロセスマッピング ツールを利用して、ステークホルダーを割り当てたり、所有権と境界を定義したり、責任を明確にしたり、指標を確立したりしましょう。

プロセスマップ テンプレートの使い方

プロセスマップの目標は、プロジェクトを分解し、チームメイトが目的とその達成計画を理解できるようにすることです。プロジェクトを段階に分けることで、誤解を避け、全員が合意することを確認してから次に進むことができます。プロセスマップテンプレートを使用するための手順は次のとおりです。

ステップ 1：目標を定義する

解決したい問題は何ですか？可視化したいプロセスは何ですか？

今こそ大きなことを考えるときです。プロセスマップテンプレートを進めるにつれ、プロジェクトを小さな部分に分割する時間がどんどん増えていきます。ただし、今のところは幅広い目標を自由に設定してください。

ステップ 2：ブレインストーミング

この問題を解決するためにどのようなステップが必要ですか？プロセスはどのように展開しますか？

プロセスを行う順序にあまりこだわりすぎないようにしましょう。すべてのステップをボードにまとめることに集中しましょう。このプロジェクトに関与する必要のあるステークホルダーについて考えてみましょう。仕事を完了するために必要なリソースをブレインストーミングすることもできます。

ステップ 3：成功を定義する

どのようにして問題が解決されたかを知ることができますか？プロセスはいつ終了しますか？

このステップを飛ばすチームも多いですが、これを怠らないことが重要です。成功のための明確な指標、または停止のための目標を設定することで、努力の方向性を明確にできます。 

ステップ 4：物事を整理する

問題を解決するためにどのようなステップを取りますか？プロセスを完了させるために、どの順序で作業を行うべきか？

今こそ直線的に考える時です。ブレインストーミングから得た全ての未加工のアイデアを取り出して、物事を整理し始めましょう。直線的に作業するのが難しい場合は、最初と最後にやるべきことを定義して、その間の作業に取り組むと良いでしょう。

ステップ 5：描き出す

問題はどのように見えますか？プロセスをどのように視覚化できますか？

プロセスマップテンプレートを活用する時が来ました。キーを作成することから始めましょう。キーには、プロセスマップ全体で使用するシンボルを含める必要があります。

アクティビティー、入力、出力、決定点、エンドポイントを表すシンボルが必要になるかもしれません。直感的でスケーラブルなシステムを使用してください。例えば、意思決定の流れを示すために矢印を使うのを好む人が多いです。 

ステップ 6:マップを確認

問題を解決する準備はできていますか？プロセスマップは実行可能で理解しやすいものに見えますか？ 

関係者を招待してマップを検討してもらいましょう。可能性のある冗長性、ボトルネック、およびワークフローの問題に注意を払ってください。各ステップを確認して、それぞれが論理的に流れていることを確かめましょう。ブレインストーミングの文書に戻って、翻訳の過程で見落としがないか確認するのが役立つかもしれません。