Plantilla para poner en marcha proyectos

Acerca de la plantilla para la reunión de inicio de proyecto

La plantilla para la reunión de inicio de proyecto facilita a los gestores de proyectos alinear a sus equipos desde el principio, definiendo claramente las expectativas y los próximos pasos para que el proyecto se desarrolle de manera fluida y eficiente. Esta plantilla también es perfecta para crear un manifiesto de proyecto, permitiendo a todos los involucrados ver los objetivos del proyecto, los valores fundamentales y las formas de trabajo en cualquier momento.

¿Qué es la plantilla para la reunión de inicio de proyecto?

La plantilla para la reunión de inicio de proyecto contiene siete pasos o actividades para llevar a cabo con éxito una reunión de inicio de proyecto:

1. Introducción al proyecto + anfitriones de la reunión

2. Actividad para romper el hielo

3. Objetivos y temas para la reunión

4. Matriz RACI del proyecto

5. Preguntas y respuestas

6. Tablero de planificación de proyectos

7. Resumen de elementos de acción + próximos pasos

Es similar a una lista de verificación para la reunión de inicio de proyecto, donde definirás todos los pasos necesarios para ejecutar tu proyecto y alinearte con tu equipo o participantes del proyecto en roles y responsabilidades, así como las mejores formas de trabajar juntos y comunicarse entre sí.

La plantilla para la reunión de inicio de proyecto también funciona como una fuente de verdad, a la que siempre puedes consultar y volver cuando busques información o guía sobre tu proyecto.

¿Para quién es la plantilla para la reunión de inicio de proyecto?

Esta plantilla está diseñada para que los gestores de proyectos inicien nuevas iniciativas, pero cualquier parte interesada involucrada en un proyecto también puede utilizarla. Esta plantilla también es muy adecuada para equipos multifuncionales que inician nuevos proyectos, ya que organiza las metas del proyecto, el RACI y los próximos pasos de cada participante en un espacio compartido.

Cómo usar la plantilla de reunión de inicio de proyecto:

Esta plantilla es un marco que contiene siete actividades (o marcos) para que puedas liderar reuniones de proyecto de manera fluida y eficiente. Sigue los pasos a continuación para usar la plantilla y realizar una reunión de inicio de proyecto:

1. Introducción al proyecto + presentadores de la reunión: aquí es donde se presenta no solo el proyecto, sino también a ti mismo y a quienes gestionan el proyecto contigo. Es una gran oportunidad para explicar tu rol y cómo las personas pueden comunicarse contigo.

2. Actividad de rompehielos: la actividad de rompehielos ‘Una palabra sobre la colaboración’ hace que todos participen y muestra cómo las personas en el proyecto pueden colaborar mejor juntas.

3. Metas y temas: aquí está el espacio para añadir las metas del proyecto, lo que estás haciendo en el kickoff y cualquier material de referencia o contenido que encuentres útil para que tu proyecto y equipo consulten más adelante.

4. RACI del proyecto: uno de los pasos más importantes, RACI (Roles, A cargo, Consultado, Informado), define quién es responsable de qué y cómo. Ayuda a los equipos a mantenerse alineados y comunicarse de manera más efectiva con las partes interesadas adecuadas.

5. Preguntas y respuestas: abre espacio para preguntas y sé un oyente activo. Anota cuáles son los puntos problemáticos de tu equipo e intenta abordar los problemas críticos. Es crucial que ninguna duda, al menos en esta etapa, quede sin respuesta.

6. Tablero de planificación del proyecto: ¡aquí es donde comienza el trabajo! Con este tablero de planificación del proyecto, puedes enumerar todas las cosas necesarias para que el proyecto se lleve a cabo, desde equipos y acciones hasta dependencias y riesgos. Invita a tu equipo a añadir sus ideas y cocrear juntos tu plan de proyecto.

7. Resumen de elementos de acción y próximos pasos: para resumir tu reunión y elaborar una lista de verificación de inicio del proyecto, añade un cronograma con los siguientes pasos y cualquier otro recurso que pueda ser útil para comenzar el proyecto.

El lienzo infinito de Miro te permite llevar a cabo una reunión de inicio de proyecto libremente, sin restricciones de datos, ya que puedes añadir todos los recursos y archivos que necesites. Como documento vivo, tus compañeros de equipo pueden acceder fácilmente al tablero de inicio de proyecto y actualizarlo en cualquier momento.

Descubre más ejemplos de plan del proyecto para simplificar tu planificación.