Plantilla de Matriz de Prioridades

Acerca de la Plantilla de Matriz de Prioridades

La plantilla de matriz de prioridades te ayuda a organizar tareas y es un espacio donde puedes evaluar prioridades y compartirlas con tu equipo. A los gestores de proyectos y al personal operativo les encanta esta plantilla porque aclara visualmente cómo abordar un proyecto o incluso por dónde comenzar. La plantilla de matriz de prioridades también te ayuda a identificar incidencias y asuntos urgentes y a alinear tu planificación estratégica.  

¿Qué es una matriz de prioridades?

Una matriz de prioridades es una herramienta que se utiliza para priorizar el trabajo de manera categórica e informar la toma de decisiones y la gestión del tiempo. Es una herramienta útil porque el marco simple se puede aplicar a todo tipo de trabajo, ya sea procesos empresariales, proyectos o operaciones. Las matrices de prioridades comienzan con un formato simple, pero se pueden personalizar según tus necesidades. La mayoría de las organizaciones priorizan según el impacto (bajo, medio, alto), el nivel de esfuerzo y la urgencia.

Cuándo usar una plantilla de matriz de prioridades

Una matriz de prioridades es una herramienta de gestión para personas que necesitan algo más que una lista de tareas básica, y puede ser valiosa para la gestión de proyectos y la priorización de proyectos. La matriz 2x2 está diseñada para ayudarte a determinar qué tareas son críticas para que puedas enfocarte primero en las necesidades más urgentes.

Una variedad de factores pueden influir en la urgencia o importancia de una tarea en tu lista. Por ejemplo, si debes completar una tarea que afecta directamente la satisfacción del cliente, esa tarea probablemente tenga alta urgencia y prioridad. Sin embargo, si debes completar una tarea que podría hacer más felices a tus clientes en el futuro, probablemente esa tarea tenga baja urgencia pero alta prioridad.

Cómo usar la plantilla de matriz de prioridades

Revisa tu lista de tareas y clasifica cada una en un cuadrante. Así es como debes pensar en cada cuadrante:

• El Cuadrante I es para los plazos más urgentes e importantes.

• El Cuadrante II es para la planificación y el desarrollo a largo plazo, tareas que no son urgentes, pero que siguen siendo importantes.

• El Cuadrante III es para tareas urgentes pero no importantes, que son distracciones que deben hacerse de inmediato.

• El Cuadrante IV es para el tipo de tareas que producen poco valor, si es que lo hacen.

Analiza tus actividades diarias o semanales y asigna las incidencias al cuadrante correspondiente en la matriz de criterios antes de evaluar dónde necesitas realizar cambios.

Crea tu propia matriz de prioridades

Miro es la herramienta perfecta para crear y compartir tu matriz de prioridades. Comienza seleccionando esta plantilla de matriz de priorización.

1. Utiliza la plantilla de Miro

¡Abre esta plantilla de Miro para empezar! En el tablero, enumera las tareas que quieres que tu equipo realice.

2. Piensa en cada tarea

Hazte la siguiente pregunta para cada tarea: ¿Cuáles son las consecuencias de no cumplir con esta tarea?

3. Prioriza tareas

Con base en esa información, categoriza cada elemento de la lista como "alta prioridad" o "baja prioridad."

4. Asigna una urgencia a las tareas

Ahora, divide aún más las tareas de cada categoría en dos subcategorías: "alta urgencia" y "baja urgencia." Ahora deberías tener cuatro listas.

5. Asignar valores

Asigna valores entre 1 y 4 a cada opción, donde los números más bajos significan que la tarea tiene mayor prioridad.

6. Ubica en la matriz

Ordena las opciones en tu matriz. Una vez completado, comparte tus prioridades con las partes interesadas necesarias.