قالب تقرير كايزن (kaizen)
قم بتوثيق أنشطة التّحسين المستمرّ وتلخيصها عبر فِرقك ومؤسّستك.
نبذة عن قالب تقرير كايزن (kaizen)
ما المقصود بكايزن (kaizen)؟
كايزن (kaizen) هي فلسفة عمل نشأت في اليابان. تقوم على التّحسين المستمر لممارسات العمل والكفاءة الشخصية. في الشّركات التي تتبع هذه الفلسفة، يُتوقع من جميع أعضاء المنظّمة—بدءًا من الرّئيس التّنفيذي وصولاً إلى المساهمين الفرديين—المشاركة في ممارسات كايزن (kaizen).
متى يكون تقرير كايزن (kaizen) مفيدًا؟
يساعد تقرير كايزن (kaizen) في تحديد الثّغرات وأوجُه عدم الكفاءة. بموجب هذا النّهج، يكون كل موظّف في المؤسّسة مسؤولاً عن تدقيق عمليّاته وفهم ما قد يُغفله. تقرير كايزن (kaizen) أداةٌ مهمّة لزيادة المساءلة على جميع مستويات المنظّمة.
كايزن (Kaizen) هو نهجٌ عام أكثر من كونه إستراتيجيّة محدّدة، لذا قد يقوم الأشخاص بتضمين عناصر مختلفة في تقرير كايزن (Kaizen). يفيد تقرير كايزن (kaizen) فيمايلي.
1 - تقليل الخسائر. تساعدك تقارير كايزن (Kaizen) على اكتشاف كيف يمكنك استخدام موظّفيك والمخزون بشكل أكثر إنتاجيّة في المستقبل.
2 - زيادة رضا الموظّفين. بموجب نهج كايزن (kaizen)، يقوم كل شخص بدءًا من موظّف مبتدئ وصولاً إلى الرّئيس التّنفيذي بإنشاء تقارير كايزن (kaizen). وبالتّالي يمكن للتّقارير أن تجعل الجميع يشعرون كما لو أن لديهم حصّة في الشّركة، ويمكن كذلك إظهار مدى تأثيرهم فيها.
3 - تحسين الاحتفاظ بالموظّفين. نظرًا لأن موظّفيك يشعرون بالمشاركة، فمن المرجّح أن يبقوا في الشّركة لفترة أطول.
4 - زيادة قدرتك التّنافسية. تساعد تقارير كايزن (kaizen) في تحديد الثّغرات وأوجُه عدم الكفاءة. بمجرد تحديدها، قم بإصلاحها واجعل شركتك أكثر قدرة على المنافسة. كُن مُميّزًا في السوق.
5 - تحسين رضا العملاء- ستعمل تقارير كايزن (kaizen) المُنتظمة ونهج كايزن (kaizen) على نطاق أوسع على تحسين منتجاتك. هذا سيجعل عملاءك أكثر سعادة.
6 - قم بحلّ المشكلات بكفاءة أكبر. كايزن (Kaizen) هو نهج الحلّ أوّلاً. يمكّنك من الوصول إلى جذور المشكلة بسرعة وفعّالية.
7 - إنشاء فرق أفضل. يُقرّب نهج كايزن (kaizen) فِرقك من بعضها. يُسهّل إنشاء تقارير كايزن (kaizen) تدريبَ أعضاء الفريق الجُدُد، ما يسهّل عليهم تسريع العمليّات والنّتائج المرجوّة.
ماذا تُدرج في تقرير كايزن (kaizen)؟
لا حاجة لأن يكون تقرير كايزن (kaizen) مُعقّدًا للغاية. يلخّص في أبسط صيغةٍ له ما كان عليه الوضع من قبل، وأي إجراء (إجراءات) اتخذته، وما كان التأثير بعده. قد ترغب في تضمين عناصر مرئيّة (الصّور والمخطّطات البيانية وما إلى ذلك) للمساعدة على توضيح القصّة.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب الأعمال التي يتعيّن القيام بها
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Design Thinking, Brainstorming
يتعلق الأمر بإنجاز العمل بشكل صحيح — يقوم العملاء "بتوظيف" منتج أو خدمة لإنجاز "عمل"، وإذا لم يُنجَز بشكل صحيح، سيجد العميل بديلاً يقوم بالمهمّة بشكل أفضل. استنادًا إلى هذا المُنطَلق البسيط، يساعد إطار الأعمال التي يتعيّن القيام بها (JTBD) روّاد الأعمال والشّركات الناشئة ومدراء الأعمال في تحديد هوية عملائهم ومعرفة الاحتياجات التي لم تتم تلبيتها في السّوق. تتيح لك قصة العمل القياسيّة رؤية الأشياء من وجهة نظر عملائك عبر سرد قصتهم باستخدام هيكل قصّة "عندما…أريد…لذلك أنا…".
قالب التحليل الرباعي (SWOT)
: يعمل بشكل أفضل مع
Decision Making, Strategic Planning, Prioritization
عندما تقوم بوضع استراتيجية لعملك، فقد يكون من الصعب معرفة ما يجب التركيز عليه. يساعدك التحليل الرباعي (SWOT) على التركيز على العوامل الرئيسية. ويشير مصطلح SWOT إلى نقاط القوة (Strengths) ونقاط الضعف (Weaknesses) والفرص (Opportunities) والمخاطر (Threats). القوة والضعف يتمثلان في العوامل الداخلية كموظفيك والملكية الفكرية واستراتيجية التسويق والموقع. بينما عادةً ما تُمثل الفرص والمخاطر العوامل الخارجية كتقلبات السوق والمنافسة وأسعار المواد الخام وتوجهات المستهلك. قم بإجراء التحليل الرباعي (SWOT) متى أردت استكشاف الفرص المتاحة للشركات والمنتجات الجديدة، وحدد الطريقة المثلى لإطلاق المنتج أو لتعزيز إمكانات شركتك أو لاستخدام نقاط القوة في تطوير الفرص.
قالب شخصية العميل (أو المستخدم)
: يعمل بشكل أفضل مع
Marketing, Desk Research, User Experience
شخصية العميل أو المستخدم عبارة عن أداة مخصصة لتمثيل أو تلخيص الجمهور المستهدف لمنتجك أو خدمتك. سواء كنت تعمل في تسويق المحتوى أو تسويق المنتجات أو التصميم أو المبيعات، ستمارس عملك مع وجود هدف في ذهنك. قد يكون عميلاً حالياً أو عميلاً متوقعاً. قد يكون شخصاً سيستفيد من منتجك أو الخدمة التي تقدمها. عادةً ما تكون عبارة عن مجموعة كاملة من الشخصيات والاحتياجات التي تتقاطع بطرق مثيرة للاهتمام. من خلال استخلاص معلوماتك عن المستخدم، ستنشئ نموذجًا للشخص الذي تأمل في استهدافه: هذه هي شخصية العميل.
قالب مخطّط علاقة الكيانات
: يعمل بشكل أفضل مع
Flowcharts, Strategic Planning, Diagrams
في بعض الأحيان تكون العلاقات الأكثر أهمّيّة في العمل هي العلاقات الدّاخلية—بين الفرق والكيانات والجهات الفاعلة داخل النّظام. مخطّط علاقة الكيانات (ERD) هو مخطّط هيكلي سيساعدك في تصوُّر وفهم العديد من الرّوابط المعقّدة بين الأدوار. متى يصبح مخطّط علاقة الكيانات مفيدًا؟ إنه أداةٌ رائعة لتعليم وتأهيل الموظّفين أو أعضاء الفريق الجُدُد، ومن السّهل تخصيص قالبنا وفقًا لاحتياجاتك الخاصّة.
قالب مقابلة المستخدم
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, Product Management
مقابلة المستخدم هي أسلوب بحث في تجربة المستخدم يطرح فيها الباحثون أسئلة على المستخدم حول موضوعٍ ما. تسمح لفريقك بجمع بيانات المستخدم بسرعة وسهولة ومعرفة المزيد عن المستخدمين الخاصّين بك. تُجري المؤسّسات بشكل عام مقابلات مع المستخدمين لجمع البيانات الأساسيّة وفهم كيفيّة استخدام الأشخاص للتّكنولوجيا، والحصول على نظرة سريعة حول كيفيّة تفاعل المستخدمين مع المنتَج، وفهم أهداف المستخدم ودوافعه، وتحديد نقاط الشّكوى لدى المستخدم. استخدم هذا القالب لتسجيل الملاحظات خلال المقابلة للتّأكد من أنك تجمع البيانات التي تحتاج إليها لإنشاء شخصيّات المستخدمين.
قالب استعراض البدء والتّوقُّف والاستمرار
: يعمل بشكل أفضل مع
Retrospectives, Meetings, Workshops
قد يكون تقديم الملاحظات وتلقّيها أمرًا صعبًا ومخيفًا. من الصّعب استعراض فترة أكثر من ربع سنة أو حتّى أسبوع واحد، وتوزيع مجموعة من القرارات ضمن فئتين "إيجابيّة" و"سلبيّة". تم إنشاء إطار عمل البدء والتّوقُّف والاستمرار لتسهيل التّفكير في تجارب فريقك الأخيرة. يشجّع قالب البدء والتّوقُّف والاستمرار الفِرَق على النّظر في إجراءات محدّدة عليهم البدء بالقيام بها، والتّوقُّف عن القيام بها، والاستمرار في القيام بها. يتّفق المتعاونون معًا على أكثر الخطوات أهمّيّةً ليكونوا أكثر إنتاجيّة ونجاحًا.