Vad är PI-planering?

Definition av PI-planering

Planering av programinkrement (PI) är en händelse som skapar en gemensam vision i Agile-team. Under hela evenemanget granskar företagsintressenter, projektägare och projektteam sin programbacklogg. De identifierar prioriteringar, analyserar mål, pekar ut beroenden och bestämmer verksamhetens nya riktning. Organisationer genomför vanligtvis dessa möten med 8–12 veckors mellanrum. De pågår vanligtvis i 1–2 dagar (även om virtuella sessioner ofta är kortare). Detta ger teamen gott om tid att vara värdar för breakout-sessioner, samarbeta och diskutera den nya handlingsplanen. Men vad har Agile med detta att göra och vad är ett PI-planeringsevenemang i Agile? I Agile-ramverket tillåter PI-planering team att skapa ett Agile Release Train (ART). Ett ART samlar team för att hjälpa dem att ta välgrundade beslut om produktutvecklingens framtid.

Vad är SAFe PI-planering?

Scaled Agile Framework (SAFe) är en struktur för implementering av Agile-metoder. Den hjälper team att samlas för att granska samma produkter, resultat och nyckelmål på bolagsnivå. SAFe-programtavla är en viktig del av PI-planering i Agile. Faktum är att det är nyckeln till en PI-session (mer om detta senare). En SAFe-programtavla kartlägger leveransdatum, beroenden, milstolpar och tidslinjer.

Vad är målet med ett PI-planeringsevenemang?

Det finns många fördelar med att genomföra en PI-planeringssession med ditt team. Huvudmålen med ett PI-planeringsevenemang är att:

1. Samordna Agile-team

Tvärfunktionellt samarbete är komplicerat, i synnerhet för utspridda och avlägsna team. Med ett PI-planeringsevenemang är alla på samma sida – oavsett vilken avdelning de kommer från.

2. Sätt tydliga mål

PI-planering beskriver företagets mål. Varje deltagare vet vad slutmålet är, varför det är viktigt och hur man uppnår det.

3. Skapa tillit

PI-planering är en samarbetsprocess. Det är ett bra sätt för Agile-team att skapa relationer och utveckla förtroende med andra teammedlemmar.

4. Erbjud en bättre kundupplevelse

PI-planering låter dig effektivisera dina processer och säkerställer att dina team är samordnade genom hela verksamheten. Som ett resultat får dina kunder en smidigare, effektivare och överlag bättre upplevelse.

5. Ta beslut snabbt

Det kan vara svårt för stora, tvärfunktionella team att ta beslut. Använd ett PI-planeringsevenemang för att samla team och ta snabba och välgrundade beslut.

6. Prioritera uppgifter

Använd en PI-planeringssession för att hitta de viktigaste områdena i arbetet och fokusera på åtgärder som hjälper dig att uppnå dina mål.

Vem ska vara involverad i PI-planering?

Följande teammedlemmar bildar ett PI-planeringsevenemang:

Release Train Engineer

Release Train Engineer (RTE) är ledare och tränare för Agile Release Train (ART). Hen står överst på PI-planeringstavlan och ska planera, hantera och underlätta PI-planeringsevenemanget.

Scrum Master

Scrum Master i PI-planering hanterar och leder processer under evenemanget och underlättar förberedelser med RTE. Hen granskar även teamets kapacitet och ser till att teamet kan slutföra det arbete som krävs för att uppfylla målen. Scrum Master ansvarar för tidsboxen, identifierar beroenden och löser eventuella oklarheter under breakout-sessionerna.

Produktchef

Produktchefen ansvarar för att presentera programvisionen och eventuella kommande milstolpar. Hen granskar utkastet av planen för att säkerställa en effektiv hantering av arbetsflödet. Produktchefens perspektiv är även värdefullt för PI-planeringsprocessen, framför allt för att vederbörande helt och hållet förstår kundernas behov. Produktchefens input säkerställer att målet och riktningen ger slutanvändaren något av värde.

Utvecklare

Utvecklare undersöker, designar, testar och underhåller mjukvarusystem. användareUnder PI-planering deltar de i breakout-sessioner för att hjälpa till att förfina användarberättelser, identifiera risker och hjälpa produktägaren att slutföra PI-målen.

Storrumsplanering kontra PI-planering

Storrumsplanering är ett annat ord för PI-planering, men indikerar att teammötet är personligt. I dag väljer många team ett hybridformat när de ska hålla i dessa möten. Detta gör att utspridda team enkelt kan delta i sessionerna oavsett var medlemmarna befinner sig. När mötena hålls online kan även teamen spela in sessionerna och granska dem i framtiden.

Det är dock inte helt problemfritt att hantera en PI-planeringssession online. Att vara värd för ett virtuellt möte kan vara svårt eftersom det innebär fler överväganden att ta hänsyn till än vid ett personligt evenemang. En viktig faktor är tekniken. Om tekniken inte fungerar eller är ineffektiv så kan mötet falla isär. Digitala möten kan vara knepiga även för deltagare. Att fokusera på en skärm under långa perioder kan vara utmanande och resultera i bristande koncentration. Lyckligtvis finns det verktyg som hjälper till att övervinna dessa problem. Ta Miro som ett exempel. Om du väljer att vara värd för en virtuell PI-planeringssession kan ett verktyg som Miro hjälpa dig att planera, hantera och utföra ditt möte – och att hålla deltagarna engagerade. Genom att använda en anpassningsbar och intuitiv digital arbetsyta kan team samarbeta online. Börja med att välja den färdiga PI-planeringsmallen och registrera all information på den virtuella whiteboardtavlan. För att hålla deltagarna fokuserade kan du använda timern för att begränsa tiden som spenderas i varje session. Ta pauser och överväg att använda isbrytare för att säkerställa en bra stämning.

Vad ska ingå i dagordningen för en PI-planering?

En framgångsrik dagordning för PI-planeringsmötet bör innehålla följande information:

Affärskontext

Företagets ägare börjar med att beskriva verksamhetens aktuella situation. De delar företagets vision för framtiden och beskriver hur befintliga affärslösningar uppfyller nuvarande kundbehov.

Produkt-/lösningsvision

Produktledningen presenterar sedan den aktuella visionen. Detta representeras ofta som de nästa tio produktegenskaperna eller de mest brådskande punkterna i produktbackloggen. Produktchefen markerar sedan eventuella ändringar från den senaste PI-planeringssessionen.

Planeringskontext

RTE presenterar planeringsprocessen och skisserar de förväntade resultaten.

Uppdelning i mindre grupper

Deltagarna delas upp i team för att uppskatta kapaciteten hos varje iteration. Teamen skapar sedan ett planutkast som beskriver varje iteration. Denna session är tidsinställd (använd Miros timer).

Granskning av planutkast

Teamen presenterar sina viktigaste planeringsresultat, inklusive kapacitet, PI-mål, risker och beroenden. Andra team granskar alla planutkast och ger feedback.

Granskning av ledningen och problemlösning

Planutkast kommer oftast med utmaningar som behöver övervinnas, till exempel begränsad omfattning, kapacitet, resurser och beroendekonflikter. Ledningen tar sig tid att fundera på hur de ska hantera dessa utmaningar. RTE håller mötet på rätt spår.

Programrisker

Innan det lanseras nya iterationer är det viktigt att identifiera potentiella risker. Team kategoriserar dessa risker i en av fem kategorier. Den första kategorin är löst,vilket betyder att hela teamet är överens om att det inte längre finns någon risk. Den andra kategorin är ägd, vilket innebär att någon tar ansvar för en olöst risk. Den tredje kategorin är accepterad, vilket inkluderar risker som är oundvikliga och som bara måste förstås och accepteras. Den fjärde kategorin är reducerad, där teamen kommer på hur de kan minska effekten av en risk. Sist, men inte minst, har vi den femte kategorin: förtroendeomröstning. Förtroendeomröstning under PI-planering låter team rösta om hur säkra de är på att teamet kommer att uppfylla målen efter att ha diskuterat alla risker.

Ändra planen

Teamen ändrar sedan sina planer och löser potentiella risker för att uppnå en så hög förtroendenivå som möjligt.

Retrospektiv och vägen framåt

I slutskedet av mötet leder RTE ett kort retrospektiv. Hen kommer att gå igenom vad som gick bra, vad som inte gick bra och vad som kan förbättras till nästa session. Hur lång tid du tilldelar vart och ett av dessa områden är upp till dig. Det finns inget rätt eller fel, men kom ihåg att det är svårare för teammedlemmar att vara fokuserade om de deltar i mötet virtuellt. Ha tillräckligt med pauser under sessionen för att hålla dem motiverade och engagerade.

Så förbereder man sig för en PI-planeringssession

Följ dessa tre enkla steg för att förbereda dig inför din nästa PI-planeringssession.

Förberedande planeringsaktiviteter

Förberedande PI-planeringsaktiviteter ser till att allt fungerar smidigt när det är dags för sessionen. Du säkerställer att alla team är redo för sessionen, att de nödvändiga personerna bjudits in och att tekniken (eller platsen, om mötet sker personligen) fungerar. Här är de tre nyckelområdena för förberedande PI-planeringsaktiviteter:

1. Organisatorisk beredskap

Detta involverar förberedelse av planeringen för att säkerställa att alla är redo inför mötet. Det innebär även att samordna affärsprioriteringarna inför mötet och göra dem så strömlinjeformade som möjligt samt att säkerställa att alla kritiska roller tilldelas.

2. Innehållsberedskap

För att säkerställa en tydlig vision för mötet måste teamen ha rätt innehåll framför sig. Detta inkluderar den administrativa genomgången för att definiera verksamhetens aktuella situation, en uppdaterad produktbacklogg och information om arkitekturvisionen.

3. Logistikberedskap

Att organisera logistiken är en viktig del av PI-planeringen. Det handlar om att planera platsen (på en anläggning eller online), få tag på rätt teknik och välja rätt kommunikationskanaler.

Välj rätt plattform

Planerar du att genomföra en virtuell PI-planeringssession? Du behöver programvara som fungerar för dig och ditt Agile-team. Om plattformen inte är rätt kan det bli svårt att genomföra ett lyckat möte. För att hitta rätt plattform ska du tänka på vilka funktioner du behöver för att få ditt möte att fungera så smidigt och effektivt som möjligt. Här är några förslag:

• En yta för samarbete. En virtuell yta för samarbete låter team arbeta tillsammans under hela sessionen. Att använda en arbetsyta online (särskilt en med specifika funktioner för PI-planering) kan hjälpa till att öka produktiviteten, kamratskapet och innovationen.

• Videochatt av högsta kvalitet. Om deltagarna ringer in virtuellt behöver du en plattform för videosamtal av hög kvalitet. På så sätt kan alla delta i mötet utan att uppleva några problem.

• En timer. Håll dina möten på rätt spår genom att använda en timer. Detta hjälper teamen att vara så kortfattade och produktiva som möjligt under sessionen.

• Omröstning. Se till att alla åsikter räknas genom att använda ett omröstningsverktyg.

• Mallar. Effektivisera mötet genom att använda beprövade och testade mallar för att dra fördel av bästa praxis.

Förstå indata och utdata

Före mötet måste du förbereda dina indata. De är avgörande för din PI-planeringssessions framgång och det är viktigt att veta exakt vad de är och hur man förbereder dem. Här är några exempel på PI-planeringsindata:

• Administrativa genomgångar. Genomgångar måste förberedas i förväg för att samordna teamen och ge din session sammanhang.

• Vägkarta och vision. Du behöver en tydlig definition av verksamhetens inriktning och ledningens vision för framtiden.

• Programbacklogg. Förbered din prioriterade lista med produktegenskaper och -funktioner före mötet så att du kan diskutera vilka objekt det ska fokuseras på i dina kommande iterationer.

Låt oss nu titta på utdata.

• Utdata är alla påtagliga resultat från din planeringssession. Två resultat av PI-planeringen indikerar att sessionen var framgångsrik:

• Engagerade PI-mål. Teamets engagemang under PI-planeringen kommer att resultera i en uppsättning SMART-mål som beskriver vad du planerar att uppnå under dina kommande iterationer. Varje team kan ha sitt eget mål att fokusera på, beroende på vad ni diskuterade under sessionen.

• En programtavla. En programtavla beskriver dina leveransdatum, beroenden mellan team, milstolpar och en tidslinje för händelserna.

Dessa utdata markerar slutet på din PI-planeringssession. De kommer att vägleda dina framtida iterationer och hjälpa dina team att uppnå sina mål innan de återvänder till ritbordet för ett nytt PI-planeringsmöte.

Använd Miro för att vara värd för ditt PI-planeringsevenemang

Miros integrerade uppsättning Agile-verktyg hjälper team av alla storlekar att utföra PI-planeringsevenemang effektivt. Effektivisera förberedelserna, samordna efter beroenden och utför sessioner som är engagerande och samarbetsinriktade.