قالب سجلّ ريد (RAID)

معلومات حول قالب سجلّ ريد

يساعدك قالب سجلّ ريد في تنظيم المعلومات الرّئيسيّة للمشروع. يمكّنك من تخطيط نطاق مشروعك وإدارته وهيكلته، ما يتيح لك القدرة على الإشراف المخاطر المُحتملة وكيفيّة التّخفيف منها. يسِّهل القالب أيضاً الرّجوع إلى تفاصيل محدّدة في المشروع أثناء الاجتماعات وعمليّات تدقيق المشروع.

ما الذي يشير إليه RAID؟

يشير اختصار RAID إلى المخاطر والافتراضات والمشكلات والتّبعيّات. ويستخدمه بعض مدراء المشاريع للإشارة إلى المخاطر والإجراءات والمشكلات والقرارات.

أداةٌ تتيح لمدراء المشاريع تسجيل المخاطر والإجراءات والمشكلات والقرارات، ورصدها، وإدارتها.

ما المقصود بقالب سجلّ ريد (RAID)؟

يعرف كلّ مدراء المشاريع أنّه حتّى أفضل الخطط يمكن أن تنحرف عن مسارها. عندما تقوم بتنفيذ مشاريع مختلفة في المواعيد النّهائية الضّيقة، فقد تصبح العقبات مُكلفة ومرهقة أكثر وبشكل سريع.

وهنا يأتي دور قالب ريد.

يساعد قالب سجلّ ريد مدراء المشاريع في تحديد المخاطر المُحتملة أثناء مرحلة التّخطيط للمشروع. من خلال تجميع هذه القائمة، يمكنك وضع خطط للطّوارئ، وإعداد سيناريوهات لأسوأ الحالات التي قد تحدث، والتّأكُّد من توافر الموارد اللّازمة للتّغلب على التّحديات.

كما يساعد فِرَق المشروع في حلّ المشكلات خطوةً بخطوة. القالب عبارة عن نظام يسمح لك بمراقبة المخاطر وتعقّبها عند حدوثها، ما يتيح لك حلّ أي مشكلات أثناء مواصلة التّقدُّم في المشروع.

كيف تقوم بإعداد سجلّ ريد؟

عادةً ما يكون سجلّ ريد عبارة عن مربّع يتضمن أربعة أرباع: المخاطر والافتراضات والمشكلات والتّبعيّات. من السّهل إعداده باستخدام أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro. ابدأ بتحديد قالب سجل ريد (RAID). ثم يمكنك ملء السّجلّ في بداية كلّ مشروع باستخدام المعلومات الآتية:

1. المخاطر — الخطوة الأولى هي تحديد كلِّ خطر واحتماليّة حدوثه. المخاطر هي أيّة تهديدات تعرِّض مشروعك للخطر، مثل الإنفاق الزّائد على ميزانيّتك. بعد تحديد كلّ المخاطر المُحتملة، يمكنك الآن سرد الخطوات التي ستّتخذها إذا حدثت هذه المواقف. اسأل نفسك كيف ستتدارك المشكلة، وكيف يمكنك الاستعداد في حالة حدوثها.

2. الافتراضات/الإجراءات — الافتراضات هي أي معلومة تعتقد أنها صحيحة بدون دليل. يتضمّن هذا أيّة عوامل تتوقّع تغيُّرها ولكنّها تبقى كما هي مع تقدُّم المشروع. على سبيل المثال، قد تفترض أنّه ستتمّ الموافقة على طلب الميزانيّة الخاص بك قبل تاريخ بدء المشروع. أنت لا تملك دليلاً قويّاً أنّ هذا سيحدث، لكنّك تفترض حدوثه.

الآن، اكتب كلّ افتراضات المشروع. ثم ستضع خطّة لتقييم صحّة الافتراضات، مع وضع تدابير للتّخفيف من أي مشكلات رئيسيّة. بالنسبة إلى الإجراءات، ستحدّد مهام المشروع المحدَّدة وستُسند هذه الإجراءات إلى أعضاء الفريق.

3. المشكلات — المشكلات هي أمور حدثت بالفعل. قد تعرّض تسليم المشروع للخطر. ستستخدم هذا القسم من تحليل ريد لتوضيح كل مشكلة عند حدوثها خلال المشروع. قم بتدوين خطّتك للتّعامل مع المشكلة، وعيّن أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة المعنيّين في المشروع لحلها.

4. القرارات/التّبعيّات — التّبعيّات هي مهام المشروع التي تعتمد على مهام أخرى لإكمالها بنجاح. من خلال تفصيل التّبعيات مُقدَّمًا، يمكن لمدراء المشاريع تحديد المهام الحرجة والتأكُّد من تحديد الموارد كأولويّة لها. كما يمكنهم أن يفهموا بشكل أفضل التّرتيب الذي يجب إكمال المهام وفقه.

القرارات هي جميع الخيارات التي يتمّ اتّخاذها خلال المشروع. ضع قائمة بكلّ القرارات التي يجب اتّخاذها قبل إكمال المشروع. سيمنحك هذا صورة واضحة لما تحتاج إلى اتّخاذ قرار بشأنه خلال المشروع. مع تقدُّم المشروع، قم بتدوين جميع القرارات التي تمّ اتّخاذها، ومَن اتّخذها، ومتى حدث ذلك، ونتائج تلك القرارات.

من الذي يجب أن يستخدم سجلّ ريد؟

يمكن لكلّ أعضاء المشروع المشاركة عند إنشاء سجلّ ريد الأوّلي للمساهمة بوجهات نظرهم. كلما زاد عدد الأشخاص الذين أشركتهم في العمليّة، زادت الأفكار التي ستحصل عليها.

قالب تحليل ريد أداةٌ مفيدة كذلك لمشاركة تحديثات الحالة مع أصحاب المصلحة. يمكنك تقديم معلومات واضحة وموجزة لتوضّح لهم بالضّبط كيف تقوم بتخفيف المشكلات. إذا كنت تستخدم قالب سجلّ ريد من منصّة Miro، فسيكون من الأسهل مشاركة هذه المعلومات. ما عليك سوى مشاركة القالب مع أصحاب المصلحة، ويمكنهم عرض سجلّ ريد بالكامل. كما يمكنهم إضافة تعليقات وتقديم ردود الفعل مباشرة إلى القالب نفسه.

كما يمكنك استخدام تحليل ريد لتعزيز التّوافق ضمن الفريق مع تقدُّم المشروع. يمكن للجميع الرّجوع إلى سجلّ ريد للتّأكد من أنّك تعالج المشكلات بشكل فعّال وعلى النّحو المخطّط له.

ما مزايا استخدام سجلّ ريد؟

التّنظيم ووضع الاستراتيجيّات — يفرض عليك استخدام قالب سجلّ ريد أن تكون مُنظَّماً. يجب أن تحتفظ بسجلّات مفصّلة لمشروعك وتفكِّر بشكل استراتيجيّ. سيفيد هذا أيضاً في المشاريع المُعقَّدة، ما يتيح لك فهم المخاطر الرئيسيّة بشكل أفضل في كلّ مرحلة.

توفير الوقت — من المعروف أنّ مدراء المشاريع لديهم الكثير من المشاغل. باستخدام قالب سجلّ ريد، يمكن لمدراء المشاريع استخدام وقتهم بكفاءة. كما يتيح لمدراء المشاريع التّواصل مع أصحاب المصلحة دون الحاجة إلى عقد اجتماع مباشر. يمكنهم ببساطة مشاركة القالب عبر الإنترنت وطلب الملاحظات.

قياس النّجاح — يتيح لك سجل ريد قياس نجاحك خطوةً بخطوة. هل تحقِّق أهدافك؟ هل تنجز عملك قبل الموعد النّهائي؟ نظرًا إلى أن كلّ المخاطر يتم تدوينها في القالب، ويتمّ إسناد كلِّ خطر إلى صاحب مصلحة، فيمكن للمدراء السّيطرة بشكل أكثر إحكامًا على المشروع.